Những điều cần biết về hồ sơ đăng ký kinh doanh

Bất cứ doanh nghiệp nào trước khi thành lập cũng phải chuẩn bị cho mình hồ sơ đăng ký kinh doanh thật hoàn chỉnh. Vì vậy mà ở bài viết này, 123Job sẽ cung cấp cho các bạn những kiến thức bổ ích nhất về hồ sơ đăng ký kinh doanh.

I. Hồ sơ đăng ký kinh doanh là gì?

Hồ sơ đăng ký kinh doanh là tập hợp các giấy tờ, tài liệu cần thiết theo quy định để thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh là điều kiện mang tính pháp định để doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Với mỗi loại hình doanh nghiệp, pháp luật quy định hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm các tài liệu và giấy tờ khác nhau. 

II. Hồ sơ đăng ký kinh doanh cần những giấy tờ gì?

1. Đối với doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân cần những giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định.
• Bản sao giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác.
• Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.
• Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc và cá nhân khác đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

2. Đối với công ty hợp danh

Hồ sơ đăng ký kinh doanh của công ty hợp danh bao gồm những giấy tờ sau đây:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định.
• Dự thảo điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên, bản sao giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của mỗi thành viên.
• Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty hợp danh kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.
• Chứng chỉ hành nghề của thành viên hợp danh và cá nhân khác đối với công ty hợp danh kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

3. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn

Công ty trách nhiệm hữu hạn cần chuẩn bị những giấy tờ trong hồ sơ đăng ký kinh doanh như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định.
• Dự thảo điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên và các giấy tờ kèm theo sau đây:

Đối với thành viên là cá nhân: Bản sao giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác.

 Đối với thành viên là tổ chức: Bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức, văn bản ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải có chứng thực của cơ quan nơi tổ chức đó đã đăng ký không quá ba tháng trước ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

• Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.
• Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân khác đối với công ty kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

4. Đối với công ty cổ phần

Hồ sơ đăng ký kinh doanh của công ty cổ phần giống với hồ sơ đăng ký kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định.
• Dự thảo điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên và các giấy tờ kèm theo sau đây:

Đối với thành viên là cá nhân: Bản sao giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác.

Đối với thành viên là tổ chức: Bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức, văn bản ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải có chứng thực của cơ quan nơi tổ chức đó đã đăng ký không quá ba tháng trước ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

• Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.
• Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân khác đối với công ty kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

5. Đối với nhà đầu tư nước ngoài

Với nhà đầu tư nước ngoài thì hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm hồ sơ, trình tự, thủ tục, điều kiện và nội dung đăng ký kinh doanh, đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài lần đầu tiên đầu tư vào Việt Nam được thực hiện theo quy định của pháp luật về đầu tư.

6. Đối với hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể có những lưu ý riêng nên hồ sơ đăng ký kinh doanh cũng cần chú ý hơn.

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Giấy tờ này phải có các nội dung như: Tên hộ kinh doanh, địa chỉ, địa điểm kinh doanh, số điện thoại, email, ngành nghề kinh doanh, số vốn kinh doanh, số lao động, họ tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, số và ngày cấp CMND hoặc thẻ căn cước công dân hay hộ chiếu của các cá nhân thành lập hộ kinh doanh.

Mọi người có thể tham khảo mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh hộ gia đình dưới đây để hình dung rõ hơn:

Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ gia đình

• Ngoài giấy đăng ký kinh doanh hộ gia đình thì hồ sơ đăng ký kinh doanh còn cần bản sao của thẻ căn cước công dân hoặc CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân tham gia hộ kinh doanh hoặc người đại diện hộ gia đình hoặc bản sao biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ nếu hộ do một nhóm cá nhân thành lập.

III. Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh ở đâu?

Nếu bạn muốn đăng ký thành lập công ty thì bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh tại phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi bạn muốn đặt trụ sở doanh nghiệp. Thời gian đăng ký giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 3 ngày làm việc.

Nếu bạn muốn đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể thì bạn đăng ký kinh doanh tại phòng kinh tế cấp quận/huyện nơi bạn muốn đặt họ kinh doanh tại đó. Thời gian cấp giấy phép hộ kinh doanh cá thể là 4 ngày làm việc.

