Sale admin là gì? Tất tần tật những thông tin cần thiết về sale admin

Sale admin là gì? Sale và sale admin có gì khác nhau? Công việc của sale admin thế nào? Đây là thắc mắc của không ít bạn bởi đây là nghề hot với mức thu nhập khủng không giới hạn miễn rằng bạn có khả năng. Tìm hiểu ngay cùng 123job.vn nhé!

Trong lĩnh vực Sales thì Sale Admin đang là một vị trí tuyển dụng khá hot, rất nhiều bạn trẻ muốn ứng tuyển vào vị trí này. Nhưng Sales Admin là gì và công việc, cơ hội phát triển của một Sales Admin là như thế nào? Nếu bạn còn chưa rõ về những điều trên, bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp.

I. Sale admin là gì?

1. Sale là gì?

Sales dịch ra tiếng Việt là nhân viên kinh doanh. Họ là những người giới thiệu, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh. Sales cũng là người tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.

2. Sale admin là gì?

Sale admin (viết tắt của từ Sales Administrator) hay còn gọi là trợ lý kinh doanh có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ công việc kinh doanh. Đây là vị trí rất quan trọng, đóng vai trò then chốt về doanh thu của doanh nghiệp. Những sale admin sẽ làm việc và báo cáo trực tiếp mọi vấn đề về kinh doanh, doanh số… với trưởng bộ phận hay là giám đốc kinh doanh.

II. Mô tả công việc sale admin hàng ngày là gì?

Sale admin hay còn gọi là thư ký kinh doanh, không giống như những vị trí thư ký khác, những người làm nghề này sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với hoạt động của phòng kinh doanh. Tùy vào quy mô của công ty và phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ ở mỗi nơi mà sale admin có công việc khác nhau. 

Tuy nhiên, nhìn chung bộ phận này sẽ đảm nhận những việc làm sau đây:

• Tiếp xúc trực tiếp với bộ phận kinh doanh nên bộ phận này có nhiệm vụ soạn thảo, chỉnh sửa và theo dõi, quản lý các văn bản hành chính, hồ sơ liên quan đến hợp đồng, báo giá, chào hàng…
• Quản lý, nhắc nhở nhân viên ở bộ phận kinh doanh làm việc đúng trình độ đồng thời tham gia lên kế hoạch, xây dựng chiến lược kinh doanh cho công ty.
• Tìm kiếm và tư vấn những dịch vụ phù hợp với khách hàng, từ đó thuyết phục và khiến họ tin tưởng sử dụng sản phẩm của công ty
• Thiết lập, giữ vai trò quan trọng trong cuộc hẹn giữa nhân viên sales và khách hàng tiềm năng
• Chăm sóc khách hàng, quản lý và thu thập những phản hồi của họ để giải quyết một cách phù hợp, thiết thực nhất. Trường hợp nếu việc này vượt quá thẩm quyền của thư ký kinh doanh thì phải trình lên cấp trên.
• Sale admin phối hợp với bộ phận kinh doanh để chăm sóc khách hàng, xử lý mọi yêu cầu, thắc mắc hay khiếu nại để khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và có xu hướng quay lại dùng sản phẩm của công ty cao nhất.

>> Xem thêm: việc làm sale admin lương cao mới nhất

III. Yêu cầu của vị trí sale admin là gì?

Những đòi hỏi về kỹ năng và chuyên môn cho nghề nghiệp sales admin hay thư ký kinh doanh này là gì?

