Trong số các ứng dụng cho các doanh nghiệp, Jira Software là phần mềm ngày càng khẳng định được mức độ phủ biến rộng rãi và nhận được sự quan tâm của nhiều người. Vậy Jira là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Các doanh nghiệp Việt Nam đang dần ứng dụng công nghệ vào quá trình hoạt động và quản lý công ty nhằm rút ngắn thời gian thực hiện công việc, tiết kiệm khoản chi phí tối đa cho việc tuyển nhân sự, nâng cao giao diện làm việc rõ ràng, cụ thể mà không làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh. Trong số những phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp, Jira Software được phổ biến rộng rãi và nhiều người tin dùng. Tuy nhiên, Jira Software vẫn còn là cái tên khá lạ lẫm đối với nhiều nhân viên tại Việt Nam. Vậy Jira là gì? Bài viết dưới đây giúp bạn tìm hiểu những điều cơ bản về Jira Software.

jiraJira là gì? Tính năng hoạt động của Jira là gì?

I. Jira là gì?

Jira là gì? Cách thức hoạt động của Jira là gì? Jira Software là một phần mềm, ứng dụng nước ngoài được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Australia. Jira Software đảm nhận công việc theo dõi và quản lý các vấn đề hay lỗi xảy ra trong dự án. Jira Software có cách thức hoạt động dựa vào kết quả công việc là trọng tâm. Jira Software có thể sử dụng ngay và không bị hạn chế, linh hoạt trong thao tác sử dụng.

II. Tính năng cơ bản của ứng dụng Jira

  • Tính năng cơ bản của ứng dụng Jira là gì?

Jira Software là ứng dụng cho việc theo dõi, quản lý lỗi nên các tính năng cơ bản cũng xoay quanh vấn đề chính mà phần mềm đảm nhiệm:

- Quản lý và theo dõi quá trình, tiến độ của dự án.

- Quản lý các bugs, tasks, cải tiến, nâng cao, tính năng mới hay tất cả các vấn đề nào xảy ra.

- Tạo ra và lưu lại toàn bộ bộ lọc có cấu hình cao, tiếng anh là dynamic queries, liên tục và xuyên suốt mọi vấn đề diễn ra trên hệ thống; chia sẻ bộ lọc cho người khác sử dụng, hay đăng ký và nhận được những kết quả định kỳ thông qua hệ thống thư điện tử.

- Thiết kế quy trình làm việc tương xứng với yêu cầu của mỗi dự án.

- Bảng dashboard tạo cho người dùng một không gian riêng biệt để truy cập và xem các thông tin cá nhân liên quan.

- Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê đi kèm với nhiều loại bản đồ khác nhau thích hợp với từng loại hình dự án và đối người người tiêu dùng.

III. Ưu điểm Jira là gì và nhược điểm của Jira là gì?

jira

Ưu điểm của Jira là gì và nhược điểm của ứng dụng Jira là gì?

1. Ưu điểm của Jira

  • Ưu điểm của Jira là gì?

- Các chức năng phân quyền trên Jira cực kỳ chi tiết, không những phần quyền tại các dự án chung mà còn phân quyền từng nhiệm vụ riêng, giúp cho đội ngũ công nghệ bảo vệ độc quyền thông tin của mình.

- Hệ thống module và bộ công cụ phát triển hỗ trợ cho phép Jira tùy biến, mở rộng và tích hợp với hệ thống hiện tại.

- Jira là ứng dụng phát triển sử dụng với tiêu chuẩn HTML và được thử nghiệm với mọi các trình duyệt Internet hiện nay.

- Tích hợp dễ dàng với nhiều hệ thống phổ biến khác như: Excel, Email, RSS,..

- Hầu hết trên các nền tảng phần cứng, hệ điều hành hoặc cơ sở dữ liệu đều có thể chạy và sử dụng phần mềm này.

- Mỗi màn hình trên Jira có một phiên bản in riêng để đảm bảo việc luân chuyển bản cứng trọn vẹn, dễ dàng.

- Tích hợp được trực tiếp với code tại môi trường phát triển, đây là công cụ hoàn hoàn thích hợp với các developer.

- Giao diện sử dụng thân thiện, gần gũi, rõ ràng, dễ thao tác, phù hợp với tất cả đối tượng sử dụng.

