Một công ty chỉ có thể phát triển ổn định khi sở hữu quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp. Còn đối với cá nhân đi xin việc thì hiển nhiên quy trình tuyển dụng của công ty luôn là mối quan tâm hàng đầu. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình này...

I. Tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là quá trình sàng lọc, tuyển chọn những người phù hợp, đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của công việc trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng khi cần bổ sung nhân lực cho một bộ phận để tăng năng suất hoặc khi có nhân viên nghỉ và doanh nghiệp muốn tìm một người vào vị trí đó để đảm bảo công việc vẫn vận hành ổn định…- khi đó, chắc chắn rằng không thể cứ chọn bừa một người vào làm, mà sẽ sàng lọc và tuyển chọn những người mới có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu. Đến đây có lẽ bạn đã hiểu, quy trình một doanh nghiệp thực hiện những điều đó chính là tuyển dụng. 

Đôi khi, đối với những doanh nghiệp cỡ nhỏ, để tiết kiệm chi phí cũng như thuận lợi hơn, các lãnh đạo hoặc phòng nhân sự thường tham gia trực tiếp vào quy trình tuyển dụng của công ty. Bên cạnh đó, những doanh nghiệp lớn hơn thì thường chọn cách thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng của các đơn vị làm dịch vụ nhân sự.
Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng không hề đơn giản - một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp đòi hỏi những tiêu chuẩn hết sức đặc biệt và tiềm ẩn những sai lầm mà không phải doanh nghiệp nào cũng tránh được. Hãy cùng tìm hiểu nhé...

II. Các bước trong quy trình tuyển dụng chuẩn

Để tuyển dụng đem lại hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp có được các ứng viên chuyên nghiệp và phù hợp văn hóa của mình nhất thì quy trình tuyển dụng luôn phải thật logic và hợp lý. Tất nhiên mỗi nhà tuyển dụng sẽ chọn cho mình một cách khác nhau để thực hiện quy trình đặc biệt này. Tuy vậy, quy trình tuyển dụng gồm 7 bước sau đây được đánh giá là phù hợp và hiệu quả nhất:

Bước 1:

Tất nhiên, trước khi thực hiện bất cứ quá trình gì, bước cần làm đầu tiên chính là chuẩn bị. Với quy trình tuyển dụng nhân sự, bước chuẩn bị này chính là đòn bẩy giúp bạn tìm được ứng viên chất lượng nhất.
Đầu tiên, bạn phải lên kế hoạch rõ ràng về khoảng thời gian đăng tin tuyển dụng, yêu cầu dành cho ứng viên, các nội dung cần có trong nội dung đăng tuyển…
Sau đó, bạn cần chuẩn bị thêm những bài giới thiệu về công ty, mục tiêu và điểm mạnh cũng như văn hóa làm việc. Điều này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty trước khi họ vào làm với tư cách nhân sự chính thức. Hiển nhiên trong nội dung tuyển dụng cũng không thể thiếu phần giới thiệu chi tiết về công việc, một lộ trình thăng tiến phù hợp và một mức lương rõ ràng.  

Bước 2:

Sau bước chuẩn bị chính là bước bắt tay vào thông báo tuyển dụng. Các công ty có thể chọn thông báo tuyển dụng trên các fanpage, website của mình, hoặc cũng có thể chọn những website các đơn vị tuyển dụng trung gian, hội nhóm, diễn đàn, các kênh thông tin, báo chí…
Những kênh này là các con đường khác nhau để thông tin tuyển dụng đến được với những ứng viên tiềm năng nhất. Thêm vào đó, các công ty cũng nên cân nhắc về chi phí trong quy trình tuyển dụng bỏ ra cho bước thông báo này.

Bước 3: 

Khi thông tin đã phát đi, chính là lúc nhà tuyển dụng thu về hồ sơ và lọc các hồ sơ đó. Đây cũng là bước vô cùng quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân viên. 
Ở bước này, nhà tuyển dụng cần chú ý tính minh bạch và công bằng, không nên ưu tiên “quan hệ” hay các lý do cá nhân liên quan. Nên để ý tới các yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, bằng cấp, khả năng thích nghi với môi trường làm việc… để đánh giá hồ sơ ứng viên.

