Rèn luyện kỹ năng giao tiếp nhờ những tình huống thường gặp trong cuộc sống

Bạn là người sống nội tâm, khép kín, không khéo trong giao tiếp và bạn luôn tự ti? Hãy đọc bài viết dưới đây để tích lũy, rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng những tình huống thường gặp trong cuộc sống.

Giao tiếp là một trong những phần không thể thiếu trong cuộc sống, nhưng làm thế nào để giao tiếp hiệu quả, xử lý tình huống linh hoạt, tình tế lại là điều khá khó mà không phải ai cũng làm được. Cùng tìm hiểu kỹ năng giao tiếp hiệu quả bằng những tình huống thường gặp trong cuộc sống dưới đây. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho bản thân mình cũng là cách giúp bạn thăng tiến trong công việc cũng như được mọi người yêu quý.

I. 10 tình huống giao tiếp thường gặp và cách xử lý 

1. Tình huống cần kỹ năng giao tiếp đối đáp theo kiểu “lạt mềm buộc chặt”

Trong cuộc sống hay làm việc thì chúng ta đều cần có sự cân bằng giữa “cương” và “nhu”, có kỷ luật, trách nhiệm thì cũng có thưởng phạt rõ ràng. Trong kỹ năng giao tiếp, ông bà ta đã dạy: “Lời nói chẳng mất tiền mua - Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” quả không sai. Cuộc sống hay công việc đôi khi đã quá nhiều bộn bề, căng thẳng, chính vì vậy chúng ta hãy đối xử tốt với nhau, hãy nói lời yêu thương thay vì những lời trách móc nặng nề.

Những ý kiến phê bình, phản đối nên mang tính xây dựng, đóng góp hơn là sự chê bai, chỉ trích nặng nề, tiêu cực khiến đối phương tự ti. Đôi khi những lời nói nhẹ nhàng nhưng lại chứa đựng những ý nghĩ sâu xa khiến người ta phải suy nghĩ rất nhiều. Trong giao tiếp chúng ta cần có sự linh hoạt, “lạt mềm buộc chặt” như vậy kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ tốt hơn, giúp mọi người yêu quý bạn hơn.

Kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm

2. Tình huống cần phải “chuyển bại thành thắng”

Trong cuộc sống cũng như công việc, chắc chắn sẽ có những tình huống bất lợi xảy ra, những khó khăn mà nguy cơ thất bại cực cao. Đây là lúc chúng ta cần bình tĩnh, suy nghĩ hướng giải quyết để không gây ra hậu quả xấu hay thiệt hại nặng nề. Ví dụ như khi bạn đang đi đàm phán với khách hàng nhưng khách hàng lại chỉ ra những mặt bạn chưa làm được, yếu kém so với yêu cầu họ đưa ra, đây là lúc bạn phải thuyết phục khách hàng để họ tin tưởng và giao việc cho bạn.

Ngoài kỹ năng giao tiếp bạn cần có kỹ năng xử lý tình huống nhanh nhạy, linh hoạt, chuyển đổi chủ đề hợp lý hoặc kỹ năng thuyết phục công tâm nhất để chuyển bại thành thắng, chuyển thế bất lợi sang có lợi cho mình. 

3. Kỹ năng giao tiếp hài hước

Trong kỹ năng giao tiếp hằng ngày, chắc chắn sẽ có lúc bạn không vừa lòng, sẽ có tình huống khiến bạn bực tức nhưng hãy bình tĩnh. Trong lúc này một câu bông đùa để giảm bớt đi sự căng thẳng giữa các bên là một chìa khóa vàng để cuộc giao tiếp được cởi mở hơn. Hài hước là một trong những yếu tố quan trọng, cứu cánh bạn trong nhiều tình huống khó xử khi giao tiếp. Một câu đùa nhưng mang ý nghĩa lại là một lời đối đáp khôn ngoan, thông minh.

Bạn có thể kể một câu chuyện cười nhưng lại có thể khéo léo phê phán người khác hoặc nhắc khéo họ về điều bạn đang khó chịu mà không khiến họ phật lòng hay tức giận. Chúng ta có thể thấy hài hước mang lại hiệu quả trong giao tiếp nhưng cần lưu ý khi sử dụng và không nên lạm dụng nó quá nhiều để trở thành sự châm biếm, đả kích.