1. Tiêu chí tuyển ứng viên cho sales admin

+ Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí làm trợ lý kinh doanh hoặc hỗ trợ kinh doanh cho công ty. doanh nghiệp

+ Biết sử dụng ứng dụng những công nghệ phần mềm vào công việc như CRM và Excel

+ Có khả năng tiếp thu và xử lý những số liệu về kinh doanh

+ Cần phải có những kỹ năng về làm việc nhóm 

+ Công việc đòi hỏi bạn phải có  khả năng kỷ luật cao đáp ứng được kỷ luật nghiêm ngặt deadline hàng ngày cần phải hoàn thành đúng hạn

+ Tốt nghiệp các trường đại học và cao đẳng chuyên ngành về marketing, kinh tế hoặc là những chuyên ngành về kinh doanh bán hàng 

2. Ứng cử viên “nặng ký” cho sales admin

Những ứng viên lý tưởng cho vị trí sales admin là những người như thế nào? Các nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu những nhân viên sale admin sẽ có khả năng thích ứng nhanh với môi trường và có những kỹ năng quản trị công việc tốt, toàn diện, linh hoạt, chủ động. Những kỹ năng như vậy bạn hoàn toàn có thể tìm tòi và tích lũy khi còn ngồi trên ghế giảng đường hoặc là khi làm việc ở những công ty trong quá khứ. 

Những ứng viên cũng nên có được sự thỏa hiệp và chấp nhận với mức độ cường độ đơn điệu có phần lặp lại và nhàm chán của công việc sales admin. Tuy nhiên đây cũng là cơ hội cho những ai nhanh trí và thông minh có thể tìm ra được cách thức làm việc tinh giản tối đa lượng công việc để hoàn thành công việc nhanh chóng hơn. 

Thực tế là nếu bạn chọn làm ở vị trí sales admin thì bạn cũng cần có cho mình những kỹ năng của một người bán hàng vì bạn có thể hợp tác công việc với mảng bán hàng rất nhiều, những mô tả công việc sales admin trên đây có thể đã giúp bạn hiểu phần nào về công việc của sales admin rồi nhỉ, bạn có thể truy cập vào web 123job.vn để có cho mình lượng thông tin tuyển dụng nhân viên sale tại Hà Nội và các ngành nghề tại tỉnh thành khác nữa nhé!

IV. Kỹ năng cần có của sale admin

1. Kiến thức đa dạng

Sale admin là công việc đòi hỏi rất nhiều kĩ năng tổng hợp từ kinh tế, kinh doanh, marketing đến truyền thông. Những kiến thức về kinh tế là nền tảng để phát triển những kĩ năng kinh doanh. Marketing là cầu nối giữa sản phẩm với khách hàng, qua việc truyền thông để truyền tải tới khách hàng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố hình thành nền tảng chuyên môn vững chắc cho một sale admin.

2. Ham hỏi hỏi và trau dồi kiến thức

Ai cũng biết rằng lí thuyết có mối liên hệ mật thiết với thực tế. Nhưng làm thế nào để không rơi vào lí thuyết suông thì sale admin cần có sự linh hoạt để có thể áp dụng những kiến thức ấy vào thực tiễn của doanh nghiệp, đồng thời trau dồi kĩ năng vềlĩnh vực chuyên môn để đạt được hiệu quả cao trong công việc.

3. Kĩ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếphiệu quả luôn được xem là yếu tố then chốt đối với sự phát triển toàn diện của một người. Vì vậy, nghệ thuật giao tiếp - hiểu người và làm cho người khác hiểu mình - là một trong những kỹ năng quan trọng cần phải rèn luyện để trở thành sale admin. Đây là công việc có đặc thù là gặp gỡ khách hàng thường xuyên, không chỉ khách hàng mà còn đồng nghiệp trong cùng bộ phận và đồng nghiệp ở các bộ phận khác. Giao tiếp hiệu quả mới có thể dẫn tới đàm phán kí kết hợp đồng hoặc thương lượng với đối tác để có thể cân bằng lợi ích, đem đến lợi ích cho doanh nghiệp mình.

4. Kĩ năng làm việc nhóm

“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao.”. Kĩ năng làm việc nhóm là những cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện tốt một nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Sale admin cần có kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả để phối hợp được với các phòng ban khác giúp cho công việc thông suốt hơn. Một tập thể phối hợp công việc ăn ý với nhau sẽ tạo nên sự nhịp nhàng trong công việc.

