Reference Check - Cách HR xác minh ứng viên qua người tham chiếu

Kết quả kiểm tra người tham chiếu ảnh hưởng phần lớn tới kết quả tuyển dụng của doanh nghiệp. Vậy reference check, mục tiêu khi thực hiện xác minh là gì. Đâu là những thông tin ứng viên nên biết về quá trình reference check của nhà tuyển dụng.

Tỷ lệ cạnh tranh giữa các ứng viên cho một vị trí tuyển dụng ngày càng tăng cao. Để lựa chọn ứng viên tiềm năng nhất, HR xây dựng quy trình tuyển dụng gắt gao hơn. Trong đó, hoạt động reference check dần được sử dụng nhiều hơn và kết quả kiểm tra người tham chiếu ảnh hưởng phần lớn tới kết quả tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Vậy reference check, mục tiêu khi thực hiện xác minh là gì. Đâu là những thông tin ứng viên nên biết về quá trình reference check của nhà tuyển dụng. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của 123job.vn bạn nhé. 

1. Reference Check là gì? Lý do thực hiện Reference Check là gì?

Reference check là thuật ngữ quen thuộc với hầu hết nhà tuyển dụng, tuy nhiên không phải ứng viên nào cũng biết tới và hiểu rõ hoạt động trên. Vậy reference check là gì và tại sao bạn nên quan tâm tới cách nhà tuyển dụng thực hiện quá trình kiểm tra người tham chiếu. 

1.1. Reference Check là gì? 

Reference check (tạm dịch: kiểm tra tham chiếu) là thuật ngữ chỉ việc nhà tuyển dụng thực hiện công việc, quá trình để xác thực những thông tin cần thiết về ứng viên qua các kênh tham khảo (thông thường là sếp, đồng nghiệp cũ). Quá trình này là hoạt động quan trọng trong quy trình tuyển dụng, góp phần sàng lọc ứng viên phù hợp với văn hóa của đơn vị. Với vấn đề kiểm tra người tham chiếu, bạn cần nắm rõ những ý chính sau đây: 

• Ai là người tiến hành reference check: Nhà tuyển dụng, HR trong doanh nghiệp (với hồ sơ du học là đội ngũ tuyển sinh) là người tiến hành kiểm tra người tham chiếu . 
• Đối tượng được kiểm tra: Ứng viên và những thông tin về ứng viên là đối tượng mà nhà tuyển dụng tiến hành kiểm tra trong quá trình reference check, những thông tin đó thường xoay quanh: tư duy, kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ ứng viên. 
• Đối tượng phù hợp để xác minh thông tin ứng viên là ai/kênh tham khảo của nhà tuyển dụng: 

Trong trường hợp CV ứng viên có mục người tham chiếu, nhà tuyển dụng sẽ trực tiếp liên hệ qua người tham chiếu đó để xác minh thông tin. 

Ngoài ra, thông qua quan hệ trong ngành, thông tin công ty cũ mà ứng viên ghi trong CV, nhà tuyển dụng có thể liên hệ trực tiếp tới đơn vị công tác của ứng viên để kiểm tra tham chiếu. 

1.2. Lý do thực hiện Reference Check là gì?

Nhân sự là một trong những trụ cột quan trọng của doanh nghiệp. Quá trình tuyển dụng do đó cần sát sao để sàng lọc những ứng viên phù hợp. Reference check là nội dung cần thiết trong quá trình đó, bởi những lý do sau đây: 

Xác minh tính chính xác của thông tin do ứng viên cung cấp

Với tình trạng thị trường lao động cạnh tranh gay gắt hiện nay, để CV của mình nổi trội hơn, nhiều ứng viên sẵn sàng thổi phồng, nói dối về kỹ năng, kinh nghiệm của mình. Chính vì vậy, để loại bỏ những gian dối, đánh giá chính xác năng lực của ứng viên, nhà tuyển dụng cần đối chiếu thông tin ứng viên cung cấp với người tham chiếu.

Bổ sung những thông tin cần thiết khác mà ứng viên chưa cung cấp trong CV

Thông tin cần có để đi tới kết luận ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng đôi khi không thể gói gọn trong một chiếc CV và hoặc một buổi phỏng vấn. Đó là lý do nhà tuyển dụng liên hệ tới người tham chiếu - người đã đồng hành với ứng viên trong quãng thời gian đủ lâu để có được thêm những thông tin và góc nhìn toàn diện hơn. 

