Đào tạo kỹ năng đàm phán cho nội bộ doanh nghiệp (phần 1)

Kỹ năng đàm phán là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân, doanh nghiệp tạo ra được nhiều cơ hội kinh doanh, hợp tác trên thương trường. Tuy nhiên có mấy ai hiểu rõ về kỹ năng đàm phán và cách thức thành công cho mọi cuộc đàm phán?

Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn có nhiều cơ hội hợp tác, phát triển để nâng cao lợi nhuận cho công ty. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, kỹ năng giao tiếp và đặc biệt làkỹ năng đàm phán của nhà quản trị doanh nghiệp.

I. Tìm hiểu về kỹ năng đàm phán

1. Khái niệm đàm phán

Kỹ năng đàm phán là gì

Đàm phán là được coi là phương tiện cơ bản để trao đổi được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đàm phán chính là quá trình giao tiếp qua lại giữa hai bên nhằm thỏa thuận những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.

Một người có kỹ năng đàm phán giỏi cần phải biết tự kiểm soát cảm xúc của mình để không bị bộc lộ quá nhiều thông tin bí mật khiến đối phương nắm bắt được tâm lý của mình, từ đó mình sẽ rơi vào thế bị động.

2. Những nguyên tắc cơ bản cần thiết cho kỹ năng đàm phán:

• Đàm phán là một cuộc giao tiếp tự nguyện. 
• Mục đích của mọi cuộc đàm phán là đi đến thỏa thuận hòa bình. 
• Không phải tất cả cuộc đàm phán đều thành công. 
• Đôi khi không đạt được thỏa thuận mới là kết quả tốt. 
• Thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình và kết quả đàm phán. 
• Kết quả tốt nhất là cả 2 bên đều có lợi. 
• Tiến trình cuộc đàm phán bị ảnh hưởng bởi người đại diện của các bên.

3. Các phương pháp đàm phán

Phương pháp đàm phán có 3 loại cơ bạn mà bạn cần biết: 

4. Các hình thức đàm phán

Các hình thức đàm phán

Đàm phán là cuộc đối thoại có mục đích từ trước vì vậy có rất nhiều cách được sử dụng để hoàn thành một cuộc đàm phán. Có ba hình thức thể hiện nổi bật nhất là: đàm phán bằng văn bản, đàm phán trực tiếp và đàm phán qua điện thoại. Chỉ cần có kỹ năng đàm phán tốt thì với hình thức nào cũng có thể thành công.

4.1. Đàm phán bằng văn bản

Hỏi giá: Giá do người mua đưa ra và không nhất thiết phải mua sau khi hỏi giá.

Chào hàng: 

• Chào hàng cố định: Bên thực hiện chào hàng bị ràng buộc với cam kết trong thời hạn của chào hàng. 
• Chào hàng tự do: Bên chào hàng không bị ràng buộc với cam kết của chào hàng.

Đổi giá: Đổi giá là việc một bên đàm phán không chấp thuận giá do bên còn lại đưa ra và yêu cầu giá mới.

Chấp nhận: Một chấp nhận trong đàm phán có hiệu lực cần đảm bảo:

• Có điều kiện đàm phán.
• Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực thực hiện.
• Được sự chấp nhận của chính người được chào hàng.

Được truyền đạt đến tận người chào hàng: Những thông tin cần được truyền tải đầy đủ đến người chào hàng.

Được xác nhận: Khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên ở cuối mỗi cuộc đàm phán.

4.2. Đàm phán trực tiếp:

Gặp mặt:

Để trở thành người có kỹ năng đàm phán tốt, khi mở đầu cuộc đàm phán, bạn nên biết về quy tắc bắt tay khi gặp mặt:

• Người chìa tay trước luôn luôn ưu tiên cho phụ nữ, người lớn tuổi, người có chức vụ cao hoặc chủ nhà
• Cần tránh: đeo găng tay, sử dụng lực quá mạnh hoặc bắt tay quá hững hờ, thời gian hợp lý trong khoảng từ 3-5 giây.
• Đôi mắt cần nhìn thẳng đối phương thể hiện sự vui vẻ
• Kèm theo lời chào thân thiện, tôn trọng đối phương.

