Ký nháy là gì? Quy định cần biết về ký nháy, phân biệt ký nháy và ký chính thức

Ký nháy là bước quan trọng trong soạn thảo, phê duyệt văn bản, giúp kiểm soát nội dung trước khi ban hành. Để đảm bảo văn bản được kiểm duyệt đúng quy trình, nắm rõ nguyên tắc ký nháy và những quy định liên quan là điều cần thiết?

Trong phạm vi bài viết này, 123job.vn sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu: Ký nháy là gì, ký nháy trong tiếng Anh là gì? Phân loại ký nháy, quy định cần biết về ký nháy. Phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thức.

1. Ký nháy là gì?

Ký nháy hay ký tắt là hành động đặt chữ ký ngắn gọn, thường chỉ gồm các chữ cái đầu của tên được cách điệu thành một dấu hiệu nhận dạng nhanh, nhằm xác nhận nội dung văn bản đã được kiểm tra và xác nhận. 

Chữ ký nháy trong tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, thuật ngữ quotation mark hay double quotation mark được sử dụng tương tự khái niệm ký nháy tại Việt Nam. 

Chữ ký nháy được sử dụng thường xuyên trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản (xác nhận, xác minh, phê duyệt). Ký nháy thường được sử dụng trong các văn bản chính thức như biên bản, bản thảo, báo cáo, hợp đồng hoặc các tài liệu hành chính nhằm:

• Xác nhận rằng mỗi trang văn bản đã được xem xét kỹ lưỡng.
• Bổ sung thông tin vào các phụ lục của hợp đồng hoặc báo cáo, trong đó chỉ cần xác nhận nhanh bằng chữ ký nháy.
• Trong các trường hợp hành chính nhằm tăng tính minh bạch và xác nhận thông tin chính xác sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng.

Xem thêm: Vai trò của chữ ký email? Cách tạo chữ ký email đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn

2. Vai trò và ý nghĩa của ký nháy trong văn bản

Ký nháy được sử dụng trong nhiều văn bản khác nhau với vai trò sau đây: 

• Xác nhận nội dung của văn bản: Rằng người có trách nhiệm chỉ tiến hành ký nháy sau khi đã xem xét nội dung có trong văn bản và xác nhận nội dung ấy là phù hợp. 
• Kiểm tra tính chính xác: Chữ ký nháy cuối văn bản là minh chứng cho thấy nội dung đó đã qua rà soát và đảm bảo chính xác trước khi trình lên cấp có thẩm quyền cao hơn. 
• Phân chia trách nhiệm: Giúp phân định trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi cấp thẩm quyền trong quá trình soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản. Ký nháy cũng là cơ sở để văn bản được xét duyệt theo đúng quy trình, hạn chế sai sót trước khi được ban hành chính thức.

Với những vai trò trên, ký nháy mang những ý nghĩa sau đây:  

• Hạn chế sai sót: Văn bản đã trải qua nhiều bước kiểm tra khác nhau và ký nháy là minh chứng xác thực hoạt động đó, qua đó giúp tránh việc phát hành tài liệu có lỗi về nội dung hoặc hình thức. 
• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm của tài liệu cũng như đội ngũ tiến hành soạn thảo, ban hành tài liệu đó. 
• Hỗ trợ lưu trữ và tra cứu trong trường hợp cần đối chiếu lại văn bản, chữ ký nháy giúp xác định ai đã tham gia vào quá trình phê duyệt và chỉnh sửa tài liệu đó. 

Xem thêm: Chữ ký email là gì? Top 8 mẫu chữ ký email chuyên nghiệp nhất

3. Phân loại và cách dùng chữ ký nháy

Có thể phân loại chữ ký nháy thành 3 nhóm khác nhau dựa theo vị trí của chúng trong văn bản: 

• Ký nháy cuối trang: Áp dụng cho văn bản có nhiều trang thông tin khác nhau. Chữ ký nháy cuối trang lúc này có tác dụng xác nhận trang tài liệu đã được xem xét và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản (tránh tình huống tự ý sửa chữa, thêm bớt nội dung).
• Ký nháy chốt nội dung: Vị trí đặt để chữ ký nháy lúc này thường là dòng cuối cùng của văn bản. Chữ ký được đặt để như vậy nhằm xác nhận nội dung trong toàn bộ văn bản được kiểm tra, rà soát và đảm bảo. 
• Chữ ký nháy nằm tại nơi nhận hoặc phần chức danh người có thẩm quyền: Áp dụng cho người có trách nhiệm kiểm tra nội dung, hình thức văn bản trước khi trình lên các cấp, cơ quan chức năng cao hơn có thẩm quyền ký chính thức.

4. Quy định cần biết về ký nháy

Quy định về ký tên văn bản hành chính được ấn định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP với những nội dung chính không thể bỏ qua như sau: 

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Ghi quyền hạn của người ký được tiến hành như sau: 

• Ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức  trong trường hợp ký thay mặt tập thể. 
• Ghi chữ viết tắt “Q.” trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong trường hợp được giao quyền cấp trưởng.
• Ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ người đứng đầu trong trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Nếu cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách hay điều hành thì ký như cấp phó ký thay cho cấp trưởng. 
• Ghi chữ viết tắt “TL.” trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong trường hợp ký thừa lệnh. 
• Ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong trường hợp ký thừa ủy quyền. 

Quy định về màu mực ký văn bản: 

• Nội dung này được quy định tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, rằng: Với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh và không dùng các loại mực dễ phai; Với văn bản điện tử, người có thẩm quyền được phép sử dụng chữ ký số. 
• Lưu ý về màu mực sử dụng trong ký chứng từ kế toán: Ký bằng mực không phai; Không được phép ký mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. 

5. Trách nhiệm của người ký nháy là gì?

Người ký nháy thường là người tham gia soạn thảo, biên tập hoặc xét duyệt tài liệu. Chữ ký nháy qua đó thể hiện trách nhiệm của người ký trong quá trình trên, đó bao gồm cả việc rà soát, xác nhận và đảm bảo tính chính xác của nội dung, và khoa học về hình thức.

Vấn đề đặt ra là trách nhiệm của người ký nháy nằm ở đâu? Người ký nháy có phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung văn bản mà mình đã xác nhận hay không?

Câu trả lời là người ký nháy chịu trách nhiệm về chất lượng nội dung tài liệu trước cơ quan, đơn vị và tổ chức đã giao phó trách nhiệm soạn thảo, rà soát, xét duyệt nội dung văn bản cho cá nhân đó. Nếu xảy ra sai sót, cá nhân ký nháy phải chịu kỷ luật, khiển trách theo quy định của cơ quan công tác. Về trách nhiệm pháp lý của văn bản khi được ban hành, người ký chính thức là cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật thay vì người thực hiện ký nháy. 

6. Phân biệt điểm khác nhau giữa ký nháy và chữ ký chính thức

Mặc dù chữ ký nháy hay chữ ký chính thức đều được sử dụng trên những văn bản hoàn chỉnh về mặt nội dung, cùng chung mục đích cam kết về tính đúng đắn của văn bản, song cả hai vẫn có những điểm khác nhau. Dưới đây là những điểm phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thức: 

Kết luận

Hiểu rõ ký nháy là gì và những nguyên tắc, quy định liên quan sẽ giúp bạn sử dụng chúng đúng cách trong quá trình soạn thảo, xét duyệt văn bản. Hãy tuân thủ đúng quy định về ký nháy cũng như ký chính thức để nâng cao hiệu quả công việc, tránh những sai sót và trách nhiệm kỷ luật, pháp lý có liên quan!