Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để thăng tiến trong công việc

Tổ chức sự kiện ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong xã hội hiện đại, chiếm một vị trí đáng kể trong ngành dịch vụ. Vậy tổ chức sự kiện là gì, quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng như tố chất cần có để thành công với công việc này.

Ngành dịch vụ ngày nay đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy các lĩnh vực trong ngành này ngày càng phát triển và có những thay đổi thích ứng với sự phát triển của xã hội. Một trong những hoạt động đó là tổ chức sự kiện. Vậy quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện nay là gì, sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện...  cùng những bí quyết để có công việc ổn định trong nghề này. Tất cả sẽ được 123job.vn đề cập tới trong bài viết này. 

I. Tổ chức sự kiện là gì? Nhiệm vụ của nhân viên tổ chức sự kiện

Quy mô tổ chức sự kiện bị phụ thuộc rất nhiều các các yếu tố như mục đích, ngân sách, công ty, tổ chức… Do đó, ở mỗi sự kiện sẽ có những đặc trưng khác nhau, tuy nhiên đối với quy trình tổ chức sự kiện thường không có nhiều thay đổi. Bởi đây là một tổ hợp các công việc cần thực hiện cũng giống như các quy trình khác như quy trình tuyển dụng, quy trình vận hành một bộ phận… Mục đích của việc tạo ra quy trình tổ chức sự kiện để góp phần làm sự kiện diễn ra một cách tốt nhất và hiệu quả nhất. 

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Để trả lời cho câu hỏi “Tổ chức sự kiện là gì?” bạn cần phải hiểu rõ thế nào là sự kiện. Mọi người thường gọi bằng tên tiếng Anh là Events, làm events. Đây chính là các hoạt động của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp diễn ra vào thời gian cụ thể, tại những địa điểm cụ thể để nhằm thực hiện các mục đích khác nhau. Mục đích của tổ chức sự kiện có thể là chương trình tri ân khách hàng thân thiết, lễ ra mắt một bộ phim mới hay sự kiện nội bộ công ty để tuyên dương thành viên có nhiều nỗ lực… Như vậy, các sự kiện nhằm thu hút sự chú ý của công chúng hoặc một nhóm đối tượng nào đó để góp phần gây thiện cảm và thực hiện các mục đích đã đề ra trước đó. 

Chính vì tầm quan trọng của các hoạt động tổ chức sự kiện nên các hoạt động nhỏ nhất từ gửi thư mời khách đến hoạt động truyền thông, thiết kế ấn phẩm, lựa chọn thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức… đều cần phải chú ý và có một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường đã thực hiện nhiều hoạt động sự kiện khác nhau và phân tích quy trình tổ chức sự kiện ở mỗi sự kiện để góp phần rút ra các bài học, kinh nghiệm nghề nghiệp. Từ đó tổ chức các sự kiện sau tốt hơn và mắc phải ít sai lầm hơn. 

Một sự kiện thành công phụ thuộc vào quy trình tổ chức sự kiện được xây dựng tốt hay không

2. Nhân viên tổ chức sự kiện làm gì?

Để sự kiện thành công cần có sự đóng góp và hỗ trợ của đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện. Họ chính là những người tham gia vào việc tổ chức sự kiện và quyết định đến sự thành bại của một sự kiện. Thông thường công việc của nhân viên tổ chức sự kiện sẽ được chia ra thành 3 giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện:

• Trước sự kiện: Các công việc trước sự kiện bao gồm lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức, lên danh sách khách mời, gửi thư mời, chuẩn bị các ấn phẩm văn phòng…
• Trong sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện cần chạy sự kiện, đón tiếp khách mời, nhanh nhạy trong các tình huống khẩn cấp xảy ra, đảm bảo chương trình và thời gian sự kiện diễn ra như trong kế hoạch và thư mời đã được gửi đi.
• Sau sự kiện: Đó là lúc mọi người cùng nhìn lại công việc của mình để cùng nhìn lại những thành công, thất bại hay những gì xảy ra chưa được như mong đợi, sau đó rút ra các bài học và tuyên dương các cá nhân đã đóng góp nhiệt tình. Ngoài ra, công tác gửi thư cảm ơn đại biểu, khách mời cũng vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. 

II. Các tố chất, kỹ năng cần có của người làm công tác tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức sự kiện không phải là công việc quá đòi hỏi nhiều về tính chuyên môn như nhân viên kinh doanh hay nhân viên quản trị khách sạn... Đây là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như khả năng ứng biến và sự chăm chỉ cao. Dưới đây là một vài tố chất cần có của người làm công tác tổ chức sự kiện. 

