Những chiến lược độc đáo thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp

Làm việc nhóm từ lâu đã khẳng định được tầm quan trọng của nó trong sự vận hành của mỗi doanh nghiệp. Các nhà quản lý luôn không ngừng tìm kiếm những chiến lược để thúc đẩy hiệu quả tinh thần này. Cùng xem những chiến lược độc đáo nhất là gì nhé!

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu kỹ năng làm việc nhóm là gì? Đây là một kỹ năng đặc biệt, giúp mọi người cùng thực hiện một nhiệm vụ và và hướng tới mục tiêu chung. Doanh nghiệp là một “nhóm” quy mô lớn, với bộ máy quản lý phức tạp, các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau để thực hiện những khâu công việc cụ thể. Không những thế, mỗi phòng, ban lại là một nhóm người được giao những phần việc riêng, do vậy mà kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả lại càng vô cùng quan trọng. Lợi ích của việc làm việc nhóm là không thể bàn cãi, các nhà quản lý lại càng hiểu rõ điều này, vì vậy mà họ luôn đau đáu những chiến lược khác nhau để thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Hãy cùng tìm hiểu những chiến lược đó trong nội dung dưới đây nhé!

I. Sắp xếp lại không gian đóng thay vì không gian mở

Trái với suy nghĩ những không gian mở sẽ tốt cho nhân viên hơn trong việc thúc đẩy tinh thần năng động và sáng tạo của họ, thực tế, làm việc nhóm trong thời gian dài với không gian này có thể khiến nhân viên giảm khả năng tập trung, dễ bị phân tâm với những tiếng ồn bên ngoài. Một không gian đóng sẽ hiệu quả hơn nhiều trong vấn đề làm việc nhóm. 

Sự yên tĩnh của không gian đóng sẽ đem tới cho nhân viên cảm giác tự tin hơn, họ sẽ có thể tập trung làm phần việc của mình mà không bị xao nhãng với quá nhiều hình ảnh và tiếng ồn bên ngoài. Thậm chí, họ có thể bước ra khỏi vỏ bọc cứng ngắc của mình khi ở môi trường tập thể.một cách thoải mái và tự do. Khi đó, hiệu quả làm việc nhóm chắc hẳn sẽ tăng cao hơn nhiều. Những bức tường ngăn cách văn phòng riêng và hội nghị sẽ trở thành công cụ tốt tạo ra trạng thái tinh thần tích cực cho mọi nhân viên đó!

II. Xây dựng các kênh giao tiếp không đồng bộ

Xây dựng các kênh giao tiếp không đồng bộ trong làm việc nhóm

Để thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp, rất nhiều nhà quản lý đã chọn cách thiết lập những kênh lưu trữ tài liệu, phần mềm tin nhắn và phần mềm quản lý dự án chung. Tuy nhiên, họ lại vô tình quên mất cần phải dành thời gian quan tâm nhiều hơn tới cách mà nhân viên sử dụng những công cụ này trong làm việc nhóm. Đó mới là chìa khóa quan trọng nhất để hiệu quả công việc được nâng cao. 

Kênh giao tiếp không đồng bộ được sử dụng để giải quyết hiệu quả vấn đề này. Nó hoạt động dựa trên mô hình giao tiếp giữa các bộ phận của một máy tính. Cụ thể, thông tin được một bên chủ động đưa ra, nhưng chỉ được bên còn lại tiếp nhận khi bên đó đồng ý và phản hồi nếu thấy phù hợp. Cách làm việc nhóm này khiến mỗi cá nhân trong tập thể nâng cao tinh thần chủ động trong mỗi khâu của công việc. Hơn nữa, các kênh giao tiếp không đồng bộ còn giúp cho các công việc đang làm của “người nhận tin” không bị ngắt quãng, từ đó tính tập trung luôn được đảm bảo xuyên suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao khi làm việc nhóm.

Thực tế, các công ty có uy tín thường thể hiện sự tôn trọng đối với quyền riêng tư của nhân viên bằng cách cho họ tùy ý cài đặt phần tài khoản của mình trên các kênh giao tiếp không đồng bộ. Các nhân viên có thể lựa chọn trạng thái “Không làm phiền” để không nhận các thông báo không liên quan, gây phiền toái và ảnh hưởng không tốt tới tiến độ công việc đang làm.

III. Áp dụng quy trình làm việc nhóm “Chỉ bắt đầu họp khi làm xong việc”

Áp dụng quy tắc "chỉ họp khi đã hoàn thành xong công việc" trong làm việc nhóm

Làm việc nhóm sẽ trở thành “mớ bòng bong” nếu mọi cuộc họp đều không được báo trước. Người chủ trì và những người dự cuộc họp sẽ không có một outline thống nhất ngay từ đầu, và nội dung cuộc họp sẽ nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn hay thậm chí là dẫn tới những xích mích không đáng có.

