Đào tạo kỹ năng quản lý hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ là một công việc vô cùng quan trọng mà mỗi công ty, doanh nghiệp không thể bỏ qua. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí kỹ năng quản lý hồ sơ được áp dụng tại các công ty, doanh nghiệp nhé!

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức thì việc không chỉ thành lập hồ sơ mà việc quản lý hồ sơ cũng đóng một vai trò rất quan trọng. Việc quản lý hồ sơ một cách khoa học và thông minh sẽ giúp việc tra cứu và tìm kiếm thông tin được diễn ra một cách dễ dàng, hiệu quả và kịp thời. Bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Dưới đây là một số kỹ năng quản lý hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức.

I. Khái quát chung

1. Kỹ năng quản lý hồ sơ là gì?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và kiểm tra lại các hồ sơ, văn bản trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, bảo quản, quản lý và tiêu hủy trong các hoạt động của một tổ chức.

Kỹ năng quản lý hồ sơ là gì?

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

• Giảm các chi phí mua sắm thiết bị.
• Đảm bảo cung cấp các thông tin hợp thời điểm.
• Xử lý các công việc nhanh gọn và có hiệu quả.
• Có thể dễ dàng tìm được hồ sơ khi nhân viên bị bệnh hoặc nghỉ việc vì chuyện riêng.
• Thuận lợi cho việc chuyển giao các thông tin hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ vì việc riêng…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

• Có một số nguyên tắc phải luôn tuân thủ khi phải quản lý một hệ thống hồ sơ.
• Nên có những cách tiếp cận hồ sơ để có thể nhanh chóng tìm ra hồ sơ khi cần thiết.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ nên đơn giản để dễ dàng nhận biết và dễ vận hành. Nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ và làm việc truy cập bị hoãn lại.
• Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần chú ý đến tính linh hoạt để có thể mở rộng và tiếp nhận một lượng lớn hồ sơ khi cần thiết.
• Phải quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống hồ sơ và chi phí điều hành nó. Đây là một chi tiết quan trọng để đảm bảo hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
• Phải xem xét đến tính an toàn chống lại những việc không may xảy ra như hỏa hoạn hay do bụi bẩn bám vào hồ sơ hoặc mất mát hồ sơ hoặc ảnh hưởng đến sự an toàn của các loại hồ sơ mật.
• Phải có sự kiểm soát hồ sơ để dễ dàng theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dõi chúng nếu cần.
• Xây dựng hệ thống sắp xếp hồ sơ có hiệu quả: đảm bảo an toàn những cho tài liệu quan trọng và dễ dàng tìm thấy khi cần sử dụng. Ở danh mục sắp xếp nên thiết lập cẩm nang và sách hướng dẫn.
• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
• Một tổ chức cần phải thiết kế Kỹ năng quản lý hồ sơ theo hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình sao cho phù hợp với các yêu cầu và đảm bảo rằng hệ thống đó đủ linh hoạt để theo kịp các thay đổi. Đặc biệt là những thay đổi Kỹ năng quản lý hồ sơ theo liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.
• Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để lưu trữ và phân biệt các loại hồ sơ khác nhau.
• Nên dùng các loại màu sắc để mã hóa các tên hồ sơ để dễ nhận diện một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
• Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau phần hướng dẫn. Tài liệu sau cùng phải lưu trữ ở phía trước hồ sơ.
• Thứ tự của các loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại đầu tiên. Tất cả những phân loại hồ sơ phải dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái. Tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ và tránh dùng các từ đồng nghĩa vì khiến gây nhầm lẫn.
• Hồ sơ nên được chia thành những nhóm nhỏ để dễ lưu trữ.

Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

II. Các phương pháp lưu trữ

1. Lưu theo vần, mẫu tự

a. Sử dụng cho hồ sơ tên

• Hồ sơ cá nhân: Nên bỏ các tài liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ. Bên ngoài hồ sơ ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Còn bên trong hồ sơ thì sắp xếp các tư liệu theo ngày, tháng từ gần nhất đến xa nhất.
• Hồ sơ hỗn hợp: Sắp xếp các tư liệu theo vần, mẫu tự để dễ tìm thấy các tư  liệu khi cần thiết.
• Hồ sơ cùng một tên: Nếu có nhiều hồ sơ cùng một tên hãy phân loại theo từng giai đoạn.
• Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: Đặt mã phụ sau tên hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để dễ có thể phân biệt.

b. Hồ sơ theo chủ đề

• Tên chủ đề cần đặt cụ thể.
• Không dùng chủ đề mơ hồ.
• Sử dụng các tiêu đề và phụ đề.
• Dùng các công cụ hỗ trợ như: thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, kẹp hồ sơ.
• Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính,hồ sơ cá nhân.
• Nên có một bảng mục lục cho các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây trở ngại cho việc tìm kiếm hồ sơ.

c. Hồ sơ theo địa danh

• Nên thiết lập danh mục cho các địa danh giống như một chủ đề.
• Phải có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ dàng tìm thấy hồ sơ (nên dùng máy tính).

Lưu trữ hồ sơ theo vần, mẫu tự

2. Lưu theo số, mã số

• Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
• Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số).
• Kỹ năng quản lý hồ sơ theo hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp giữa chữ và số, trong đó các chữ là các mã hiệu còn các số chỉ thứ tự trong mã đó.

3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

• Phương tiện giấy: Tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ di động, tủ kệ xoay, tủ kệ an toàn, tủ kệ liên hợp, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, thiết bị bánh xe, thiết bị để hồ sơ quay...
• Phương tiện điện từ: Đĩa CD-ROM, đĩa mềm, chụp vi phim, đĩa cứng…
• Vật dụng bổ trợ: Nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn bìa kẹp, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'.

Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì hay áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào các phương tiện lưu trữ là rất quan trọng trong thời đại 4.0 hiện nay.