Trao và nhận danh thiếp (Nếu có):

• Khi trao danh thiếp cần lưu ý đưa từng cái danh thiếp cho mọi người có mặt ở đó và hướng mặt có chữ dễ đọc lên trên. Bạn hãy đưa bằng hai tay để thể hiện thái độ tôn trọng người nhận.
• Khi nhận danh thiếp cần chú ý hãy nhận bằng hai tay và mỉm cười, sau đó nhớ đọc lướt danh thiếp để ghi nhớ các thông tin trên đó. Nếu bạn có danh thiếp hãy trao lại cho đối phương.

Quy tắc ứng xử với phụ nữ trong đàm phán trực tiếp:

Trong cuộc đàm phán có phụ nữ bạn phải luôn tỏ ra quan tâm, chăm sóc và tôn trọng họ. Việc một người có kỹ năng đàm phán cần làm là nhường nhịn phụ nữ, để họ cảm thấy như được nâng niu và trân trọng. Hãy thể hiện các hành động như kéo ghế mời, không hút thuốc, không nhìn chỗ nhạy cảm, không đụng chạm khi chưa xin phép…

Trong cuộc đàm phán, bạn hãy nhớ tiếp chuyện một cách “có duyên”, không hỏi những chuyện riêng của đối phương, không rung đùi hay mất tập trung, không tùy tiện chạm vào đồ của người khác.

4.3. Đàm phán qua điện thoại

Những lưu ý khi đàm phán qua điện thoại:

• Người gọi có kỹ năng đàm phán tốt là phải tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi? trước người nghe còn người nghe phải đón nhận cuộc gọi bằng sự vui vẻ qua lời chào đáp lại.
• Trong trường hợp phải giữ máy chờ thì chủ động thể hiện mình vẫn đang cầm máy và đưa ra ý kiến gọi lại cuộc gọi khác nếu thời gian chờ quá lâu.
• Sẵn sàng ghi chép trong khi cuộc điện thoại vẫn tiếp diễn.
• Hãy luôn để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện.

II. Những lỗi thông thường trong đàm phán

• Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn và không rõ mục đích
• Không biết đối tác là ai
• Không có chính kiến trong cuộc đàm phán
• Không kiểm soát tốt thời gian đàm phán
• Không tôn trọng đối phương 
• Từ bỏ quá sớm khi gặp khó khăn trong đàm phán 
• Không biết cách đặt câu hỏi để tiếp tục cuộc nói chuyện 
• Dùng những ngôn ngữ địa phương 
• Không biết cách nói chuyện hài hước, tạo không khí vui vẻ
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc bộc phát kém

III. Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

1. Tạo ấn tượng tốt từ ban đầu

Hãy tạo ra ấn tượng tốt ngay từ lần gặp đầu tiên như các tiền bối đã dạy rằng: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Cơ hội thứ hai để tạo ấn tượng đầu tiên là không bao giờ có vậy nên hãy sử dụng kỹ năng đàm phán của mình và tận dụng cơ hội này thật tốt để mang lại hiệu quả tốt nhất cho cuộc đàm phán.

2. Dùng ngôn ngữ cơ thể

Một nửa thông tin truyền đạt từ phía bạn đến đối phương trong đàm phán được thể hiện qua các ngôn ngữ cơ thể. Hãy thể hiện những cử chỉ lịch sự và cởi mở với đối phương trong cuộc đàm phán, nhất là đối với phụ nữ, người già hoặc người có quyền chức. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể hiệu quả là biểu hiện của người có kỹ năng đàm phán tốt.

3. Xác định rõ mục tiêu đàm phán 

Bạn cần xác định rõ mục tiêu chính của cuộc đàm phán và bám sát mục tiêu đó để nội dung cuộc đàm phán được thống nhất. Trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người có kỹ năng đàm phán tốt luôn biết cách chia tách mục tiêu chính của cuộc đàm phán thành những mục tiêu nhỏ theo từng giai đoạn để thực hiện.

4. Kỹ năng lắng nghe tốt 

Một người có kỹ năng lắng nghe tốt sẽ luôn kèm theo kỹ năng đàm phán tốt. Hãy lắng nghe đối phương của bạn để thấy được tâm tư, nỗi lòng và ý kiến của họ để ứng biến tình huống linh hoạt hơn và dễ dàng làm hài lòng mọi đối tác hơn.

