Những sai lầm trong quy trình tuyển dụng khiến doanh nghiệp đánh mất ứng viên

Những sai lầm lớn nhất của các doanh nghiệp trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Sai lầm trong quá trình các HR phỏng vấn ứng viên. Đừng biến buổi phỏng vấn thành buổi tranh luận hỏi và trả lời.

Ứng viên của bạn từ chối lịch phỏng vấn? Ứng viên đồng ý lịch nhưng lại không tới phỏng vấn? Ứng viên của bạn không apply? Đâu là khó khăn mà bạn cũng như hầu hết các nhà tuyển dụng đang gặp phải trong quy trình tuyển dụng? Nguyên nhân nào khiến cho quy trình tuyển dụng của công ty gặp phải tình trạng như vậy?

Trong thời đại hiện nay, ứng viên có thể dễ dàng tiếp cận thông tin tuyển dụng ở bất cứ kênh nào. Và tất nhiên cơ hội để cho các ứng viên so sánh, đánh giá và đưa ra quyết định chính xác nhất ngày càng rộng mở. Đương nhiên, nếu như trong quy trình tuyển dụng của mình nhà tuyển dụng vẫn giữ theo lối tư duy tuyển dụng coi mình ở vị thế cao hơn thì chắc chắn xác suất thất bại của bạn sẽ rất cao. Dưới đây là những sai lầm cơ bản trong quy trình tuyển dụng nhân sự khiến cho nhà tuyển dụng thất bại khi tuyển dụng nhân sự: 

Những sai lầm trong quy trình tuyển dụng

I. Không có website tuyển dụng hoặc website thiếu chuyên nghiệp

Theo con số thống kê có khoảng 73% ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng và tham khảo thông tin từ nhà tuyển dụng thông qua tìm kiếm google hoặc qua website tuyển dụng của các công ty. Trong quy trình tuyển dụng thì website tuyển dụng chính là nơi để nhà tuyển dụng tạo dựng ấn tượng ban đầu với các ứng viên.

Quy trình tuyển dụng bắt đầu từ việc các ứng viên quan sát các hình ảnh thương hiệu của công ty, họ quan tâm đến những lợi ích mà nhà tuyển dụng đưa đến cho họ thông qua đây. Những ứng viên sẽ dễ dàng quan sát được toàn bộ sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và bức tranh lớn có những câu chuyện và hình ảnh của doanh nghiệp mà họ đang ứng tuyển. Thông qua website tuyển dụng, tạo điều kiện cho các ứng viên tham khảo các quy trình tuyển dụng khác nhau của các công ty và tìm ra thứ hạng đầu tiên của các công ty và đưa ra quyết định.

Khi doanh nghiệp bắt đầu quy trình tuyển dụng mà lại không có website tuyển dụng thì sẽ làm mất đi sự tín nhiệm của công ty trong mắt các ứng viên. Nếu như bạn đang có website tuyển dụng nhưng nội dung lại chưa được hấp dẫn, thông tin không cập nhật, hay đưa ra những thông tin hết sức hời hợt, không thu hút thì cũng đồng nghĩa với việc công ty bạn đã có một điểm trừ trong mắt ứng viên khi tham gia vào quy trình tuyển dụng của công ty rồi đó. Hãy nhớ rằng để quy trình tuyển dụng diễn ra tốt nhất thì hãy tạo ra ấn tượng thất tốt đối với ứng viên bạn nhé. 

Tham khảo một số tips thu hút sự quan tâm của ứng viên cho quy trình tuyển dụng của công ty:

• Kể cho ứng viên những câu chuyện về công ty thật hấp dẫn từ văn hóa công ty, tầm nhìn chiến lược, lợi ích, … 
• Bổ sung thêm các hình ảnh về công ty để tạo ấn tượng về hình ảnh công ty đối với ứng viên trước quy trình tuyển dụng
• Mô tả chính xác, rõ ràng và đầy đủ quy trình tuyển dụng cũng như những công viên đối với các vị trí tuyển dụng
• Hãy tham khảo một số website với những quy trình tuyển dụng độc đáo sáng tạo.

Không có website tuyển dụng - sai lầm trong quy trình tuyển dụng

II. Doanh nghiệp không phản hồi lại ứng viên khi nhận được đơn ứng tuyển

Phản hồi ứng viên có tầm quan trọng như thế nào trong quy trình tuyển dụng? 

