Tuyển dụng là một trong những công việc, nhiệm vụ hàng đầu và diễn ra liên tục nhằm đảm bảo công ty có đủ nhân sự cho việc hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, kỹ năng tuyển dụng được các công ty rất quan tâm

I. Mục tiêu của tuyển dụng

Kỹ năng tuyển dụng 1

Mục tiêu của tuyển dụng

  • Tuyển dụng là một trong những công việc, nhiệm vụ hàng đầu và diễn ra liên tục nhằm đảm bảo công ty có đủ nhân sự cho việc hoạt động của doanh nghiệp.
  • Khi có kỹ năng tuyển dụng và tuyển được những nhân sự tốt là bước khởi đầu và cũng là nền tảng vững chắc cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp trong tương lai. 
  • Những sai lầm trong kỹ năng tuyển dụng có thể làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc/sản phẩm. 

Một khi đã mắc phải những sai lầm trong kỹ năng tuyển dụng buộc ta phải cho các nhân viên mới thôi việc điều này sẽ dẫn đến hậu quả là:

  • Gây tốn kém chi phí của các doanh nghiệp.
  • Tạo ra tâm lý bất an cho các nhân viên
  • Có thể liên quan đến vấn đề pháp lý,
  • Ảnh hưởng đến sự uy tín của doanh nghiệp.

Thách thức đặt ra cho chúng ta là làm sao có kỹ năng tuyển dụng được đúng người phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang cần.

II. Quy trình tuyển dụng

Kỹ năng tuyển dụng 11

Quy trình của tuyển dụng

Kỹ năng tuyển dụng thể hiện qua quá trình tuyển dụng sau:

  • Xác định nhu cầu của việc tuyển dụng
  • Có kỹ năng tuyển dụng tìm kiếm, thu hút ứng viên
  • Thu nhận và sàng lọc các hồ sơ ứng viên
  • Phỏng vấn sơ bộ (sơ tuyển)
  • Làm các bài thi / trắc nghiệm
  • Phỏng vấn về chuyên môn
  • Đánh giá, ra quyết định tuyển dụng
  • Tiếp nhận các nhân viên mới
  • Ký hợp đồng lao động cho nhân viên thử việc
  • Đánh giá kết quả thử việc 
  • Ký kết hợp đồng lao động chính thức

III. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Kỹ năng tuyển dụng 4

Xác định nhu cầu trong kỹ năng tuyển dụng

Kỹ năng tuyển dụng thể hiện qua việc xác định nhu cầu của công việc này: Mỗi khi có một nhân viên nghỉ việc hoặc trong doanh nghiệp có phát sinh thêm những công việc mới thì sẽ xuất hiện nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ đó phát sinh các kỹ năng tuyển dụng.

  • Từ các kỹ năng tuyển dụng đã có, bạn cần xem xét rằng liệu doanh nghiệp có thật sự cần thiết tuyển thêm nhân viên mới hay không?
  • Các nhân viên hiện tại có thể đảm nhận được những công việc này hay không?
  • Hoặc nếu được họ đào tạo thì các nhân viên hiện tại có thể làm được những việc này không?
  • Có khả quan nếu tăng giờ làm việc của các nhân viên hiện tại ở công ty hay không?
  • Có thể thuê thêm lao động bên ngoài hay không?

Kỹ năng tuyển dụng thể hiện rõ ở việc sau khi đã xem xét và so sánh về các giải pháp trên với nhau thì bên nhân sự mới tính đến chuyện tuyển dụng nhân viên mới. 

Ngoài ra, khi đã xác định cần tuyển phải thêm nhân viên mới, ta cần có bức tranh rõ ràng về công việc:

  • Nhiệm vụ nhân viên mới phải thực hiện,
  • Tiêu chuẩn kỹ năng tuyển dụng,
  • Chiến lược sử dụng nhân sự mới.