Bước 4: 

Sau vòng đơn trong quy trình tuyển dụng của công ty sẽ đến vòng phỏng vấn sơ bộ. Tại đây các ứng viên phải tham gia trả lời các câu hỏi cơ bản của người phỏng vấn, cũng có thể thực hiện thêm những bài test kiểm tra trình độ IQ, tiếng Anh,... nhất định để khẳng định mình là ứng viên phù hợp nhất với vị trí đó.
Kết thúc khâu này, nhà tuyển dụng có thể loại bớt thêm các hồ sơ không đạt yêu cầu.

Bước 5: 

Sau vòng phỏng vấn sơ bộ trong quy trình tuyển dụng, ứng viên vượt qua sẽ tiến tới vòng phỏng vấn chi tiết. Tại vòng này, các ứng viên sẽ phải đối mặt với các câu hỏi mang tính chuyên môn cao để bộc lộ khả năng của bản thân. Thêm vào đó, nhà tuyển dụng cần quan sát kĩ để biết rằng ứng viên kia có thực sự phù hợp với đặc thù công việc hay văn hóa của công ty hay không.
Cũng tại bước này, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp cho ứng viên các thông tin về chế độ lương thưởng, cơ hội thăng tiến,… để họ chọn lựa và quyết định có thực sự bắt đầu làm việc trong công ty hay không.

Bước 6:

Đây là lúc các ứng viên được trải nghiệm công việc một cách bài bản nhất nhất - thời gian thử việc.
Tất nhiên, thử thách khó khăn nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự bắt đầu. Đây cũng là lúc ban lãnh đạo công ty theo dõi và đưa ra quyết định cuối cùng về việc nhận nhân viên này hay không.

Bước 7: 

Bước cuối cùng của quy trình tuyển dụng chính là bước nhà tuyển dụng đưa ra quyết định chính thức. Đối với quyết định nhận nhân sự mới chính thức, lúc này ban lãnh đạo/phòng nhân sự sẽ phải ký kết hợp đồng làm việc với nhân sự mới. Cùng với đó là giải đáp các thắc mắc cơ bản của người đó.
Về mặt nội dung, các bước trong quy trình tuyển dụng này khá phức tạp, đòi hỏi một quá trình đầu tư công sức lớn của bộ phận tuyển dụng. Do đó, nhà tuyển dụng phải rất chú ý để tìm ra được ứng viên tốt và phù hợp với vị trí công việc nhất, tránh tình trạng bỏ ngang vì bất cứ lý do nào.

Để có cái nhìn chi tiết hơn, 123job sẽ đưa tới bạn một số quy trình tuyển dụng khác mà các doanh nghiệp lớn đã và đang thực hiện:
Sau đây là mẫu quy trình tuyển dụng của FPT mà doanh nghiệp này đã công bố trên website của mình, gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Ứng viên gửi đơn ứng tuyển online kèm CV tự thuật.
Bước 2: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Bước 3: Kiểm tra trắc nghiệm và viết luận
Bước 4: Phỏng vấn
Bước 5: Thỏa thuận hợp đồng

Hoặc quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel thì cũng không khác là
bao so với FPT ngoại trừ bước 3 ở phần kiểm tra và phỏng vấn có tính chất khác, cộng với việc thêm bước 6 là “Nhận thư mời làm việc và chuẩn bị hồ sơ”.

Chắc hẳn không ít nhà tuyển dụng quan tâm tới quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn iso:

Bước 1: Đề nghị tuyển dụng
Bước 2: Tiếp nhận các hồ sơ
Bước 3: Thông báo tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động
Bước 4: Thi tuyển - xét công chức, viên chức
Bước 5: Phân công hướng dẫn và đánh giá quá trình tập sự - thử việc
Bước 6: Bổ nhiệm ngạch công chức - viên chức
Bước 7: Lưu hồ sơ

Nhìn chung, quy trình tuyển dụng ở các cơ sở khác nhau có những tương đồng nhất định. Vậy đâu là bước quan trọng nhất mà không nhà tuyển dụng chuyên nghiệp nào có thể thiếu? Hãy đến với phần tiếp theo để biết rõ hơn nhé!

III. Bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng?

Các nhà tuyển dụng bao giờ cũng có những tiêu chí khác nhau để áp dụng cho quy trình tuyển dụng của mình. Tuy nhiên, luôn có 5 bước cơ bản thường xuyên lặp đi lặp lại. Chính chúng là tiền đề cho mọi bước khác để doanh nghiệp tìm ra ứng viên tiềm năng nhất. 
Vậy 5 bước đó là gì? 

Bước 1: Chuẩn bị - Như bạn cũng biết, phần chuẩn bị luôn là yếu tố chìa khóa cho mọi sự bắt đầu.

Bước 2: Lên kế hoạch - Nhà tuyển dụng cần những kế hoạch để vạch sẵn lộ trình cũng như liệt kê những yếu tố cần thiết cho vị trí đang tuyển. 

Bước 3: Đăng tuyển - Thông báo tuyển dụng tới các ứng viên. Lúc này, thông tin càng truyền đi rộng rãi thì cơ hội tìm được ứng viên phù hợp càng cao. Tuy nhiên, như đã đề cập ở phần trên, việc truyền thông tin cũng cần chú ý tới yếu tố chi phí.

Bước 4: Lọc đơn - Sàng lọc các đơn gửi về thật kỹ và trên tinh thần công bằng tuyệt đối.

Bước 5: Chuẩn bị những câu hỏi và bảng đánh giá nhân viên - Đây là bước trước khi bạn vào phòng phỏng vấn bất cứ ứng viên nào. Hãy chọn những câu hỏi thật bao quát và tinh tế, tránh đặt quá nhiều câu hỏi “Tại sao?” vì rất dễ khiến các ứng viên bị rối, ảnh hưởng đến kết quả phỏng vấn.
Trên đây là 5 bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng. Hiển nhiên, nếu bạn đã nắm được chi tiết cách tiến hành 5 bước này một cách bài bản nhất, ứng viên bạn muốn tìm sẽ nhanh chóng xuất hiện!

IV. Sơ đồ quy trình tuyển dụng

Những nội dung được đề cập trên đã giải thích cho bạn chi tiết về nội dung quy trình tuyển dụng cơ bản. Để bạn tham khảo thêm, chúng tôi sẽ cung cấp sơ đồ quy trình tuyển dụng chi tiết gồm 10 bước sau đây:

sơ đồ quy trình tuyển dụng
Sơ đồ quy trình tuyển dụng

Đối với mỗi nhà tuyển dụng, để phù hợp với yêu cầu công việc, sẽ lược bỏ bớt một số bước trong sơ đồ trên. 

V. Những sai lầm dễ mắc phải trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Mỗi quy trình khác nhau đều tiềm ẩn những sai lầm dễ mắc phải trong quá trình vận hành. Đối với sai lầm trong quy trình tuyển dụng nhân sự, bạn nên tìm hiểu thật kỹ để có sự chuẩn bị cũng như ứng biến kịp thời nhất...

1. Trước khi tuyển dụng

Đối với giai đoạn này, bạn nên tránh những điều sau:

  • Ưu tiên tuyển những người có quan hệ thân thiết.
  • Chấp nhận những người không có hiểu biết chung về vị trí cần tuyển.
  • Quá xem trọng bằng cấp
  • Chưa đọc kỹ hồ sơ ứng viên mà quyết định vội vàng
  • Luôn tìm kiếm ứng viên hoàn hảo

2. Trong thời gian tuyển dụng

  • Cùng một thời điểm, đặt lịch hẹn phỏng vấn quá nhiều người
  • Lấn lướt, không để cho ứng viên lên tiếng
  • Điều khoản hợp đồng không rõ ràng
  • Tuyển dụng theo cảm tính

V. Kết luận

Qua những tâm huyết trên đây, chúng tôi mong rằng đã đem tới cho bạn cái nhìn tổng quát nhất về các quy trình tuyển dụng từ cơ bản đến chi tiết. Chúc các nhà tuyển dụng thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm các ứng viên tiềm năng và giảm thiểu chi phí rủi ro nhiều nhất.