2. Nhà tuyển dụng nên tiến hành kiểm tra người tham chiếu khi nào 

Quy trình tuyển dụng bao gồm nhiều bước khác nhau được thực hiện tuần tự nhằm đảm bảo hiệu suất và chất lượng tuyển dụng. Trong đó thời điểm lý tưởng để nhà tuyển dụng tiến hành reference check thường đặt tại giai đoạn đưa ra quyết định tuyển dụng, bao gồm những trường hợp sau: 

• Sau buổi phỏng vấn với ứng viên. Thời điểm này HR đã có những ghi nhận về ưu, nhược điểm qua trao đổi với ứng viên. Thông tin bổ sung từ phía người tham chiếu sẽ tăng tính chuẩn xác và cung cấp những thông tin cần thiết khác để đánh giá toàn diện hơn. 
• Khi hoàn tất phỏng vấn và có số lượng ứng viên phù hợp nhiều hơn nhu cầu tuyển dụng. Quyết định tham khảo ý kiến từ người tham chiếu sẽ giúp người tuyển dụng có thêm đánh giá cần thiết để cân nhắc giữa các ứng viên. 
• Khi cần kiểm chứng tính chính xác từ thông tin mà ứng viên cung cấp. Tình huống này xảy ra khi nhà tuyển dụng thấy nghi ngờ, hoặc cần xác minh những thông tin ứng viên cung cấp. Do đó, họ cần thông qua kênh tham khảo quan trọng là người tham chiếu. 

3. Những thông tin cần xác minh khi thực hiện Reference Check

3.1. Nguyên tắc xác định thông tin cần kiểm tra 

Kiểm tra tham chiếu là phương pháp tối ưu trong quá trình sàng lọc ứng viên cho vị trí cần tuyển dụng. Để chất lượng thông tin thu về thông qua kiểm tra tham chiếu thật sự chất lượng, nhà tuyển dụng cần khéo léo tuân theo những nguyên tắc cần thiết: 

• Bám sát mục tiêu kiểm tra tham chiếu: nhằm xác minh tính chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin cần thiết. 
• Tránh hỏi những vấn đề mang tính tiêu cực. 
• Tránh đặt những câu hỏi chung chung, không đi sâu vào những vấn đề mơ hồ.
• Không đặt những câu hỏi khai thác đời sống riêng tư của ứng viên và người tham chiếu. 

3.2. Thông tin cần xác minh

Với mỗi vị trí tuyển dụng khác nhau, thông tin mà HR cần cũng sẽ có sự sai khác. Tuy nhiên, trong hầu hết trường hợp, nhà tuyển dụng chắc chắn cần khai thác những nội dung sau đây từ người tham chiếu: 

Xác minh thông tin về công việc, nhiệm vụ của ứng viên

• Vị trí, nhiệm vụ của nhân viên của ứng viên tại đơn vị cũ. Trước hết là xác thực lại thông tin, sau đó đánh giá tương quan giữa nhiệm vũ cũ mà ứng viên từng đảm nhiệm với vị trí tuyển dụng. 
• Mối quan hệ giữa ứng viên và người tham chiếu: Thông tin này cho phép nhà tuyển dụng xác định mức bao quát, tầm nhìn từ đánh giá của người tham chiếu.
• Lý do nghỉ việc: Khía cạnh nhạy cảm nên không phải ứng viên nào cũng sẵn lòng chia sẻ thật, do vậy nhà tuyển dụng nên xác minh lại với người tham chiếu. 

Xác minh về thái độ, năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên 

• Xác minh ứng viên hoàn thành nhiệm vụ tại công ty cũ như thế nào, đạt kết quả ra sao. Thông tin sẽ khai thác cách ứng viên xử lí công việc và đối diện với kết quả công việc ra sao. 
• Điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên: Khai thác những đánh giá từ người có chuyên môn và đã gắn bó với ứng viên về năng lực, kỹ năng của ứng viên. Ngoài ra, câu hỏi này còn giúp nhà tuyển dụng đánh giá tính khách quan của người tham chiếu, xác định người tham chiếu có đang thiên vị, hay tiêu cực về ứng viên hay không. 
• Khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm của ứng viên: Đánh giá khả năng hợp tác, hòa hợp với tập thể và khả năng đóng góp vào sự phát triển chung của tập thể. 