4. Tình huống cần phải đi thẳng vào vấn đề

Có những trường hợp bạn không thể vòng vo, bóng gió, tế nhị mà cần bày tỏ rõ quan điểm một cách thẳng thắn, trung thực, kiên quyết. Thường tình huống này xảy ra khi bạn phải quyết định một vấn đề quan trọng và nhanh chóng. Để đạt được hiệu quả kỹ năng giao tiếp thì nội dung bạn truyền đạt cần được chọn lọc và nói một cách dứt khoát. Đây là những tình huống thể hiện ý chí và lòng tin của bản thân bạn, không nên cân nhắc hoặc đắn đo sẽ khiến người nghe cũng do dự và thiếu tin tưởng bạn.

5. Kỹ năng giao tiếp tinh tế nhờ nói giảm, nói tránh

Bạn sẽ nói giảm nói tránh trong trường hợp nào? Một tình huống cần sự tế nhị bạn hãy nói chuyện một cách ẩn ý bằng những câu truyện ngụ ngôn. Với nội dung có ẩn ý nhằm khuyên răn, thuyết phục người nghe, đây là một cách truyền đạt thông điệp thông minh, tinh tế mà hiệu quả. Người nghe sẽ phải tự suy luận để hiểu hết ẩn ý bên trong, thuấn nhuần được những bài học, lời khuyên mà không cảm thấy tự ái hoặc mặc cảm.

Tuy nhiên không phải ai bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này với kỹ năng giao tiếp của mình bởi với mỗi trình độ người nghe khác nhau thì sẽ hiểu khác nhau, đôi sẽ phản tác dụng nếu người nghe không hiểu được hàm ý mà bạn đặt trong bối cảnh đó.

6. Tình huống từ chối những yêu cầu vô lý của người khác

Đôi khi bạn sẽ gặp những tình huống khó xử, khi người khác đưa ra những lời khuyên không hợp lý, những yêu cầu quá đáng mà bạn không thể chấp nhận được thì bạn phải biết cách từ chối. Bạn không thể nhắm mắt cho qua hoặc chiều theo ý của người khác, hãy cương quyết từ chối thẳng thừng và nói ra quan điểm cá nhân của mình. Từ chối những yêu cầu vô lý của người khác cũng là một trong những điều cần thiết trong kỹ năng giao tiếp.

7. Tình huống cần phải “lựa thời cơ”

Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục những người bề trên của mình như bố mẹ, cấp trên,... luôn là điều cực kỳ khó khăn. Bạn cần xác định được thời điểm thích hợp với nội dung thích hợp để thuyết phục thành công những con người này. Một cách hay đó là bạn có thể đồng tình ý kiến với họ nhưng hãy bổ sung thêm ý kiến riêng của mình.

Ví dụ: “Con thấy ý kiến của bố mẹ hợp lý nhưng với thời điểm hiện tại con nghĩ rằng…” Với những câu nói như vậy sẽ khiến người nghe dễ dàng tiếp nhận ý kiến của bạn hơn thay vì phản đối gay gắt ngay từ đâu. Hãy biết cách điều hướng suy nghĩ của người khác đúng thời điểm.

8. Tình huống cần “chiêu mộ đồng minh”

Khi tranh luận với nhiều người bạn cần chú ý đến thái độ của những người xung quanh mình để được nhận sự ủng hộ, đồng tình. Nếu bạn được ủng hộ thì hãy lan tỏa nó để bạn có sức mạnh to lớn hơn, phản kích lại đối phương. Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất.

9. Tình huống không thể nhượng bộ

Tranh luận trong kỹ năng giao tiếp là điều hoàn toàn bình thường và cần thiết. Những bạn cần phân biệt được tranh luận với mâu thuẫn, cãi nhau. Tranh luận là đưa ra các quan điểm khác nhau để rồi bàn luận để thống nhất đưa ra một nhận định chúng. Tranh luận cần sự công bằng và lịch sự để không làm tổn thương nhau.

Trong khi tranh luận không nên nói quá to và gay gắt, nên có sự tôn trọng và nhún nhường nhau. Hãy cư xử đúng mực khi tranh luận để có hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra tranh luận cần có mục đích rõ ràng là để giải quyết một vấn đề cụ thể chứ không phải tranh luận xong không chốt lại được ý kiến gì.

