Deadline và cách xử lý tình trạng trễ deadline tốt nhất hiện nay

Trễ deadline không còn lạ hiện tượng hiếm gặp, nhiều khi còn trở thành “trào lưu”. Vậy deadline là gì, bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả hiện nay cùng các cách giúp bạn tránh stress vì deadline. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.

Bạn là một nhà quản lý, nhà quản trị hay giám đốc điều hành. Bạn luôn phấn đấu và nỗ lực để kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vẫn không ít lần khiến tiến độ công việc bị trễ deadline. Và thậm chí bạn còn căng thẳng hơn khi việc này còn trở nên thường xuyên đối với nhân viên của bạn. Vậy đâu là lý do và cách giải quyết việc cho việc này.

I. Vì sao nhân viên của bạn bị trễ deadline

Deadline là gì? Đó chính là thời hạn để bạn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao. Việc thiết lập các deadline nhằm để đảm bảo tiến độ công việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhiệm vụ khác nhau. Bên cạnh đó giúp mọi người chủ động hơn trong phong cách làm việc. Chính vì vậy khi quản lý hay ai đó giao việc cho bạn thường kèm theo đó là các nhiệm vụ và deadline cụ thể.  Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng phần lớn mọi người đều trễ deadline được giao, điều đó phản ánh một phần kỹ năng quản lý thời gian còn hạn chế. Dưới đây là một số lý do bạn thường gặp: 

1. Kỹ năng quản lý thời gian chưa hiệu quả

Có một câu thành ngữ rất hay để phản ánh tình trạng này “Nước đến chân mới nhảy”. Phần lớn mọi người thường không tiến hành thực hiện nhiệm vụ được giao ngay từ đầu mà đến phút chót mới làm. Điều đó dẫn tới không đủ thời gian hoàn thiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, việc phân bổ thời gian chưa hợp lý như ngủ quá nhiều, dành thời gian cho các trang mạng xã hội hay các cuộc trò chuyện vô bổ lấy đi thời gian để làm các công việc quan trọng, dẫn tới hiện tượng trễ deadline. Đó là biểu hiện của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian yếu kém. 

2. Chưa thực sự tập trung trong công việc

Chưa thực sự tập trung trong công việc thể hiện ở điều không dành nhiều thời gian và sự tập trung cao cho chúng. Trong lúc làm việc, nhân viên có thể vừa tán gẫu, vừa lướt Facebook… Tất cả các hiện tượng này không còn quá xa lạ. Để hạn chế điều này, các nhà quản lý đặt ra các nhiệm vụ cụ thể với deadline rõ ràng và nhân viên cần báo cáo công việc theo tiến độ ngày, tháng. 

3. Không phán đoán được tiến độ cụ thể

Một hiện tượng ít gặp hơn ở việc muộn deadline là do việc nhân viên chưa đủ năng lực để có thể nhìn nhận và dự đoán các sự cố trong công việc khiến họ không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Chẳng hạn khi Sếp của bạn giao một nhiệm vụ và bạn tự tin hứa sẽ hoàn thành chúng trong vòng 3 ngày. Nhưng thực sự khi thực hiện, bạn mới phát hiện ra các vấn đề không dễ dàng giải quyết, thậm chí còn gặp phải trở ngại đến từ nhiều phía. Đây là biểu hiện của việc trễ deadline do chưa nhìn nhận vấn đề một cách thấu đáo.

4. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém

Thực ra đối với mỗi nhân viên hàng ngày họ phải giải quyết và hoàn thành nhiều công việc khác nhau, chịu sức ép từ đồng nghiệp, quản lý và cả các yếu tố về gia đình, bạn bè, người thân… Đôi khi việc chậm deadline cũng xuất phát từ việc bỏ sót công việc, nhiệm vụ hoặc thậm chí không hề nghĩ đến sự tồn tại của deadline đó. Vậy lời khuyên 123job.vn dành cho các bạn là hãy luôn mang theo bên mình 1 cuốn sổ tay để ghi lại các nhiệm vụ và thời hạn deadline. Bạn có thể thực hiện các cách ghi chú sáng tạo cùng các bút đánh dấu để khiến cuốn sổ đó hấp dẫn và tạo động lực giúp bạn làm mọi thứ đúng tiến độ. 

5. Chưa đưa ra cơ chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng

Một cách vô cùng hiệu quả cho các nhà quản lý là đề xuất các chế độ thưởng, phạt rõ ràng cho các cá nhân hoàn thành và muộn deadline. Đối với trường hợp muộn deadline sẽ có các mức phạt tùy thuộc vào thời hạn muộn. Còn đối với các cá nhân luôn hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn cần được nhận sự tuyên dương và có thêm các khoản thưởng để ủng hộ tinh thần tích cực đó. 

