Deadline và tầm quan trọng của deadline trong nghề khách sạn

Deadline là thuật ngữ thường xuyên được nhắc tới trong mọi lĩnh vực công việc. Trong ngành dịch vụ nói chúng và đặc biệt trong nghề khách sạn, deadline lại càng đóng vai trò quan trọng.

Deadline là thuật ngữ khá quen thuộc trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Hầu hết những người đi làm thường xuyên nhắc đến deadline và cả nỗi sợ chậm deadline. Vậy bạn đã thực sự hiểu rõ về deadline nghĩa là gì? Chạy deadline là gì? Trong ngành khách sạn, tầm quan trọng của deadline là gì? 

I. Deadline là gì? Phân biệt deadline và dateline

1. Deadline là gì?

Deadline là thuật ngữ chỉ thời hạn hoàn thành công việc được giao ở một giới hạn nhất định. Deadline xuất hiện ở hầu hết các lĩnh vực nhằm mục đích thúc đẩy nhân sự hoàn thành công việc đúng tiến độ. Thông qua đánh giá việc bạn có hoàn thành deadline hay không cũng là để đánh giá năng lực làm việc cũng như ý thức, thái độ của bạn đối với công việc đó. 

Đối với những người lao động, hoàn thành công việc đúng deadline là điều vô cùng quan trọng. Hoàn thành deadline là cách để nhân viên thể hiện trình độ năng lực của mình trước cấp lãnh đạo. Gắn với đó, cụm từ chậm deadline, chạy deadline hay không hoàn thành deadline cũng là nỗi ám ảnh của không ít người.

Chạy deadline là gì?

Chạy deadline là khái niệm được sử dụng phổ biến trong việc quản lý thời gian làm việc để mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Chạy deadline nhằm mục đích kiểm tra tốc độ làm việc của nhân viên có đáp ứng được KPI đặt ra hay không. Từ việc hoàn thành deadline, đáp ứng KPI ban quản lý, lãnh đạo công ty đưa ra mức độ khen thưởng hợp lý cho từng đối tượng.

Chạy deadline chỉ những người phải hoàn thành khối lượng công việc nhanh chóng để kịp thời gian và tiến độ đã đặt ra. Chạy deadline là hoàn cảnh mà bất kỳ ai cũng không muốn phải đối mặt. Bạn phải biết cách hoạch định chiến lược làm việc của mình để không còn nỗi áp lực tinh thần đối với deadline nữa.

2. Phân biệt deadline và dateline

Deadline và dateline cùng là những thuật ngữ chỉ thời gian, tuy nhiên lại là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Vậy dateline có nghĩa là gì? Điểm khác nhau giữa chúng là gì? 

Dateline là một mốc thời gian cụ thể diễn ra một sự kiện nào đó, hay là mốc thời gian tiến hành công việc. Chính vì vậy, khi nhắc tới dateline tức là người ta đang nhắc tới mốc thời gian diễn ra sự kiện nổi bật.

Cùng là ngày, tháng nhưng dateline và deadline lại là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Hiểu một cách đơn giản, dateline là mốc thời gian tổ chức một sự kiện còn deadline là thời gian để bạn hoàn thành một công việc nào đó. 

Ví dụ cho bạn:

Một cuộc họp ban quản lý của khách sạn có dateline là 9h30p ngày 15/3/2020. Điều này có nghĩa là cuộc họp của ban quản lý khách sạn sẽ diễn ra vào 9h30p ngày 15/03/2020

Để chuẩn bị tốt cho cuộc họp, cấp quản lý yêu cầu toàn bộ nhân viên cấp dưới của mình hoàn thành báo cáo tổng kết được sử dụng trong cuộc họp trước 9h. Điều này có nghĩa là deadline cho việc hoàn thành báo cáo là 9h. Hãy hiểu thật đúng về 2 khái niệm này để công việc của bạn thuận lợi hơn nhé.

Hoàn thành deadline đúng thời hạn là điểm cộng cho bạn trước ban lãnh đạo

II. Deadline được hiểu như thế nào trong lĩnh vực khách sạn

Trong lĩnh vực khách sạn, deadline nghĩa là gì?

