Khi nào nên sử dụng câu hỏi mở? Nguyên tắc và kỹ năng đặt câu hỏi mở

Giao tiếp tốt là tổng hòa của nhiều yếu tố, kỹ năng đặt câu hỏi là một phần quan trọng trong đó. Về cơ bản, câu hỏi được phân chia thành câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Câu hỏi mở là công cụ hữu ích cho quá trình thu thập thông tin và nâng cao hiệu giao tếp.

Trong phạm vi bài viết này, 123job.vn mong muốn giới thiệu tới bạn đọc về nội dung: Câu hỏi mở là gì? Khi nào nên sử dụng câu hỏi mở? Cách đặt câu hỏi mở chất lượng nhất?

1. Câu hỏi mở là gì? Phân định câu hỏi đóng và câu hỏi mở?

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi yêu cầu người được hỏi đưa ra câu trả lời dựa trên góc nhìn, quan điểm, lập luận riêng của bản thân thay vì những câu trả lời có sẵn. Do đó, câu hỏi mở không có câu trả lời cố định, với cùng một câu hỏi, có vô vàn câu trả lời khác nhau tùy thuộc vào nhận định của mỗi người. 

Để có thể dễ dàng áp dụng câu hỏi mở/câu hỏi đóng phù hợp trong nhiều tình huống khác nhau, bạn cần phân biệt rõ hai dạng câu hỏi này. Dưới đây là bảng so sánh: 

2. Khi nào nên sử dụng câu hỏi mở

Với đặc điểm trên, câu hỏi mở được vận dụng trong nhiều trường hợp nhằm khai thác sâu về tính cách, suy nghĩ của mỗi người. Dưới đây là những trường hợp luôn cần sử dụng những câu hỏi mở: 

• Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đặt câu hỏi để hiểu hơn về ứng viên và ngược lại, ứng viên đặt những câu hỏi khác nhau để hiểu hơn về văn hóa công ty,...
• Trong buổi họp, thương thảo, thảo luận nhóm. Câu hỏi mở giúp mọi người thấu hiểu thêm công việc, mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi.
• Trong nghiên cứu, phân tích. Trong nghiên cứu định tính hay định lượng, những câu hỏi mở đều mang tới những đánh giá sâu sắc. 
• Khi cần tìm kiếm giải pháp và khám phá ý tưởng mới. Trong quá trình brainstorm, câu hỏi mở là phương tiện giúp các thành viên liên tục động não, suy nghĩ vấn đề để đưa ra câu trả lời. 
• Xây dựng quan hệ và tạo dựng niềm tin: Câu hỏi mở là phương tiện giúp bạn khai thác những thông tin chi tiết về mọi người xung quanh. Và chỉ khi thấu hiểu, mối quan hệ mới thêm gắn bó, bền chặt. 

3. Các dạng câu hỏi mở?

Về tổng quan, bạn có thể phân chia các câu hỏi mở trên cơ sở 5W1H: What (Điều gì), Where (Ở đâu, nơi chốn), Who (Ai), When (Khi nào, thời gian), Why (Tại sao) và How (Làm thế nào). 

Chi tiết hơn, dựa trên mục tiêu câu hỏi, nội dung thông tin hướng tới, bạn có những dạng câu hỏi phổ biến sau đây: 

• Câu hỏi mô tả một vấn đề, tình huống hay kỉ niệm: “Hãy chia sẻ về kỉ niệm đáng nhớ của bạn trong quá trình theo học tại trường….” hay “Hãy kể lại chi tiết cuộc họp marketing hôm…”.
• Câu hỏi nhằm đánh giá quan điểm, nhận thức về một đối tượng (cá nhân, tổ chức, vấn đề…): “Bạn nghĩ gì về quan điểm đi làm sớm còn có ích hơn học đại học”; “Bạn đánh giá thế nào về công việc…”
• Câu hỏi khám phá: “Bạn từng gặp tình huống nào tương tự hay chưa”...
• Câu hỏi thúc đẩy quá trình thảo luận, phân tích vấn đề: “Tại sao điều này… lại dẫn tới vấn đề này…”, “Hai sự việc này có liên kết như thế nào….”
• Câu hỏi định hướng: “Bạn có dự định tiếp tục theo học tại…”, “Sự phát triển của… có ý nghĩa gì với bạn”.
• Câu hỏi đào sâu về cảm xúc: “Cảm nhận của bạn như thế nào khi nhận vị trí này…”, “Trải nghiệm này cho bạn những suy nghĩ, bài học nào….”.