IV. Nguồn ứng viên nội bộ

Kỹ năng tuyển dụng thể hiện qua quá trình tìm ra được nguồn ứng viên phù hợp cho công ty: Đối với các ứng viên nội bộ:

    * Ưu điểm:

    • Tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên trong công ty
    • Nhân viên trong nội bộ sẽ hiểu biết về mục tiêu, cách thức làm việc trong doanh nghiệp nên sẽ thuận lợi trong công việc về sau
    • Các nhân viên đã được thử thách về lòng trung thành, về tính tận tụy, tinh thần trách nhiệm đối với doanh nghiệp
    • Là phần thưởng đặc biệt đối với nhân viên và là chiến lược nhằm nâng cao giá trị về lực lượng lao động của doanh nghiệp

    * Hạn chế:

    • Sẽ tạo rạo ra “Lối mòn trong quản lý” không có tính mới mẻ, rất hạn chế sự thay đổi lớn xảy ra
    • Tạo ra “Mất đoàn kết trong nội bộ” nếu việc tuyển chọn nhân viên dựa theo kỹ năng tuyển dụng đã có không đảm bảo tính công bằng
    • Phát sinh khó khăn từ nơi nhân viên đến và nơi nhân viên để lại

    V. Nguồn ứng viên bên ngoài

    Kỹ năng tuyển dụng thể hiện qua quá trình tìm ra được nguồn ứng viên phù hợp cho công ty: Đối với các ứng viên bên ngoài:

    • Nguồn từ các nhân viên cũ của doanh nghiệp
    • Nguồn ứng viên qua quảng cáo
    • Nguồn từ bạn bè và người thân của nhân viên
    • Nguồn ứng viên từ các trường đại học, cao đẳng
    • Các nguồn khác: Từ trung tâm giới thiệu việc làm, qua Internet (mạng tuyển dụng)
    • Ưu điểm: Nguồn ứng viên phong phú, dễ tìm kiếm và phù hợp công việc cũng như đảm bảo tính khách quan trong kỹ năng tuyển dụng cao.
    • ​​​​​​​Hạn chế: Tốn kém về chi phí, khó đo lường được về sự gắn bó lâu dài đối với doanh nghiệp.

    VI. Thu nhận và sàng lọc hồ sơ

    Kỹ năng tuyển dụng thể hiện qua quá trình thu nhận cũng như sàng lọc các hồ sơ tuyển dụng trông doanh nghiệp.

    • Nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ cần căn cứ theo tiêu chuẩn của kỹ năng tuyển dụng để quyết định hồ sơ đó đạt hay không đạt.
    • Sử dụng phương pháp và kỹ năng tuyển dụng loại suy, loại ra những hồ sơ không đạt yêu cầu trước rồi mới xử lý đến các hồ sơ đạt.
    • ​​​​​​​Số lượng hồ sơ đạt yêu cầu sau cùng càng ít thì chất lượng các ứng viên càng cao. Nhưng mặt khác đó cũng là một điểm hạn chế vì có thể sẽ có những ứng viên giỏi nhưng họ trình bày hồ sơ không tốt.

    Kỹ năng tuyển dụng qua việc đánh giá hồ sơ:

    • Khi viết CV, hồ sơ xin việc đa số mọi người đều thành thật nhưng cũng sẽ có một số người giấu đi những khuyết điểm và khuếch đại các thành tích.
    • Cần đánh dấu lại những nội dung cảm thấy phù hợp và những phần còn đang nghi ngờ để hỏi lại khi tham gia phỏng vấn
    • Cần phải xem xét thật kĩ càng quá trình công tác của các ứng viên: từng khoảng thời gian và chi tiết từng công việc trong khoảng thời gian đó
    • Ứng viên thay đổi chỗ làm liên tục trong một thời gian ngắn. Nhiều khả năng những ứng viên là mẫu người không thể trung thành với tổ chức.
    • Ứng viên có thay đổi liên tục về định hướng nghề nghiệp. Có thể các ứng viên là người thiếu định hướng, tính kiên định kém và thiếu mục tiêu rõ ràng trong công việc. 
    • Bản cv- lý lịch viết quá cẩu thả, viết sai chính tả nhiều, trình bày các nội dung lộn xộn. Cho thấy các ứng viên là người thiếu sự quan tâm đến chi tiết, thiếu về tính cẩn thận và có khả năng làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
    • Người đọc các hồ sơ cần có tính kiên nhẫn và khả năng nhận định, vì có thể có những ứng viên giỏi nhưng không có khả năng trình bày một bộ hồ sơ tốt và ngược lại.
    • Hồ sơ lưu: đối với những hồ sơ không tốt lắm nhưng có thể dự phòng và sử dụng khi cần thiết,

