Tiêu chuẩn 5S là gì? Ứng dụng của tiêu chuẩn 5S vào quy trình quản lý

Hiện nay quy trình 5S đang vô cùng phổ biến và được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng. Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? 5S mang lại những lợi ích gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về quy trình 5S nhé!

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất thành công bạn sẽ nhận ra các thay đổi vô cùng kỳ diệu trong công ty. 5S giúp loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc, sắp xếp một môi trường làm việc tiện lợi, gọn gàng và sạch sẽ. Ngoài ra tiêu chuẩn 5S trong sản xuất còn khuyến khích tinh thần tập thể, tinh thần làm việc nhóm. Từ đó giúp nhân viên trong công ty có thái độ lao động tích cực và trách nhiệm hơn.

I. Tiêu chuẩn 5s là gì? 

5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc được thực hiện hiệu quả và an toàn. Hệ thống này tập trung vào việc đặt mọi thứ thuộc về nơi nó thuộc về và giữ cho nơi làm việc luôn được sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian hoặc bị sao nhãng.

Tiêu chuẩn 5s là gì?

Thuật ngữ 5S là gì xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:

• Seiri: Sàng lọc.
• Seiton: Sắp xếp.
• Seiso: Sạch sẽ.
• Seiketsu: Săn sóc.
• Shitsuke: Sẵn sàng.

II. Vậy 5S có nguồn gốc từ đâu?

Phương pháp 5S bắt nguồn từ Nhật Bản và được thực hiện lần đầu tiên bởi Toyota Motor Corporation.Hiện nay quy trình 5S đã được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới. Chúng được thực hiện ở hầu hết các tổ chức đang và mong muốn đạt được mô hình tổ chức đạt mức đẳng cấp thế giới.

III. Lợi ích của tiêu chuẩn 5S

• Tăng năng suất: Theo nghiên cứu toàn cầu được thực hiện bởi các công ty tư vấn khác nhau ở Hoa Kỳ, người ta thấy rằng việc thực hiện hiệu quả các nguồn lực sản xuất tinh gọn 5S mang lại sự cải thiện này.
• Cải thiện an toàn: Một môi trường làm việc sạch sẽ, đặc biệt là trong một đơn vị sản xuất có thể làm giảm đáng kể số lượng thương tích của người lao động. Thông thường, việc đổ hóa chất không được giám sát sẽ làm tăng nguy cơ trượt và ngã.
• Cải thiện tinh thần và thái độ tích cực của nhân viên: Tiêu chuẩn 5S giúp các thành viên dần hình thành những thái độ tích cực, nâng cao tinh thần làm việc và bắt đầu thay đổi văn hóa doanh nghiệp. 
• Môi trường sạch sẽ và dễ chịu: Nhờ việc sắp xếp gọn gàng các dụng cụ nên tiêu chuẩn 5S tạo ra được một môi trường có tổ chức và sạch sẽ. 

Ví dụ: Một bệnh viện đã sử dụng tiêu chuẩn 5S để giảm 37% thời gian thiết lập trong phòng mổ và giảm 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình. Về mặt tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm. (Nguồn: Tạp chí Chất lượng Chăm sóc Sức khỏe 2015, tập 37, Số 5).

Lợi ích của tiêu chuẩn 5S

IV. Tìm hiểu về những tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

Dưới đây là những tiêu chuẩn 5S trong sản xuất mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc:

1. Tiêu chuẩn Seiri – Sàng lọc: Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại thông minh

Ở tiêu chuẩn này, doanh nghiệp cần xác định được một số vấn đề như:

• Dụng cụ nào có tần suất sử dụng nhiều nhất.
• Dụng cụ nào được sử dụng với mức tần suất vừa phải.
• Dụng cụ nào không còn được sử dụng nữa.

Thực hiện tiêu chuẩn này theo nguyên tắc đơn giản là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”.

2. Tiêu chuẩn Seiton – Sắp xếp, bố trí lại khu vực làm việc

Ở tiêu chuẩn này bạn cần quan tâm đến một số nguyên tắc như:

• Những vật dụng được sử dụng thường xuyên thì sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc.
• Những vật dụng ít được sử dụng thì sắp xếp cách xa vị trí làm việc.
• Sử dụng màu sắc để dễ dàng phân biệt được chúng và việc tìm kiếm cũng dễ dàng hơn.
• Những vật dụng quan trọng và cần gấp như: Bình cứu hỏa, thiết bị an toàn... cần đặt ở nơi dễ tìm kiếm nhất.

