Tổng hợp quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi là quy trình quan trọng không thể thiếu trong vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt đây là quy trình mà nhân viên kế toán và nhân viên hành chính nhân sự của doanh nghiệp phải quan tâm đến

I. Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi 

1. Mục đích

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

Công tác văn thư - lưu trữ trong Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi  đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc cung cấp và xem xét giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác cũng như bảo mật an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

2. Phạm vi

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (quản lý văn bản văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu). Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này

3. Tài liệu viện dẫn

Theo Quy trình quản lý văn bản đến và quản lý văn bản văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.

Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư. Nghị định 111/2004/NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ đã quy định chi tiết và thi hành một số điều về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP vào ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu và Theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

Thông tư về liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP vào ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trong trình bày văn bản hành chính.

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW từ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư được lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn  và quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến.

4. Quy trình quản lý văn bản đến

4.1. Sơ đồ

4.2. Mô tả

Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản đến các Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

• Đối với các văn bản thường:

Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm quản lý các văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng các văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản... và sau đó chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.

Với các văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình LĐCC giải quyết kịp thời.

Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó.

Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản và bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ đạo thực hiện.

• Đối với quản lý văn bản văn bản mật:

Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)

5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo và thực hiện :

LĐCC sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và bút phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá nhân sẽ có trách nhiệm chính xử lý văn bản.

5.1.2.3 Chuyển văn bản

CBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân sẽ theo chỉ đạo của LĐCC. Với các phòng và đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá nhân theo bút phê

Văn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm.

Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải quyết.

Các văn bản giấy được chuyển đến các phòng ban, hoặc cá nhân liên quan thì đơn vị hay cá nhân đó có trách nhiệm phải bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản đó chỉ chuyển bằng đường điện tử thì các văn thư lưu giữ văn bản giấy

5.1.2.4 Thực hiện việc  xử lý văn bản đến

Bộ phận/cá nhân có liên quan sẽ có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo như chỉ đạo của LĐCC, kể cả các văn bản thường và văn bản mật

5.1.2.5 Lưu hồ sơ

Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.

5. Quy trình quản lý văn bản đi

5.1. Sơ đồ

5.2. Mô tả

Quy định soạn thảo văn bản đi

• Đối với văn bản thường:

Các cán bộ được phân công sẽ tiến hành soạn thảo về văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung đó và tính pháp lý của văn bản đó,hay ký nháy vào bên cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước khi được trình duyệt.

• Đối với các văn bản mật:

Cán bộ sẽ đề xuất về mức độ ban hành văn bản mật và ra soạn thảo văn bản theo nội dung hay yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước khi trình duyệt.

5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo

Trưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực hiện soát xét lại nội dung, thể thức văn bản và k‎ý vào góc phải ở mục chức vụ của người có thẩm quyền để ban hành văn bản sau khi văn bản đó được chỉnh sửa.

5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản

LĐCC sẽ xem xét nội dung, hình thức các văn bản và ký; nếu văn bản không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa.

Chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng; không được dùng bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành Sau khi đã có chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, và vào sổ văn bản đi theo, đối với các văn bản thường; vào sổ các văn bản đi và đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi. 

Với những văn bản chuyển đến trong ngành Y tế phải tiến hành scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử

5.2.2.5 Gửi văn bản đi

• Đối với các văn bản thường:

Văn thư sẽ có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua các mạng văn phòng điện tử Sở Y tế.

• Đối với văn bản mật:

Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện

Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản

5.2.2.6 Lưu hồ sơ

Sau khi đăng ký cũng như làm thủ tục ban hành thì các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính (Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan(nếu có)), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.

II. Biểu mẫu quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi 

Biểu mẫu quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

1. Sổ theo dõi công văn đến

Sổ theo dõi công văn đến

2. Sổ theo dõi công văn đi

Sổ theo dõi công văn đi

3. Sổ chuyển giao văn bản

Sổ chuyển giao văn bản

4. Danh mục thông báo

Danh mục thông báo

IV. Kết luận

Nếu nắm rõ được các quy định trên về quản lý văn bản đến và đi, tin chắc rằng bạn sẽ làm tốt công việc văn thư của mình. Mong rằng bài viết trên của 123Job về quy trình quản lý văn bản.