Xác minh tiềm năng của ứng viên qua góc nhìn của người tham chiếu

• Có sẵn sàng hợp tác với ứng viên trong tương lai không. 
• Ứng viên có phù hợp với công việc không.

3.3. Danh sách mẫu câu hỏi xác minh thông tin ứng viên 

Với những nội dung chính cần khai thác, nhà tuyển dụng sẽ phát triển thành những bộ câu hỏi phù hợp để xác minh thông tin. Dưới đây là những câu hỏi thường được sử dụng: 

• Anh/chị vui lòng xác nhận ứng viên A từng làm việc tại phòng ban của công ty X đúng hay không?
• Vị trí và nhiệm vụ của ứng viên là gì? Ứng viên gắn bó với đơn vị cũ trong bao lâu?
• Ứng viên làm việc trực tiếp dưới sự lãnh đạo của người tham chiếu? 
• Ứng viên đã từng tham gia những dự án nhóm nào và có vai trò như thế nào trong dự án? 
• Ứng viên phản ứng ra sao khi đối diện áp lực công việc? 
• Ứng viên có phản ứng thế nào khi nhận được góp ý từ đồng nghiệp. 
• Ứng viên có kỹ năng, điểm mạnh nổi bật nào?
• Mức độ hòa nhập của ứng viên trong môi trường làm việc nhóm như thế nào? 
• Ứng viên thể hiện khả năng lãnh đạo và hợp tác với mọi người trong công việc như thế nào? 
• Ứng viên rời đi vì lý do gì?
• Người tham chiếu có thấy ứng viên phù hợp với vị trí công việc cũ hay không? 
• Liệu ứng viên có đủ điều kiện, khả năng đảm nhiệm tốt vai trò mới hay không? 
• Nếu có thể, bạn vẫn muốn cộng tác với ứng viên trong tương lai hay không? 
• Với kinh nghiệm cộng tác chung, người tham chiếu thấy cần làm thế nào để quản lý, phát huy tốt năng lực của ứng viên?

4. Quy trình các bước Reference Check của nhà tuyển dụng

Về quy trình nhà tuyển dụng tiến hành kiểm tra người tham chiếu, 123job xin phép tóm gọn qua bộ quy trình 5 bước sau đây: 

Bước 1: Xác định mục tiêu và thời điểm tiến hành phỏng vấn. Trong đó, mục tiêu tiến hành có thể là xác minh tính chính xác của thông tin, hoặc khai thác thông tin bổ sung hoặc cả hai mục tiêu trên. Thời gian tiến hành xác minh thường được xác định là sau buổi phỏng vấn và trước thời điểm ra quyết định tuyển dụng.

Bước 2: Lên danh sách những thông tin cần khai thác về ứng viên. Để có cái nhìn toàn diện, chi tiết và đánh giá chính xác về ứng viên. Nhà tuyển dụng cần lên danh sách những thông tin cần xác minh. Nguyên tắc, những thông tin cần thiết và những mẫu câu hỏi bạn đọc có thể tham khảo tại mục 3 của bài viết. 

Bước 3: HR có thể liên hệ xác minh với người tham chiếu thông qua email, Linkedin, số điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp… Tuy nhiên, trước buổi trao đổi riêng, HR cần gửi lời mời tới người tham chiếu thông qua các email làm việc của họ. Trong đó có nội dung thiệu bản thân, mục đích của cuộc trò chuyện sắp tới cũng như xin phép sắp xếp lịch trao đổi với người tham chiếu.  

Bước 4: Trao đổi qua gặp mặt trực tiếp hoặc liên hệ qua điện thoại với người tham chiếu. Nội dung cần trao đổi bám sát danh sách những thông tin cần xác minh đã chuẩn bị. Trong quá trình trao đổi, nhà tuyển dụng sẽ quan sát thêm yếu tố giọng nói, biểu cảm (nếu có)... làm căn cứ đánh giá tính khách quan của người tham chiếu. 

Bước 5: Kết thúc cuộc trao đổi, gửi lời cảm ơn tới người tham chiếu. Quá trình này góp phần xây dựng mối quan hệ tích cực, hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng. Bởi đôi khi, người tuyển dụng cần tham khảo lại ý kiến từ người tham chiếu. 