    VII. Phỏng vấn sơ bộ

    • Đề nghị ứng viên hoàn tất về hồ sơ xin việc (nếu chưa hoàn chỉnh),
    • Điền các phiếu đăng ký tuyển dụng tại doanh nghiệp để làm cơ sở để so sánh giữa các ứng viên và nhằm cung cấp thông tin rất cần thiết cho công việc phỏng vấn các vòng sau,
    • Tìm hiểu rõ những điểm còn đang nghi ngờ, chưa rõ ràng trong cv hồ sơ xin việc
    • Tạo điều kiện cho các ứng viên  để có thể hiểu biết hơn về công ty, doanh nghiệp và vị trí muốn dự tuyển
    • ​​​​​​​Gặp gỡ trực tiếp để nhìn nhận được hình dáng, tướng mạo, giọng nói của các ứng viên.

    VIII. Làm bài thi, trắc nghiệm

    • Có thể dùng các hình thức trắc nghiệm như test IQ, test MBTI nhằm bổ sung cho việc đánh giá về năng lực của ứng viên. Nhưng trắc nghiệm thì không thể thay thế cho buổi phỏng vấn mà chỉ mang tính bổ sung mà thôi
    • Khi sử dụng các hình thức trắc nghiệm, bạn cần chọn nội dung có liên quan thật mật thiết đến công tác mà vị trí đó đang dự tuyển

    Các lọai trắc nghiệm:

    • Trắc nghiệm tính cách MBTI
    • Trắc nghiệm về tinh thần đồng đội
    • Trắc nghiệm về khả năng giải quyết vấn đề
    • Trắc nghiệm về chỉ số thông minh

    IX. Phỏng vấn chuyên môn

    1. Trước khi phỏng vấn

    • Xác định các trách nhiệm chính mà chức danh cần tuyển
    • ​​​​​​​Xét duyệt các mẫu đơn xin việc cùng trong sơ yếu lý lịch để khai thác:Những kinh nghiệm làm việc cũ có liên quan đến công việc đó. Quá trình về đào tạo làm việc liên quan trước kia. Những mối quan tâm trong việc làm của ứng viên. Mức lương mong muốn mà ứng viên đề nghị,

    Phỏng vấn về cấu trúc nội dung:

    • Là xây dựng những nội dung cần thiết cần phải khai thác ở ứng viên và cho điểm theo từng nội dung. 
    • ​​​​​​​Các câu hỏi phỏng vấn có thể được sử dụng tùy mỗi người phỏng vấn tuy nhiên vẫn phải đảm bảo được hỏi hết và cho điểm hết về các nội dung trong cấu trúc.

    Cấu trúc đánh giá:

    • Là xây dựng được những câu hỏi riêng biệt cho từng vị trí công ty cần tuyển và xây dựng các thang điểm cho từng câu hỏi. 
    • ​​​​​​​Đối với mỗi một câu hỏi, người phỏng vấn cần phải ghi lại thông tin chi tiết và nhanh chóng tiến hành xem xét, cho điểm nó ngay sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc.

    2. Trong khi phỏng vấn

     * Người phỏng vấn sẽ giới thiệu về doanh nghiệp

    • Sơ bộ về lịch sử hình thành doanh nghiệp, 
    • Sản phẩm chính của doanh nghiệp
    • ​​​​​​​Viễn cảnh của doanh nghiệp

    * Ứng viên sẽ tự giới thiệu về mình

    • Quá trình học tập
    • Quá trình làm việc
    • Cá tính, điểm mạnh, điểm yếu
    • ​​​​​​​Mong muốn khi quyết định nộp đơn xin ứng tuyển

    Với các Kỹ năng tuyển dụng chúng ta cần khuyến khích và tạo ra điều kiện thích hợp cho ứng viên nói. Trường hợp các ứng viên không nói thì ta sẽ đặt những câu hỏi để ghi nhận thêm những thông tin trên. 