Các nguyên nhân trễ deadline thường gặp 

II. Hãy giúp nhân viên của mình quản lý Deadline hiệu quả

Bạn là một nhà quản lý có trách nhiệm, bạn thấy đau đầu vì tình trạng chậm deadline và đôi khi còn hơi bất lực với điều này. Dưới đây là 2 điều có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này. 

1. Hãy rà soát lại khối lượng làm việc của nhân sự

Đầu tiên, bạn cần thu thập lại danh sách nhân viên của mình thường xuyên trễ deadline và mức độ trễ deadline của họ. Tiếp theo, bạn xem xét tới các lý do của nhân viên. Đôi khi việc chậm deadline có thể vì khối lượng công việc quá nhiều. Lúc đó, bạn hãy xem xét và cân nhắc đến các nhiệm vụ họ được giao. Thông thường khi một nhân viên trễ deadline mà đã hoàn thành tới 75% khối lượng công việc vào thời hạn phút chót thì khả năng phần lớn là do nhân viên đó đang bị giao nhiều nhiệm vụ. Từ đó, bạn phân tích và đưa ra các nhiệm vụ và thời gian phù hợp hơn. Còn với trường hợp đến deadline mà nhân viên mới chưa hoàn thành tới một nửa khối lượng công việc thì có thể xuất hiện từ thái độ, cách thức làm việc. Bạn cần gặp mặt và nói chuyện rõ ràng tới những nhân viên này một cách nghiêm khắc hơn. 

2. Bạn có thực sự quan tâm tới nhân viên của mình chưa?

Hiện nay có nhiều nhà quản lý giao việc cho nhân viên mà không hề nghĩ tới việc họ sẽ gặp những khó khăn trong lúc thực hiện chúng. Thậm chí cũng có những nhà quản lý chuyên quyền tới độ thúc ép nhân viên làm việc mà chỉ cần kết quả. Đó là biểu hiện của việc không quan tâm tới nhân viên của mình. Bạn nên tìm hiểu kỹ về những lý do khiến họ không hoàn thành nhiệm vụ hay trễ deadline. Họ dành nhiều thời gian để làm nhiệm vụ mà có thể bạn chỉ cần mất một nửa số thời gian đó. Một người quản lý có tâm là liên tục đề xuất và chỉ bảo cho nhân viên các cách thức làm việc nhanh và hiệu quả không hề kém. 

III. 6 cách giúp bạn tránh stress vì deadline

Trễ deadline liên tục có thể làm lung lay mục tiêu nghề nghiệp của bạn và ảnh hưởng nhiều tới sự nghiệp cũng như chữ tín trong công việc. Tuy nhiên, đừng có cảm giác quá áp lực với việc chạy deadline. Vì suy cho cùng, deadline được đặt ra để giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, để mọi thứ được tuần tự và mọi người làm việc với nhau thoải mái dễ dàng hơn. Dưới đây là các cách khiến bạn không còn sợ “deadline”. 

1. Tìm hiểu rõ yêu cầu của công việc

Với việc này, bạn cần trả lời các câu hỏi dưới đây, các trả lời rõ ràng thì bạn hoàn thành deadline sẽ càng đúng hạn hơn:

• Công việc này có thể được chia thành các công việc nhỏ nào?
• Nhiệm vụ của từng việc bạn cần thực hiện là gì?
• Thời hạn deadline cụ thể trong báo cáo công việc là khi nào. 
• Bạn có thể nhờ sự trợ giúp của ai để hoàn thành công việc một cách nhanh hơn. 

2. Theo dõi tiến độ sát sao

Thường xuyên cập nhật tiến độ là cách giám sát nhiệm vụ công việc vô cùng tốt. Bạn hãy đánh dấu các nhiệm vụ nhỏ bạn đã hoàn thành và cân đo, phân chia thời gian hợp lý. Khi đó thời gian càng gần deadline sẽ khiến bạn càng nhanh chóng và rút ngắn số lượng công việc cần thực hiện hơn. 

Các cách tránh stress vì deadline

3. Chia nhỏ đầu việc để thực hiện

Bạn đã từng nghe tới câu “chia để trị” chưa? Đúng việc, việc chia nhỏ đầu việc cần thực hiện giúp bạn nhanh chóng thực hiện công việc và giám bớt áp lực với khối lượng công việc nhiều. 

4. Hãy thực tế khi đặt mục tiêu công việc

Có một lý do hay gặp phải đối với những người cầu toàn là họ hay trễ deadline vì luôn cảm thấy hiệu quả công việc không được như họ mong đợi. Có thể hiểu đơn giản hơn là mục tiêu công việc được một số nhân viên đặt ra cao hơn với khả năng của bản thân. Dẫn tới, deadline tới dù công việc vẫn chưa được hoàn thành như mong đợi. Do vậy hay thực tế hơn trong việc đặt ra các mục tiêu công việc nhé. 