2. Nhược điểm của ứng dụng Jira

  • Nhược điểm của Jira là gì?

- Jira chi cho phép người dùng dùng thử miễn phí trong 7 ngày. Mức phí chi trả cho Jira cao, doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì chi phí càng cao: $10 cho một tháng với tối đa 10 tài khoản, $7 cho một tháng với mỗi tài khoản từ 11 - 100 tài khoản.

- Mất nhiều thời gian và sức lực cho việc setup nên Jira chỉ phát huy hiệu quả tối ưu khi sử dụng cho dự án lớn, không thích hợp với các dự án vừa và nhỏ chỉ diễn ra dưới 3 tháng.

- Jira có ngôn ngữ chính là tiếng Anh nhưng có nhiều thuật ngữ khiến người dùng khó sử dụng.

- Quy trình thực hiện công việc phức tạp, đòi hỏi người dùng phải tìm hiểu kỹ càng.

IV. Các thuật ngữ bạn cần nắm rõ khi sử dụng Jira

Các thuật ngữ cần nắm rõ trong phần mềm Jira là gì?

Phần mềm Jira sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh kết hợp với nhiều thuật ngữ công nghệ khiến cho nhiều người sử dụng lúng túng và bỡ ngỡ lúc mới bắt đầu, đặc biệt đối với người nước ngoài thì càng khó khăn. Dưới đây là một số thuật ngữ công nghệ thường xuất hiện nhiều trên Jira mà người dùng cần phải làm quen:

- Sprint: Một vòng lặp diễn ra ngắn hạn ( 2 - 4 tuần là thời gian lý tưởng) mà đội phát triển tiến hành đầy đủ các công việc thiết yếu như: lập kế hoạch, phân tích yêu cầu dự án, thiết kế, triển khai để tạo ra các phần nhỏ của sản phẩm.

- Backlog: Danh sách tập hợp, thống kê những user stories, bugs và tính năng dùng trong một sản phẩm hay sprint.

- Scrum: Một phương pháp Agile, nơi sản phẩm được tạo dựng theo các lần, có sự lặp đi lặp lại trong một sprint.

- Scrum of Scrums: Một kỹ thuật giúp mở rộng quy mô của Scrum, các dự án đa đội - theo truyền thống được gọi với cái tên là program management.

- Board: Công cụ người dùng dùng để hiển thị hoạt động công việc diễn ra trong một quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể biến đổi tương ứng với từng phương pháp Agile khác nhau (ví dụ, một bảng Scrum sẽ hiển thị các công việc trong quá trình di chuyển từ product backlog tới sprint backlog, còn một bảng Kanban thường có một quy trình làm việc với ba bước: To do, In Progress, và Done).

- Burndown Chart: Biểu diễn số lượng ước tính và thực tế cho tổng số lượng công việc phải tiến hành và hoàn thành trong một sprint.

- Daily stand-up: Một cuộc họp nhỏ 15 phút trước lúc bắt đầu ngày công việc, giúp mọi thành viên nhớ lại và  nắm bắt toàn bộ công việc đã làm, triển khai của ngày hôm qua.

- Epic: Đại điện cho một user story lớn và cần được phân thành các story nhỏ.  Để hoàn thành một epic, người dùng có thể phải chạy nhiều sprint.

- Issue: Một đơn vị công việc (task, bug, story, epic) được sử dụng trong Jira, chuỗi hoạt động diễn ra tại một quy trình từ khởi tạo tới khi hoàn thành.

- Swimlane: Phân chia các loại công việc để xem xét công việc nào nên ưu tiên thực hiện trước.

- Velocity: Đo lường khối lượng công việc trong một thời hạn nhất định mà một đội có thể xử lý.

- Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ biểu diễn các trạng thái khác nhau của các mục công việc trong một khoảng thời gian chi tiết. Cột ngang x trong CFD được hiểu là thời gian, và cột dọc y là  mục công việc (issue). Mỗi vùng màu của biểu đồ tương ứng với trạng thái chuỗi công việc (ví dụ một cột trong bảng).

- Iteration: Dự án sẽ được tiến hành trong những phân đoạn lặp đi lặp lại.

- Wallboard: Một bảng lớn (viết tay hoặc điện tử) được đặt tại vị trí dễ thấy biểu thị dữ liệu quan trọng về các hoạt động của đội development phụ trách.