    Với các Kỹ năng tuyển dụng đã có,người phỏng vấn sẽ đặt các câu hỏi thích hợp và liên quan đến công việc. Đặt các câu hỏi theo nguyên tắc “Tam giác quan hệ” (Cái gì? Thế nào? Kết quả?).

    Ví dụ: 

    • Trong quá trình làm việc vừa qua Anh/chị thấy hài lòng nhất là giai đoạn nào? Vào giai đoạn ấy Anh/chị làm công việc gì?
    • Anh/chị đã từng thực hiện công việc đó như thế nào?
    • Kết quả đạt được ra sao? 
    • ​​​​​​​Nếu gặp lại những công việc giống như vậy Anh/chị cải tiến nó như thế nào?

    Với các Kỹ năng tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần đặt ra những câu hỏi mở để cho các ứng viên có cơ hội trình bày được kinh nghiệm và ý tưởng. Nên hạn chế các câu hỏi đóng, vì có thể sẽ gặp các câu trả lời mà chúng ta đã biết trước hoặc nó mang tính tra hỏi, đánh đố.

    Với các Kỹ năng tuyển dụng cần những câu hỏi về chuyên môn cần có những câu hỏi về mặt kiến thức xã hội:

    Ví dụ: Thời gian gần đây giới trẻ nổi lên hiện tượng Hip-hop, Anh/chị có nhận định thế nào về hiện tượng này?

    * Người phỏng vấn giới thiệu công việc

    • Mô tả một cách thật tổng quát về công việc mà phía công ty đang cần tuyển dụng các nhân sự làm vào
    • Mô tả về điều kiện làm việc và về sự hỗ trợ của các doanh nghiệp mà nhân viên đó sẽ nhận được.
    • Không nói xấu, nhưng hãy mô tả một cách thật đúng về những áp lực, về vấn đề mà các nhân viên mới sẽ phải đối mặt

    * Kết thúc cuộc phỏng vấn

    • Người phỏng vấn sẽ trao đổi về tiền lương với mỗi ứng viên
    • Cảm ơn về cuộc gặp gỡ và xác định những quá trình tiếp theo như (xác định thời điểm, về đối tượng để các ứng viên liên hệ kết quả).
    • ​​​​​​​Không nên hứa hẹn về bất cứ điều gì kể cả khi mà người phỏng vấn là người  sẽ có quyền quyết định sau cùng

    * Đừng quá nhấn mạnh về những thông tin xấu

    • Dù chỉ tìm thấy một ít số lượng thông tin xấu cũng có thể dẫn đến việc từ chối một ứng viên xin việc.
    • Nên nhớ rằng mỗi môi trường sẽ tạo dựng hoặc sẽ làm thay đổi một con người.
    • ​​​​​​​Và trong mỗi cuộc đời ai lại không gặp một lần sai phạm.

    Người phỏng vấn tuyển dụng thường sẽ rất nhạy cảm với thông tin xấu là vì

    • Người ta sẽ cho rằng những người làm công tác tuyển dụng sẽ ít được khen khi tuyển được người tốt, nhưng họ lại bị phạt khi tuyển những  nhân viên không tốt.
    • ​​​​​​​Vì lẽ đó mà người làm công tác tuyển dụng thường từ chối các ứng viên có thông tin xấu

    * Tránh những kiểu rập khuôn

    Những người phỏng vấn sẽ  rất dễ sử dụng nó một cách rập khuôn các câu hỏi phỏng vấn và cách hỏi đặt ra cho các ứng viên khác nhau.

    Điều này thường có những hạn chế sau: 

    • Làm cho các cuộc tiếp xúc trở nên thật tẻ nhạt, không có hứng thú 
    • Dễ bị ứng viên “bắt bài”
    • ​​​​​​​Không thể khai thác hết điểm mạnh, yếu ở các ứng viên 

    Người phỏng vấn cần có kỹ năng tuyển dụng linh hoạt khi sử dụng câu hỏi phỏng vấn cho từng đối tượng khác nhau:

    • Đã có gia đình/Chưa có gia đình
    • Giới tính là: Nam/Nữ
    • Kinh nghiệm/Chưa kinh nghiệm
    • Đã đi làm/Mới ra trường
    • ​​​​​​​Lớn tuổi/Còn trẻ.