Những ứng viên bạn đã nhận hồ sơ xin việc nhưng không lọt vào vòng phỏng vấn lại không nhận được email phản hồi từ nhà tuyển dụng một cách hợp lý. Những ứng viên đã qua vòng phỏng vấn hồ sơ nhưng lại không nhận được điện thoại hay email hẹn lịch phỏng vấn hoặc nhận được lịch phỏng vấn muộn sát thời gian phỏng vấn. Thậm chí những người đã lọt qua các vòng phỏng vấn, qua quy trình tuyển dụng nhưng mãi không nhận được thư phản hồi nhận việc từ nhà tuyển dụng. Sau tất cả những chậm trễ trong quy trình tuyển dụng đó là lời giải thích khá xuôi tai: Chúng tôi không có đủ thời gian để trả lời email của từng ứng viên. 

Xem thêm: Cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo mà nhà tuyển dụng nào cũng phải mỉm cười

Kết quả sau những lần phản hồi chậm hoặc không phản hồi ứng viên đó chính là công ty bạn sẽ mất điểm đối với các ứng viên ở quy trình tuyển dụng. Thậm chí với những ứng viên khó tính họ có thể bày tỏ quan điểm không hài lòng với công ty trên các trang mạng như Facebook, Zalo, Instagram, … Những điều này là mối quan ngại lớn đối với các quy trình tuyển dụng của các công ty. 

Không chỉ vậy, sự chậm trễ trong phản hồi ứng viên có thể khiến cho bạn mất đi những ứng viên sáng giá của mình cho những nhà tuyển dụng của doanh nghiệp đối thủ. 

Lời khuyên cho các doanh nghiệp trong quy trình tuyển dụng: Đừng bao giờ để tồn tại sự chậm trễ, hãy luôn phản hồi các ứng viên đang quan tâm tới quy trình tuyển dụng của công ty bạn. Để làm được điều đó mỗi ứng viên trong quy trình tuyển dụng, hãy coi họ như những vị khách hàng trong hoạt động kinh doanh. Và hãy nhớ đừng bao giờ thử thách độ kiên nhẫn của những “Vị khách” này nhé. 

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Những tips danh có quy trình tuyển dụng của các công ty:

• Phản hồi ứng viên ở mọi kênh tuyển dụng: Comment trên các website tuyển dụng, Comment trên bài đăng của fanpage, các comment ở post share trên facebook, … 
• Trường hợp khi nhà tuyển dụng gặp phải tín hiệu không được tích cực từ các ứng viên thì hãy làm một việc đó là đừng bao giờ phớt lờ ý kiến của họ
• Cá nhân hóa khi giao tiếp với các ứng viên. Thay vì những email được Send-all thì ứng viên của bạn sẽ thấy được trân trọng hơn khi nhân được những email nhà tuyển dụng viết riêng cho họ. 
• Ứng dụng hệ thống quản trị quy trình tuyển dụng nhằm tự động hóa phản hồi đồng thời vẫn cá nhân hóa được các email theo từng ứng viên. 

III. Doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ thông tin công việc cho ứng viên 

Quy trình tuyển dụng của bạn sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều khi bạn cung cấp cho ứng viên đầy đủ thông tin vị trí tuyển dụng. Việc nhà tuyển dụng không cung cấp cho ứng viên những thông tin chính về công việc mà họ ứng tuyển cũng như những chính sách của công ty cho vị trí tuyển dụng khi ứng viên đặt các câu hỏi khi phỏng vấn là một trong những sai lầm nghiêm trọng trong quy trình tuyển dụng nhân viên.

Ứng viên sẽ cảm thấy mơ hồ và hoài nghi về vị trí mà họ ứng tuyển. Đây cũng chính là điểm trừ về quy trình tuyển dụng mà ứng viên dành cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải nhớ đừng bao giờ mắc phải sai lầm này trong quy trình tuyển dụng nhé. 

