Operation Assistant là một vị trí quan trọng trong bộ phận vận hành, sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Mức lương cùng cơ hội được làm việc trực tiếp với quản lý và lãnh đạo cấp cao là những điểm hấp dẫn của vị trí Operation Assistant.

Vậy Operation Assistant là gì? Vai trò, trách nhiệm của Operation Assistant là gì? Mức lương, triển vọng phát triển đối với vị trí Operation Assistant hấp dẫn như thế nào? Cùng đón đọc qua bài viết sau đây của 123job.vn bạn nhé!

1. Operation Department là gì?

Operation Department (Bộ phận vận hành) là phòng ban chịu trách nhiệm về việc định hướng, lên kế hoạch và vận hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Với mục tiêu cao nhất là đảm bảo mọi quy trình, hoạt động được triển khai hiệu quả, tối ưu chi phí và đáp ứng tiêu chuẩn đã đặt ra. 

Trách nhiệm mỗi bộ phận vận hành sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp (sản xuất, bán lẻ, dịch vụ, kinh doanh…). Tuy nhiên, nhiệm vụ cơ bản của phòng ban vận hành bao gồm: 

  • Định hướng và quản lý hoạt động sản xuất: Lập kế hoạch, điều phối và tối ưu dây chuyền sản xuất. Kiểm soát hiệu suất của nhân sự, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng sản phẩm cuối cùng. 
  • Quản lý chất lượng: Đảm bảo quá trình sản xuất tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng, an toàn đối với khách hàng và nhân sự làm việc, sản phẩm đáp ứng yêu cầu của thị trường. 
  • Tối ưu quy trình và công nghệ vận hành: Theo dõi, phân tích và đánh giá quy trình làm việc. Đề xuất thay đổi và tối ưu hóa dây chuyền sản xuất, kinh doanh trong tổ chức. 
  • Ngoài những nhiệm vụ trên, bộ phận operation còn tham gia quản lý chuỗi cung ứng, vận hành kho vận, đào tạo nhân sự, làm việc với đối tác và khách hàng…

Operation Assistant là gì

Operation assistant là gì?

2. Operation Assistant là gì? 

Operation Assistant (Trợ lý vận hành) là vị trí hỗ trợ phòng ban vận hành, đảm bảo trách nhiệm của bộ phận được hoàn thành hiệu quả. Trong nhiều tổ chức, Operation Assistant là người hỗ trợ trực tiếp cho Operation Manager trong việc kiểm soát, đánh giá hoạt động phòng ban. 

3. Trách nhiệm của Operation Assistant là gì? 

Nhìn chung, trách nhiệm của Operation Assistant trong mọi tổ chức bao gồm: 

  • Hỗ trợ quản lý hoạt động vận hành sản xuất/kinh doanh của công ty: Giám sát, chuẩn hóa quy trình, phân công nhiệm vụ và đốc thúc nhân viên làm việc hiệu quả. Theo dõi và đo lường dữ liệu: Operation Assistant đo lường số liệu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và lập báo cáo. 
  • Đề xuất cải thiện hoạt động vận hành: Trong quá trình giám sát, Operation Assistant cần ghi chép lại dữ liệu và phân tích hiệu suất định kì. Hoặc ngay khi phát hiện lỗi, nhược điểm trong quy trình vận hành, trợ lý cần báo cáo và đề xuất phương án khắc phục với cấp trên. 
  • Duy trì quan hệ với đối tác, khách hàng: Operation Assistant thường xuyên phải làm việc với khách hàng để thảo luận về dịch vụ, sản phẩm mới… Bên cạnh đó, trợ lý cũng là cầu nối giữa những đối tác, nhà cung ứng quan trọng với Giám đốc vận hành và doanh nghiệp. 
  • Thực hiện các nhiệm vụ hành chính được phân công: Bao gồm lưu trữ tài liệu giấy tờ; Lên lịch trình cho Giám đốc vận hành và lịch trình chung của phòng ban, ghi biên bản cuộc họp, xử lí giấy tờ; Cầu nối thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức…

Operation Assistant là gì

Trách nhiệm của Operation assistant là gì?