5. Sử dụng ngôn khôn khéo, linh hoạt

Với kỹ năng đàm phán tốt, bạn là người biết sử dụng ngôn ngữ một cách khéo léo như “rót mật vào tai” đối phương. Cùng một vấn đề nhưng cách bạn diễn đạt khác đi, nhẹ nhàng và chau chuốt hơn sẽ làm người nghe cảm thấy dễ tiếp nhận hơn. Ngược lại, nếu bạn quá gay gắt trong mọi vấn đề thì bạn chỉ đang “thêm dầu vào lửa”, khiến đối phương khó chịu và muốn dừng ngay cuộc đàm phán.

6. Hãy đặt ra các câu hỏi

Người có kỹ năng đàm phán kinh doanh giỏi là người luôn biết đặt ra các câu hỏi xoay quanh vấn đề đàm phán. Đây là một trong những cách tốt nhất để thay đổi không khí cuộc trò chuyện và cũng khiến cho đối tác cảm thấy bạn đang lắng nghe những câu chuyện của họ. Hãy đặt ra những câu hỏi trong giai đoạn nhất định như sau khi lắng nghe chia sẻ của đối phương để tăng thêm sự thân thiết giữa đôi bên.

7. Người đàm phán cần nắm bắt giới hạn tốt

Người đàm phán cần nắm bắt giới hạn tốt

Biết được giới hạn đàm phán là bạn nắm được thời điểm phải dừng đàm phán và chuyển hướng để thu được kết quả tốt nhất. Tuy nhiên không phải cuộc thương thuyết nào cũng dẫn đến kết quả như mong muốn, trong trường hợp đó người có kỹ năng đàm phán tốt phải thực hiện đúng theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không".

8. Tinh thần sẵn sàng thỏa hiệp 

“Một điều nhịn, chín điều lành” đây là nguyên tắc đàm phán không thể thiếu trong các cuộc đàm phán kinh doanh. Nếu bạn chủ động nhường nhịn và thỏa hiệp một vấn đề nhỏ thì khả năng cao là sau đó bạn sẽ thu về được kết quả có lợi cho cả đôi bên. Như vậy hãy rèn luyện tinh thần sẵn sàng thỏa hiệp cho mọi tình huống trong cuộc sống nhé.

9. Luôn tổng kết sau mỗi vấn đề

Bạn cần chủ động tổng kết mọi vấn đề và điều tiết buổi thương thuyết theo mục tiêu đặt ra trước đó. Với một người có kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp thì việc nhắc lại và tóm tắt nội dung từng giai đoạn của cuộc đàm phán sẽ giúp cho đôi bên nắm được nội dung buổi thương thuyết tốt hơn.

IV. Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại

1. Nói quá nhỏ

Để có kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp hãy sử dụng âm lượng vừa đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói từ từ để mọi người cùng lắng nghe. Như vậy đối tác sẽ có thời gian để tiếp nhận và xử lý các thông tin, lý lẽ mà bạn đàm phán muốn truyền đạt.

2. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán

Người có kỹ năng đàm phán sẽ biết để tránh gây cảm giác bị theo dõi, không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác thì bạn hãy tự tin nhìn thẳng vào mắt đối tác khi nói chuyện, vừa thể hiện sự chân thành, quan tâm của mình vừa đem lại sự tin cậy cho đối tác.

3. Không lập kế hoạch cụ thể

Có kỹ năng đàm phán tốt thôi chưa đủ, nếu cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định ra trước sẽ không đi theo một hướng nhất định mà sẽ bị rẽ nhánh rất nhiều và không đạt được như mong muốn. Nếu cuộc đàm phán có nhiều mục tiêu cần thực hiện thì phải sắp xếp nội dung đàm phán theo kế hoạch chặt chẽ trước khi bắt đầu để tránh lẫn lộn khi đàm phán.

4. Không thống nhất nội dung đàm phán

Không thống nhất nội dung đàm phán

Nếu bạn và đối bên không thể thống nhất nội dung đàm phán từ trước sẽ khiến buổi đàm phán đi đến thất bại. Thật là bất công và thật tiếc khi bạn có kỹ năng đàm phán tốt, bạn đã mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị mọi thứ mà lại vô tình thất bại ngay từ phút đầu tiên.

