Trong mọi dự án sáng tạo, design brief giúp đội ngũ thiết kế đi đúng hướng và đáp ứng tốt nhất yêu cầu khách hàng. Một bản design brief không chỉ truyền tải đầy đủ thông tin mà còn giúp nhóm dự án tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình thiết kế.

Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách viết một bản design brief đúng & đủ. Đâu là những yếu tố cần có trong design brief? Cách viết brief cho design như thế nào? Bài viết sau đây, 123job.vn sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết những nội dung trên.

1. Design Brief là gì?

Design brief là gì? Design brief tài liệu không thể thiếu trong một dự án thiết kế sáng tạo. Đây là tài liệu đúc kết những thông tin quan trọng nhất mà một designer cần phải biết về dự án, bao gồm: mục tiêu, đối tượng nhận tin, bản sắc thương hiệu, yêu cầu thiết kế, ngân sách và lịch trình dự án. 

Trong lĩnh vực marketing, design brief là tài liệu giao tiếp giữa client và agency. Nó giúp client/khách hàng nêu rõ mong muốn, yêu cầu của mình với đội ngũ thiết kế cũng như giúp nhóm thiết kế hiểu đúng - đủ yêu cầu của client. 

viết brief cho design

Design Brief là gì?

2. Tại sao design brief lại quan trọng?

Trong quá trình thiết kế ấn phẩm truyền thông, marketing luôn cần có design brief bởi nó đóng vai trò là kim chỉ nam hướng dẫn designer/nhóm thiết kế đi đúng hướng và đạt được mục tiêu thiết kế mà khách hàng/tổ chức đặt ra. Về cơ bản, chúng có ý nghĩa khi tăng hiệu quả trong việc: 

  • Tăng cường hiệu quả giao tiếp giữa client và đơn vị thiết kế. Bản design brief làm sáng tỏ những mục tiêu, yêu cầu thiết kế mà client đặt ra. Qua đó giúp hạn chế tối đa hiểu lầm giữa đôi bên trong quá trình hợp tác. 
  • Tập trung nguồn lực tốt hơn (bao gồm cả thời gian, công sức và tài chính) nhờ việc xác định rõ ràng mục tiêu và yêu cầu thiết kế ngay từ đầu. Nhóm thiết kế chỉ việc bám sát định hướng ban đầu, hạn chế tối đa nguy cơ phải chỉnh sửa hay hủy bỏ bản thảo thiết kế. 
  • Quy trình làm việc rõ ràng, hợp lý giúp các bên đưa ra quyết định và phương án thiết kế nhanh hơn, từ đó đảm bảo đúng tiến độ cũng như hoàn thành mục tiêu của dự án. 
  • Bản design brief giúp đảm bảo định hướng thiết kế phù hợp với thương hiệu bằng cách xác định phong cách mà client muốn truyền tải qua sản phẩm
  • Bản design brief còn là cơ sở để đánh giá và đưa ra quyết định sau mỗi buổi pitching/họp chốt phương án thiết kế. Đây là tiêu chí cốt lõi để đánh giá mức độ phù hợp của phương án/bản thảo thiết kế.

3. Những yếu tố không thể thiếu trong bản design brief là gì?

Một bản design brief gồm nhiều yếu tố cấu thành có liên kết chặt chẽ với nhau. Chúng bao gồm những nội dung sau đây: 

