Làm việc chưa hiệu quả chính là lý do khiến nguồn lực thời gian cạn kiện. Để khắc phục vấn đề đó hãy cùng 123job tìm hiểu những lối sống tối giản giúp giải quyết tình trạng “đa nhiệm” và làm việc hiệu năng suất trong bài viết dưới đây.

Thời đại 4.0 làm cho cả thế giới phát triển đa dạng và muôn màu, mỗi con người trong thời đại hiện nay đều luôn muốn và luôn có vô số lựa chọn để trải nghiệm những thứ mới mẻ và thú vị. Tuy nhiên, các đầu việc ngày một gia tăng và khiến chúng ta luôn gánh trên vai khối lượng công việc khổng lồ khiến mất cân bằng cuộc sống. Sự hứng thú và trải nghiệm khi xã hội phát triển lại trở nên vô nghĩa khi mà họ chẳng có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và tận hưởng cuộc sống hay làm những công việc mình yêu thích.

Điều này là dễ hiểu trong bối cảnh luôn thay đổi như ngày nay nhưng nếu bạn không cố gắng thì sẽ bị bỏ lại phía sau. Vậy hãy làm cho cuộc sống của chúng ta tối giản đi để cảm thấy cuộc sống này thật có ý nghĩa và luôn cảm thấy được đối xử nhẹ nhàng bằng những lối sống tối giản từ ngày hôm nay!

I. List ra những công việc cần làm mỗi ngày

Lối sống tối giảnlà cụm từ được nhắc đến nhiều nhất hiện nay khi mọi người muốn thiết kế một cuộc đời hoàn hảo cho mình. Xây dựng lối sống tối giản của người Nhật cũng không phải là điều khó khăn. Hãy thử khởi động mỗi ngày làm việc của bạn bằng cách liệt kê ra các công việc cần làm trên giấy hoặc bằng ứng dụng đều được. Danh sách việc cần làm (To-do list) trong 24h sẽ không dài đến mức tốn nhiều thời gian suy nghĩ của bạn. Chỉ mất vài phút bạn đã phác họa toàn bộ kế hoạch trong ngày và điều này giúp bạn làm việc một cách ngăn nắp, dễ dàng hơn rất nhiều mà tránh tình trạng không làm hết công việc cần làm.

Đây chính là một trong những lối sống tối giản giúp bạn thành công trong cuộc sống khi thực hiện kỹ năng lập kế hoạch này thường xuyên. Quan trọng nhất, bạn cần tuân thủ theo To-do list của mình càng chi tiết càng tốt, tránh làm thiếu hoặc thừa nhiệm vụ để không bị giải quyết chồng chéo. Lối sống tối giản chính là việc lên kế hoạch thật tốt cho những việc cần phải làm trong ngày

II.   Đánh dấu những nhiệm vụ thiết yếu

Sau khi đã lập xong To-do list của mình, hãy rà soát lại nó và lọc ra trong đó những nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành trong ngày hoặc những nhiệm vụ bạn cần làm xong đầu tiên. Các nhiệm vụ cấp bách nhất sẽ thường ngay lập tức thu hút được mối quan tâm của bạn vì thế mà không cần đắn đo nhiều về chọn ra làm việc nào trước, việc nào sau, bạn còn có thể sắp xếp toàn bộ To-do list của mình theo thứ tự từ nhiệm vụ khẩn cấp đến ít ưu tiên nhất nếu bạn muốn.

Khi thực hiện xong công việc hãy đánh dấu hoàn thành, thấy được những gì mình đã làm được trong ngày sẽ cảm thấy không lãng phí thời gian mà còn là động lực thúc đẩy công việc. Đây chính là một trong những phương pháp xây dựng lối sống tối giản của người Nhật được áp dụng rộng rãi trên thế giới và mang lại hiệu quả rõ rệt.