4. Điều kiện để trở thành Operation Assistant là gì? 

4.1. Kiến thức mà Operation Assistant cần có

Yêu cầu trình độ chuyên môn đối với vị trí Operation Assistant thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn ứng tuyển. Nhìn chung, nền tảng kiến thức bạn cần có bao gồm quản trị kinh doanh, quản lý sản xuất và vận hành, quản trị chất lượng. 

Bạn cũng cần chuyên bổ sung chuyên môn phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty. Ví dụ, bạn cần kiến thức marketing dịch vụ với các ngành dịch vụ, quản trị chuỗi cung ứng đối với doanh nghiệp bán lẻ, chuyên môn dược khi đảm nhận vị trí trợ lý vận hành trong doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ dược phẩm…. 

4.2 Kỹ năng mà Operation Assistant cần có

Bên cạnh nền tảng chuyên môn vững chắc, Operation Assistant cần trang bị những kỹ năng quan trọng sau đây: 

  • Kỹ năng tổ chức: Vị trí trợ lý vận hành đảm nhận nhiều công việc khác nhau trong cùng một ngày (do giám đốc vận hành hoặc phòng ban phân công…). Để hoàn thành tốt mọi công việc được giao, trước tiên bạn cần có kỹ năng quản lý, tổ chức công việc và sắp xếp thời gian hiệu quả. 
  • Kỹ năng giao tiếp: Operation Assistant phải làm việc thường xuyên với quản lý bộ phận, đối tác, khách hàng và nhân sự cấp dưới. Công việc thường xuyên phải cập nhật, tiếp nhận chính sách, quyết định từ cấp trên và thông tin lại với nhân sự cấp dưới. Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố cần thiết giúp Operation Assistant truyền đạt thông tin hiệu quả. 
  • Kỹ năng lập báo cáo, văn bản hành chính, soạn thảo email công việc/giao tiếp bằng văn bản: Trợ lý làm việc trực tiếp với giám đốc cũng như chia sẻ thông tin với các phòng ban khác. Do đó, thành thạo những kỹ năng trên sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc được giao.
  • Kỹ năng hành chính: Operation Assistant thường xuyên phải làm việc với nhiều loại giấy tờ, tài liệu đa dạng. Chưa kể, vị trí trợ lý cũng đảm nhận trách nhiệm quản lý hành chính trong phòng ban. Đó là lý do trợ lý cần có kỹ năng hành chính tốt, sắp xếp, lưu trữ và kiểm kê tài liệu. 
  • Chú ý tiểu tiết: Do thường xuyên phải xử lý các tài liệu và những thông tin quan trọng nên người trợ lý cần tỉ mỉ, chú ý trong từng chi tiết. Điều này giúp họ ghi nhớ mọi nội dung cần thiết trong cuộc họp, đối thoại hay yêu cầu của khách hàng và đối tác. Hơn nữa, để ý những chi tiết nhỏ nhặt giúp người trở lý giải quyết ổn thỏa cả những tình huống nhạy cảm nhất. 
  • Giải quyết vấn đề: Thường xuyên phải giải quyết những vấn đề xảy ra tại nơi làm việc, do đó một operation assistant cần có khả năng ứng biến và xử lí vấn đề linh hoạt. Bằng cách xác định gốc rễ vấn đề và đề xuất giải pháp nhanh chóng, mọi hoạt động được tối ưu và đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng, đối tác. 
  • Kỹ năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ (Anh, Trung, hoặc Nhật…) là yêu cầu bắt buộc của nhiều doanh nghiệp đối với vị trí trợ lý vận hành. Việc thạo ngoại ngữ giúp bạn đảm nhận tốt trách nhiệm giao tiếp, đối thoại với đối tác, khách hàng người nước ngoài cũng như xử lí những văn bản chuyên môn.

