Những kinh nghiệm xương máu trong quản lý dự án dành cho doanh nghiệp

Quản lý dự án là gì? Bật mí cho bạn những kinh nghiệm xương máu trong việc quản lý dự án dành cho các doanh nghiệp nhất là đối với các doanh nghiệp khởi nghiệp trong giai đoạn hiện nay.

Quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là công cụ đặc thù để đạt được mục tiêu dự án thông qua các hoạt động được kiểm soát, phối hợp thực hiện. Trong biên bản quản lý dự án có quy định về mặt thời gian và hình thức thực hiện, các tình huống phát sinh, các mục hạn chế về mặt thời gian và thể thức thực hiện.

Quản lý dự án là việc làm áp dụng những kiến thức và kỹ năng cùng với các công cụ kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, đáp ứng yêu cầu của dự án khi được đặt trong giới hạn về không gian và thời gian cũng như chi phí quản lý dự án. Đặc trưng của các dự án là đều có mục đích duy nhất, có kết quả rõ ràng; Thời gian để dự án tồn tại là hữu hạn, trải qua các giai đoạn hình thành khác nhau. Các bước thực hiện của dự án dựa trên sự phối hợp của nhiều bên và ban quản lý dự án; Dự án luôn yêu cầu các nguồn lực rõ ràng, cụ thể; Nhiều dự án luôn đòi hỏi yêu cầu về quy mô tài nguyên lớn và thực hiện trong khoảng thời gian nhất định. 

Quản lý dự án thông qua phần mềm quản lý dự án. Và nếu như bạn đang băn khoăn và cảm thấy mơ hồ khi được giao nhiệm vụ quản lý dự án và có vô vàn vấn đề nảy sinh thì dưới đây sẽ là 8 kinh nghiệm giúp bạn quản lý dự án tốt nhất nhé! 

Quản lý dự án hiệu quả

Khi bắt đầu tìm hiểu về quy trình quản lý dự án, bạn sẽ được tiếp xúc với các bí quyết, những phần mềm, những công cụ có thể nói là mới lạ và đầy thú vị. Điều bạn muốn lúc này chính là chiếm lĩnh những công cụ đó và sử dụng nó thật tốt. Sự thực nghiệm không mang lại hiệu quả hay không làm đúng trọng tâm có thể khiến cho cả dự án của bạn bị gián đoạn, thậm chí còn ảnh hưởng tới các hoạt động khác trong doanh nghiệp. 

Chính vì lý do này, 123job bật mí cho các nhà quản lý những bí quyết sau để quản lý dự án tránh những sai lầm không đáng có khi triển khai một quy trình quản lý dự án.  

I. Giữ sự trao đổi liền mạch giữa các bên trong dự án

Theo thống kê cho thấy có tới khoảng 57% những dự án thất bại là do không có sự thông suốt khi trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện quản lý dự án. 

Các bên liên quan với quản lý dự án không chỉ có khách hàng, nhà đầu tư mà còn bao gồm cả những thành viên thuộc trong ban quản lý dự án. Việc duy trì trao đổi đối với khách hàng và các nhà đầu tư giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng xác định yêu cầu cũng như những mục tiêu dự án. 

Quy trình quản lý dự án cần gắn liền và duy trì sự tương tác giữa các thành viên cũng như các thành viên trong đội ngũ quản lý dự án tạo điều kiện cho công việc được cập nhật thường xuyên và liên tục hơn, tích cực, chủ động giảm thiểu rủi ro, tránh lãng phí về thời gian cho những công việc không cần thiết. Bên cạnh đó, việc thường xuyên quan tâm và nắm bắt tình hình dự án cũng giúp quản lý rủi ro hiệu quả cho các cấp quản lý dự án. 

Mục tiêu quản lý của bạn coi như đã hoàn thành được một nửa khi thực hiện thành công kinh nghiệm quản lý dự án giữ liền mạch kết nối với các bên tham gia dự án. 