Do vậy, tốt hơn hết để làm việc nhóm hiệu quả, người quản lý cần áp dụng quy trình “Chỉ họp khi công việc đã được hoàn thành xong”. Khi đó, người chủ trì cuộc họp sẽ có thời gian chuẩn bị trước outline, sắp xếp riêng từng phần phiên họp để đạt tới hiệu quả tốt nhất. Đồng thời, khi cuộc họp được báo trước, nhân viên sẽ xác định được phạm vi công việc của mình để xây dựng phần trình bày thật chỉn chu và khoa học. 

Trong buổi họp, người quản lý có thể thiết lập một số quy định chung để giúp mọi người định hướng rõ hơn, đưa ra quyết định nhanh chóng và tránh thời gian chết khi làm việc nhóm. Đồng thời những quy định chung sẽ làm giải tỏa các bất đồng trong thời gian ngắn và tránh hết mức những xích mích không đáng có.

Sau mỗi buổi họp, người chủ trì có thể cho mọi người không gian và thời gian riêng để giải quyết các vấn đề cá nhân. Hoặc nếu vấn đề phát sinh không nhỏ, hãy cân nhắc đến việc tổ chức một buổi họp khác trong tương lai gần để vấn đề được giải quyết.

IV. Xây dựng cơ sở hạ tầng cho tình huống làm việc từ xa

Đôi khi, chi phí tuyển và thuê nhân sự chính thức khá cao khiến cho các nhà quản trị nghiêm túc cân nhắc tới phương án thuê nhân viên làm việc tại nhà. Khi đó, hiệu quả của việc làm việc nhóm càng quan trọng hơn bao giờ hết. 

Trong tình huống này, doanh nghiệp cần chủ động đầu tư vào những công nghệ quản lý từ xa, ứng dụng nhắn tin, chia sẻ màn hình mỗi cuộc họp… để giúp nhân viên gần gũi, tương tác như ngoài đời thực để làm việc nhóm. Đồng thời, mỗi nhà quản lý đều phải chắc chắn rằng nhân viên của mình đã biết sử dụng thành thạo những công nghệ này. Việc bỡ ngỡ và bối rối chỉ nên kéo dài ngắn trong thời gian đầu công nghệ được đem vào sử dụng trong làm việc nhóm.

V. Tạo dựng các mối quan hệ trong những buổi nói chuyện thẳng thắn

Xây dựng quan hệ trong làm việc nhóm

Sự kết nối giữa các nhân viên luôn là chìa khóa quan trọng quyết định hiệu quả trong làm việc nhóm. Tất nhiên, việc “cả nể” trong những mối quan hệ thân mật cần tuyệt đối tránh, nhưng để nhân viên có tinh thần cao nhất đối với mục tiêu chung, nhà quản lý không nên phớt lờ những khoảng cách tồn tại giữa mọi người trong nhóm. 

Thực tế, cách làm việc nhóm hiệu quả nhất không thể thiếu những mối quan hệ được tạo dựng trong những buổi nói chuyện thẳng thắn. Đây là một trong những cách ưa thích của những nhà quản trị chuyên nghiệp để kéo nhân viên của mình gần gũi với nhau hơn. Khi nhân viên đã trở nên thân thiết và bớt dần những khoảng cách xã giao, hiệu quả trong làm việc nhóm sẽ tăng lên đáng kể nhờ thái độ cởi mở và tích cực của mỗi thành viên trong nhóm.

VI. Không nhất thiết phải ngồi cạnh mới làm việc nhóm được

Nhà quản lý khôn ngoan sẽ biết rằng khái niệm “làm việc nhóm” không hề dừng lại ở việc sắp xếp chỗ ngồi cạnh nhau cho mỗi nhân viên. Chủ động hợp tác và định hướng kinh doanh luôn là ưu tiên hàng đầu để hiệu quả làm việc nhóm được teamwork cải thiện và nâng cao. Việc này đòi hỏi nhà quản lý cần chú trọng vào việc lập kế hoạch, đầu tư vào công nghệ, loại bỏ những ý tưởng lạc hậu về, đồng thời giúp mỗi người hiểu rõ tầm quan trọng của mình đối với mục tiêu chung.

VII. Kết luận

Nội bộ mỗi doanh nghiệp đều cần những nhà quản lý có con mắt tinh tường và chiến lược độc đáo giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm cho nhân viên. Mong rằng qua bài viết trên, bạn đã tổng hợp được cho mình những kiến thức thực sự bổ ích. Hãy đến với 123job ở những bài viết sau để tìm hiểu những thông tin liên quan đến kỹ năng làm việc nhóm nhé!