Deadline trong ngành khách sạn được hiểu là thời gian để nhân viên khách sạn hoàn thành các nhiệm vụ, các công việc được cấp quản lý giao cho. Những deadline mà nhân viên khách sạn được giao như: Lập và triển khai kế hoạch kinh doanh; việc tổng kết doanh thu tháng, quý, năm; việc giải quyết những sự cố phát sinh cho khách; Kiểm tra điều kiện cơ sở vật chất các phòng; Hoàn thành dọn dẹp vệ sinh phòng; … Vô số những deadline được đặt ra cho nhân viên khách sạn, bellman. 

Thách thức đặt ra cho bạn là làm sao để hoàn thành deadline nhanh và hiệu quả nhất? Những deadline đặt ra chỉ là công cụ để thúc đẩy bạn hoàn thành công việc. Bạn chỉ cần biết cách sắp xếp những công việc được giao, thích nghi thật tốt với điều kiện môi trường thì ngay lập tức nó sẽ trở thành công cụ hữu ích giúp cho nhân viên khách sạn triển khai thực hiện công việc hiệu quả. 

III. Tầm quan trọng của deadline trong nghề khách sạn

Là yếu tố không thể thiếu đối với lĩnh vực khách sạn. Vậy trong nghề khách sạn, tầm quan trọng của deadline là gì? 

1. Đảm bảo hoàn thành tiến độ trong công việc tại khách sạn.

Với các ngành dịch vụ nói chung và ngành Khách sạn - nhà hàng nói riêng, quản lý công việc bằng deadline là điều vô cùng quan trọng và đặc biệt cần thiết. Là yếu tố để đảm bảo công việc tại khách sạn được hoàn thành đúng theo tiến độ.

Hãy thử tưởng tượng, khi khách hàng của bạn chuẩn bị tới nhận phòng khách sạn mà phòng đó vẫn chưa được dọn dẹp sạch sẽ, phòng vẫn chưa sẵn sàng cho khách sử dụng? Bạn có thể bị phạt nặng trong trường hợp này, thậm chí có thể bị đuổi việc về việc làm thiếu trách nhiệm đối với deadline được giao. Chính vì vậy deadline được đặt ra giúp cho nhân sự ý thức được trách nhiệm của mình trong công việc. 

Khi nhận được deadline, mỗi nhân viên có nhiệm vụ tự lên kế hoạch riêng cho công việc của mình được giao, tự sắp xếp nội dung công việc, đảm bảo thời gian hoàn thành hợp lý nhất cho mỗi nhiệm vụ. 

Thông thường, khi người quản lý giao deadline cho nhân viên, họ sẽ đẩy thời hạn cuối cùng lên một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp cho họ có thể nghiệm thu kết quả làm việc và kiểm tra chính xác được tiến độ cũng như chất lượng công việc mà họ đã giao. 

Deadline được xem như là một điều kiện thúc đẩy nhân viên nỗ lực hơn trong công việc. Hoàn thành nó cũng là cách để nâng cao hiệu suất công việc 

2. Deadline giúp các cấp quản lý quản lý nhân sự hiệu quả.

Thực tế cho thấy rằng, nhắc nhở hay xử phạt chỉ là những biện pháp xử lý sai phạm khi mọi chuyện đã xảy ra rồi. Khi mà nhân viên của bạn không hoàn thành công việc đúng thời hạn bạn sẽ chính là người đầu tiên bị cấp trên quở trách. Vậy làm cách nào để quản lý nhân sự hiệu quả? Làm sao để cho nhân viên của bạn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao? Câu trả lời cho bạn là hãy đặt ra deadline đối với nhân sự, bạn vừa có thể giao nhiệm vụ, vừa có thể kiểm soát được tiến độ hoàn thành cũng như chất lượng công việc. 

