Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử nhanh nhất

Hóa đơn điện tử là gì, những lợi ích và khó khăn nào khi sử dụng hóa đơn điện tử vào trong công việc, cách xuất hóa đơn điện tử nhanh nhất là gì? Theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí nhé, bạn sẽ hết băn khoăn ngay thôi!

Hiện nay, hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh thay thế cho việc phát hành và sử dụng những hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là gì giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi và nhanh chóng hơn, mang lại được hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp, bên cạnh đó còn giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn rất nhiều. Theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí hóa đơn điện tử là gì, cách lập hóa đơn điện tử là gì và cách xuất hóa đơn điện tử là gì nhé!

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp nhiều thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng những phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử là gì được khởi tạo, lập và xử lý ngay ở trên hệ thống máy tính của đơn vị, tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ ở trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì phải đảm bảo hai nguyên tắc như sau:

• Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo một trình tự thời gian nhất định.
• Mỗi số hóa đơn điện tử là gì phải đảm bảo là chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

II. Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí

Sử dụng hoá đơn điện tử là gì giúp giảm đi chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

2. Dễ dàng quản lý

• Thuận tiện cho việc hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh, nộp thuế, kê khai;
• Không xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
• Đơn giản hóa đi rất nhiều việc quyết toán thuế của công ty, doanh nghiệp;
• Thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát của đơn vị quản lý Thuế.

3. Thuận tiện sử dụng

• Phát hành nhanh chóng và theo một lô lớn;
• Dễ dàng trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu;
• Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê và tìm kiếm hoá đơn;
• Quá trình thanh toán nhanh hơn;
• Góp phần bảo vệ môi trường.

4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy

So với hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử là gì tăng tính an toàn hơn cho hóa đơn vì hóa đơn điện tử có thể sao chép được thành nhiều bản khác nhau, tránh được các tình trạng rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất thì có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

III. Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy thì việc áp dụng hóa đơn điện tử là gì cũng tồn tại một số khó khăn như: Doanh nghiệp, công ty phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để có thể đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có một nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu, quy định về hóa đơn điện tử.

Trong thực tế, không nhiều công ty, doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về thiết bị, hệ thống, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu, khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải một số khó khăn, trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi, xảy ra nhiều sai sót… Để hạn chế điều này thì doanh nghiệp cần có sự hợp tác với các đơn vị cung cấp để từ đó nắm được cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý tình huống một cách nhanh nhất khi có trục trặc.

IV. Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

• Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình.
• Các đơn vị có nhiều chi nhánh khác nhau tại nhiều Tỉnh/Thành phố.
• Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố khác nhau.
• Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu, quy định của ngành thuế.

V. Thời điểm áp dụng hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử là gì căn cứ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 bao gồm 17 chương, 152 điều và có hiệu lực thi hành bắt đầu từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực bắt đầu từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích những cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2022.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán cần phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua phải theo định dạng đúng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế đã quy định và phải ghi đầy đủ, rõ ràng và chi tiết nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị của từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thời điểm áp dụng hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

VI. Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn điện tử mua hàng hóa ở trên hệ thống bị sai lệch sẽ dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin rõ ràng, chính xác, hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống thì công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi ở trên hệ thống.

VII. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử

Cách lập hóa đơn điện tử như thế nào để đúng với quy định về hóa đơn điện tử luôn là câu hỏi, một bài toán khó khăn của nhiều người. Dưới đây 123job xin chia sẻ tới bạn cách lập hóa đơn cùng chứng từ bán hàng chính xác và nhanh chóng nhất:

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, click chuột vào tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Lập hóa đơn.

Bước 2: Nhấn Thêm và khai báo chứng từ bán hàng. => Tích chọn Lập kèm hoá đơn.

Bước 3: Click chuột vào mục Cất.

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản là bạn đã có thể lập hóa đơn điện tử là gì thành công rồi đấy!

VIII. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử là gì bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử và ký điện tử.
• Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn dành cho khách hàng.
• Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử nếu có những sai sót(xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn).
• Bước 5: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và nộp cho Cơ quan thuế.

IX. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về hóa đơn điện tử là gì, cách lập hóa đơn điện tử là gì, cách xuất hóa đơn điện tử là gì theo đúng quy định về hóa đơn điện tử mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những thông tin ở bài viết giúp bạn hiểu hơn về những quy định về hóa đơn điện tử và những lợi ích mà nó mang đến, từ đó biết cách sử dụng hóa đơn đúng đắn. 123job cảm ơn bạn đã theo dõi xuyên suốt bài viết và hẹn gặp lại bạn trong những bài viết tiếp theo nhé!