Xây dựng lối sống đơn giản thật dễ dàng bằng hành động nhỏ là đánh dấu những nhiệm vụ khi đã hoàn thành

Xây dựng lối sống tối giản thật dễ dàng bằng hành động nhỏ là đánh dấu những nhiệm vụ khi đã hoàn thành

III.  Giảm bớt những nhiệm vụ không quan trọng

Sau khi đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng, hãy tiếp tục tìm kiếm trong list công việc của bạn những nhiệm vụ bạn đã liệt kê nhưng không quá cần thiết. Để quản lý thời gian chặt chẽ nhất, những nhiệm vụ này không nhất thiết phải làm nếu như bạn thấy một ngày là không đủ để thêm chúng. Nếu bạn đã sắp xếp toàn bộ list ngay từ đầu thì đến đây chỉ cần gạch đi một số công việc nằm dưới đáy. Lối sống tối giản cả người Nhật này sẽ giúp quỹ thời gian của bạn phân chia đồng đều hơn và giúp bạn kiểm soát tốt hơn.

Giảm bớt những nhiệm vụ không quan trọng chính là lối sống tối giản giúp cuộc sống thoải mái hơn khi bạn không phải mất thời gian cho những công việc không cần thiết, dành thời gian để thực hiện những mục đích to lớn có ý nghĩa hơn đối với cuộc sống bạn hay chỉ đơn giản là có thời gian để nghỉ ngơi hay những phút giây hạnh phúc bên gia đình. Lối sống tối giản giúp cân bằng cuộc sống, là giảm bớt những công việc không quá quan trọng, làm việc cần thiết và nghỉ ngơi đúng lúc.

IV. Phát triển kỹ năng tập trung cao độ

Để xây dựng một lối sống tối giản của người Nhật hãygiảm bớt sự xao nhãng bởi môi trường xung quanh (chẳng hạn như một cuộc điện thoại của đồng nghiệp ngồi bên cạnh, tiếng ồn ngoài đường hay một thông báo bất chợt trên điện thoại…) đó chính là yếu tố lớn nhất khiến việc hoàn thành công việc của bạn bị trì hoãn.

Để thực sự có lối sống tối giản, bạn phải rèn luyện kỹ năng tập trung cao độ vào một mục tiêu. Hãy cố gắng làm cho tâm tĩnh lặng và lúc làm việc luôn tự nhắc bản thân chỉ tự quan tâm đến việc của mình. Phát triển tốt kỹ năng này, bạn sẽ không còn thấy sự phiền nhiễu và hoàn thành sớm công việc. Lối sống tối giản chính là tập trung vào công việc, học tập, hoàn thành tốt nhất công việc của mình, tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho bản thân.

V.  Biến những công việc thành một phần của thói quen

Bạn luôn luôn làm những những thói quen hàng ngày một cách nhanh chóng và dễ dàng như ăn bánh đúng không nào? Ví dụ như nếu mỗi buổi sáng bạn không chạy bộ, bạn sẽ cảm thấy khó chịu và chạy bộ thường xuyên không phải là một nhiệm vụ dễ dàng đối với một số người khác. Thói quen biến những nhiệm vụ “không dễ xơi” trở thành “dễ như ăn bánh”.

Hãy để những nhiệm vụ xuất hiện thường xuyên trên To-do list của bạn thành những thói quen ví dụ như dọn dẹp, giặt giũ, tập thể dục… Lối sống tối giản của người Nhật này sẽ giúp bạn xây dựng khả năng làm việc nhanh nhẹn hơn và thêm vào đó là giúp bạn vượt qua những áp lực công việc, không cảm thấy ngao ngán hay mệt mỏi khi nghĩ đến những việc không mấy nhẹ nhàng.

VI. Chủ động “kéo dãn” thời gian

Kéo giãn thời gian nghe thật phi lý đúng không nào? Vì mỗi người đều chỉ có 24h mỗi ngày để sống và tạo ra giá trị cho cuộc sống. Nhưng bạn có thể đấy! Điều này vô cùng dễ hiểu, ví dụ như cấp trên cho bạn 2 ngày để hoàn thành một bản hợp đồng, bạn có thể nghĩ rằng mỗi ngày bạn hoàn thành một nửa và nộp hợp đồng cho cấp trên vào ngày thứ ba. Nhưng thực tế, đến tối ngày thứ 2 bạn mới làm và vẫn nộp hợp đồng đúng hạn vào hôm sau. Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần vài tiếng đồng hồ để hoàn thành hợp đồng do áp lực. Nếu bản hợp đồng cần hoàn thành ngay ngày được giao, bạn vẫn sẽ có thể nộp đúng hạn.