Trong mọi ngành nghề, việc sử dụng deadline là công cụ hữu ích giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả, hoàn thành công việc đúng tiến độ. Deadline giúp nâng cao hiệu quả quản lý cho những người làm công tác quản lý nhân sự. Bạn hoàn toàn có thể theo dõi được tiến độ cũng như mức độ hoàn thành công việc của nhân viên thông qua deadline. Thông qua đó, họ có thể đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân sự dưới quyền. 

Đối với mỗi nhà quản lý, deadline được đánh giá là công cụ quản lý khoa học nhất. Một người quản lý giỏi là luôn biết cách tạo ra deadline phù hợp với điều kiện thời gian. Thông thường, quản lý sẽ đặt ra deadline cho nhân viên phải hoàn thành trước thời hạn, giúp họ có thời gian rà soát lại tất cả những nội dung một lần nữa sau khi báo cáo lên cấp trên. 

Một người lãnh đạo chuyên nghiệp là khi giao deadline cho nhân sự, đừng quên chỉ ra tầm quan trọng của mỗi công việc khi chúng được hoàn thành theo đúng thời hạn. Tránh tình trạng, nhân viên chỉ quan tâm tới việc của mình mà không biết đến tầm quan trọng của nó đối với các bộ phận phòng ban và các cá nhân khác. Cần phải làm cho nhân viên ý thức được rằng, mỗi nhiệm vụ mà họ được giao là mắt xích quan trọng trong chuỗi những nhiệm vụ chung, khi một mắt xích không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến cả hệ thống.

Trong cả hệ thống, bạn đừng hy vọng từng cá nhân có đồng quan điểm hay có ý thức chung giống bạn về bất kỳ một vấn đề nào. Là một nhà quản lý nhân sự, bạn phải làm cho nhân viên của mình nhận thức được việc một nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn có tầm quan trọng như thế nào. Người làm công tác quản lý phải kiểm soát được tiến độ công việc, nhanh chóng nhắc nhở khi thấy tiến độ bị lệch so với kế hoạch đặt ra. 

Chính vì những lý do trên, nhà quản lý luôn lựa chọn phương pháp đặt ra deadline và sử dụng deadline như một công cụ hữu ích không thể thiếu đối với những nhiệm vụ được giao.

Deadline giúp nâng cao chất lượng công việc

3. Deadline là mục tiêu giúp các nhân viên triển khai và hoàn thành công việc hiệu quả.

Đối với nhân viên khách sạn - nhà hàng, việc đưa ra deadline là cách để đưa ra mục tiêu giúp cho họ thực hiện công việc. Bên cạnh đó, cũng giúp cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc mà họ được giao, họ có thể dễ dàng sắp xếp, xử lý công việc một cách có trình tự theo mức độ quan trọng của nó. 

Đây được đánh giá là công cụ giữ vai trò lớn trong việc thúc đẩy tốc độ hoàn thành cũng như đánh giá hiệu quả công việc của mỗi nhân viên. Một nhà quản lý giỏi luôn mong muốn nhân viên của mình là những người thật chuyên nghiệp. Và một nhân viên chuyên nghiệp là phải hoàn thành tốt deadline của mình. 

Là một nhân viên chuyên nghiệp, việc đặt ra deadline cho công việc của mình chắc chắn sẽ giúp bạn có cách sắp xếp công việc khoa học hơn. Điều đó khiến cho bạn không thể trì hoãn được việc thực hiện công việc đó. Chính vì vậy, nếu như muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao một cách khoa học, theo một trình tự hợp lý nhất, bạn bắt buộc phải đưa ra deadline cụ thể cho mình. 

Ví dụ: Bạn được cấp trên giao cho 2 nhiệm vụ buộc phải hoàn thành trong ngày đó là hoàn thành báo cáo tình trạng đặt phòng của khách trong 2 tuần đầu tiên của tháng 3 trước 4h chiều nay và kiểm tra tình hình điều kiện cơ sở vật chất của một số phòng VIP mà khách đặt sử dụng vào tuần sau. Bạn sẽ phải biết sắp xếp và ưu tiên việc tổng hợp tài liệu, những số liệu quan trọng để làm báo cáo trước, việc kiểm tra cơ sở vật chất làm sau.