Operation Assistant là gì

Kỹ năng của operation assistant

5. Triển vọng nghề nghiệp của vị trí Operation Assistant

Mức lương cho vị trí Operation Assistant dao động từ 11 - 20 triệu đồng/tháng. Thu nhập thay đổi tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm và kỹ năng ngoại ngữ của ứng viên. Với nhân sự thành thạo tiếng Anh và ngoại ngữ 2 (Trung, Nhật, hoặc Hàn…), doanh nghiệp luôn sẵn sàng chi trả mức lương trên 17 triệu đồng/tháng. 

Hoạt động sản xuất, kinh doanh là một phần không thể thiếu trong xã hội hiện nay. Cơ hội việc làm Operation Assistant vẫn luôn rộng mở với mọi ứng viên có đầy đủ chuyên môn, kỹ năng quản lý vận hành. 

Một ưu điểm khác khi trở thành Operation Assistant là lộ trình thăng tiến rõ ràng. Vị trí Operation Assistant có cơ hội cao để đảm nhận chức danh Operation Manager (Trưởng Bộ phận) và cao hơn là Operation Director (Giám đốc vận hành). Quá trình làm việc trực tiếp với Trưởng bộ phận, Giám đốc vận hành và tiếp xúc với đối tác, khách hàng quan trọng sẽ giúp bạn tích lũy năng lực cần thiết để đảm nhận những trọng trách cao hơn. 

6. Các vị trí quan trọng khác trong Bộ phận Vận hành (Operation Department)

Dưới đây là một số vị trí quan trọng (ngoài Operation Assistant) trong phòng ban vận hành của doanh nghiệp: 

  • Production scheduler: Là chuyên gia tổ chức và quản lý quy trình làm việc cho đội ngũ sản xuất. Họ tập trung vào việc xác định, ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề gây ảnh hưởng tới năng suất sản xuất. Nhiệm vụ chính của một production scheduler là lên kế hoạch, quản lý lịch sản xuất, đánh giá và cải thiện chất lượng sản phẩm, hiệu suất của nhân viên. 
  • Operation Supervisor: Giám sát vận hành là chuyên gia giám sát các nhóm sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp. Trách nhiệm của người giám sát là đảm bảo các thành viên trong nhóm tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn làm việc, đảm bảo chất lượng công việc hiệu quả, an toàn. Một số nhiệm vụ khác của Operation Supervisor bao gồm lên lịch làm việc cho nhân sự, quản lý hàng tồn, bảo trì thiết bị sản xuất, kinh doanh. 
  • Logistics Manager (Quản lý hậu cần): Là chuyên gia trong lập kế hoạch, quản lý các hoạt động hậu cần cho tổ chức. Họ thường xuyên làm việc tại các cơ sở sản xuất, phân phối để điều phối việc sắp xếp, vận chuyển hàng hóa. Trách nhiệm chính bao gồm quản lý kho (cung ứng, hàng tồn), lên lịch giao hàng, làm việc với đối tác vận tải.
  • Operation Manager (Quản lý Bộ phận vận hành): Chịu trách nhiệm chung cho hiệu suất làm việc của phòng vận hành. Đảm nhiệm công tác lên kế hoạch theo chiến lược của doanh nghiệp, phân bổ nhân sự; quản lý - giám sát hoạt động sản xuất và kinh doanh, đánh giá và đề xuất phương án cải tiến hiệu suất làm việc; Tuyển dụng và đào tạo nhân sự vận hành. 
  • Operation Director: Giám đốc vận hành là một lãnh đạo cấp cao thuộc Ban giám đốc của doanh nghiệp. Giám đốc vận hành sẽ chịu trách nhiệm cho những quyết định mang tính chiến lược trong hoạt động sản xuất, tối ưu chi phí vận hành trong doanh nghiệp. 

Kết luận

Trên đây là tổng hợp thông tin về vị trí Operation Assistant/Trợ lý vận hành. Hy vọng thông tin trên giúp bạn đọc hiểu hơn về trách nhiệm, vai trò và cơ hội của vị trí Operation Assistant. Đừng quên theo dõi 123job.vn để đón đọc những thông tin việc làm, tuyển dụng hấp dẫn khác.