10. Kỹ năng giao tiếp thuyết phục bằng hành động

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, để tăng tính thuyết phục bạn có thể kết hợp với những hành động cụ thể. Qua hành động bạn sẽ khiến đối phương thay đổi suy nghĩ, tình cảm, thái độ và dễ dàng chấp nhận ý kiến của bạn hơn.

Xem thêm: Kỹ năng xử lý tình huống khiến vị khách khó tính nhất cũng phải hài lòng

II. Những nguyên tắc cần biết để giao tiếp tốt hơn 

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở 

1. Giữ bình tĩnh và tự tin

Khi tức giận bạn thường không kiểm soát được cảm xúc cũng như ngôn từ hay hành vi của mình. Để kỹ năng giao tiếphiệu quả nhất trong lúc này đó là sự bình tĩnh và im lặng, khi bạn im lặng bạn sẽ có thời gian để suy nghĩ những gì bạn sẽ nói. Khi bạn bình tĩnh bạn sẽ có thể thoải mái và nói chuyện dễ dàng, dễ hiểu và tôn trọng đối phương hơn.

2. Luôn giữ nụ cười trên môi

Một nụ cười bằng mười thang thuốc bổ, chính vì vậy hãy luôn mỉm cười vì chẳng ai muốn thấy bộ mặt cáu kỉnh, cau có hay nói chuyện với những người có thái độ khó chịu cả. Vui vẻ sẽ khiến bạn cũng như đối phương thoải mái, dễ dàng giao tiếp hơn. Một nụ cười tươi là ấn tượng đẹp, hấp dẫn, chân thành mà bạn có thể dành cho đối phương với kỹ năng giao tiếp của mình.

3. Tạo tâm lý thoải mái

Trong những tình huống như thi vấn đáp, phỏng vấn những kỳ thi, công việc quan trọng bạn thường sẽ rất căng thẳng, hồi hộp. Nhưng hãy bình tĩnh và hít thở thật sâu để tâm lý thoải mái hơn. Bạn càng căng thẳng thì bạn càng dễ quên và không thể giao tiếp trơn tru, mượt mà được. Hãy tưởng tượng người đối diện là những người thân quen để bạn có thể thoải mái, tự tin với kỹ năng giao tiếp của mình.

4. Ánh mắt

Ánh mắt là cửa sổ tâm hồn và trong kỹ năng giao tiếp nó cũng là một yếu tố quan trọng. Đôi mắt như một sự kết nối giữa người nói và người nghe. Trong giao tiếp chúng ta thường có thói quen đi tìm những ánh mắt có sự theo dõi, ủng hộ với mình. Những đôi mắt thân quen, những người bạn thích hoặc những người gần gũi luôn là đối tượng để bạn dễ dàng giao tiếp bằng mắt nhất.

5. Giữ phép lịch sự

Trong kỹ năng giao tiếp kể cả với những người cực kỳ thân thiết thì bạn cũng cần cư xử một cách lịch sự, tinh tế. Đây là ấn tượng tốt cũng như bạn có thể dễ dàng lấy được thiện cảm từ những người xung quanh. Dần dần bạn tạo cho những người xung quanh sự chân thành và tin cậy trong lời nói của bạn. Cách cư xử sẽ nói lên con người của bạn, chính vì vậy hãy tự rèn luyện bản thân mình thật nhiều nhé!

6. Chủ động kiểm soát tình huống

Nếu bạn biết một người sẽ có ý định chỉ trích, nói xấu bạn trước mặt ai đó, hãy lấy hết sức can đảm và cố gắng để ngồi hoặc đứng bên cạnh người đó. Trong trường hợp này, người đó sẽ trở nên dịu dàng và nói những điều ít tiêu cực về bạn hơn so với khi bạn ngồi cách xa họ.

Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề - Phương pháp tư duy và cách giải quyết hiệu quả

III. Kỹ năng giúp bạn giao tiếp hiệu quả, khéo léo

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán khéo léo, hiệu quả

1. Hiểu rõ bản thân

Trước khi giao tiếp với người khác bạn cần phải hiểu chính bản thân mình, bạn muốn nói gì, muốn truyền đạt thông tin gì với mục đích ra sao. Bạn phải hiểu chính thông điệp của mình thì mới có thể truyền đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu cho người khác được. Đây là một trong những yêu tố cơ bản để giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp.