  • Tổng quan về dự án: Tóm tắt những thông tin quan trọng về dự án như doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào, đang gặp phải những thách thức gì, doanh nghiệp giải quyết vấn đề đó ra sao, design brief đóng góp giá trị gì trong đó và kỳ vọng mà đơn vị đặt lên dự án thiết kế là gì?
  • Mục tiêu và mục đích: Nêu rõ những gì bạn mong muốn đạt và liệt kê các bước, giai đoạn cần thiết để đạt được mục tiêu đó. 
  • Nêu lên vấn đề: Xác định những thách thức từ thị trường, khách hàng mà bạn cần và mong muốn giải quyết thông qua bản thiết kế cuối cùng. 
  • Đối tượng nhận tin mục tiêu: Thông tin nhân khẩu học (họ là ai, nam hay nữ, bao nhiêu tuổi, nghề nghiệp, trình độ,...), tâm lý, hành vi tiêu dùng… Chia sẻ những dữ liệu quan trọng về insight khách hàng để nhóm thiết kế hiểu rõ hơn về đối tượng nhận tin mục tiêu. 
  • Đối thủ cạnh tranh của thương hiệu: Thu thập đầy đủ các thông tin chi tiết về đối thủ trực diện giúp nhóm thiết kế thấu hiểu bối cảnh thị trường, cách làm của họ. 
  • Hướng dẫn về thương hiệu: Chia sẻ những chỉ dẫn về nhận diện thương hiệu, thông số kỹ thuật trong bộ nhận diện thương hiệu bao gồm có màu sắc, phông chữ, kiểu dáng, hình ảnh… 
  • Brand tone of voice (Giọng điệu thương hiệu) và thông điệp: Hướng dẫn về cá tính, bản sắc và giá trị cốt lõi để nhóm thiết kế lột tả được hết những màu sắc trên. 
  • Ngân sách và timeline dự án: Điều này giúp làm rõ những giới hạn trong chi tiêu và thời gian mà đội ngũ thiết kế tuân thủ. Qua đó, bản design brief giúp đội ngũ đi đúng hướng ngay từ ban đầu, tránh xung đột hoặc vượt quá phạm vi dự án. 
  • Giao phẩm dự án: Xác định rõ kết quả cuối cùng mà bản thiết kế cần đạt được khi viết design brief. Bạn cần làm rõ những yêu cầu về thành phẩm: giá trị, thông điệp truyền tải, màu sắc, ngôn ngữ thiết kế, định dạng tệp, kích thước, độ phân giải…

viết brief cho design

Những yếu tố không thể thiếu trong bản design brief là gì?

4. Cách viết brief cho design trong 4 bước

Bước 1: Thu thập những thông tin quan trọng

  • Design brief là bản tóm tắt những yêu cầu thiết kế quan trọng. Đây có thể coi là guideline (hướng dẫn) cho quá trình thiết kế. Bởi vậy, tài liệu hướng dẫn ban đầu cần chuẩn xác, thể hiện đúng - đủ mục tiêu và yêu cầu thiết kế. 
  • Những thông tin này cần được tham vấn bởi người đứng đầu dự án hoặc người đặt bút ký duyệt thiết kế cuối cùng. Nếu là nhóm thiết kế inhouse, bạn cần lấy thông tin từ lãnh đạo dự án, trưởng phòng/giám đốc marketing. 
  • Những thông tin bắt buộc gồm: Mục tiêu, giá trị mong muốn truyền tải, ngân sách thiết kế, thời gian dự án. Càng nhiều thông tin thu thập được càng giúp bạn viết brief cho design dễ dàng hơn. 

Bước 2: Phát triển bản design brief 

Đặt bút viết mô tả/tổng quan dự án 

  • Phần tóm tắt chung trong design brief giúp nhóm thiết kế hiểu hơn về dự án và trách nhiệm của mình. Nội dung này cần giải thích mục đích của dự án là gì? Phần này không cần đi quá sâu nhưng cần một hai câu nêu rõ yêu cầu và đích đến của dự án. 
  • Ngoài ra, phần tổng quan cũng cần có những thông tin về công ty thiết kế hoặc khách hàng của dự án (Client) là ai. Chi tiết không thể thiếu gồm: công ty làm việc trong lĩnh vực nào, dịch vụ& sản phẩm chính là gì, nhận diện thương hiệu ra sao…

Hoàn thiện mục tiêu dự án

  • Từ thông tin được cung cấp bởi người dẫn đầu dự án thiết kế, hãy cụ thể hóa mục tiêu thiết kế theo phương pháp SMART. Đồng thời, mục tiêu trong design brief cũng cần đồng nhất với bản creative brief. 

Xác định đối tượng nhận tin mục tiêu 

  • Thiết kế không chỉ là đơn đặt hàng của client hay doanh nghiệp mà còn phục vụ trực tiếp khách hàng và người tiêu dùng cuối cùng. Vì vậy, cần phải làm rõ nội dung này trong design brief. Những thông tin về nhân khẩu học, tâm lý, hành vi sẽ giúp bạn đi tới kết luận quan trọng hơn: insight và pain point (nỗi đau) mà họ gặp phải là gì?