Quy trình quản lý dự án

II. Xác định rõ vai trò của từng thành viên trong dự án

Với một dự án quan trọng, dừng bao giờ để diễn ra tình trạng khẩn cấp “cha chung không ai khóc” hoặc “sống chết mặc bay” khi bạn quản lý dự án của mình. Các công việc liên quan đến dự án cần phải được phân công rõ ràng và cụ thể, mỗi cá nhân hoặc mỗi nhóm phải có trách nhiệm về một vấn đề nào đó trong dự án. Với kinh nghiệm về quản lý dự án khi xác định rõ vai trò của từng thành viên giúp làm gia tăng sự minh bạch và trong sáng của dự án đối với tổ chức. Đồng thời phương pháp quản lý dự án này giúp cho các thành viên tham gia dự án ý thức được trách nhiệm của mình, nâng cao tính chủ động, sáng tạo và cố gắng hoàn thành công việc, rèn luyện tính làm việc có trách nhiệm cao hơn. 

III. Luôn chuẩn bị cho dự án những phương án đề phòng rủi ro

Theo con số thống kê tại cuộc khảo sát được thực hiện bởi PWC, trong số các dự án thành công và mang lại hiệu quả cao thì có tới 83% dự án mà các nhà quản lý dự án chuẩn bị trước các phương án đề phòng rủi ro, chuẩn bị các phương án cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra đối với dự án mà họ quản lý. 

Điều tất yếu ở một số dự án mới chính là tiềm ẩn nguy cơ rủi ro nhất định. Những rủi ro mà bạn hoàn toàn có thể lường trước được vậy thì tại sao không sớm phát hiện ra nó và làm giảm thiểu nó đi? Chuẩn bị các phương án dự phòng để làm hạn chế rủi ro là điều thực sự cần thiết. Một phương pháp quyết liệt chính là xây dựng đội đặc nhiệm trong việc quản trị rủi ro và xử lý các khủng hoảng về tài chính, chi phí quản lý dự án, các vấn đề xoay quanh dự án. Đây chính là động thái khá khôn khéo của các nhà quản lý nói chung, quản lý thời gian và quản lý dự án nói riêng. 

Quy trình quản lý dự án mang lại hiệu quả cao

IV. Xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng

Nhà quản lý dự án thông minh là luôn biết đưa ra kế hoạch cụ thể và rõ ràng cho từng thời kỳ. Có thể bạn chưa biết, chìa khóa thành công của một dự án chính là một bản kế hoạch hoàn chỉnh và tươm tất nhất. Kế hoạch dự án giúp đảm bảo cho dự án của bạn đúng tiến độ và hoàn thành được mục tiêu đề ra. Khi một bản kế hoạch chi tiết và cụ thể các thành viên trong ban quản lý dự án sẽ dễ dàng nắm được những nhiệm vụ cụ thể của mình và nằm được những đầu việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện trước ở từng thời điểm nhất định. 

Khi có kế hoạch quản lý dự án, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn và thuận tiện hơn. Bản kế hoạch quản lý dự án sẽ giúp cho bạn thoát ly được bản thiết kế cứng, bạn không còn phải phụ thuộc quá nhiều vào bản thiết kế cứng nữa nhé. 

V. Luôn cập nhật những tài liệu quan trọng

Trong những quy trình quản lý dự án, việc tạo lập và cập nhật những tài liệu quan trọng là điều kiện tiên quyết và là yếu tố bắt buộc đối với nhà quản lý. Bộ phận phát triển dự án của bạn sẽ không thể tiến hành các công việc của họ nếu như thiếu những tài liệu về dự án. Bên cạnh đó, nhân viên bộ phận marketing lại cần tài liệu về các nhân tố thị trường để nghiên cứu các chiến lược marketing để quảng bá cho dự án. Bộ phận sale marketing lại yêu cầu về tài liệu liên quan đến dự án để hỗ trợ tư vấn khách hàng, giới thiệu sản phẩm tới khách hàng. Vô vàn các công tác liên quan đến dự án đều cần tới những tài liệu về dự án đó, đòi hỏi nhà quản lý dự án phải liên tục update thông tin về dự án. 