    Không nên để các ứng viên thu hút: 

    • Việc gây ấn tượng của các ứng viên ngay từ ban đầu có thể sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người phỏng vấn.  
    • Song các quyết định đó sẽ có thể không liên quan đến sự thành công trong các công việc sau này của ứng viên.
    • Người phỏng vấn cần phát ra những tín hiệu để nhằm thu hút các ứng viên trong quá trình phỏng vấn mà không nên bị các ứng viên thu hút.
    • Người phỏng vấn cần phải rèn luyện về bản lĩnh và khả năng tổng hợp của nhiều nguồn thông tin khác nhau để nhằm đưa ra quyết định đúng đắn. 
    • ​​​​​​​Không nên có những đánh giá chỉ dựa vào những điểm tương đồng với phía người phỏng vấn. 

    Cần tránh hiệu ứng tương phản

    • Một số ứng viên giỏi khi vào phỏng vấn sau các ứng viên “trung bình” thì có thể nhanh chóng được đánh giá là giỏi hơn hẳn mức năng lực mà ứng viên đó có.
    • ​​​​​​​Ngược lại, một ứng viên có năng lực “trung bình” vào phỏng vấn ngay sau những ứng viên giỏi sẽ thường được đánh giá kém hơn về mức năng lực thực tế của họ.

    Từ kỹ năng tuyển dụng bạn sẽ không tốn thời gian:

    • Việc trao đổi các thông tin không liên quan đến những công việc có thể để nhằm phục vụ cho các mục đích khác nhưng những việc đó phải có chủ ý trước và phải kiểm soát về thông tin một cách chặt chẽ. 
    • Việc trao đổi các thông tin không liên quan đến các công việc dễ làm cho phía ứng viên có những đánh giá, nhận xét không hay về phía người phỏng vấn và doanh nghiệp
    • Mỗi người phỏng vấn sẽ đánh giá các ứng viên một cách thật độc lập theo tiêu chuẩn đã được đề ra
    • Những người phỏng vấn sẽ trao đổi các ý kiến đánh giá và thông tin thu nhận được  trong các cuộc họp ngắn. Và đi đến thống nhất các ý kiến trong việc chọn ra ứng viên phù hợp. 
    • Trong trường hợp vẫn không thể thống nhất được các ý kiến thì cần có các cuộc tìm hiểu bổ sung thêm các thông tin cho những vấn đề còn chưa được sáng tỏ.
    • ​​​​​​​Những ứng viên sau khi đáp ứng được yêu cầu của công việc tốt nhất sẽ được ưu tiên và chọn trước. Khi kết quả đó đã được khẳng định ta sẽ lập các danh sách ứng viên đạt

    X. Tiêu chuẩn chọn người sau thử việc

    Từ kỹ năng tuyển dụng, nhà tuyển dụng phải chọn người có tư tưởng cũng như lập trường dứt khoát, vững chắc. Phải chọn người có tâm huyết làm việc. Họ nổi bật ở đức tính tận tâm, biết hy sinh cho công việc. Họ suy nghĩ cho tập thể hơn cá nhân và gặp việc không vừa ý họ sẽ biết kìm nén.

    Người có Kỹ năng tuyển dụng sẽ tuỳ vào sở năng và sở đoản của mỗi người mà giao việc và phải chọn người đắc lực, là người làm việc có phương pháp theo khoa học, giao tế lịch thiệp.

    Từ kỹ năng tuyển dụng bạn sẽ dễ dàng nhận ra nhân viên mới sẽ không tiếp tục làm công việc đó vì những lý do sau đây: 

    • Nhân viên nhận ra rằng môi trường làm việc đó không phù hợp. 
    • Nhân viên được giao vào những công việc và nhiệm vụ không đúng với chuyên môn
    • Nhân viên thấy rằng mình đã lầm khi “đàm phán mức lương thấp” mà nhận số lượng công việc thì nhiều.
    • Nhân viên nhận lời được lời mời cùng lúc nhiều đơn vị.
    • ​​​​​​​Nhân viên đã đạt được mục đích riêng.