Kỹ năng cần có của sale admin

5. Kĩ năng đối mặt với áp lực

Trong công việc không phải lúc nào mọi chuyện cũng thuận lợi, công việc nào cũng phải trải qua những khó khăn, thách thức nhất định. Kĩ năng đối mặt với áp lực là khả năng vẫn duy trì được hiệu quả công việc khi đối mặt với áp lực. Ứng viên cho vị trí này cần có lối tư duy tích cực để chịu được áp lực công việc cao như lập kế hoạch làm việc khoa học, thư giãn để lấy lại hứng thú và nâng cao kĩ năng giải quyết công việc.

6. Kĩ năng thuyết trình 

Kỹ năng thuyết trình vô cùng quan trọng, đôi khi nó quyết định cả sự thành bại cho công việc bạn đang làm. Dù một người có hiểu biết quý giá và ý tưởng độc đáo đến đâu đi chăng nữa mà đến khi cần thiết lại không thể trình bày cho người khác hiểu thì cũng khó lòng đạt được thành công nhất định. Để trở thành một người thành công, người ta không chỉ cần trí tuệ thông minh, kiến thức uyên bác, tư duy sáng tạo mà còn phải có khả năng ăn nói, phong cách đĩnh đạc trước mọi người, đặc biệt là nếu muốn trở thành một nhà quản lý hay lãnh đạo.

7. Ngoại ngữ 

Các công ty quốc tế khi đến Việt Nam họ luôn có nhu cầu tuyển dụng nhân sự người Việt nhưng không chỉ giỏi chuyên môn mà phải biết sử dụng ngoại ngữcủa họ. Tiếng Anh là một ngôn ngữ quốc tế được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên hiện nay biết tiếng Anh chưa hẳn là đã đáp ứng đủ được yêu cầu của các công ty. Việc biết thêm một ngoại ngữ nữa như tiếng Trung, Nhật, Hàn,... mới tạo nên ưu thế cho ứng viên hiện nay.

Người Nhật luôn muốn nhân viên có thể giao tiếp được những từ tiếng Nhật căn bản nên bạn sẽ bất ngờ khi thấy tại các nhà máy của nhật, họ dán những hướng dẫn học tiếng Nhật ở khắp mọi nơi, thậm chí ngay cả trong Toilet. Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ cũng là những quốc gia có nhiều công ty lớn đầu tư tại Việt Nam, chính sách về nhân sự, tiền lương và cơ hội nghề nghiệp luôn rộng mở đối với những ứng viên biết sử dụng ngôn ngữ của họ.

8. Tin học văn phòng

Tin học văn phònghiện đang là kĩ năng cơ bản và cần thiết nhất đối với mọi ngành nghề, lĩnh vực. Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn sẽ không mất nhiều thời gian loay hoay tìm hiểu những cách để thể hiện ý tưởng của mình khi cần soạn kế hoạch, làm báo cáo kết quả kinh doanh hay thuyết trình cho khách hàng. Ngoài ra, khi hiểu rõ các thao tác và tính năng trong Microsoft Office, bạn còn có thể tận dụng hiểu biết và kỹ năng để trình bày nội dung cụ thể, rõ ràng và đẹp mắt theo cách riêng của mình. Đây cũng là cách để bạn làm việc thông minh hơn, giúp tiết kiệm thời gian để chuẩn bị thêm cho những phần việc khác và hạn chế áp lực dồn việc vào cuối ngày.

V. Lương của sale admin là bao nhiêu?

Thông thường, thu nhập hàng tháng bao gồm: Lương cố định + thưởng (theo kết quả công việc). Hình thức trả lương theo doanh số đang rất thịnh hành, cách thức này góp phần tạo động lực cho nhân viên nỗ lực hết mình.

Theo 123job.vn thống kê, sale admin là một trong Top 10 nghề sale có mức lương cao nhất Việt Nam. Mức lương cứng thường dao động từ 4 đến 5,5 triệu đồng/tháng, chưa bao gồm hoa hồng và thưởng. 