• Cần hiểu và nắm rõ về quy trình tổ chức một sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện nói chung và quy trình tổ chức sự kiện cho công ty… 
• Các công việc nhỏ trong quy trình tổ chức sự kiện cần được bám sát vào thời gian đã lên trước để kịp tiến độ. Chính vì vậy việc hiểu rõ tầm quan trọng của deadline là gì là điều được đề cao. 
• Năng động, chăm chỉ là điều mà một người tổ chức sự kiện cần có. Ví dụ: để có thể lựa chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô, chi phí và mục đích của công ty thì nhân viên sự kiện phải đi khảo giá nhiều địa điểm khác nhau. Do đó, tình chăm chỉ là điều không thể thiếu được. 

III. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để thăng tiến trong công việc

Phần lớn hiện nay các doanh nghiệp, công ty muốn tổ chức các sự kiện thường thuê một đội ngũ bên ngoài để yên tâm về độ hiệu quả cũng như tính chuyên nghiệp. Dưới đây là một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để các bạn tham khảo. 

1. Nhận thông tin tổ chức sự kiện từ khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện thường là nhận thông tin tổ chức sự kiện từ phía khách hàng. Các thông tin này bao gồm: mục đích sự kiện diễn ra, lý do tổ chức, quy mô khách mời, các yêu cầu của công ty/ doanh nghiệp đối với sự kiện…. Các thông tin này các rõ ràng và cụ thể thì quy trình tổ chức sự kiện càng diễn ra hiệu quả hơn. 

2. Sáng tạo Concept và chủ đề của sự kiện

Để các công việc tổ chức sự kiện được diễn ra thống nhất và hướng tới mục tiêu của sự kiện thì việc sáng tạo concept và Theme là điều vô cùng quan trọng. Đối với concept, đây chính là chủ đề hướng tới của toàn sự kiện để từ đó có sự thống nhất trong sự hiện diện của các yếu tố khác từ thiết kế thư mời, đến ánh sáng, thiết kế tại địa điểm tổ chức sự kiện… 
Ví dụ về Concept và theme cho một loại nước ngọt dành cho lứa tuổi học sinh, sinh viên. Concept sẽ là “tự tin dâng tràn năng lượng cả ngày”. Theme sẽ diễn tả và thể hiện ra ngoài từ ý tưởng về concept đó như màu sắc trẻ trung, năng động, luôn luôn tràn đầy sức sống và sự nhiệt huyết.

3. Lên kế hoạch cho sự kiện một cách cho tiết

Đây là bước gây khó khăn cho người thực hiện tổ chức sự kiện trong quy trình tổ chức sự kiện. bởi lẽ việc lên kế hoạch phải cần sự tỉ mỉ, chi tiết, rõ ràng cho từng công việc. Nhân sự, thời gian, chi phí đều cần được chỉ rõ và hợp lý. Việc lên kế hoạch cho một sự kiện cần được vạch rõ ràng từ các chi tiết, các khâu công việc và có sự phân công rõ ràng công việc cho các phòng ban, cá nhân, nhân sự của công ty. 

4. Thuyết trình kế hoạch với khách hàng

Bước này được coi là bước báo cáo và quyết định về việc đơn vị của bạn có được đứng ra tổ chức sự kiện đó hay không. Thông thường, các kế hoạch và chi phí dự trù sẽ được thuyết trình và báo cáo với khách hàng. Đặc biệt, tính khả thi và mức hợp lý của sự kiện được khách hàng coi trọng. 

5. Triển khai thực hiện 

Đây là lúc các công việc, kế hoạch được triển khai thực tế. Chính vì vậy, công việc này đòi hỏi sự phối hợp của các phòng ban trong đơn vị tổ chức sự kiện như bộ phận phụ trách khách hàng, bộ phận thiết kế, bộ phận truyền thông… 

Quy trình tổ chức sự kiện hiện nay

IV. Những lưu ý khi bắt đầu công việc tổ chức sự kiện

Đọc đến đây, các bạn đã hiểu nghề tổ chức sự kiện không phải là một công việc dễ dàng. Đặc biệt khi quy trình tổ chức một sự kiện khá nghiêm ngặt và đôi khi quy trình tổ chức sự kiện trên thực tế sẽ đi lệch đi một chút so với trên kế hoạch và theo thông thường. Do đó, nếu bạn xác định theo công việc này cần có định hướng sớm để tích lũy dần dần các kỹ năng cần có. 

1. Tham gia các CLB, nhân viên tình nguyện cho các sự kiện

TNV cho các sự kiện, CLB sẽ là bước đầu để bạn hiểu về các hoạt động tổ chức sự kiện, được trực tiếp quan sát và học hỏi các kỹ năng của những người tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, việc tham gia các hoạt động này là cách để bạn hiểu về quy trình tổ chức sự kiện và có được mối quan hệ với các anh chị trong nghề này. Biết đâu sau này họ sẽ là người dẫn dắt và đem đến các cơ hội thực tập tại vị trí sự kiện mà bạn yêu thích. 