IV. Những điểm mới cần lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

1. Văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng, chứng thực

Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng, chứng thực theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Người thành lập doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hồ sơ đăng ký kinh doanh cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Hiện nay, đa phần người thành lập doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện. Theo đó, khi đăng ký thành lập trong trường hợp này phải kèm văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trước đây, tại khoản 2 điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP chỉ nêu văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật, không quy định cụ thể văn bản ủy quyền có cần công chứng, chứng thực hay không. Chính điều này dẫn đến việc không thống nhất trong quá trình thực hiện, gây khó khăn cho doanh nghiệp khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh và cơ quan đăng ký kinh doanh trong quá trình thực hiện.

Do đó, tại khoản 2 điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi từ điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP đã bổ sung quy định văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

2. Hồ sơ đăng ký kinh doanh không bắt buộc phải đóng dấu

Trong hồ sơ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp. 

Đây là quy định hoàn toàn mới được bổ sung tại khoản 1 điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP. Có thể thấy được rằng đây là bước thay đổi lớn trong luật pháp của Việt Nam, lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp là một trong những lĩnh vực đầu tiên không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu.

3. Đơn giản hóa hồ sơ đăng ký kinh doanh công ty TNHH một thành viên

Theo điều 2 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên là tổ chức thì khi thành lập công ty phải có một trong các giấy tờ sau:

• Bản sao hợp lệ quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác.
• Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức là chủ sở hữu công ty.

Hiện nay, theo quy định thì không còn yêu cầu nộp điều lệ của chủ sở hữu, chỉ cần nộp bản sao hợp lệ quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác. 

Đơn giản hóa hồ sơ đăng ký kinh doanh

Như vậy, hồ sơ đăng ký kinh doanh của công ty TNHH 1 thành viên đã được tối giản đi nhiều để phù hợp hơn với điều kiện của công ty.

4. Thông báo mẫu dấu qua mạng không cần nộp hồ sơ giấy

Với trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng văn bản giấy đến phòng đăng ký kinh doanh nữa. Thủ tục này giúp doanh nghiệp không mất thời gian chờ đợi và như vậy thời gian hoàn thành thủ tục hành chính cũng được hoàn thành trong khoảng thời gian rất ngắn.

5. Nộp và nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh qua đường bưu điện 

Hiện tại, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp phải được thực hiện trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, với quy định mới cho phép doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai hình thức: Nộp trực tiếp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại phòng đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký nộp hồ sơ, nhận kết quả qua đường bưu điện (Theo khoản 8 điều 29 Nghị định 108/2018/NĐ-CP)

Nộp và nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

V. Hướng dẫn nộp công văn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Đơn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh là văn bản được cá nhân, tổ chức (chủ thể là chủ sở hữu công ty sắp thành lập/người đại diện theo pháp luật của công ty đã thành lập) sử dụng đề đề nghị chủ thể có thẩm quyền xem xét và chấp nhận đề nghị cho chủ thể làm đơn được rút lại hồ sơ đăng ký kinh doanh.

1. Mẫu công văn xin rút hồ sơ

Mời mọi người tham khảo mẫu đơn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh:

Đơn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh

2. Các bước nộp công văn qua mạng

Các bước nộp công văn qua mạng

Với sự phát triển của công nghệ thì việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng đã được tiến hành và được nhiều nhận xét tích cực. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn các bước nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng:

• Bước 1: Soạn thảo công văn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh
• Bước 2: Nộp công văn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Sau khi hoàn thành các thao tác trên thì bạn hãy xóa hết các văn bản đính kèm của hồ sơ cũ rồi tải công văn rút hồ sơ đăng ký kinh doanh vào mục khác trong tài liệu đính kèm.

VI. Kết luận

Với bài viết này, hy vọng chúng tôi đã cung cấp được đầy đủ nhất những thông tin xung quanh việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh. Đây là một trong những hồ sơ, giấy tờ quan trọng nhất của công ty nên những người có thẩm quyền phải thực sự chú ý, tránh xảy ra những sai sót trong quá trình thực hiện.