Khoản lương thứ 2 có thể chênh lệch gấp nhiều lần so với lương cứng của bạn, khoản lương này phụ thuộc vào doanh số bạn mang về cho công ty. Đối với ngành bất động sản, sau mỗi giao dịch thành công bạn sẽ nhận được từ 10% đến 20% giá trị hợp đồng (giá trị thực 1 hợp đồng bất động sản rất cao). Đối với ngành bảo hiểm nhân thọ, bạn sẽ nhận được từ 10% đến 40% giá trị của một hợp đồng... Chính vì vậy, mức lương của sale admin không phụ thuộc hoàn toàn vào thâm niên làm việccủa bạn. Đôi khi những người gia nhập ngành sau có mức lương cao hơn các tiền bối là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Theo khảo sát của vietnamsalary.careerbuilder.vn, mức lương của sale admin ở Hà Nội dao động từ 4 đến 22.5 triệu đồng/tháng, ở TP Hồ Chí Minh dao động từ 4 đến 20,3 triệu đồng/tháng. 

Mức lương của sale admin tại Hà Nội

Mức Lương nghề sale admin tại TP. Hồ Chí Minh

>> Xem thêm: Tuyển dụng sale admin tại Hà Nội, Tuyển dụng sale admin tại Hồ Chí Minh, Tuyển dụng sale admin tại Đà Nẵng 

VI. Cơ hội thăng tiến của sale admin 

Khi bạn lựa chọn điểm khởi đầu cho sự nghiệp của mình, một trong những yếu tố đem lại cho bạn động lực gắn bó với công việc ấy chính làtriển vọng thăng tiến.

Là một trong những vị trí quan trọng của doanh nghiệp nên sale admin có lộ trình thăng tiến rất rộng mở. Một sale admin có kinh nghiệm làm việc dày dặn cùng kĩ năng lãnh đạo xuất sắc thì hoàn toàn có thể trở thành ngườiđiều hành, Giám sát hay xa hơn là Giám đốc kinh doanh của công ty.

Công việc ở vị trí sale admin không những mang lại cho bạn một thu nhập ở mức cao mà còn giúp các bạn hoàn thiện về khả năng Sales mà còn là các kỹ năng quản lý, sắp xếp, điều hành.

VII. Sale admin làm việc ở đâu?

Nhu cầu tuyển dụng sale admin tại các công ty rất lớn với mức lương cao và đãi ngộ rất hấp dẫn. Chính vì vậy, cơ hội việc làm mở ra cho vị trí này là vô cùng lớn.

Bất kỳ tổ chức nào nếu hoạt động kinh doanh thì đều cần đến bộ phận phát triển kinh doanh. Sau khi tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan hoặc đã có kinh nghiệm làm việc liên quan đến lĩnh vực thương mại, mua bán hàng hóa,… bạn hoàn toàn có thể tìm vị trí sale admin qua 123job.vn. Sale admin có thể làm việc tại phòng kinh doanh của các công ty, doanh nghiệp tư nhân hoặc chính phủ.

VIII. Những thuận lợi và khó khăn của nghề sale admin

1. Thuận lợi

Mở ra cho bạn cơ hội phát triển bản thân toàn diện, rèn luyện được rất nhiều kỹ năng như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng xử lý từ chối, kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng. Đây là môi trường tuyệt vời để bạn rèn luyện và phát triển bản thân.

Mang lại cho bạn một nguồn thu nhập không giới hạn, ngoài khoản lương cố định, bạn còn được hưởng thêm số phần trăm hoa hồng từ doanh số bạn đạt được. Đây là điểm thu hút rất nhiều người có khát khao giàu có và không muốn bị phụ thuộc vào một khoản thu nhập bị giới hạn.

2. Khó khăn

• Áp lực doanh số
• Áp lực về công nợ
• Áp lực vì những khách hàng khó tính
• Áp lực vì thiếu sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan
• Áp lực do chính mình tạo ra.

Vậy làm thế nào để vượt qua những khó khăn của nghề sale admin, những chia sẻ sẽ có ở mục dưới đây!