5. Quá dễ dãi trong đàm phán

Nếu là người có kỹ năng đàm phán tốt thì luôn biết cách kiềm chế đối phương, không để đối tượng đàm phán của mình quá dễ dãi đạt được mục đích hoặc quá đáng khi đưa ra các yêu cầu vô lý. Phải luôn nắm được tình hình chung của cuộc đàm phán để chủ động trong mọi tình huống.

V. Các bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán

1. Đánh giá tình hình

Trước khi bước vào mỗi cuộc đàm phán, người có kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp cần đánh giá tình hình của đối thủ, tình hình kinh tế thị trường và nắm chắc các điều luật liên quan đến thương vụ đàm phán. 

2. Đề ra mục tiêu chung của cuộc đàm phán

Mỗi cuộc đàm phán đều có một mục tiêu lớn nhất là đạt được thỏa thuận như mong muốn. Vì vậy, nếu bạn muốn rèn luyện kỹ năng đàm phán tốt thì phải biết vạch ra các mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, phù hợp với các điều kiện thực tế. Không chỉ có mục tiêu lớn, mà người có kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp còn phải đưa ra các mục tiêu nhỏ cho từng giai đoạn nhất định của cuộc đàm phán như vậy mới dễ dàng thành công.

3. Chuẩn bị nhân sự chuyên nghiệp

Để cuộc đàm phán thuận lợi đạt được mục tiêu thì bạn cần có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp là những người có kỹ năng đàm phán chuyên sâu từ người gặp mặt chào hỏi đến những luật sư giỏi giang và không thể thiếu “ban tiếp rượu” sau mỗi cuộc thương thuyết thành công.

4. Xây dựng chiến lược, chiến thuật

Có 5 chiến lược đàm phán bạn có thể tham khảo:

• Chiến lược “Cộng tác”: Đây là chiến lược giải quyết mang tính cộng tác cả 2 bên đều giữ quan điểm “win-win”, kết quả cuối cùng là đạt được mục đích như mong muốn. Để chiến lược cộng tác thành công 2 bên cần những người có kỹ năng đàm phán tốt, thống nhất quan điểm chung, nhường nhịn và không đối kháng.
• Chiến lược “Thỏa hiệp”: Chiến lược thỏa hiệp phù hợp với người có kỹ năng đàm phán không tốt vì có khả năng bạn sẽ là người phải chịu thiệt. Chiến lược này sẽ là tốt nhất khi vấn đề không thể giải quyết được theo mục tiêu bạn đầu đề ra hoặc đôi bên cùng đối kháng không chịu nhường nhịn. Khi đó bạn buộc phải vận dụng kỹ năng đàm phán của mình để điều chỉnh lợi ích đôi bên với mục đích cuối cùng là “thắng ít-thua ít”.
• Chiến lược “Hòa giải”: Hòa giải là một chiến lược thông minh mà người có kỹ năng đàm phán thường hay áp dụng. Cách tiếp cận này của người đàm phán khiến đối phương cảm thấy được nhường nhịn và được tôn trọng. Hòa giải là cách tốt nhất trong cuộc đàm phán khi người đàm phán chủ động nhận sai và mong muốn thỏa hiệp, nhìn vào lợi ích lâu dài.
• Chiến lược “Kiểm soát”: Người có kỹ năng đàm phán cứng rắn thường giải quyết vấn đề bằng cách kiểm soát tình hình cuộc thương thuyết và kiểm soát cả đối phương. Điều này chỉ hữu dụng khi bạn là người đúng hoàn toàn và phải thật dứt khoát trong mọi lời nói, hành động.
• Chiến lược “Tránh né”: Người có kỹ năng đàm phán mềm dẻo cần xem xét tình hình cuộc thương thuyết để nhận định xem vấn đề nào có thể chấp nhận và vấn đề nào cần né tránh để đôi bên không xảy ra xung đột quá hơn. Bạn cần cân nhắc khi sử dụng chiến thuật này vì đôi khi nó có thể khiến bạn bị mất quyền lợi và đối phương hưởng toàn bộ lợi ích. Tuy nhiên nếu kỹ năng đàm phán của bạn tốt thì né tránh cũng là một trong những cách hoàn hảo để không gây rạn nứt mối quan hệ đôi bên.