Hẹn lịch phỏng vấn thích hợp trong quy trình tuyển dụng

IV. Liên tục thay đổi lịch phỏng vấn 

Bài đăng tuyển dụng của bạn có được sự phản hồi tích cực từ ứng viên, lượng ứng viên cũng khá cao. Khó khăn cho bạn chính là hẹn lịch phỏng vấn cho họ. Bạn phải sắp xếp được lịch với các trưởng phòng tại vị trí tuyển dụng đó, bạn nhận lại là sự chậm trễ trong phản hồi của họ khiến cho việc lên kế hoạch hoàn hảo cho quy trình tuyển dụng bị chững lại. 

Muôn vàn lý do cho sự gián đoạn đó, các trưởng phòng thường luôn bận rộn với các cuộc họp giao ban, email thông báo lịch phỏng vấn của bạn có thể còn bị trôi đi trong vô vàn email quan trọng hàng ngày. Cũng có nhiều khả năng, các trường phỏng đã tiếp nhận lịch phỏng vấn các ứng viên nhưng vì lý do nào đó họ không thể tham gia và thông báo dời lịch phỏng vấn trước thời gian phỏng vấn chỉ 1 giờ và bạn lại chật vật phải hẹn lại các ứng viên. Quy trình tuyển dụng từ hoàn hảo lại trở thành không được suôn sẻ.

Đây là trường hợp hoàn toàn bị động trong quy trình tuyển dụng và dường như đã làm cho hình ảnh doanh nghiệp của bạn bị giảm trong mắt ứng viên. Ứng viên của bạn có thể cảm nhận rằng họ đang bị thiếu đi sự tôn trọng từ bạn và cân nhắc có nên tiếp tục ứng tuyển vào một công ty như vậy hay là không. Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy đảm bảo quy trình tuyển dụng của bạn được diễn ra thuận lợi nhất, và đừng nghĩ rằng ứng viên sẵn sàng chấp nhận bất cứ lịch phỏng vấn nào từ bạn. Các ứng viên có nhiều quyền lựa chọn nhà tuyển dụng chu đáo nhất trong mắt họ. Hơn thế, nhà tuyển dụng có thể khó giải thích được lý do cho việc đánh mất ứng viên với các trưởng phòng trong quy trình tuyển dụng. 

Tips nhỏ dành cho bạn và ban tuyển dụng

• Khi dời lịch phỏng vấn, hãy nhanh chóng gọi điện thoại hoặc có email xin lỗi ứng viên vì sự bất tiện này. Nếu có thể hãy gửi cho ứng viên một số tài liệu để nghiên cứu trước khi phỏng vấn nhằm tạo dựng niềm tin với họ.
• Sử dụng công cụ nhắc lịch phỏng vấn cho các đối tượng tham gia vào quy trình tuyển dụng nhân sự, bạn có thể sử dụng google calendar hay hệ thống quản trị quy trình tuyển dụng như Applicant Tracking System.

V. Hẹn quá nhiều người phỏng vấn cùng một thời gian 

Sau quá trình loại hồ sơ, lọc được những ứng viên tốt nhất, bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng chính là lên lịch để phỏng vấn các ứng viên. Nếu như lượng hồ sơ ít thì phía nhà tuyển dụng có thể hẹn thời gian phỏng vấn trùng nhau. Tuy nhiên nếu có quá nhiều hồ sơ và ứng viên được chọn phỏng vấn thì bạn nên xem xét về thời gian phỏng vấn. 

Khi nhà tuyển dụng hẹn quá nhiều người phỏng vấn cùng một thời gian sẽ khiến cho các ứng viên phải chờ đợi khá lâu, nhà tuyển dụng bỗng dưng trở thành không chuyên nghiệp đối với ứng viên. Hãy hẹn lịch phỏng vấn thích hợp để không làm ảnh hưởng tới thời gian của chính mình trong quy trình tuyển dụng cũng như những ứng viên. 

VI. Nhà tuyển dụng không biết cách tạo ra câu chuyện cho doanh nghiệp 

Hãy chuẩn bị thật tốt cho quy trình tuyển dụng của mình. Đôi khi những người tham gia quy trình tuyển dụng ứng viên nhận được câu hỏi bất chợt của ứng viên về công ty. Chẳng hạn họ có thể hỏi: Điều gì ở công ty khiến cho anh chị gắn bó lâu dài như vậy? Hoặc cùng có thể là Em muốn nghe anh chị kể lại một câu chuyện về văn hóa của công ty? Hay Những hướng đi trong tương lai của công ty là gì ạ? 

Khi đặt những câu hỏi như vậy với nhà tuyển dụng thì chứng tỏ rằng ứng viên đã bắt đầu yêu thích công ty bạn. Ứng viên đang chờ đợi câu trả lời thuyết phục nhất từ bạn. Chính vì vậy, trong quy trình tuyển dụng hãy chuẩn bị những câu chuyện thú vị về doanh nghiệp. Đừng bao giờ đưa ra những câu trả lời hời hợt mà họ đều có thể tìm kiếm trên google, câu trả lời mà họ mong đợi là hơn như vậy. Ứng viên sẽ cảm thấy không được thỏa mãn với phần trả lời của nhà tuyển dụng. 

Nếu như bạn không muốn ứng viên mất hứng thú với công ty, đừng ngắt đi mạch tìm hiểu của bạn bằng những câu chuyện không hấp dẫn. Hãy chuẩn bị những câu chuyện và sẵn sàng chia sẻ với ứng viên khi họ mong muốn. 

Gợi ý một vài tips nhỏ dành cho quy trình tuyển dụng của bạn:

• Chọn điểm khác biệt của doanh nghiệp. Bạn có thể kể cho ứng viên nghe về văn hóa doanh nghiệp, về con người và về sản phẩm của công ty, …
• Kể cho ứng viên của bạn những câu chuyện ngắn gọn kích thích sự tò mò, tìm hiểu của các ứng viên. 

Nhà tuyển dụng gặp sai lầm trong quy trình tuyển dụng

VII. Không chịu đổi mới quy trình tuyển dụng đã cũ 

Cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra sôi nổi trong khi thực tế thì Việt Nam mới đang chuyển mình một cách chậm rãi từ 3.0 sang 4.0. Hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang rất trung thành với phương pháp truyền thống. 

Đã đến lúc quy trình tuyển dụng của bạn cần thay đổi, biết cách lựa chọn và phải đánh đổi. Bạn chọn chờ 5 ngày để xác nhận yêu cầu các vị trí tuyển dụng hay chọn các hồi đáp các ứng viên. Chắc chắn ở hình thức truyền thống bạn cần phải giữ chân ứng viên và dễ dàng đánh mất ứng viên vào tay đối thủ cạnh tranh. Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình tuyển dụng sẽ làm cho sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự khoa học và hiệu quả hơn rất nhiều.

Gợi ý các tips cho quy trình tuyển dụng:

• Xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học một cách có hệ thống, có phương pháp để lưu trữ thông tin ứng viên. Quy trình tuyển dụng bao gồm từ vòng tuyển hồ sơ đến khi lên lịch phỏng vấn và cập nhật kết quả tuyển dụng, đánh giá một cách khoa học.
• Sử dụng công cụ tuyển dụng Applicant Tracking System giúp tăng khả năng lưu trữ, tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian. 

Việc sử dụng Applicant Tracking System trong quy trình tuyển dụng đã phổ biến trên thế giới trong khoảng 10 năm trở lại đây. Tuy nhiên, phần mềm này còn khá xa lạ đối với quy trình tuyển dụng ở Việt Nam. 

Mới đây, Việt Nam đã cho ra mắt phần mềm đầu tiên là Base E-Hiring, tạo cơ hội để giải quyết những vấn đề xoay quanh câu chuyện về quy trình tuyển dụng. Phần mềm đã được áp dụng sử dụng rộng rãi trên khoảng 200 doanh nghiệp ở Việt Nam. Có thể kể đến một vài doanh nghiệp phổ biến đã áp dụng quy trình tuyển dụng như: VPBank, VIB, Đại Việt Group, The Coffee House, Viet Credit, …

VIII. Kết luận

Để quy trình tuyển dụng tốt nhất, nhà tuyển dụng hãy chuẩn bị tốt nhất những điều kiện cần thiết. Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp hãy lên kế hoạch cho quy trình tuyển dụng để không bị mắc phải những sai lầm không đáng có làm hỏng đi cả quy trình tuyển dụng nhân sự của bạn nhé. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của 123job đã giúp bạn có quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp nhất. Chúc các bạn có được những ứng viên tốt nhất cho các vị trí tuyển dụng nhé.