Deadline giúp tạo động lực tâm lý thúc đẩy mỗi chúng ta tập trung thời gian và công sức hoàn thành công việc. Hoàn thành deadline là cách để thể hiện bạn là nhân viên có năng lực và trách nhiệm cao trong công việc. Việc bạn liên tục hoàn thành deadline cũng là điểm cộng cho bạn về năng lực và thái độ làm việc đối với nhà quản lý. 

IV.  Những sai lầm thường gặp khi lập deadline trong khách sạn

Deadline có tầm quan trọng đặc biệt, tuy nhiên trong ngành khách sạn, bạn cần phải lưu ý những sai lầm cơ bản để có được deadline hiệu quả. Một số sai lầm thường gặp trong quá trình lập deadline lĩnh vực khách sạn.

1. Không viết ra các deadline rõ ràng

Việc bạn có quá nhiều deadline sẽ dẫn tới việc bạn không thể nhớ hết tất cả những mốc thời gian và nhiệm vụ cần thiết phải thực hiện. Trên thực tế, không một ai là có thể ghi nhớ hệ thống và chi tiết tất cả mọi thứ. Chính vì vậy, khi hình thành deadline bạn phải ghi chép cụ thể, rõ ràng ra lịch hoặc phần note trên máy tính để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc và không bỏ sót công việc nào.
Trong ngành khách sạn, bạn sẽ có khá nhiều deadline nhỏ. Việc không viết ra những kế hoạch cụ thể dễ khiến bạn bỏ sót những đầu việc quan trọng cần giải quyết. 

2. Tạo ra deadline xa rời thực tế

Deadline được tạo ra để giúp cho chúng ra có động lực để làm việc nghiêm túc hơn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến việc kế hoạch công việc mà bạn lập ra có khả thi hay không, có phù hợp với điều kiện thực tế hay không. Không nên đưa ra những deadline quá ngắn nằm ngoài khả năng thực hiện. Bạn sẽ phải vắt kiệt sức để hoàn thành nó và không còn có hứng thú khi nhận deadline mới nữa. Hãy để deadline là động lực, đừng biến nó thành nỗi lo sợ của bản thân bạn nhé.

3. Có quá nhiều deadline cùng một lúc

Điều quan trọng nhất khi làm việc chính là duy trì được trạng thái cân bằng giữa công việc với cuộc sống. Thông thường những người làm trong ngành khách sạn có khá nhiều deadline,tuy nhiên bạn không nên sử dụng toàn thời gian mình có để chạy deadline mà quên đi bản thân. Không nên kiêm nhiệm quá nhiều công việc trong khi thời gian có hạn. Khi bạn có nhiều deadline, bạn hãy lưu ý sắp xếp thời gian hợp lý để thực hiện từng công việc hiệu quả nhất. 

4. Thiếu động lực thực hiện

Hãy thử tưởng tượng cuộc sống của bạn sẽ tẻ nhạt như thế nào khi không có những deadline. Từ việc bạn không hoàn thành được do có quá nhiều deadline cùng một lúc sẽ khiến cho bạn nản lòng, làm mất đi sự hứng thú và động lực cho những nhiệm vụ tiếp theo. 

5. Đề ra những deadline quá xa trong tương lai

Bạn lên kế hoạch hạn chót cho việc hoàn thành báo cáo doanh thu tháng là 5 ngày tới, nhưng 3 ngày đầu bạn lại không hề để tâm đến nó, đến ngày thứ 4 mới vất vả chạy deadline. Việc đưa ra deadline quá xa khiến cho bạn trì trệ và có thể vô tình quên đi nhiệm vụ quan trọng phải làm. 

Lưu ý cho bạn: Đưa ra kế hoạch công việc phải hợp lý, để giúp tạo động lực làm việc tốt hơn, tránh trường hợp “nước tới chân mới nhảy”. 