Có kỹ năng đàm phán tốt thôi chưa đủ, lựa chọn chiến thuật đàm phán là bước cuối cùng trước khi bạn bước vào cuộc thương thuyết đầy cam go này. Có 3 bước trong chiến thuật đàm phán phổ biến nhất mà bạn nên làm để có được buổi đàm phán thành công nhất:

Chọn địa điểm đàm phán

Chọn địa điểm đàm phán: Địa điểm đàm phán phải là nơi thuận lợi nhất cho mục đích đàm phán. Bạn có thể tự lựa chọn hoặc tham khảo ý kiến của đối phương bằng cách đưa ra cho họ những lựa chọn mà bạn đã dự tính sẵn:

• Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng, nơi làm việc của doanh nghiệp bạn. Như vậy bạn được coi là chủ nhà, hãy tiếp đón khách thật nồng nhiệt bằng kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp của mình nhé.
• Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ quan, nơi ở của đối phương. Điều này thường xảy ra khi khách yêu cầu bạn tới đó và đừng quên mang theo bí quyết kỹ năng đàm phán thành công nhé.
• Đàm phán ở địa điểm trung lập: Bạn có thể lựa chọn một quán cafe yên tĩnh, một nơi chơi thể thao hay cũng có thể là quán bar tùy thuộc vào mục đích và đối tác trong những cuộc đàm phán. Điều quan trọng là chỉ cần kỹ năng đàm phán của bạn tốt thì nơi đâu cũng có thể thành công.

Chọn thời gian đàm phán:

Chọn thời gian đàm phán

• Trong mỗi cuộc đàm phán cần có thời gian giải lao để 2 bên nhìn nhận vấn đề.
• Thời gian trống là lúc 2 bên hội ý riêng để đưa ra những ý kiến, tham mưu từ chuyên gia.
• Bạn cần chú ý đến thời gian, tập quán của đối phương, của địa điểm đàm phán và đưa ra phương án dự phòng khi cần thiết.
• Hiệu quả làm việc luôn bị ảnh hưởng bởi giờ giấc, tâm trạng và thời tiết.

Chọn thái độ đàm phán:

• Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Hãy thể hiện thái độ thẳng thắn, đi thẳng và vấn đề khi đối phương là người đã quá quen thuộc với bạn. Bạn cần vào thẳng câu chuyện để tháo gỡ những khúc mắc mà đôi bên đang gặp phải. Bên cạnh đó, đây cũng là lúc bạn phải chịu áp lực về thời gian cực kỳ lớn.
• Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ thể hiện một cách tinh tế, chạm vào những vấn đề nhạy cảm gây sức ép lên đối phương khiến họ không có đường lui mà phải đi đến quyết định thương thuyết nhanh chóng. Lúc này bạn đang ở thế mạnh hơn và phải biết cách khoanh vùng giới hạn cuộc đàm phán gần sát mục tiêu nhất.
• Thái độ thờ ơ, xa lánh: Thật hiếm khi cuộc đàm phán có thể thấy được thái độ thờ ơ này vì nó là kiểu thái độ tỏ ra không quan tâm đến lời nói và ý kiến của đối tác. Bạn chỉ nên sử dụng thái độ thờ ơ, xa lánh khi tiềm lực của mình mạnh hơn đối phương rất nhiều lần và mình có nhiều sự lựa chọn hơn là chọn họ. Đây là thái độ khiến cho đối tác bối rối không nắm bắt được tình hình của mình thế nào và không kịp ra tay kiểm soát được bạn.

VI. Kết luận

Như vậy bài viết trên đây của chúng tôi đã giúp bạn tìm ra được những điều cần biết để rèn luyện kỹ năng đàm phánchuyên nghiệp, chuẩn bị sẵn sàng tinh thần bước vào cuộc thương thuyết gay cấn. Hy vọng thông qua bài viết, bạn sẽ lập cho mình một kế hoạch đàm phán thành công. Chúc bạn may mắn!