Quy định chế độ công tác phí là quy trình quan trọng không thể thiếu giúp các công việc của công ty. Đó là những phúc lợi được nhận của nhân viên trong mỗi doanh nghiệp. Vậy Tổng hợp quy định chế độ công tác phí là gì? Cùng 123job tìm hiểu ngay nhé.
I. Quy định chế độ công tác phí
1. Mục đích
Quy định chế độ công tác phí có mục đích xác định các mức mà người quản lý, nhân viên phải thực hiện khi đi công tác. Ngoài ra, quy định chế độ công tác phí còn giúp xác định các chính sách, các chế độ của quản lý và các nhân viên khi đi công tác.
2. Phạm vi
Quy định chế độ công tác phí được áp dụng cho toàn bộ công ty.
3. Nội dung
Tổng hợp quy định chế độ công tác phí
3.1. Quy trình đi công tác
Quy trình công tác phí này áp dụng cho các trường hợp đi công tác ngoại tỉnh hoặc đi công tác nước ngoài.
Đề nghị đi công tác:
Người đã có nhu cầu đi công tác theo quy định chế độ công tác phí phải làm giấy đề nghị đi công tác theo mẫu: HC – 12 – BM 01.
Giấy đề nghị đi công tác phải được các quản lý trực tiếp xem xét và ký xác nhận theo Quy định chế độ công tác phí.
Duyệt:
Giám đốc của các bộ phận đối với tất cả các nhân viên trực thuộc (ngoài thẩm quyền của trưởng phòng)
Giám đốc điều hành đối với các trường hợp Giám đốc bộ phận phải đi công tác tỉnh và với tất cả những trường hợp đi công tác nước ngoài.
Đối với các cấp nhân viên đi công tác trong khu vực nội bộ tỉnh,thành phố thì quy định chế độ công tác phí chỉ cần cấp Trưởng phòng phê duyệt.
Chuẩn bị.
Đối với các trường hợp công tác nước ngoài do phòng HCQT trực tiếp làm thủ tục xin cấp passport và visa.
Đối với các trường hợp công tác liên tỉnh thì sẽ do trợ lý hoặc thư ký của giám đốc chuẩn bị, đối với trường hợp các Trưởng phòng thì do tự Trưởng phòng chuẩn bị.
Ngoài các nội dung đã chuẩn bị trên, việc chuẩn bị tất cả các công cụ và phương tiện khác sẽ do thư ký chuẩn bị (đối với cấp giám đốc), hoặc đối với cấp trưởng phòng và nhân viên thì tự chuẩn bị.
Quy định về công tác:
Thực hiện đúng quy định chế độ công tác phí theo các chương trình, kế hoạch nội dung đó đã được giao trong thời gian công tác.
Không được sử dụng việc đi công tác để làm những các công việc cá nhân (trong giờ làm việc).
Không thực hiện các hành vi về cố ý gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Trong quá trình thực hiện quy định chế độ công tác phí, nếu có vướng mắc phải báo ngay cho những người có thẩm quyền để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
Báo cáo:
Đối với những trường hợp đi công tác ở liên tỉnh hay công tác ở nước ngoài, người đi công tác phải làm những công việc sau:
Lập bảng để xác nhận giờ công theo như mẫu trong quy định chế độ công tác phí về cách quản lý giờ công và chuyển cho các phòng nhân sự để tính lương.
Lập bảng báo cáo theo công tác trong thời gian đi công tác bao gồm: Các công việc đã được thực hiện và các công việc chưa được thực hiện và nêu lý do.
3.2. Thanh toán công tác phí
Quy định chung:
Thanh toán công tác phí nhằm tạo điều kiện cho người đi công tác giải quyết công việc của công ty có khả năng thanh toán những chi phí cần thiết về ăn, ở, đi lại, phụ cấp theo mức thông thường trong những ngày đi công tác theo phân công của TGĐ hoặc người được TGĐ uỷ quyền phân công bằng Giấy giới thiệu, Giấy đi đường hoặc quyết định cử đi công tác.
Trường hợp đi công tác ở nước ngoài thì phải có quyết định bằng văn bản của TGĐ hoặc TGĐ đi công tác ở nước ngoài thì phải có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch HĐQT.
Chủ tịch HĐQT, TGĐ hoặc người được TGĐ uỷ quyền phải xem xét, cân nhắc khi quyết định cử cán bộ nhân viên đi công tác (về số lượng, thành phần, thời gian) nhằm đảm bảo tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả công việc.
Nội dung được thanh toán công tác phí gồm:
- Tiền vé tàu, xe, máy bay đi về, tiền thuê phương tiện đi và về từ văn phòng Công ty đến nơi công tác, từ nơi ở đến nơi làm việc.
- Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đi đường)
- Tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác (khách sạn, nhà trọ, phòng nghỉ)
- Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi liên hệ công tác thường xuyên mà không thanh toán theo ngày.
- Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp đi công tác ở nước ngoài)
Các trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí:
- Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nghỉ tại nhà điều dưỡng, dưỡng sức
- Những ngày đi học tập, đào tạo đã thanh toán theo chế độ đào tạo theo quyết định bằng văn bản của TGĐ
- Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác
- Những ngày đi tham quan du lịch đã được thanh toán theo dự toán được duyệt kèm theo quyết định cử đi tham quan du lịch bằng văn bản của TGĐ
- Thời gian được giao nhiệm vụ thường trú, biệt phái tại một địa phương, đơn vị khác theo quyết định của TGĐ hoặc người được TGĐ uỷ quyền phân công bằng văn bản.
Định mức thanh toán công tác phí:
a/ Tiền vé tàu, xe, máy bay:
Cán bộ công nhân của Công ty khi đi công tác sẽ tự túc phương tiện đi lại được thanh toán chi phí tiền vé tàu, vé xe, vé máy bay, đường; chi phí sân bay, phí bến bãi, tiền thuê mướn xe ôtô, taxi, xe máy, xe thồ đi lại... cước hành lý để phục vụ cho chuyến công tác mà cán bộ công nhân đã trực tiếp chi trả được tính theo giá cước vận tải hành khách quy định hiện hành (ghi trên vé hợp lệ, hợp pháp).
Hạng vé tàu, xe, máy bay được quy định như sau:
- Các thành viên trong Ban lãnh đạo công ty gồm HĐQT, BKS, TGĐ, Phó TGĐ, các GĐCM, phó GĐCM, các Kế toán trưởng, Trưởng các phòng chuyên môn, các Trưởng văn phòng đại diện chi nhánh, các chuyên gia cố vấn cao cấp và cả các chức danh khác đã có hệ số lương cơ bản từ 3.7 trở lên sẽ được thanh toán chi phí phương tiện đi lại bằng vé máy bay và phương tiện taxi hay xe ô-tô do công ty bố trí.
- Các cấp Phó trưởng phòng, Phó quản đốc và các cấp phó tương đương hay các chức danh khác sẽ có mức lương cơ bản từ 3.0 : nó sẽ được thanh toán phương tiện đi lại bằng các vé tàu, chi phí xe hạng giường nằm và phương tiện taxi
- Các cấp cán bộ nhân viên còn lại: quy định chế độ công tác phí được thanh toán cho phương tiện đi lại bằng vé tàu, các xe hạng ngồi mềm và các phương tiện xe máy, xe thồ.
Trường hợp họ đi bằng xe ô-tô của Công ty hay xe ô-tô thuê mượn theo hợp đồng của công ty thì quy định chế độ công tác phí không thanh toán tiền tàu, xe, máy bay
Trường hợp cần thiết, giải quyết các công việc gấp, quan trọng mà thời gian để đi tàu, xe không đảm bảo (người được cử công tác không đủ điều kiện để thanh toán vé máy bay hoặc không thể mua được vé máy bay theo hạng quy định) thì tuỳ vào tình hình thực tế, và hiệu quả công việc, tổng giám đốc có thể xem xét quy định chế độ công tác phí để phê duyệt đồng ý cho họ đi công tác bằng phương tiện máy bay hoặc các phương tiện khác vượt hạn quy định bằng các văn bản theo mẫu đính kèm quy định này.
b/ Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đi đường)
Phụ cấp lưu trú là phụ cấp nhằm hỗ trợ thêm tiền ăn, ở hay tiêu vặt, phí phục vụ … ở mức bình thường trong những ngày cán bộ,nhân viên đi công tác (không bao gồm có bia, rượu, chiêu đãi, tiếp khách, mua quà ...), tính từ ngày bắt đầu cử đi công tác cho đến khi về đến nơi đi thì tính theo giấy đi đường
Phụ cấp lưu trú chỉ được áp dụng theo quy định chế độ công tác phí trong trường hợp người được cử đi công tác có Giấy giới thiệu hoặc Giấy đi đường do tổng giám đốc hoặc người được tổng giám đốc uỷ quyền phê duyệt đi đến các địa điểm cách xa nơi làm việc từ 30Km và đã có xác nhận của nơi đến công tác (dấu ấn của cơ quan, đơn vị liên hệ, khách sạn ở nơi họ công tác trong nước hoặc dấu ấn của cơ quan xuất nhập cảnh trong trường hợp họ đi công tác ở nước ngoài).