Xác định ngân sách và thời gian biểu phù hợp cho dự án

  • Thông thường ngân sách và thời hạn cho dự án sáng tạo đã được định sẵn bởi cấp trên. Tuy nhiên, khi viết design brief, bạn cũng cần làm rõ ngân sách cho thiết kế là gì và chúng được phân bổ ra sao. Đảm bảo mốc thời gian cho quá trình thiết kế là thực tế và khả thi với mục tiêu, yêu cầu.

Chi tiết hơn về yêu cầu thiết kế và thành phẩm cuối cùng

  • Tập trung làm rõ các nội dung: vấn đề và yêu cầu thiết kế cần giải quyết, ngôn ngữ thiết kế phù hợp, giá trị thương hiệu được truyền tải chính xác và trải nghiệm của người tiêu dùng được hoàn thiện. 

Cung cấp những tài liệu tham khảo cần thiết khác. 

  • Những thông tin quan trọng như bộ nhận diện thương hiệu: logo, màu sắc thương hiệu (mã màu), phông chữ, key visual, bản sắc thương hiệu… Ngoài ra là thông tin liên lạc, quy trình phê duyệt thiết kế. Nếu có nguyên mẫu cảm hứng thiết kế, hãy gửi cả những thông tin này trong bản brief cho design. 

Bước 3: Hợp tác, xin ý kiến từ các nhóm khác nhau

Làm việc với các bên liên quan như lãnh đạo, nhóm sáng tạo, client, chuyên gia bổ sung và hoàn thiện nội dung trong bản design brief. Ví dụ, bạn có thể được yêu cầu thêm vào hướng dẫn thiết kế, sáng tạo hoặc tham khảo ý kiến của bộ phận nghiên cứu khách hàng và phát triển sản phẩm để hiểu rõ hơn đối tượng nhận tin mục tiêu, trải nghiệm khách hàng…

Bước 4: Hoàn thiện và áp dụng bản design brief

Khi nội dung bản design brief và yêu cầu thành phẩm đã được thống nhất, nhóm thiết kế có thể sử dụng bản design brief (đã hoàn thiện) như một hướng dẫn không thể thiếu trong quá trình làm việc. Mọi nội dung, ngôn ngữ và kỹ thuật cần tuân theo thông tin đã nêu rõ trong bản design brief. 

5. Những điều “nên” và “không nên” khi viết brief cho design

Quá trình viết brief cho design, bạn cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:

  • Viết yêu cầu một cách rõ ràng và súc tích: Bản tóm tắt thiết kế cần dễ hiểu và dễ dàng thực hiện. Mọi yêu cầu, mong muốn của client và yêu cầu sáng tạo cần được thể hiện rõ trong design brief.
  • Tham khảo ý kiến chuyên gia cho bản design brief: Khai thác tối đa yêu cầu của lãnh đạo hoặc client để bản design brief thêm tường minh. Hãy đặt những câu hỏi trọng tâm, chi tiết để khai thác đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình thiết kế. 
  • Mô tả rõ ràng những đặc thù về thương hiệu, thị trường/khách hàng mục tiêu và yêu cầu về thành phẩm cuối cùng. 
  • Nên có ít nhất một phương án dự phòng trong bản brief cho design. Bạn cũng dự trù thời gian cho việc chỉnh sửa và bổ sung nội dung. 

Trong khi viết brief cho design, bạn nên tránh những điều sau đây:

  • Tính thực tế đóng vai trò vô cùng quan trọng: Hãy đảm bảo cân bằng giữa mục tiêu, ngân sách, thời gian và yêu cầu thiết kế. 
  • Không nên cho rằng design hiểu mọi yêu cầu và tự biết phải làm gì. Mọi thông tin quan trọng đều cần được làm rõ trong bản viết brief cho design. Nếu có ý tưởng, yêu cầu gì (kể cả điều quen thuộc), bạn cũng cần nêu rõ trong bản brief. 
  • Tránh tình trạng úp mở, đánh đố trong bản brief.

viết brief cho design

Những điều “nên” và “không nên” khi viết brief cho design

Kết luận

Một bản design brief chi tiết, rõ ràng là chìa khóa giúp dự án thiết kế đạt mục tiêu và nâng cao hiệu suất. Nắm vững những yếu tố và nguyên tắc viết design brief sẽ giúp quá trình viết brief cho design của bạn nhanh chóng mà hiệu quả hơn. Đừng quên áp dụng những hướng dẫn cách viết brief cho design của 123job.vn để quá trình làm việc thêm chuyên nghiệp và suôn sẻ.