Xin nghỉ phép việc đột xuất có thể là điều khó xử, nhưng trong nhiều trường hợp chúng ta buộc phải đối mặt. Vậy khi gặp tình huống như vậy bạn nên xử lí như thế nào để không làm phật lòng bất kỳ ai.

Xin nghỉ phép đột xuất có thể là điều khó xử, nhưng trong nhiều trường hợp chúng ta buộc phải đối mặt. Vậy khi gặp tình huống như vậy bạn nên xử lí như thế nào để không làm phật lòng bất kỳ ai. Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn xin nghỉ có việc đột xuất thật thuyết phục và khéo léo. Cùng theo dõi bài viết sau của 123job.vn để có thêm kinh nghiệm xin nghỉ phép đột xuất. 

1. Tại sao nên xin nghỉ một cách khéo léo?

Việc xin nghỉ phép là điều cần thiết và bắt buộc tại nhiều công ty hiện nay. Tuy nhiên, xin nghỉ có việc đột xuất thường bị xem nhẹ hoặc nhiều người không hiểu hết ý nghĩa của việc này. Dưới đây là lý do tại sao bạn nên xin nghỉ khi có việc đột xuất một cách khéo léo:

  • Bảo vệ quyền lợi cá nhân: Khi có việc đột xuất, bạn nên xin nghỉ khéo léo để bảo vệ quyền lợi của mình trong lao động: được nghỉ phép, được tạo điều kiện khi cần… mà không ảnh hưởng tới quyền lợi: đánh giá, lương, thưởng…
  • Giữ tinh thần trách nhiệm: Có thông báo, xin nghỉ khi có việc đột xuất là cách bạn giữ đúng trách nhiệm của mình đối với quy định công ty, trách nhiệm với đội nhóm của mình thay vì nghỉ đột xuất mà không thông báo, giải trình, gây hoang mang cho đồng nghiệp. 
  • Ấn tượng tốt với quản lý: Mặc dù có việc đột xuất hay rơi vào trường hợp bất khả kháng, nếu bạn xin nghỉ phép một cách khéo léo, bạn sẽ tạo ấn tượng tốt, thể hiện tinh thần chủ động, tôn trọng và có trách nhiệm của mình tới quản lý.  
  • Không làm phiền đồng nghiệp: Giữa đồng nghiệp, có những nhiệm vụ liên kết chặt chẽ với nhau. Thông báo nghỉ phép sẽ giúp đồng nghiệp hiểu tình huống của bạn là gì, từ đó sắp xếp công việc phù hợp để không ảnh hưởng tới tiến độ cá nhân và tiến độ chung của nhóm.
  • Tạo dựng lòng tin với mọi người: Thành thực, chủ động trong thông báo nghỉ phép sẽ giúp bạn tạo dựng lòng tin, tinh thần có trách nhiệm trong mắt sếp và đồng nghiệp. 

việc đột xuất

2. Lý do xin nghỉ việc đột xuất 1 ngày mà không làm mất lòng sếp

Một lý do chính đáng và thuyết phục là điều quan trọng nhất khi xin phép nghỉ có việc đột xuất. Dưới đây là cách tiếp cận, hoặc lý do phù hợp mà bạn có thể đưa ra mà không làm mất lòng bất kỳ ai:

  • Gặp vấn đề về sức khỏe: Trong tình huống bị đau ốm, hoặc cần tới cơ sở y tế thăm khám, bạn cần xin nghỉ phép với cấp trên của mình. Đây là một trong những lý do dễ nhận được sự cảm thông nhất từ mọi người xung quanh. 
  • Sự kiện quan trọng trong gia đình: Việc đột xuất từ gia đình là những tình huống bất ngờ, không ai đoán trước được. Với những tình huống bắt buộc cần có sự có mặt của bạn, bạn nên khéo léo, trung thực xin nghỉ phép từ quản lý. 
  • Giải quyết công việc cá nhân: Trong một số công việc cá nhân: bàn giao công việc cũ, làm hồ sơ giấy tờ, phỏng vấn xin việc… Bạn cũng cần khéo léo trình bày lý do với quản lý, kèm theo cam kết hoàn thiện công việc có trách nhiệm. 
  • Thời tiết, thiên thai: Những trường hợp bất ngờ gây ra do bão, lũ lụt… cũng dẫn tới yêu cầu nghỉ có phép đột xuất. Với những vấn đề, bạn chỉ cần khéo léo trình bày lại tình huống mình gặp phải, kèm theo minh chứng cần phòng khi HR yêu cầu. 

3. Các cách xin nghỉ có việc đột xuất thuyết phục, chuyên nghiệp 

3.1. Nắm rõ quy định của công ty

Mỗi tổ chức sẽ có quy định riêng về số lượng ngày nghỉ phép trong năm, trong tháng cũng như quy trình xin nghỉ phép cụ thể. Do đó, bạn cần nắm chắc những thông tin trên, cân nhắc lý do phù hợp để được duyệt nghỉ phép đột xuất. 

Ngoài ra, xem xét kỹ quy trình xin nghỉ phép, biết rõ mình cần gửi đơn nghỉ việc đột xuất tới đâu và gửi tới ai cũng là nội dung quan trọng. Hãy đảm bảo lá đơn của mình được gửi tới đúng người nhận. Quan trọng nhất, hãy thể hiện mình tôn trọng quy định và kỷ luật nơi làm việc. 