IX. Làm thế nào để vượt qua những khó khăn của nghề sale admin?

Nghềsale adminkhông hẳn là có quá nhiều thách thức như chúng ta nghĩ. Công việc của sale admin đừng chỉ để ý đến doanh số, mà hãy thay từ doanh số thành con số. Con số ở đây là con số hành động đúng theo quy trình của ngành mà bạn đang kinh doanh. Bạn đo con số đó càng nhiều thì doanh số sẽ theo sau. Bạn đừng lo đến lợi nhuận, hãy thay vào đó là kĩ năng và sự chuẩn bị cho những so sánh cạnh tranh.

1. Vượt qua áp lực doanh số

Bạn hãy nghĩ đó là điều đương nhiên, cứ làm hết sức mọi thứ còn lại sẽ đến. (Doanh số của 1 sale admin là kết quả của một chiến lược lớn và sự phối hợp từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất), không phải của riêng mình.

2. Vượt qua áp lực về công nợ

Hãy kiểm soát nó trong định mức cho phép. Bên cạnh đó công nợ là một điều hiển nhiên và nhiệm vụ vai trò của mình là kiểm soát công nợ chứ để đảm bảo công nợ luôn luôn sạch và bằng 0 thì hầu như là điều không thể.

3. Làm hài lòng những khách hàng khó tính

Hãy luôn tôn trọng và lắng nghe khách hàng. Điều mà bạn cần thể hiện là sự am hiểu, trung thực và thấu cảm, không nên đổ lỗi cho khách hàng hay thể hiện sự tức giận, bối rối. Tìm hiểu rõ nguyên nhân và làm sáng tỏ mọi thắc mắc của khách hàng. Và đừng quên nở nụ cười và nói lời cảm ơn tới họ, đây là một cách tốt để lấy lòng khách hàng và duy trì mối quan hệ làm ăn với họ.

4. Vượt qua áp lực vì thiếu sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan

Bạn phải xây dựng quan hệ tốt với nội bộ công ty. Thể hiện sự tôn trọng và biết ơn với đồng nghiệp thì sẽ không còn áp lực nữa. Và nếu được thì nhường họ một bước để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hãy luôn nhớ mình là người ăn lương theo doanh số.

5. Vượt qua áp lực do chính mình tạo ra

Đây là áp lực lớn nhất mà nguồn gốc xuất phát là từ sự sợ hãi của chúng ta (không đạt doanh số, không bán được hàng, không giải quyết được vấn đề của khách hàng,...). Do đó bạn nên nhìn mọi việc theo một cách khách quan, cái gì không thể thì chấp nhận, còn không thì sẽ cố gắng giải quyết. Luôn giữ tâm bình thản để tránh rơi vào stress vì công việc.

Làm thế nào để vượt qua những khó khăn của nghề admin

X. Những mô tả công việc của sale admin ở một số ngành nghề hot hiện nay

1. Bất động sản

• Giới thiệu, tư vấn, hướng dẫn khách hàng tham quan dự án
• Thực hiện giao dịch và hỗ trợ khách hàng theo dõi tiến độ thanh toán
• Chăm sóc khách hàng sau khi có giao dịch
• Liên tục cập nhật nâng cao kiến thức về sản phẩm, thị trường, đối thủ.

2. Bảo hiểm nhân thọ

• Làm báo giá, chuẩn bị những hồ sơ liên quan của phòng Marketing & tuân thủ hướng dẫn của phòng Nghiệp vụ;
• Tính phí bảo hiểm & làm sửa đổi bổ sung dựa vào thông tin được cung cấp bởi đội ngũ nhân viên kinh doanh;
• Yêu cầu bộ phận Cấp đơn Bảo hiểm tiến hành cấp đơn, sửa đổi bổ sung & những chứng từ khác
• Nhắc nhở khách hàng & quản lý/ cập nhật khai báo bảo hiểm hàng tháng;
• Theo dõi công nợ của khách hàng;
• Gửi chứng từ cho khách hàng & lưu hồ sơ