Đây chính là vấn đề cốt lõi để làm việc hiệu quả: Ai cũng có thể chủ động kéo giãn thời gian bằng lối sống tối giản khi hãy tự đặt cho mình những mục tiêu ngắn hạn để xây dựng lối sống tối giản giúp hoàn thành công việc và tiết kiệm quỹ thời gian quý hơn vàng của bạn.

Ai cũng có thể chủ động kéo giãn thời gian bằng lối sống tối giản khi hãy tự đặt cho mình những mục tiêu ngắn hạn

Ai cũng có thể chủ động kéo giãn thời gian bằng lối sống tối giản khi hãy tự đặt cho mình những mục tiêu ngắn hạn

VII. Hiểu rõ về nguyên lý Pareto

“Nguyên lý Pareto” hay còn có tên khác là quy tắc 80/20 là một quy tắc/nguyên lý logic cho rằng chúng ta chỉ cần bỏ ra 20% nỗ lực sẽ dẫn đến 80% thành quả, nhưng ngược lại, 80% nỗ lực của chúng ta lại chỉ mang đến 20% thành quả. Ví dụ như 80% doanh thu của một doanh nghiệp là từ 20% số khách hàng.

Lối sống tối giản khi hiểu rõ về nguyên lý Pareto là bạn phải nhận ra được đâu mới là 20% nỗ lực tạo ra hầu hết kết quả tốt (giống như xác định khách hàng tiềm năng). Hãy tập trung thực hiện 20% hành động này và bạn sẽ thấy chúng cải thiện năng suất làm việc của mình một cách đáng ngạc nhiên và thành tích của bạn thì cao hơn rất nhiều.

VIII.  Hãy học cách nghỉ giải lao đúng nghĩa

Sức khỏe cả về thể chất và tinh thần chính là công cụ cần thiết nhất để bạn làm mọi việc. Người ta thường có xu hướng làm cố sức để hoàn thành chỉ tiêu KPI, bị cuốn theo các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc luôn bị thúc giục. Điều đó dẫn tới việc dễ bỏ bữa trưa khi đi làm hay bỏ giờ giải lao, ngày nghỉ. Tuy nhiên, các nghiên cứu chỉ ra rằng những nhân viên thường xuyên thư giãn, cân bằng cuộc sống sẽ có năng suất làm việc cao hơn những người làm việc liên tục.

Quan điểm cần phải giải lao thường xuyên là khoa học hơn vì nghỉ ngơi giúp duy trì sức tập trung, khả năng ghi nhớ và phân tích thông tin. Ngoài ra, nghỉ ngơi cần diễn ra đúng nghĩa là giảm căng thẳng và khôi phục, loại bỏ hết những lo lắng về công việc khi thư giãn là điều đúng đắn. Vì vậy, đừng tự bắt ép hay để ai bắt ép bạn làm việc liên tục. Hãy xây dựng thói quen giải lao đúng giờ và đúng nghĩa để gia tăng năng suất làm việc hiệu quả mỗi ngày. Lối sống tối giản của người Nhật này giúp mọi người có đủ sức khỏe để hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

IX. Kết luận

Đa số người thành đạt đều cân bằng và quản lý quỹ thời gian của mình mà không giống như họ đang làm việc đến mức “điên đầu”. Bí quyết của họ là gì vậy? Giờ thì bạn đã biết rồi đó. Để có thể trải nghiệm được nhiều điều mới mẻ và thú vị trong cuộc sống phong phú ngày nay, điều bạn cần làm trước tiên là rút ngắn thời gian cho công việc. 8 nguyên lý sống tối giản trên đây dễ làm theo nhưng cũng đòi hỏi sự cố gắng rất nhiều từ bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên và vui vẻ hơn khi thấy rằng năng suất làm việc tăng lên rõ ràng với những sự đổi mới trong lối sống của mình đấy!