4. Tại sao câu hỏi mở lại quan trọng

Câu hỏi mở là phương tiện quan trọng trong quá trình giao tiếp và cộng tác bởi những lý do sau đây: 

• Cơ sở để hiểu rõ hơn về người khác: Câu hỏi mở cho phép người trả lời được bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc riêng của họ về một chủ đề mà không phải đi theo khuôn phép, định hướng có sẵn (ở câu hỏi đóng). Qua những chia sẻ ấy, bạn có thể hiểu một cách chính xác, toàn diện hơn về mọi người. 
• Thích hợp với những vấn đề, tình huống phức tạp: Những tình huống phức tạp, cần nhận phản hồi chi tiết, bạn cần sử dụng câu hỏi mở thay vì câu hỏi đóng. Bởi mọi người thường có xu hướng mở rộng câu trả lời của mình. 
• Gợi mở quá trình trao đổi: Câu hỏi mở giúp người trả lời được tự do chia sẻ trên nhiều khía cạnh khác nhau. Khi những điểm nhìn mới được đưa ra, nó giúp cuộc trao đổi thêm sôi nổi, phong phú và sâu sắc hơn. 
• Thúc đẩy tư duy toàn diện, sự suy ngẫm: Câu hỏi mở thúc ép người trả lời và cả người đặt câu hỏi thật sự để tâm, nghiền ngẫm về vấn đề được trao đổi. Chỉ khi đó, câu trả lời đưa ra và câu hỏi được đặt kế tiếp mới thực sự có giá trị và giải quyết được khúc mắc. 
• Cho phép đánh giá chính xác: Nhược điểm lớn nhất của câu hỏi đóng là giới hạn góc nhìn của người hỏi, vì vậy những câu trả lời đưa ra thường không bao quát. Với câu hỏi mở, người trả lời không còn vướng mắc trong những giới hạn ấy. Họ có thể đưa ra chính xác về suy nghĩ, hành vi của mình. 
• Thúc đẩy sự thoải mái, tin tưởng và sự sáng tạo: Khi không bị ràng buộc, người trả lời có thể thoải mái chia sẻ ý kiến của mình. Điều này cũng góp phần phát triển sáng tạo, nảy sinh những ý tưởng mới. 

5. Cách đặt câu hỏi mở chất lượng

5.1. Nguyên tắc đặt câu hỏi

• Bám sát mục đích: Việc xác định rõ mục đích câu hỏi giúp bạn lựa chọn chính xác từ ngữ, phương thức trình bày và định hướng câu trả lời phù hợp. Việc bám sát mục đích giúp các câu hỏi được đặt ra đi theo tuyến nội dung thống nhất, đưa tới những thông tin giá trị, bổ trợ cho nhau. 
• Không phán xét: Không phán xét, áp đặt định kiến cá nhân lên người trả lời, lên câu hỏi được đưa ra là nguyên tắc cần tuân theo hàng đầu. Không phán xét giúp người trả lời thoải mái, tự tin đưa ra ý kiến cá nhân của riêng mình mà không phụ thuộc tâm trạng hay đánh giá của người khác. Không phán xét cũng giúp người đặt câu hỏi tỉnh táo nhìn nhận câu trả lời một cách khách quan và đưa ra những câu hỏi mở giá trị khác. 
• Cụ thể, rõ ràng: Câu hỏi mở được đưa ra cần thể hiện rõ ràng mục tiêu, thông tin muốn hướng tới. Người được hỏi có thể dễ dàng hiểu và hiểu chính xác, không hiểu lầm câu hỏi mở đó là gì. Từ đó đưa tới những thông tin chính xác, ý nghĩa nhất. 

5.2. Xác định mục tiêu hỏi, thông tin cần thu thập

Xác định mục tiêu hỏi tức là xác định nội dung thông tin cần thu thập, thông tin đó sẽ hỗ trợ giải quyết vấn đề, khúc mắc cụ thể nào. Chỉ khi xác định mục tiêu hỏi rõ ràng, bạn mới có thể đưa ra câu hỏi đúng trọng tâm, không lan man hay xa vời và đi ngược lại với chủ đề chính. 

