Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh (Phần 1)

Hiện nay, rất nhiều trường hợp doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn thay đổi đăng ký kinh doanh nhưng lại gặp khó khăn trong việc tìm hiểu chi tiết các thủ tục. Ở nội dung dưới đây, 123job sẽ giúp bạn nắm được những thông tin cơ bản về quy trình này…

I. Nội dung chính của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 

Trước khi tìm hiểu thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, bạn nên nắm được các nội dung chính trên chiếc giấy chứng nhận này. Bao gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. 
• Đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần cung cấp các thông tin: Họ và tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác.
• Đối với hành viên hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân, cần cung cấp các thông tin: Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân. 
• Số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh của chủ sở hữu công ty, của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. 
• Đối với thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, cần cung cấp các thông tin: Họ và tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. 
• Đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân, cần cung cấp các thông tin: Họ và tên, địa chỉ thường trú, số Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác. 
• Vốn điều lệ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần và giá trị vốn cổ phần đã góp và số cổ phần được quyền chào bán đối với công ty cổ phần; vốn đầu tư ban đầu đối với doanh nghiệp tư nhân; vốn pháp định đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề đòi hỏi phải có vốn pháp định. 
• Tên ngành, nghề doanh nghiệp kinh doanh. 

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

II. Những trường hợp cần phải thay đổi đăng ký kinh doanh 

Làm thế nào để bạn biết được lúc nào cần thay đổi đăng ký kinh doanh? Câu trả lời chính là trong những trường hợp sau… 

1. Thay đổi ngành nghề đã đăng ký kinh doanh

Sau một khoảng thời gian phát triển, rất có thể doanh nghiệp của bạn muốn mở rộng thị trường, đầu tư vào một mặt hàng mới. Tuy nhiên, cần lưu ý trong trường hợp đó bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Đây là nội dung doanh nghiệp cần vô cùng chú ý. Vì hiện nay, không ít doanh nghiệp đang hiểu sai tinh thần của luật với lý do cho rằng doanh nghiệp được tự do kinh doanh các ngành nghề không cấm và không phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh. Cách hiểu này rất sai lầm dẫn tới những hậu quả pháp lý cho doanh nghiệp, đặc biệt liên quan đến vấn đề xuất hóa đơn giá trị gia tăng và truy thu thuế khi thanh quyết toán thuế khi doanh nghiệp thực hiện các ngành nghề kinh doanh mà không đăng ký thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư và chưa được cập nhật hệ thống mã ngành kinh doanh của công ty lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp khi có sự thay đổi về ngành nghề kinh doanh nếu danh mục ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ chưa được mã hóa ngành nghề mã cấp 4 thì khi thay đổi phải đồng thời mã hoá lại các ngành nghề đã được cấp trước đây.

2. Thay đổi tên doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty thì doanh nghiệp ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân khi thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, in ấn lại hóa đơn VAT, thông báo việc thay đổi với các cơ quan liên quan như: thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc thay đổi giấy phép con,… (nếu doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện sau đăng ký kinh doanh).
Điểm khác biệt kể từ ngày 01/07/2015 là, khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu và thậm chí được quyền giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Đây thực sự là bước đột phá trong quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý doanh nghiệp chỉ có quyền quyết định số lượng, hình thức con dấu nhưng không có nghĩa là doanh nghiệp không cần có con dấu pháp nhân trong quá trình hoạt động như nhiều doanh nghiệp hoặc doanh nhân hiểu sai tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014. Mặt khác, các con dấu của doanh nghiệp cần phải được khắc với nội dung và hình thức đồng nhất.

3. Thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

Khi thay đổi đăng ký kinh doanh về thông tin trụ sở chính của doanh nghiệp, cần lưu ý nếu thay đổi chuyển sang quận mới, hoặc tỉnh thành phố mới thì trước khi thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải xác nhận nghĩa vụ thuế nơi trụ sở cũ và cũng phát sinh thêm thủ tục đăng ký lại dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Nếu trong cùng quận huyện thì sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần thông báo về sự thay đổi đăng ký kinh doanh với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng,…Mặt khác, trước khi doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp khác quận thì phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế hiện tại. Sau khi có kết quả xác nhận nghĩa vụ thuế của chi Cục thuế cũ doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thay đổi trụ sở chính doanh nghiệp

4. Thay đổi do chuyển nhượng, bổ sung các thành viên và cổ đông trong doanh nghiệp

Khi chuyển nhượng cổ đông và đồng thời tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần, doanh nghiệp phải thực hiện thành 02 bước: Chuyển nhượng cổ đông, sau đó tăng vốn hoặc ngược lại.
Khi doanh nghiệp chuyển nhượng sẽ phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn và nghĩa vụ nộp thuế nếu có lãi (riêng đối với công ty cổ phần thì bị xác định như chuyển nhượng chứng khoán do đó khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần sẽ bị tính thuế thu nhập chuyển nhượng là 0,1% (kể cả khi công ty chưa có lãi). Ngoài ra, theo quy định Luật Doanh nghiệp hiện nay thì đối với các cổ đông góp vốn (không phải là cổ đông sáng lập – người ký tên trên điều lệ khi thành lập doanh nghiệp, hoặc còn tên trên đăng ký kinh doanh) thì khi có sự chuyển nhượng không cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự thực hiện ghi nhận sự chuyển nhượng giữa các cổ đông không phải là cổ đông sáng lập và kê khai thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng cổ phần.

5. Thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép một số loại hình doanh nghiệp mới có thể thay đổi đăng ký kinh doanh theo hướng giảm vốn điều lệ, đối với các loại hình doanh nghiệp đều có thể được giảm vốn điều lệ thì cũng chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm nhất định. Đặc biệt điều kiện giảm vốn căn cứ theo báo cáo tài chính năm 2019 tại thời điểm giảm vốn và phải đảm bảo thực hiện đủ các quyền và nghĩa vụ về tài sản đến thời điểm giảm vốn. 
Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản nếu thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân, đối với cá nhân nếu có thể thực hiện góp vốn qua tài khoản càng tốt nhưng không bắt buộc.
Trong các trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi đăng ký kinh doanh phù hợp với điều kiện hiện thời.

6. Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Doanh nghiệp lưu ý những người đã từng là người đại diện theo pháp luật của các doanh nghiệp chưa thực hiện xong các nghĩa vụ với cơ quan thuế sẽ không được tiếp tục đăng ký với tư cách là người đại diện theo pháp luật của bất kỳ doanh nghiệp khác. Bên cạnh đó, luật cũng đã điều chỉnh một cách hợp lý khi cho phép một người không bị hạn chế số lượng công ty với tư cách là giám đốc, người đại diện theo pháp luật. Thậm chí hiện nay công ty có thể có nhiều hơn 1 người đại diện theo pháp luật. Trước sự thuận lợi hợp lý đó, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ nghĩa vụ với cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi muốn thay đổi/tăng/giảm người đại diện công ty, cần phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

7. Bổ sung, thay đổi hoặc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Đây cũng là trường hợp đặc biệt phải thay đổi đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp muốn hợp pháp hóa hoạt động của mình cần minh bạch ngay từ thông tin chi nhánh, trụ sở.

Trên đây là những thông tin cơ bản của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các trường hợp cụ thể cần thay đổi chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu bạn gặp một trong số những trường hợp được nêu trên, hãy đọc ngay 
Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh (Phần 2) để tìm hiểu rõ cách thực hiện thủ tục cần thiết này nhé!