Cập nhật tài liệu về dự án

Các tài liệu dự án là vô cùng quan trọng, không chỉ trong nội bộ dự án mà còn tạo mối liên hệ giữa các dự án khác với nhau, điều này đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin dự án hiệu quả hơn. Những thông tin về quản lý dự án cũng giúp cho những nhà quản lý đưa ra các quyết định liên quan đến dự án. 

Tuy nhiên, nhà quản lý dự án cần lưu ý không quá tài liệu hóa các giai đoạn mang tính chất thủ tục rườm rà không thực sự cần thiết bởi đây chính là yếu tố làm tiêu tốn thời gian của bạn. Suy cho cùng, khách hàng cuối cùng cũng chỉ quan tâm tới kết quả cuối cùng của bạn có tốt hay không thôi.  

VI. Duy trì các cuộc họp dự án định kỳ

Những cuộc họp giao ban về dự án có vai trò vô cùng quan trọng đối với cả khách hàng và ban quản lý dự án. Phía khách hàng sẽ có thời cơ để lắng nghe các báo cáo tiến độ dự án, trên cơ sở bổ sung yêu cầu khách hàng về dự án. Về phía ban quản lý dự án, đây là cơ hội để đánh giá công việc đang được thực hiện, rà soát lại những gì đã đạt được trong thời gian vừa qua và những điều cần tiếp tục triển khai trong giai đoạn tiếp theo. Để giúp nhà quản lý điều tiết công việc tốt hơn, dự án cần được phân chia thành các mốc thời gian cụ thể. 

VII. Đơn giản hóa với các công cụ hỗ trợ quản lý dự án và công việc

Ứng dụng công nghệ trong quản lý là kinh nghiệm đầy tính thiết thực, phản ánh nhu cầu thực tiễn một cách chính xác nhất. Các công cụ như excel, email là công cụ quản lý hiệu quả trong thời gian dài, tuy nhiên đây là phương pháp truyền thống giúp đẩy nhanh tiến độ công việc.

Ngày nay, dưới sự ảnh hưởng của công nghệ thông tin thời đại 4.0 các công cụ quản lý dự án ngày càng bộc lộ những mặt hạn chế. Chính vì vậy, phần mềm quản lý dự án là công cụ hoàn toàn mới là và mang đến hiệu quả quản lý vượt trội. Xu hướng ngành quản trị hiện nay là dựa trên nền tảng công nghệ E-management giúp giải quyết các bài toán đau đầu về quản lý dự án cho doanh nghiệp.  

Thay đổi kế hoạch cho phù hợp với sự phát triển của dự án

VIII. Mạnh dạn liên tục thay đổi theo tính chất của dự án

Tính chất dự án ngày càng thay đổi nhanh chóng và liên tục. Dự án của bạn sẽ khó có thể thành công nếu như bạn vẫn cứ bám víu vào những quan niệm cũ, những phương pháp làm cũ, kết quả của dự án sẽ không đạt được như kỳ vọng của bạn. Chính vì vậy, nhạy bén trong cách thức tiếp cận mới, những phương pháp mới là vô cùng cần thiết. Các nhà quản lý cần thay đổi linh hoạt các kế hoạch thực hiện dự án, đưa ra những cải tiến mới nhằm thực hiện hiệu quả quản lý dự án của bạn

IX. Kết luận

Trên đây là những chia sẻ của 123job về kinh nghiệm quản lý dự án hiệu quả. Thông qua đó, các nhà quản lý chắc chắn đã tìm ra được các giải bài toán quản lý dự án hiệu quả cao hơn. Hãy biến những bí kíp này từ những lý thuyết trở thành thực tiễn để giúp nâng hiệu quả quản lý dự án cao nhất nhé. Chúc các bạn thành công với quy trình quản lý dự án tuyệt vời này.