5. Hăng hái ngay từ lúc đầu

Đây là thái độ đối nghịch lại với câu nói “nước đến chân mới nhảy”. Việc bạn bắt tay ngay vào việc thực hiện công việc ngay từ lúc đầu sẽ đem lại nhiều lợi ích. Giai đoạn đầu là giai đoạn có nhiều năng lượng, thời gian đem lại những cảm hứng sáng tạo. Bên cạnh đó, có một số việc đột xuất xảy đến cũng không khiến bạn lo lắng do đã bắt tay vào làm việc từ sớm. 

6. Gạt bỏ những thứ gây phân tâm

Những thứ khiến bạn xao nhãng là nguyên nhân phần lớn gây ra hiện tượng trễ deadline. Chúng có thể là một cô bạn cùng phòng, các cuộc gọi tán gẫu trong lúc làm việc, mạng xã hội hay các thông tin đến từ chiếc điện thoại. Chính các thông tin này khiến bạn rơi vào trạng thái không kiểm soát được công việc và thời gian. Vì vậy, cách tốt nhất là hãy làm chủ và tránh xa chúng. 

IV. Cách để xin gia hạn deadline khéo léo nhất 

Đôi khi có một số chuyện xảy đến khiến bạn biết mình sẽ bị trễ deadline. Vậy làm sao để có thể xin lùi deadline một cách khéo léo nhất. Dưới đây là một số gợi ý cho bạn:

1. Hãy nhận thức được việc bạn đang làm phiền người khác khi xin lùi deadline

Cho dù có lý do gì xảy ra khiến bạn không thể hoàn thành mục tiêu đúng hạn thì đó cũng thuộc về trách nhiệm của cá nhân bạn. Cho nên bạn cần có suy nghĩ việc xin dời deadline không chỉ gây ảnh hưởng đến công việc mà còn cản trở tới tiến độ làm việc của những người khác nữa. Chính vì vậy, lời lẽ xin dời deadline cần nhẹ nhàng, thể hiện sự thành khẩn hoặc đôi khi bạn có thể xin dời bằng việc đặt các câu hỏi mang tính gợi ý như “Liệu công việc này Sếp có thể cho em hoàn thành muộn hơn thời hạn vài ngày được không?”. Sếp của bạn sẽ cân nhắc độ quan trọng và tính cấp bách để cho bạn thêm một số thời gian nữa. 

2. Nhanh chóng đưa ra thời hạn deadline (mới) sớm nhất có thể

Có nhiều lợi ích của việc nhanh chóng đưa ra deadline mới sớm nhất có thể, dưới đây là một trong số chúng:

• Thể hiện sự có trách nhiệm và quyết tâm hoàn thành công việc tốt hơn.
• Việc đưa ra deadline sớm giúp người quản lý của bạn chủ động hơn trong việc thúc đẩy tiến độ làm việc.
• Deadline mới là thời hạn để bạn nỗ lực nhằm cố gắng không mất đi uy tín của mình trong mắt quản lý. 

3. Phán đoán thời gian 

Thời gian tốt nhất để xin lùi deadline không phải khi deadline cận kề. Đặc biệt, bạn cần hạn chế tối đa việc xin lùi deadline vào phút chót. Nếu có thể nên xin dời lịch deadline càng sớm càng tốt. Điều này giúp bạn dễ dàng được phê duyệt và bên cạnh đó quản lý của bạn cũng sẽ chủ động trong chuyện kiểm duyệt mọi thứ. 

4. Hạn chế để tình trạng này tiếp diễn

Khi bạn xin lùi deadline thành công, trách nhiệm của bạn là cần làm và hoàn thiện chúng đúng thời hạn như trong deadline mới. Việc xin dời lịch deadline liên tục sẽ gây ra cảm giác phiền toái, thậm chí còn mất đi uy tín khiến bạn trở thành người thiếu chuyên nghiệp. 

V. Kết luận

Tóm lại, deadline là thời hạn để một người, một nhóm hoàn thiện một nhiệm vụ hoặc công việc nào đó. Việc hoàn thiện deadline đem lại nhiều lợi ích trong việc quản lý và vận hành các hoạt động, công việc khác. Cũng chính vì vậy mà đôi khi con người cảm thấy hơi áp lực với mật độ deadline dày đặc. Do đó, 123job.vn mang tới bài viết này để giúp các bạn phần nào. Hy vọng đã cung cấp tới quý độc giả nhiều kiến thức hữu ích.