2. Hiểu về đối phương 

Một kỹ năng giao tiếp quan trọng, tối thiểu là bạn cần hiểu đối phương của mình. Để giao tiếp hiệu quả bạn cần biết rõ mục đích cuộc trò chuyện, đối tượng giao tiếp cần gì, thích gì. Đây không phải là để lấy lòng mà là cách để giúp bạn thuyết phục họ nhanh nhất, tốt nhất.

3. Sử dụng tốt giọng điệu và ngữ điệu

Giọng điệu và ngữ điệu là điểm nhấn trong kỹ năng giao tiếp, khiến cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn và người nghe cảm thấy bị hấp dẫn, thu hút từ bạn. Ngữ điệu giúp cho câu chuyện của bạn không bị nhạt nhòa, bằng bằng, nó sẽ khiến người nghe thoải mái hơn. Đặc biệt với những thông tin quan trọng khi bạn nhấn nhá cũng giúp người nghe dễ nắm bắt hơn.

4. Vận dụng tốt ngôn ngữ cơ thể

Bên cạnh trao đổi bằng mắt thì ngôn ngữ cơ thể cũng là một cách để liên hệ với người giao tiếp. Khi thuyết trình việc sử dụng cơ thể để diễn tả, minh họa những điều bạn nói rất thú vị, khiến mọi người chú tâm và bị lôi cuốn. Khi hẹn hò những cử chỉ nhỏ của bạn sẽ thay cho lời nói để đối phương có thể bắt nhịp được cảm xúc với bạn. Kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng phải không nào?

5. Đi vào chi tiết hơn

Hãy cởi mở chia sẻ những vấn đề chung, đi vào trọng tâm nội dung bạn cần truyền đạt thay vì nói vòng vo sẽ không đạt được hiệu quả và làm mất thời gian. Vui vẻ, thoải mái và nhanh chóng giải quyết vấn đề là một kỹ năng giao tiếp bạn cần áp dụng.

6. Luôn lắng nghe

Đừng chỉ nói mà không lắng nghe, kỹ năng giao tiếp tốt là sự kết hợp giữa nói và nghe. Lắng nghe chia sẻ của người khác sẽ giúp bạn có thể có thêm nhiều thông tin, hiểu biết hơn. Lắng nghe và tiếp tục cuộc trò chuyện, tương tác giữa các bên cũng là một sự tôn trọng, lịch sự trong giao tiếp.

Xem thêm: 10 kỹ năng lãnh đạo quan trọng nhất giúp bạn thành công 

IV. Những sai lầm thường gặp trong giao tiếp

Bạn sẽ bất ngờ vì những sai lầm trong giao tiếp sẽ khiến bạn mất điểm hoặc không thành công trong công việc hay cuộc sống. Vì thế nếu như bạn muốn biết những sai lầm nào có thể khiến bạn mất điểm và không đạt được thành công như mong muốn thì hãy tránh xa những sai lầm thường gặp trong giao tiếp dưới đây nhé.

1. Không lắng nghe người khác

Bạn đã bao giờ chịu lắng nghe người khác trong mọi hoàn cảnh chưa? Dám cá là không phải ai cũng làm được điều này. Trong các cuộc tranh luận, “lắng nghe” không mấy khi được áp dụng. Đơn giản là bởi ai cũng có cái tôi của bản thân và không được bình tĩnh khi người khác nói ra ý kiến của bản thân mà họ không có quan điểm đồng tình. Chính vì không biết lắng nghe, mọi chuyện sẽ chẳng được giải quyết và chẳng có hồi kết.

Lời khuyên: Hãy nghe hết ý kiến của người khác, sau đó mới nêu ý kiến và phản bác lại.

2. Nói hoặc hỏi quá nhiều

Trong mọi cuộc giao tiếp, luôn có người nói quá nhiều hoặc hỏi quá nhiều. Đây là một sai lầm khiến bạn không chỉ không được giải đáp những thắc mắc mà còn khiến người khác khó chịu. Hãy thử tưởng tượng, nếu có 5 người trong cùng 1 cuộc giao tiếp, bàn luận. Chỉ có 1 người tranh hết phần nói của người còn lại và luôn đặt ra những câu hỏi cho chủ thể nào đó? Cảm giác này thật sự khó chịu cho những người còn lại. Dám cá là có nhiều suy nghĩ dạng như “bạn tưởng bạn là trung tâm vũ trụ” Hoặc sẽ chẳng ai có nhiều sức lực để trả lời hết những gì bạn đặt ra. Thậm chí nói quá nhiều khiến người khác “buồn ngủ”.