4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian 

• Phương pháp dùng số để phân biệt các loại hồ sơ sẽ rất thuận tiện và đặc biệt là khi các tài liệu đã được đánh số.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ theo phương pháp số cũng được dùng để phân tán những hoạt động lưu trữ và dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
• Những thuận lợi: Có thể dễ dàng mở rộng, nó mang lại sự bảo mật, cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.
• Các khó khăn: Chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian thực hiện điều đó; nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ thì đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.

5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

• Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian. Đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh hay theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
• Hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý, năm tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ theo phương pháp sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác. Vì vậy đây là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và dùng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
• Thuận lợi: hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được nhiều không gian nhiều. Vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên nên việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác.
• Nhược điểm: sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu và không giữ được trong thời gian dài.

6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự 

• Thuận lợi: Kỹ năng quản lý hồ sơ này là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục. Đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ có bị sai hay không.
• Khó khăn: Trong kỹ năng quản lý hồ sơ theo phương pháp này nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ theo phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên của hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học. Có nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

• Đây là một biến thể của kỹ năng quản lý hồ sơ phân loại theo chủ đề, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề. 
• Thuận lợi: Kỹ năng quản lý hồ sơ theo phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Bên cạnh đó cũng mang lại một số phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ trở nên dễ dàng hơn.
• Khó khăn: Kỹ năng quản lý hồ sơ này có thể gặp phải vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp và đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại, đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
• Thông thường phương pháp kỹ năng quản lý hồ sơ theo phân loại này được sử dụng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó. Trong khi trong một hệ thống hồ sơ được lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng được những đề tài có liên quan. Điều này dường do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt nào đó cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.

8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

• Phương pháp địa lý là các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận ( huyện), thành phố… cho các phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng kỹ năng quản lý hồ sơ để phân loại nhỏ hơn theo mẫu có sẵn.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ theo địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Vì khái niệm của nó đơn giản và người sử dụng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.
• Thuận lợi: kỹ năng quản lý hồ sơ theo địa lý cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau và truy cập một cách dễ dàng nếu biết được địa điểm.
• Bất lợi: người sử dụng cần phải có một hiểu biết về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt nếu có một số tên địa điểm tương tự.

9. Quản lý phân tán theo bộ phận

a. Ưu điểm

• Kỹ năng quản lý hồ sơ phân tán theo bộ phận tránh được sự trì hoãn không cần thiết.
• Nó dễ dàng thao tác.
• Tách riêng biệt hồ sơ với các bộ phận còn lại.

b. Nhược điểm

• Có sự trùng lặp của các thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
• Nhân viên thực hiện không có hiệu quả bởi họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
• Không thống nhất được các bộ phận dẫn đến khó quản lý.
• Không bảo mật được những hồ sơ quan trọng.
• Chỉ giữ được tối thiểu và tạm thời những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận.

10. Quản lý theo tập trung

Kỹ năng quản lý hồ sơ theo quản lý tập trung có giúp giảm thiểu sự trùng lặp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm được thời gian sắp xếp hoặc phân loại theo yêu cầu do có nhân viên chuyên nghiệp thực hiện.

11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại 

• Trong những năm gần đây việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến. Thông qua phương pháp này, những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho những số tiền đầu tư lớn vào các thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ.
• Những thuận lợi của kỹ năng quản lý hồ sơ trong việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại và chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc. Nó có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác nhau và đặc biệt là chi phí rẻ. Tuy nhiên nó gặp bất lợi là vấn đề cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim bằng các phim cập nhật.
• Hiện này, có rất nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim nhưng trong đó microfiche vẫn được sử dụng rộng rãi nhất.

Những hệ thống lưu trữ hồ sơ hiện đại

Dưới đây là một số hệ thống lưu trữ hiện đại mà 123job muốn gửi đến bạn đọc:

• Roll and reel: Kỹ năng quản lý hồ sơ trong phương pháp này thì các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Cách sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự không thay đổi. Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hiệu quả.
• Cassette, cartridge và magazine: Đây là những công cụ chỉ đơn thuần mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng kỹ năng quản lý hồ sơ theo những cách này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi bẩn và mài mòn tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là sự cồng kềnh.
• Microfiche: Đây là kỹ năng quản lý hồ sơ được sử dụng rộng rãi nhất. Nó như là một tấm phim chứa nhiều loại hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng phụ thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. Ở phương pháp này, các trang tài liệu được nén lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa. Chính vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ chiếm ít diện tích.
• Khung và jacket: Cung cấp một phương tiện linh hoạt hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động của kỹ năng quản lý hồ sơ này ở chỗ khi thông tin ở trên một dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra và thay thế bằng một dải phim khác chứ không phải thông tin mới. Tuy nhiên, trong Kỹ năng quản lý hồ sơ này mật độ lưu trữ hồ sơ sẽ bị giới hạn.
• Thẻ đục lỗ: Kỹ năng quản lý hồ sơ theo phương pháp này có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Kỹ năng quản lý hồ sơ này thường được sử dụng để lưu trữ những bản vẽ và yêu cầu truy cập thường xuyên.

III. KẾT LUẬN

Kỹ năng quản lý hồ sơ rất là việc quan trọng đối với một cơ quan, tổ chức. Nó đem lại các lợi ích thiết thực trong công việc và đặc biệt giúp việc quản lý hồ sơ một cách lâu dài, bảo đảm và cẩn thận. Chính vì vậy cần phải có các kỹ năng quản lý hồ sơ thật thuần thục và nhanh chóng để có thể đem lại hiệu quả cao trong công việc, mang đến lợi nhuận tối đa cho cơ quan, tổ chức đang công tác.