3.2. Lên kế hoạch xin nghỉ việc đột xuất rõ ràng

Mỗi một vị trí đều có vai trò nhất định trong tiến trình công việc của tổ chức. Bạn là người hiểu rõ nhất công việc của mình là gì, có liên kết gì với đội nhóm, và tổ chức. Do đó, khi nghỉ phép có việc đột xuất, bạn cần dự tính chính xác số ngày nghỉ phép của mình là bao nhiêu. Tiếp đó, bạn cần sắp xếp công việc phù hợp, đảm bảo không ảnh hưởng tới hiệu suất chung và không gây ứ đọng công việc của mình. 

3.3. Thông báo sớm tới cấp trên

Gửi đơn nghỉ phép có việc đột xuất tới cấp trên hoặc HR là yêu cầu, quy định chung trong nội quy công ty. Đây là nhiệm vụ bắt buộc phải làm, tuy nhiên thông báo sớm tới cấp trên và đồng nghiệp là việc bạn nên làm để mọi người không lo lắng và đảm bảo công việc chung của cả nhóm. Thông báo sớm sẽ giúp mọi người sắp xếp phương hướng xử lí công việc phù hợp, đảm bảo hiệu suất công việc diễn ra bình thường dù bạn có vắng mặt một hay nhiều buổi.

3.4. Trao đổi rõ ràng

Trao đổi rõ ràng với HR, quản lý về lý do xin nghỉ phép có việc đột xuất, bên cạnh đó bạn cũng cần trao đổi rõ ràng với đồng nghiệp, cấp trên về nội dung công việc của mình trong ngày nghỉ là gì. Những sắp xếp, kế hoạch cho những ngày nghỉ của bạn, bàn giao công việc/ khách hàng (nếu có) cũng nên được chia sẻ với mọi người, đảm bảo công việc cá nhân hay công việc chung đều diễn ra suôn sẻ. 

3.5. Làm việc có trách nhiệm

Có tác phong chuyên nghiệp: thông báo xin nghỉ phép có việc đột xuất sớm, đúng quy trình, gửi đúng địa chỉ nhận đơn, trình bày rõ ràng kế hoạch công việc phù hợp, kèm cam kết hoàn thiện công việc sau nghỉ phép… sẽ giúp bạn có thêm cái nhìn thiện cảm tử quản lý và quản lý nhân sự. Ngoài ra, điều này cũng giúp bạn đảm bảo công việc của mình và nhóm không bị chậm lại và nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp. 

4.Cách viết đơn xin nghỉ có việc đột xuất đúng chuẩn 

Khi xin nghỉ phép có việc đột xuất, bạn cần gửi đơn/hoặc mail xin nghỉ tới cấp trên hoặc nhân sự. Trong đó, nội dung cần xuất hiện trong thư xin nghỉ phép có việc đột xuất bao gồm: 

  • Tiêu đề email rõ ràng: Nội dung tên thư - Họ và tên - Vị trí/Phòng ban.
  • Lời chào tới người nhận; Kính gửi anh/chị (tên người quản lý trực tiếp) hoặc Chào anh/chị (tên cấp trên) hoặc Kính gửi Bộ phần Nhân sự Công ty ABC.
  • Thông tin về lý do viết đơn: Trình bày rõ ràng, khéo léo lý do xin nghỉ do việc đột xuất của mình.
  • Thể hiện trách nhiệm của mình với công việc, kế hoạch cho nội dung công việc của mình, bàn giao công việc cho ai, việc gì (nếu có). 
  • Lời cảm ơn của bản thân đối với cấp trên và yêu cầu nhận được xét duyệt sớm từ phía người tiếp nhận đơn. 

Lưu ý: Ngôn từ được sử dụng cần lịch sự, thể hiện rõ sự tôn trọng của bản thân với nhóm, tổ chức và tinh thần trách nhiệm của bản thân với công việc chung. Ngoài ra, hãy đảm bảo đơn xin phép của bạn gửi tới địa chỉ email phù hợp, thường là email làm việc hoặc email riêng nếu công ty có quy trình tiếp nhận đơn xin nghỉ phép riêng. 

5. Mẫu đơn xin nghỉ có việc đột xuất đúng chuẩn 

việc đột xuất

Mẫu đơn xin nghỉ phép có việc đột xuất từ gia đình

việc đột xuất

Mẫu đơn xin nghỉ phép có việc đột xuất do bị ốm

việc đột xuất

Mẫu đơn xin nghỉ phép có việc đột xuất bằng tiếng Anh 

Kết luận

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép do có việc đột xuất chuẩn chỉnh mà 123job.vn gửi tới bạn đọc. Xin phép một cách khéo léo và rõ ràng là khi có việc đột xuất là nguyên tắc ứng xử quan trọng cần được tuân thủ tại nơi làm làm việc. Đừng quên gửi lời xin phép tới cấp trên, cũng như thông báo tới đồng nghiệp khi cần nghỉ phép để đảm bảo tính chuyên nghiệp, và không làm ảnh hưởng tới công việc chung.