6. Không chia deadline thành những giai đoạn cụ thể

Bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành deadline báo cáo quý trong vòng 1 tuần nhưng bạn lại không tập trung vào công việc đang cần được ưu tiên mà lại tập trung vào những deadline khác kém quan trọng hơn. Như vậy, bạn có thể không hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ. Hãy chia thành những giai đoạn thực hiện để có được trình tự công việc khoa học và thích hợp nhất. 

7. Không xem xét đến từng chi tiết

Việc hình thành thói quen chia nhỏ thành những deadline nhỏ hơn và xem xét đến từng chi tiết nhỏ nhất giúp cho công việc của bạn sẽ được hoàn hảo hơn. Thay vì đặt ra thời hạn hoàn thành báo cáo doanh thu tháng của khách sạn trọng vòng 5 ngày thì bạn nên đặt ra kế hoạch làm việc từng ngày cho mình và xem xét đến từng chi tiết để công việc có kết quả cao hơn.  

8. Đừng cố bắt chước theo một ai

Hãy quan tâm đến deadline của bản thân và tuyệt đối không nên so bì hay bắt chước hay so sánh với đồng nghiệp. Việc hoàn thành kiểm tra cơ sở vật chất sẽ khác với việc hoàn thành dọn dẹp phòng khách sạn. Đừng bao giờ nghĩ đến cảm giác tự ái hay mất tự tin khi nhận deadline và gồng mình để hoàn thành nó trước người khác bạn nhé. 

Cách hoàn thành deadline đúng thời hạn

V. Bật mí cách hoàn thành deadline đúng hạn cho nhân viên khách sạn

1. Xem xét tính khả thi của việc thực hiện deadline

Khi tiếp nhận deadline thực hiện một công việc, bạn cần xem xét xem tính khả thi hay không. Đồng thời, bạn cũng cần phải xem xét lại xem mình có bị trùng lặp hay không. Khi deadline quá gấp cùng với khối lượng công việc khổng lồ bạn sẽ dễ dàng rơi vào trạng thái stress do công việc. 

Nếu cảm thấy deadline không được hợp lý, hãy chủ động đàm phán với cấp trên về việc kéo dài thời hạn công việc thêm nửa ngày hoặc 1 ngày đề đảm bảo hoàn thành công việc tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể nhờ tới sự giúp đỡ của đồng nghiệp khi không thể thay đổi được.

2. Viết deadline ra giấy

Với khối lượng công việc khá lớn cùng với lịch làm việc dày, bạn sẽ không thể nào nhớ hết từng nội dung công việc theo hệ thống rõ ràng. Bạn nên viết những deadline lên lịch để bàn của bạn, hoặc dùng công cụ nhắc nhở trên điện thoại hoặc cũng có thể sử dụng note trên máy tính. 

Khi viết ra giấy, hãy đảm bảo rằng bạn viết đầy đủ, chính xác. Bên cạnh đó, những deadline mà bạn viết ra phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên mức độ quan trọng và tính chất của từng công việc cụ thể. Việc viết ra giấy đảm bảo giúp cho bạn không bị nhầm lẫn hay bỏ sót dẫn tới tình trạng chạy deadline khi đến hạn chót. 

3. Loại bỏ những yếu tố gây sao nhãng và sắp xếp khoa học hợp lý

Công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều nếu như bạn tập trung 100% thời gian và tâm trí cho nó trong thời gian làm việc. Hãy loại bỏ những yếu tố ngoại cảnh bên ngoài làm cho bạn sao nhãng công việc. Những trang thương mại điện tử, mạng xã hội, facebook, … khiến bạn phải tiêu tốn cả tá thời gian cho nó. Hãy tập cho mình thói quen tập trung làm việc thật tốt bạn nhé.

Không chỉ những trang mạng, bạn cần phải loại bỏ những câu chuyện, những cuộc trò chuyện không cần thiết. Messenger, Zalo, … cũng sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian của bạn. 

Ngoài ra, yếu tố tâm lý cũng là một trong những yếu tố gây sao nhãng công việc của bạn. Một nhân viên chuyên nghiệp nói chung và nhân viên khách sạn nói riêng là phải luôn phân biệt rõ ràng giữa công việc và tâm lý, tình cảm riêng. 