5.3. Hiểu rõ đối tượng được hỏi

Hiểu rõ đối tượng được hỏi là ai giúp bạn đưa ra những câu hỏi phù hợp với vai trò, vị trí và dễ dàng nương theo cảm xúc của họ. Nghiên cứu sâu những đặc điểm trên giúp bạn ước lượng được tầm hiểu biết, độ rộng mở và mức độ chi tiết của thông tin sẽ được chia sẻ. Qua đó bạn biết cách lựa chọn câu hỏi như thế nào, với chuyên môn ra sao. Đồng thời tìm hiểu trước về người được hỏi giúp bạn né tránh những câu hỏi riêng tư, nhạy cảm khiến họ không thoải mái. 

5.4. Ngôn từ chắt lọc, đắt giá

Lựa chọn ngôn từ thích hợp là bước tiếp theo giúp câu hỏi mở thêm phần chất lượng, ý nghĩa với cả người được hỏi và người hỏi. Ngoài những lưu ý về mục tiêu, đối tượng phỏng vấn, bạn cần lưu ý về ngữ nghĩa, sắc thái và vai trò của những từ được lựa chọn.

Để những câu hỏi thêm rõ ràng, sinh động, gợi mở thêm nhiều cảm xúc, góc nhìn của người đối diện, bạn có thể vận dụng những từ ngữ sau đây:

• Động từ gợi mở: Bao gồm những động từ tập trung mô tả vào suy nghĩ, cảm xúc như: muốn, thích, cảm nhận, suy nghĩ, ý tưởng, quan điểm… Ví dụ: “Bạn nghĩ gì về buổi hội thảo hôm nay?. 
• Tính thách thức: Những từ ngữ khơi gợi tính tò mò như “tại sao không”, “bạn đã bao giờ nghĩ tới”, “hãy nghĩ xem”… hoặc những giả định như “bạn sẽ làm gì nếu” “làm thế nào để”….
• Tránh những từ ngữ, câu từ dồn ép như “Tại sao bạn làm như vậy”, thay vào đó, hãy sử dụng cách triển khai khéo léo hơn “Cơ sở nào giúp bạn đưa ra quyết định như vậy?”

5.5. Kỹ thuật đặt câu hỏi 

• Để bắt đầu buổi thảo luận, hãy sử dụng những câu hỏi khởi động để thu hút sự chú ý của mọi người. Làm nóng không khí, tạo tâm thế thoải mái cho mọi người sẽ giúp buổi trao đổi thêm cởi mở hơn. 
• Đưa ra những câu hỏi đào sâu vấn đề, câu sau tiếp nối và phát triển trên cơ sở câu hỏi và câu trả lời trước đó. 
• Lắng nghe cẩn thận, tỉ mỉ sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn câu trả lời của đối phương. Thái độ ấy cũng thể hiện sự trân trọng của bạn với những chia sẻ của họ. Giá trị ấy giúp người trả lời thêm tự tin, hứng khởi với chính phần chia sẻ của mình. Cuối cùng, bạn sẽ thu thập thêm nhiều thông tin hữu ích và xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người. 
• Để cuộc nói chuyện đi đúng trọng tâm, và mang lại giá trị lớn nhất, bạn hãy chuẩn bị kỹ lượng bộ câu hỏi phỏng vấn. Phân chia dạng câu hỏi, sắp xếp chúng theo trình tự nhất định dựa trên mục đích, loại thông tin bạn muốn thu thập. 

Kết luận

Câu hỏi mở có nhiều ứng dụng trong giao tiếp, công việc và cuộc sống hàng ngày. Nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi, bao gồm câu hỏi mở/đóng giúp bạn nhanh chóng thấu hiểu mọi người, nâng cao chất lượng công việc hay cả những mối quan hệ xung quanh. Hy vọng bài viết trên giúp bạn hiểu rõ hơn vai trò của câu hỏi mở và những trường hợp thường xuyên sử dụng câu hỏi mở. Đừng quên rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi hàng ngày dựa trên những hướng dẫn của 123job.vn để nâng cao khả năng giao tiếp, phân tích tình huống của bản thân bạn nhé!