2. Thực tập tại các công ty tổ chức sự kiện ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường

Một số bạn sinh viên có quan điểm về việc sau khi ra trường mới bắt đầu thực tập tại các đơn vị địa điểm tổ chức sự kiện. Đây là một quan điểm không được sáng suốt lắm. Nghề tổ chức sự kiện không phải là một nghề dễ dàng và đặc biệt quy trình tổ chức sự kiện khá khắt khe… Do đó, tốt nhất là bạn nên tìm kiếm các cơ sở, địa điểm để làm thực tập sinh ngay từ lúc còn khi đang ngồi trên ghế nhà trường. 

3. Quyết định lĩnh vực tổ chức sự kiện mà bạn muốn trở thành

Lĩnh vực tổ chức sự kiện mà bạn muốn trở thành sẽ được định hướng bởi sở thích, niềm đam mê và đặc biệt là thế mạnh của bạn. Hiện nay có một vài lĩnh vực sự kiện phổ biến như: tổ chức sự kiện thể dục, thể thao; tổ chức sự kiện hội nghị; tổ chức sự kiện giải trí…. Mỗi một sự kiện sẽ có các đặc thù khác nhau và quy trình tổ chức sự kiện thực tế cần thay đổi sao cho phù hợp và linh hoạt. 

Bí quyết để có quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

4. Tìm kiếm cho bản thân 1 mentor phù hợp

Việc tìm kiếm một mentor là điều vô cùng quan trọng. Đây là người giúp đỡ bạn, hướng dẫn bạn, cũng có thể là người cùng làm việc với bạn như đồng nghiệp…. Mentor sẽ cùng làm và cả hai càng có thêm động lực, cố gắng trong công việc. 

V. Bí quyết để có công việc ổn định trong nghề tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện khá phức tạp và thành bại được hội tụ bởi nhiều yếu tố. Do đó, bạn cần học hỏi nhiều kinh nghiệm từ những “lão làng” trong nghề này, dưới đây là các bí quyết để thành công trong công việc này. 

1. Có được bằng cấp liên quan đến nghề tổ chức sự kiện

Việc sở hữu bằng cấp liên quan tới nghề sẽ giúp CV xin việc của bạn trở nên ấn tượng hơn và dễ lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng hơn. Một số bằng cấp liên quan có thể kể đến như: bằng đại học chuyên ngành tổ chức sự kiện tại các trường đại học, bằng đại học chuyên ngành truyền thông… 

2. Sử dụng mạng xã hội để kết nối các nhà tuyển dụng

Tham gia các mạng xã hội là cách làm mạng lưới nghề nghiệp của bạn đa dạng hơn. Bên cạnh đó, sự phát triển nhanh chóng của nền tảng này tạo nên các thay đổi trong quy trình tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng sẽ đăng các thông tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội. Do đó, đây là cơ hội bạn tiếp cận với thông tin tuyển dụng và cơ hội nghề nghiệp sẽ trở nên rộng mở hơn. 

3. Liên lạc với các chuyên viên tuyển dụng sự kiện

Việc giữ liên lạc với các chuyên viên tuyển dụng sự kiện sẽ đem tới nhiều lợi ích cho bạn. Đầu tiên, bạn có thể nhờ họ liên lạc với bạn đầu tiên ngay khi có thông tin tuyển dụng liên quan tới tổ chức sự kiện. Tiếp theo, thông qua họ mạng lưới quan hệ của bạn trở nên đa dạng hơn.

4. Tích lũy kinh nghiệm từ các công việc tổ chức sự kiện trước đó bạn tham gia

Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn hình thành những suy nghĩ đúng đắn, rèn luyện các kỹ năng, có thêm nhiều bài học về kinh nghiệm trong công việc tổ chức sự kiện. Các quy trình tổ chức sự kiện sẽ trở nên quen thuộc với bạn hơn. Do đó, đừng bao giờ có thái độ không coi trọng những cơ hội liên quan tới tổ chức sự kiện mang tới bên bạn. Hãy cố gắng tích lũy kinh nghiệm nhé. 

VI. Kết luận

Như vậy, các kiến thức về tổ chức sự kiện cùng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã được 123job.vn đề cập rất chi tiết trong bài viết này. Hy vọng bạn sẽ nhận được nhiều kiến thức hữu ích và sẽ sẵn sàng rèn luyện các kỹ năng ngay từ bây giờ để trở thành các chuyên gia trong nghề tổ chức sự kiện. Chúc bạn sớm thành công.