Trong thời gian làm việc, bạn hãy cố gắng tìm cho mình phương pháp giúp xử lý công việc nhanh và hiệu quả nhất. Khi bạn tập trung, deadline sẽ được hoàn thành sớm, tiết kiệm thời gian và thực hiện deadline đúng hạn.

4. Thiết lập nhắc nhở đối với từng deadline

Sau khi viết ra những deadline, bạn cần phải tạo ghi chú, nhắc nhở để đảm bảo việc hoàn thành chúng. Có rất nhiều cách để tạo nhắc nhở hiệu quả như: Nhắc nhở bằng cách viết ra giấy nhớ và dán ở nơi dễ thấy như bàn làm việc; Nhắc nhở bằng cách tạo phần note trên màn hình máy tính; Nhắc nhở bằng cách tạo phần ghi chú cá nhân trên điện thoại di động của bạn. Việc tạo nhắc nhở và ghi chú từng deadline theo trình tự thời gian giúp bạn có những cách làm việc khoa học hơn. 

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng những công cụ nhắc việc cũng rất tốt nhé. Ví dụ: Bạn có thể cập nhật lên công cụ nhắc việc đó, sắp xếp theo trình tự, gần đến hạn công cụ sẽ từ động nhắc bạn. Và lưu ý rằng, nếu đó là deadline quan trọng, với thời hạn hoàn thành xa thời điểm bạn nhận deadline thì nên sử dụng từ 2 công cụ nhắc việc để đảm bảo không quên.

5. Đẩy nhanh tiến độ công việc

Tập trung toàn lực vào công việc được giao để hoàn thành tiến độ một cách tốt nhất. Hãy tìm cho mình cách thức làm việc hiệu quả, xử lý công việc nhanh chóng. Bên cạnh đó, bạn nên giảm bớt khối lượng công việc khổng lồ bằng cách loại bỏ bớt những bước trung gian không thực sự cần thiết. Tăng tốc độ trong việc xử lý thông tin, cải thiện tiến độ làm việc. 

Trước công việc cần giải quyết, hầu hết chúng ta ai cũng có cảm giác chán trường, bồn chồn, lo lắng, … bạn không hề biết rằng, những trạng thái này sẽ làm cho bạn mất rất nhiều thời gian mà không giải quyết được công việc. 

Thay vì bạn ngồi đó và lo nghĩ, hãy bắt tay vào công việc, tận dụng tối đa quỹ thời gian mà bạn có tập trung giải quyết công việc. Hãy nhớ, deadline không đáng sợ, đáng sợ chính là bạn trì trệ và không cố gắng, đẩy nhanh tiến độ là phương pháp hoàn hảo để chinh phục deadline.

6. Hãy nhờ đến sự trợ giúp của đồng nghiệp

Thực tế chứng minh, hoạt động teamwork bao giờ cũng hiệu quả hơn cá nhân đơn lẻ. Deadline đặt ra cho bạn, yêu cầu bạn hoàn thành trong thời gian có hạn, nếu như có sự hỗ trợ của những người đồng nghiệp, cùng bàn bạc giải quyết thì deadline của bạn sẽ được hoàn thành nhanh hơn rất nhiều. 

Ngay cả khi người đồng nghiệp của bạn không thể giúp bạn giải quyết được vấn đề nào thì chí ít họ cũng là nguồn động viên tinh thần rất lớn cho bạn. Họ có thể là người chia sẻ kinh nghiệm với bạn ở một số lĩnh vực nào đó liên quan, và kinh nghiệm đó lại là công cụ hữu ích cho bạn.

VI. Kết luận

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến deadline trong ngành khách sạn. Là một nhân viên khách sạn bạn phải đặc biệt lưu ý đến yếu tố deadline là gì? Tầm quan trọng của nó đối với ngành khách sạn? Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải phân biệt được sự khác nhau giữa deadline và dateline? Và làm thế nào để hoàn thành công việc theo đúng thời hạn?