Quy định chế độ công tác phí về mức phụ cấp lưu trú trong nước được quy định theo ngày như sau:
- Phụ cấp lưu trú tại các thành phố trực thuộc Trung ương: 100.000 đ/người/ngày
- Phụ cấp lưu trú tại các tỉnh, thành phố khác: 50.000 đ/người/ngày
Mức phụ cấp lưu trú ở nước ngoài quy định theo ngày như sau:
- Phụ cấp lưu trú ở các nước nhóm 1: Mức A: 105 USD/người/ngày. Mức B: 95 USD/người/ngày
- Phụ cấp lưu trú ở các nước nhóm 2: Mức A: 100 USD/người/ngày. Mức B: 90 USD/người/ngày
- Phụ cấp lưu trú ở các nước nhóm 3: Mức A: 85 USD/người/ngày. Mức B: 75 USD/người/ngày
- Phụ cấp lưu trú ở các nước nhóm 4: Mức A: 75 USD/người/ngày. Mức B: 65 USD/người/ngày
- Phụ cấp lưu trú tại nước ngoài được thanh toán theo mẫu đính kèm quy định này.
c/ Tiền thuê chỗ ở:
Cán bộ nhân viên đi công tác trong nước chỉ được thanh toán chi phí thuê chỗ ở nơi đến công tác với mức tối đa theo như quy định chế độ công tác phí sau:
+ Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 500.000 đ/người/ngày
+ Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 300.000 đ/người/ngày
+ Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 300.000 đ/người/ngày
+ Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 150.000 đ/người/ngày
Trường hợp đi một mình, đoàn có lẻ người, khác giới buộc phải thuê phòng riêng, phòng đơn (1 người) thì được thanh toán mức tối đa như sau:
+ Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 1.000.000 đ/người/phòng/ngày
+ Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 500.000 đ/người/phòng/ngày
+ Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 500.000 đ/người/phòng/ngày
+ Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 300.000 đ/người/phòng/ngày
Trường hợp đặc biệt phải thuê chỗ ở mức cao hơn định mức trên thì phải được TGĐ đồng ý thanh toán theo hoá đơn thực tế hợp lý, hợp lệ.
Trường hợp người đi công tác tự thu xếp được chỗ ở (ngoài hệ thống dịch vụ khách sạn, nhà trọ, nhà nghỉ ... ) mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc thì được thanh toán mức khoán tự sắp xếp chỗ ở là 75.000đ/người/ngày
Các trường hợp đi công tác đi, về trong ngày hoặc đã được công ty, đơn vị nơi đến công tác bố trí chỗ ở thì không áp dụng thanh toán tiền thuê chỗ ở.
CBNV đi công tác ở nước ngoài được thanh toán tiền thuê chỗ ở theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế tại nơi công tác ở nước ngoài và theo dự toán được duyệt.
d/ Tiền khoán công tác phí hàng tháng:
- Đối với cán bộ nhân viên phải thường xuyên đi công tác lưu động, quan hệ về giao dịch trong và ngoại tỉnh/thành phố dưới 30km/ngày và đi trên 15 ngày/tháng (mà không có thanh toán phụ cấp đi đường theo ngày được quy định chế độ công tác phí tại điểm b mục 4.2.2) thì được thanh toán tiền khoán quy định công tác phí hàng tháng tối đa không quá 200.000 đ/người/tháng để chi phí tiêu cho hao mòn xe, nhiên liệu, phí giữ xe ... của cá nhân.
- Đối tượng được thanh toán tiền khoán theo quy định công tác phí hàng tháng và mức tiền khoán cụ thể do tổng giám đốc hoặc người được tổng giám đốc uỷ quyền quyết định phê duyệt nhằm thanh toán theo từng tháng bằng các văn bản theo mẫu đính kèm.
e/ Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (cho trường hợp đi công tác ở nước ngoài) quy định chế độ công tác phí được thanh toán theo hoá đơn hay chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế tại nơi công tác
II. Biểu mẫu quy định chế độ công tác phí
Tổng hợp quy định chế độ công tác phí
1. Giấy đề nghị đi công tác
Tải Giấy đề nghị đi công tác TẠI ĐÂY
2. Giấy giới thiệu
Tải Giấy giới thiệu TẠI ĐÂY
3. Kế hoạch đi công tác
Tải Kế hoạch đi công tác TẠI ĐÂY
4. Bảng xác nhận công tác
Tải Bảng xác nhận công tác TẠI ĐÂY
5. Báo cáo kết quả công tác
Tải Báo cáo kết quả công tác TẠI ĐÂY
6. Bảng thanh toán tiền công tác phí
Tải Bảng thanh toán tiền công tác phí TẠI ĐÂY
7. Tờ trình công tác phí vượt khung, hạng
Tải Tờ trình công tác phí vượt khung, hạng TẠI ĐÂY
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm