Truyền thông nội bộ đóng một vài trò quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng 123job.vn tìm hiểu về truyền thông nội bộ là gì? Ý nghĩa quan trọng không thể bỏ qua cùng các tiêu chí để lựa chọn kênh truyền thông thích hợp thông qua bài viết này nhé!

I. Truyền thông nội bộ là gì?

Mọi người thường hiểu đơn giản truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp hay tổ chức thực hiện các hoạt động nhằm gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên. Vậy hiểu như thế đã đầy đủ chưa? Chính xác truyền thông nội bộ là gì? 

Trong Tiếng Anh cụm từ để biểu thị ý nghĩa của hoạt động truyền thông nội bộ chính là Internal Communications. Đây được hiểu là việc doanh nghiệp cố gắng xây dựng, duy trì mối quan hệ gắn kết giữa các thành viên và bộ phận trong một công ty. Một doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động này hiệu quả cần phải triển khai các hoạt động lập kế hoạch truyền thông nội bộ có tính chiến lược cao. Bên cạnh đó, việc lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ được coi là điều quan trọng không kém.

Truyền thông nội bộ là gì

Truyền thông nội bộ là gì? 

II. Ý nghĩa của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Trong chiến lược kinh doanh của bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua việc thực hiện triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Đây là hoạt động có ý nghĩa quan trọng không kém gì các công việc như quản trị thương hiệu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp… Dưới đây 123job.vn sẽ cung cấp 2 ý nghĩa cơ bản nhất của truyền thông nội bộ:

  • Ý nghĩa quan trọng nhất là gia tăng tính gắn kết và thể hiện tinh thần đồng đội của tổ chức, doanh nghiệp: Thông thường các hoạt động truyền thông nội bộ được triển khai hiện nay như sự kiện thường niên của công ty, các cuộc thi giữa các phòng ban, buổi dã ngoại công ty… Những hoạt động này sẽ giúp các thành viên có cơ hội hiểu nhau hơn. 
  • Truyền thông nội bộ được coi là cơ hội để doanh nghiệp truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến các thành viên: Thông qua các hoạt động thường niên nhằm truyền tải giá trị, cam kết, sứ mệnh của công ty, các nhân viên sẽ cảm nhận mình chính là một phần của doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có xu hướng nỗ lực hơn và liên tục cống hiến hết mình.

ý nghĩa của truyền thông nội bộ

Hoạt động truyền thông nội bộ đem lại nhiều ý nghĩa quan trọng

III. Tiêu chí quan trọng khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

Bạn hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp của mình thì việc tiến hành lập kế hoạch truyền thông nội bộ là điều tất yếu. Tuy nhiên các tiêu chí quan trọng để lựa chọn kênh truyền thông nội bộ hiện nay là gì?

1. Tạo ra được sự tương tác 2 chiều trong nội bộ doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp mắc phải sai lầm nghiêm trọng khi lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ không phù hợp. Họ chỉ tập trung vào việc cung cấp thông tin của doanh nghiệp ở các khía cạnh như giá trị, cam kết, tầm nhìn, hoạt động xã hội mà không quan tâm đến phản hồi của nhân viên và đội ngũ lao động công ty. Việc tạo sự tương tác hai chiều giữa doanh nghiệp - nhân viên và ngược lại là điều mà doanh nghiệp cần hướng tới. Do đó, nhà quản lý truyền thông nội bộ nên lựa chọn các kênh truyền thông đem đến cơ hội tương tác cao cho nhân viên như cuộc họp nhỏ, các boxchat theo từng nhóm… 

2. Có tính hệ thống và lưu trữ thông tin chính thống

Tiêu chí thứ 2 để lựa chọn kênh truyền thông nội bộ thích hợp chính là tính hệ thống và khả năng lưu trữ thông tin chính thống. Về tính hệ thống sẽ đem đến sự thuận tiện cho cả doanh nghiệp và nhân viên trong quá trình cung cấp và tìm kiếm thông tin. Ngoài ra, tính hệ thống càng cao thì độ uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp càng lớn. Đối với khả năng lưu trữ thông tin chính thống, doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ các thông tin lâu dài mà không sợ việc mất dữ liệu quan trọng. 

3. Phù hợp với các thiết bị thông minh

Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng đem đến các thiết bị thông minh đa dạng từ điện thoại, máy tính đến máy tính bảng, một người có thể sở hữu một hoặc một vài thiết bị. Chính vì vậy, để tạo ra sự thuận lợi, dễ dàng cho nhân viên khi làm việc, doanh nghiệp nên lựa chọn các kênh hay công cụ truyền thông nội bộ có sự tương thích với nhiều loại thiết bị thông minh khác nhau. Thông thường, xu hướng tiếp nhận thông tin từ thiết bị cầm tay sẽ cao hơn. Nếu bạn là nhà quản trị doanh nghiệp có trách nhiệm về hoạt động truyền thông hãy chú ý đến điều này nhé! 

4. Có tính bảo mật thông tin cao

Yếu tố bảo mật thông tin là điều mà bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng coi trọng. Đối với hoạt động truyền thông nội bộ, công cụ truyền thông thường cần đáp ứng cao điều này. Bạn nên sử dụng các thiết bị được thiết kế bởi đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp và dành riêng cho doanh nghiệp của mình hay các công cụ có độ uy tín cao trên toàn thế giới. 

IV. Những kênh truyền thông nội bộ phổ biến nhất hiện nay

Ở phần trên, 123job.vn đã cung cấp đến các bạn các tiêu chí quan trọng không thể bỏ lỡ khi lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ. Vậy thực tế thì các kênh truyền thông uy tín nhất hiện nay được các doanh nghiệp sử dụng là gì? Cùng tìm hiểu nhé! 

1. Mạng xã hội Facebook

Facebook là một mạng xã hội được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ. Yếu tố quan trọng cho điều này là cộng đồng Facebook lên đến hàng tỉ người, tính thuận tiện cùng khả năng lưu trữ thông tin không giới hạn. Ngoài ra, các thông tin doanh nghiệp cung cấp đến nhân viên có thể tạo sự tương tác cao như các tính năng yêu thích, bình luận, chia sẻ, gọi video nhóm… 

Tuy nhiên, Facebook cũng có một vài hạn chế như việc sử dụng kênh phương tiện này quá thường xuyên sẽ tạo điều kiện cho nhân viên làm việc xao nhãng. Như mọi người vẫn biết, hàng giây hàng phút có rất nhiều thông tin được đăng tải và chia sẻ trên nền tảng này, điều này đôi khi làm mọi người khó có thể kiểm soát tính chính xác của nguồn thông tin và kiểm soát hiệu quả công việc… Một số thông tin hiện nay như tính rò rỉ thông tin từ Facebook cũng đem lại những lo ngại cho doanh nghiệp khi sử dụng để làm nền tảng thực hiện truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Doanh nghiệp hãy căn cứ vào mục tiêu, chiến lược truyền thông nội bộ để cân nhắc đến mạng xã hội Facebook. 

Facebook là công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả

 Facebook được coi là kênh truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp sử dụng

2. Mạng truyền thông Yammer

So với Facebook, Yammer được coi là kênh có tính bảo mật cao hơn. Tuy nhiên, đây là nền tảng vẫn hoạt động dựa trên nguyên tắc lập trình của một mạng xã hội, điều này làm doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được thông tin đăng tải từ các thành viên. Ngoài ra, Yammer có một vài hạn chế như khả năng phổ biến thấp, các thông tin có tính định hướng và thiếu nhất quán. Chính vì vậy, hiện nay ở Việt Nam, Yammer không được coi là công cụ phù hợp để thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Nhưng cũng đừng vì vậy mà bỏ qua mạng xã hội này, biết đâu bạn có thể khám phá ra một vài tính năng tương thích cho mục đích của doanh nghiệp mình. 

3. Mạng bảo mật Skype

Skype là mạng xã hội với tính bảo mật cao cho phép người dùng gọi và tổ chức các cuộc họp trực tuyến miễn phí. Hiện nay, nếu ứng dụng Zoom đem đến những lo ngại cho người dùng về khả năng bảo mật và tính hiệu quả thì Skype chưa có những lo ngại như vậy. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng nền tảng này để thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, việc tải và cài đặt Skype khá đơn giản, nhanh chóng chỉ mất chưa đầy 5 phút. 

V. Kết luận

Như vậy, truyền thông nội bộ là hoạt động quan trọng không thể thiếu để xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo nên các đội ngũ tập thể vững mạnh, gắn kết. Bạn có thể tham khảo các tiêu chí để lựa chọn cho mình các công cụ truyền thông nội bộ thích hợp với doanh nghiệp, từ đó, tạo dựng và lập nên bản kế hoạch truyền thông nội bộ có tính ứng dụng cao. Chúc các bạn sớm thành công!