Lời khuyên: Nói ít lại, hỏi từ từ, ngắn gọn, súc tích và lắng nghe nhiều hơn.

3. Không nhìn vào mắt của đối phương

Bạn đã từng giao tiếp mà không nhìn vào mắt ai đó chưa? Nhiều chứ không phải là từng hoặc số lượng ít ỏi nào đó. Nhiều người nghĩ rằng nhìn chằm chằm vào người khác khi nói chuyện là mất lịch sự. Đúng nhưng chưa đủ. Nhìn chằm chằm khác với việc nhìn vào mắt của đối phương. Nhìn vào mắt họ thể hiện sự tôn trọng, quan tâm đến vấn đề và lời nói của họ. Bạn nghĩ sao khi mà đang nói chuyện với ai đó mà họ chẳng thèm nhìn vào bạn hay quay sang một chỗ khác?

Nhìn vào mắt còn có thể giúp bạn đoán định được tâm ý của đối phương nữa nên hãy học mẹo giao tiếp này nhé.

4. Luôn muốn mình là trung tâm của sự chú ý

Rất nhiều người luôn muốn mình được người khác chú ý. Được chú ý sẽ tốt trong những trường hợp bạn cần mọi người lắng nghe, biết đến bạn.

Tuy nhiên trong những cuộc giao tiếp thông thường. Có những người vì muốn thu hút sự chú ý của người khác chẳng vì mục đích nào quan trọng và làm “lố” mọi thứ lên thì đây chính là một sai lầm. Đây thực sự là một sai lầm trong giao tiếp mà bạn cần phải tránh ngay.

Chẳng hạn như người khác đang nói mà bạn lại cắt ngang lời hoặc tranh nói quá nhiều, thể hiện quá nhiều ý kiến cá nhân và cho nó là đúng, bắt người khác phải nghe theo.

Lời khuyên: Hãy để mọi người cùng tỏa sáng chứ không phải mình bạn tỏa sáng. Đừng chen ngang vào lời nói của người khác và hãy học cách để cân bằng giữa lắng nghe với việc đưa ra ý kiến của bạn.

5. Quá coi trọng quan điểm cá nhân và cái tôi

Mặc dù ai cũng có cái tôi cá nhân riêng và đây là một yếu tố quan trọng để người này khác với người kia. Nhất là trong công việc, cái tôi cá nhân sẽ mang đến sự sáng tạo và nét đặc trưng. Thế nhưng việc quá coi trọng ý kiến, quan điểm và đề cao cái tôi quá mức là một sai lầm khiến bạn bị mất điểm trong mắt người khác.

Đừng bao giờ coi mọi ý kiến của mình đều đúng mà hãy tham khảo, quan tâm đến ý kiến của người khác nữa.

6. Không chịu trao đổi với người khác

Trao đổi với người khác là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng. Biết rằng ý kiến của bạn cần được tôn trọng nhưng không có nghĩa lúc nào nó cũng là tốt nhất, phù hợp hoặc đúng trong các tình huống khác nhau.

Vì thế khi người khác cũng có ý kiến, cũng có quan điểm riêng và 2 người cùng làm việc trong một tập thể, 1 nhóm nào đó thì việc trao đổi để hiểu nhau hơn rất quan trọng. Nó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, kết hợp các ý kiến lại sẽ tạo ra sự hoàn hảo và trọn vẹn nhất.

7. Ba phải

Có những kiểu người trong giao tiếp “gió chiều nào theo chiều ấy” mặc dù chẳng làm hại ai nhưng cũng chẳng ai thích kiểu người này.

Hãy giữ quan điểm cá nhân, vững lập trường chứ không phải ngả theo những quan điểm mà người khác có thế mạnh hơn một chút là bỏ luôn ý kiến của bạn và đi theo đó. Đôi khi số đông chưa chắc đã đúng. Vì thế giữ lập trường, chỉ thay đổi khi bạn cảm thấy nó thực sự phù hợp và đứng trên góc độ lợi ích chung chứ không vì cá nhân.

V. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến kỹ năng giao tiếp và cách rèn luyện kỹ năng này để hoàn thiện hơn trong những tình huống thường gặp trong cuộc sống. Chúc bạn thành công!