5. Những lưu ý trong quá trình Reference Check

5.1. Đối với nhà tuyển dụng

Cần xác định “reference check” là cơ sở tham khảo. Tránh tình huống dựa hoàn toàn vào đánh giá từ người tham chiếu, reference check một chiều, cảm tính dẫn tới có cái nhìn sai lệch về ứng viên và rơi vào rủi ro đánh mất nhân sự tiềm năng. 

Trong quá trình xác minh thông tin, cần xác định được góc nhìn và thái độ từ phía nhà tham chiếu với ứng viên và qua đó đánh giá được tính khách quan từ những nhận xét của họ. 

Trong trường hợp gặp người tham chiếu “kể xấu” về ứng viên. HR cần giữ vững tinh thần độc lập, khách quan để không cuốn về câu chuyện của họ mà vội nghiêng mình về phe nào. Trong tình huống ấy, bạn cần thêm những thông tin xác thực bằng cách đi chi tiết về bối cảnh, tình huống xảy ra sự cố, xung đột, liên hệ trao đổi lại với ứng viên, liên hệ với người tham chiếu khác. Thông tin đa dạng sẽ mang lại những góc nhìn và đánh giá chính xác hơn.

Tổng hợp lại thông tin xuyên suốt quá trình trao đổi. Cần đối chiếu thông tin giữa người tham chiếu và ứng viên để đánh giá tính xác thực, mức độ thống nhất giữa các thông tin được chia sẻ. 

Nên tự mình thực hiện quá trình xác minh thông tin. Bởi khi đã có những đánh giá của riêng mình về ứng viên phỏng vấn, việc tham khảo ý kiến từ người tham chiếu sau đó sẽ thuận tiện và có cái nhìn sâu sắc hơn. 

5.2. Đối với ứng viên được xác minh thông tin

“Nhân sự sẽ ít khi biết là các nhà tuyển dụng kiểm tra chéo, một số còn không rõ lý do và mục đích thực hiện kiểm tra chéo là gì”, đó là chia sẻ thực tế của anh Văn Phúc, một Senior Account. Trong khi đó, đánh giá từ công ty cũ, người tham chiếu có thể ảnh hưởng tới 50% kết quả của người tuyển dụng. 

Sự thiếu hiểu biết dẫn tới thiếu chuẩn bị của ứng viên trong xuyên suốt quá trình xin việc, vì vậy mà ứng viên để lỡ mất những cơ hội tốt cho mình. Do đó, để chuẩn bị tốt cho quá trình xin việc, ứng viên cần lưu ý những thông tin sau để vượt qua quá trình reference check gắt gao từ nhà tuyển dụng: 

Lên danh sách người tham chiếu mà nhà tuyển dụng có thể liên hệ nhằm xác minh thông tin. Chuẩn bị sẵn những nội dung nhà tuyển dụng có thể kiểm tra qua người tham chiếu. 

Chân thành, thẳng thắn và khéo léo trong việc chia sẻ thông tin, kinh nghiệm trong quá trình phỏng vấn. Không nói dối, không thổi phồng thành tích để gây ấn tượng ngắn hạn mà hậu quả để lại thì lâu dài. 

Khi lựa chọn thêm thông tin người tham chiếu vào CV cần lựa chọn cá nhân phù hợp, có quan hệ tốt, đồng thời có sự xin phép trước đó. 

Trong quá trình ứng tuyển, luôn giữ liên lạc, trao đổi, hoặc tham khảo ý kiến từ người tham chiếu khi cần thiết. Đảm bảo thông tin chia sẻ từ bạn và người tham chiếu là đồng nhất, bổ trợ cho nhau. 

Cuối cùng, trong mọi môi trường, đơn vị, hãy luôn giữ thái độ tích cực, xây dựng quan hệ tốt với đồng nghiệp, lãnh đạo, và để lại dấu ấn cá nhân tốt đẹp trong tổ chức. Đó là phương pháp đơn giản mà hữu hiệu giúp bạn có thể dễ dàng vượt qua mọi bước reference check gắt gao từ nhà tuyển dụng. 

Lời kết

Trên đây là những thông tin quan trọng về quá trình reference check từ phía nhà tuyển dụng. Hy vọng những thông tin trên giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quá trình kiểm tra người tham chiếu của doanh nghiệp và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tinh thần tự tin trước các bước đánh giá, reference check của HR.