V. Hướng dẫn các bước làm việc trên Jira cho người mới bắt đầu

jira

Jira là gì? Các bước sử dụng Jira là gì?

1. Bắt đầu tạo mới một issue

- Click vào nút Create nằm trên top bar.

- Nhập các dữ liệu thông tin liên quan.

- Xây dựng cấu hình issue tùy ý:

  •  Click tại nút Configure Fields -> Lựa chọn Custom
  •  Lựa chọn những thông tin bạn muốn ẩn hoặc hiện lên hoặc chọn nút All để biểu diễn tất các các trường thông tin.

2. Hãy tương tác với issue đó

- Sắp xếp và quản lý các file được đính kèm.

- Sao chép issue:

  •  Mở issue cần sao chép.
  •  Chọn More rồi chọn Clone.

- Chuyển đổi dữ liệu issue thành sub-task và ngược lại:

  •  Chọn issue hoặc sub-task muốn chuyển thành dữ liệu sub-task hoặc issue.
  •  Chọn More -> Chọn  Convert to Issue hoặc Convert to Sub-Task. 

- Bình chọn cho issue được yêu thích.

- Thông qua nhãn dán theo dõi issue để phân loại và tìm kiếm issue dễ dàng:

  •  Chọn issue cần thực hiện.
  •  Chọn More -> Chọn Labels để thêm hoặc xóa nhãn dán.

3. Tìm kiếm những issue

- Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khoá bạn muốn vào ô Quick Search và nhấn Enter.

- Tìm kiếm cơ bản: Từ menu Issues nằm trên header bar, chọn Search for issue.

- Tìm kiếm nâng cao: Từ menu Issues nằm trên header bar, chọn Search for issue và chọn Advanced.

- Các thao tác và kết quả tìm kiếm:

  •   Tùy chỉnh giao diện biểu thị: Chọn List view hoặc Detail view.
  •   Biến đổi thứ tự sắp xếp trên từng cột: Click vào tên cột muốn thay đổi.
  •   Ẩn / Hiện cột: Click Columns và chọn các cột muốn ẩn / hiện.
  •   Di chuyển cột: Kéo thả chuột.
  •   Xem chi tiết issue: Click vào từ khóa hoặc tên biểu thị issue.

4. Tạo ra bộ lọc tìm kiếm

- Loại bộ lọc:

  •  Bộ lọc hệ thống, tiếng anh là system filter, gồm các bộ lọc có sẵn trên hệ thống như tất cả issue, các mục đã xem gần đây, báo cáo, các issue đã mở.
  •  Bộ lọc yêu thích, tiếng anh là favorite filter, gồm các filter sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, do người dùng tạo ra.

5. Báo cáo với cái nhìn tổng quan nhất

Phần mềm Jira có một tính năng nổi trội cho việc cung cấp hơn chục các loại báo cáo khác nhau, hỗ trợ người sử dụng quản lý dự án khách quan và chi tiết, vừa nhanh chóng và vừa hiệu quả. Một số loại báo cáo quan trọng trong Jira là:

- Số lượng issue được thống kê theo thời gian.

- Biểu diễn số lượng issue đã được tạo và số lượng issue đã giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.

- Biểu diễn báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn do người dùng lựa chọn dựa trên tiêu chí thống kê. 

- Báo cáo số lượng issue được tạo do người dùng lựa chọn trong một khoảng thời gian nhất định. 

VI. Kết luận

Jira là gì? cách thức hoạt động của Jira là gì? Ưu điểm của Jira là gì? Nhược điểm của Jira là gì? Các bước thao tác với Jira là gì? Bạn đã tìm được câu trả lời cho các câu hỏi trên trong bài viết hay chưa?

Như vậy, Jira chính là công cụ theo dõi và quản lý lỗi phổ biến hiện nay. Bài viết đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về phần mềm Jira và cách sử dụng Jira. Ngày nay, có rất nhiều các phần mềm, ứng dụng khác ngoài trừ Jira. Jira là một lựa chọn không tồi nhưng cũng không phải là lựa chọn tốt nhất. Bạn hãy cân nhắc xem xét và lựa chọn các ứng dụng, phần mềm phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện, tính năng, công việc với doanh nghiệp.