3. Khách sạn - Nhà hàng

• Hỗ trợ khách hàng khi khách hàng đến trực tiếp văn phòng đăng ký các dịch vụ của khách sạn và xử lý các vấn đề hợp đồng liên quan.
• Theo dõi và thu thập phản hồi của khách hàng về các dịch vụ của khách sạn thông qua các trang mạng xã hội và diễn đàn chuyên ngành. Sau đó, trình lên các bộ phận cấp cao hơn để xin ý kiến hỗ trợ xử lý nếu vượt quá khả năng xử lý của bản thân.
• Định kỳ chăm sóc, theo dõi sát sao các chương trình khuyến mãi, tặng quà, các ưu đãi, hỗ trợ khách hàng từ khách sạn để thông báo kịp thời cho khách hàng; nhắc nhở khách hàng gia hạn dịch vụ đúng thời hạn, tránh dịch vụ bị khóa khi đến ngày hết hạn; đồng thời, thường xuyên duy trì mối quan hệ với khách hàng

4. Logistics & Chuỗi cung ứng

• Nhận chứng từ của khách hàng, chuẩn bị chứng từ liên quan tới hoạt động thủ tục hải quan
• Lập chứng từ khai báo hải quan điện tử
• Thực hiện các hoạt động khai báo trên phần mềm hải quan
• Phối hợp cùng với các bộ phận và các đơn vị vận tải điều tiết phương tiện vận chuyển hàng hóa
• Báo giá thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa
• Giao dịch và liên hệ với các nhà cung cấp và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng. 
• Phối hợp với các phòng ban khác nhằm bảo đảm thông suốt công việc và báo cáo
• Cập nhật thông tin lô hàng kịp và tiến trình thông quan
• Hỗ trợ nhân viên hiện trường giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống, luật hải quan, ....
• Trực tiếp phối hợp làm việc, kiểm tra, giám sát nhà cung cấp hoàn thành các công việc được giao; theo dõi và xác nhận chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng.
• Báo cáo cho trưởng nhóm, trưởng phòng các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan, các sự cố xảy ra trong quá trình làm việc.

5. Xuất nhập khẩu

• Nhận PI, xác nhận lại thông tin với sales
• Nhận confirm ngày giao hàng từ kế hoạch/mua hàng
• Liên hệ hãng tàu check giá cước, lấy booking
• Chuyển DNXH có đầy đủ mã, số lượng và giá cho kế toán thuế để lấy tên hàng hải quan
• Khai trên phần mềm
• Chuẩn bị hồ sơ xin C/O gồm: Form CO, IV, PI, PL, định mức, giải trình xuất xứ theo định mức, quy trình sản xuất và hóa đơn, tờ khai, CO nhập khẩu cho từng vật tư, nguyên liệu của mỗi mã sản phẩm.
• Khai C/O trên hệ thống của VCCI hoặc Bộ công thương

6. Thương mại điện tử

• Lập kế hoạch phát triển sản phẩm.
• Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
• Đàm phán, thương lượng hợp đồng.
• Quản lý trưng bày sản phẩm trên website.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ về doanh số, theo dõi tồn kho nhà cung cấp…

XI. Lời kết

Hiện nay, Sale admin đang là một trong những nghề hot nhất trên thị trường việc làm. Trong bối cảnh có rất nhiều sự lựa chọn về định hướng nghề nghiệp trong tương lai của giới trẻ thì sale admin là một gợi ý hấp dẫn mang lại nhiều kĩ năng và gia tăng sự học hỏi, giúp ích cho hầu hết các nghề nghiệp hiện nay. Hiểu rõ về sale admin là gì, mô tả công việc của sale admin sẽ giúp chúng ta có định hướng cụ thể hơn về công việc cũng như những kĩ năng cần thiết cần rèn luyện để hỗ trợ cho công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng trả lời các câu hỏi phỏng vấn cho vị trí sale admin tốt nhất, để tạo ấn tượng hoàn hảo trước nhà tuyển dụng.