3. Tiêu chuẩn Seiso – Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, thường xuyên kiểm tra thắt chặt

Cần lên kế hoạch kiểm tra vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ. Việc đảm bảo vệ sinh trong doanh nghiệp, tổ chức cần phải có sự giám sát của cấp trên một cách liên tục. Mọi nhân viên trong công ty coi việc giữ gìn vệ sinh là niềm tự hào và thực hiện bằng tất cả sự thoải mái, đam mê, nhiệt tình.

4. Tiêu chuẩn Seiketsu – Duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ và ngăn nắp

Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cần xác định được một tiêu chuẩn nhất định và làm cho chúng trở nên trực quan hơn.

• Thiết kế nhãn mác và các vị trí được tuân theo một tiêu chuẩn nhất định.
• Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết các tiêu chuẩn đã được hoàn thành.
• Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định được các vị trí…

Tìm hiểu về những tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

5. Tiêu chuẩn Shitsuke – Sẵn sàng hình thành thói quen và thực hành

Để thực hiện được chữ S thứ 5 này thì các tổ chức, doanh nghiệp cần hình thành và củng cố các thói quen làm việc thông qua những hoạt động đào tạo, quy định khen thưởng cũng như kỷ luật.

V. Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công quy trình 5S

• Lãnh đạo là người luôn cam kết và hỗ trợ: Lãnh đạo đóng một vai trò vô cùng quan trọng để giúp quy trình 5S có được thực hiện thành công hay không. Một lời cam kết hay sự hỗ trợ, khuyến khích tinh thần của cấp trên sẽ tạo động lực cũng như truyền cảm hứng rất lớn đến các thành viên trong công ty.
• Hãy bắt đầu và tiến hành đào tạo: Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của tiêu chuẩn 5s là gì thì việc đào tạo là vô cùng cần thiết. Bạn cần cung cấp cho nhân viên trong công ty những kiến thức, các bước tiến hành tiêu chuẩn 5S trong sản xuất. Một khi đã hiểu rõ về tiêu chuẩn 5S là gì thì chắc chắn một điều 5S của bạn sẽ rất thành công.
• Mọi người đều phải tự nguyện tham gia: Nếu tự nguyện tham gia, mọi người sẽ thấy được tiêu chuẩn 5S là gì thú vị hơn rất nhiều. Ngoài ra họ cũng tự ý thức được vai trò, ý nghĩa to lớn của quy trình 5S để từ đó cố gắng thực hiện nó hơn nữa.
• Lặp lại quy trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Để quy trình 5S được thành công, chúng đòi hỏi mọi người phải sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý chất lượng.

VI. Các bước để áp dụng tiêu chuẩn 5S vào doanh nghiệp

• Bước 1: Tìm hiểu và xem xét thực trạng của công ty, doanh nghiệp như thế nào.
• Bước 2: Tuyên truyền và phát động tiêu chuẩn 5S trong sản xuất, các yếu tố cơ bản để thực hiện quy trình 5S tới toàn bộ nhân viên trong công ty, kể cả những nhân viên mới vào làm việc.
• Bước 3: Tất cả thành viên trong công ty bắt đầu tiến hành tổng vệ sinh.
• Bước 4: Thực hiện bước Seiri đầu tiên.
• Bước 5: Tiếp theo là thực hiện Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke hàng ngày.
• Bước 6: Đánh giá định kỳ và thường xuyên tiêu chuẩn 5S để có được những kết quả tốt nhất.

VII. 10 gợi ý để thực hiện quy trình 5S thành công

10 gợi ý để thực hiện quy trình 5S thành công

• Hai cái đầu sẽ luôn tốt hơn một cái đầu – cần phát huy tối đa kỹ năng làm việc nhóm và phương pháp Brainstorming (phương pháp động não) .
• Luôn xác định và tìm tòi ra các điểm không thuận tiện, hợp lý để cải tiến.
• Tìm ra các không gian của phòng làm việc không được ngăn nắp và chưa sạch sẽ để cải tiến.
• Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để nâng cấp và cải tiến.
• Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ chúng hoàn toàn. 
• Mở rộng phạm vi vệ sinh các loại máy móc, thiết bị.
• Chú ý tới các khu vực công cộng như nhà vệ sinh, căng tin, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.
• Khuyến khích, chỉ ra được những vai trò to lớn để mọi nhân viên trong công ty đều có thói quen sử dụng quy trình 5s.
• Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.
• Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh, thoải mái để mọi người thấy không thể thiếu được quy trình 5S. 

VIII. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về tiêu chuẩn 5S là gì, những tiêu chuẩn 5S trong sản xuất và các bước để áp dụng quy trình 5S mà 123job muốn gửi tới bạn đọc. Hy vọng bài viết mang tới cho bạn nhiều kiến thức bổ ích về tiêu chuẩn 5S là gì. Chúc bạn thực hiện quy trình này thành công!