Con dấu là một loại tài sản của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức chính vì vậy mà việc quản lý con dấu giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về quy định quản lý con dấu nhé!

I. Mục đích quy định quản lý con dấu

  • Đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng quy định
  • Tránh những trường hợp đóng dấu sai mục đích. 

II. Phạm vi

Quy định quản lý con dấu được áp dụng cho toàn bộ công ty.

III. Nội dung quy định quản lý con dấu

1. Làm con dấu

  • Đối với trường hợp công ty mở thêm pháp nhân mới hoặc mở thêm chi nhánh (Đã được giám đốc đồng ý), công ty sẽ tiến hành làm con dấu cho các đơn vị trực thuộc
  • Thủ tục làm con dấu do phòng Hành chính - Quản trị đảm nhiệm hoặc do giám đốc uỷ quyền cho bộ phận khác
  • Việc làm con dấu tròn phải đúng theo trình tự, đúng theo thủ tục do nhà nước quy định 
  • Đối với các con dấu vuông hoặc các loại con dấu khác…do công ty tự làm để phục vụ hoạt động quản trị thì sẽ không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.

Nội dung quy định quản lý con dấu dành cho doanh nghiệp

Nội dung quy định quản lý con dấu dành cho doanh nghiệp

2. Quy trình đóng dấu

a. Nhận thông tin đóng dấu:

Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản con dấu và thực hiện thủ tục đóng dấu.

Khi các bộ phận trong công ty có nhu cầu đóng dấu thì phải liên hệ với nhân viên văn thư để làm thủ tục đóng dấu, thời gian đóng dấu là vào giờ hành chính theo quy định của công ty. Chính vì vậy, các bộ phận có nhu cầu đóng dấu ngoài giờ phải liên hệ để đăng ký trước.

Trong trường hợp nhân viên văn thư vắng mặt hoặc đi công tác thì phải bàn giao con dấu cho Trưởng phòng HCQT theo quy chế sau đây:

  • Con dấu phải được để trong tủ riêng, Trưởng phòng HCQT hoặc Trợ lý Trưởng phòng có trách nhiệm giữ chìa khóa
  • Niêm phong tủ phải do nhân viên văn thư và Trưởng phòng hoặc Trợ lý cùng ký tên vào tờ niêm phong
  • Nếu nhân viên văn thư về mà khoá niêm phong không còn thì phải nhanh chóng lập biên bản vụ việc có chữ ký của quản lý 
  • Trong trường hợp nhân viên văn thư đi vắng mà công ty có nhu cầu gấp cần đóng dấu ngay thì người được giao chìa khóa cùng với bảo vệ có quyền được mở niêm phong. Sau đó đóng dấu theo số bản được yêu cầu và phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người được đóng dấu và nhân viên bảo vệ cùng ký tên vào sổ
  • Sau khi đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ và dấu vào trong tủ, khóa lại và dán niêm phong và phải có chữ ký của người giữ chìa khóa, bảo vệ. Bảo vệ phải trực tiếp chứng kiến việc dán niêm phong.

b. Xác định thẩm quyền đóng dấu:

  • Chỉ duy nhất Chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc công ty được quyền ký tên, đóng dấu vào văn bản
  • Đối với các chức danh khác đóng dấu vào văn bản thì phải được sự uỷ quyền bằng văn bản của giám đốc
  • Phải chuyển cho người giữ con dấu 01 bản photo văn bản uỷ quyền có đóng dấu. Trường hợp nhân viên văn thư giữ con dấu không nhận được văn bản ủy quyền thì người giữ con dấu có quyền yêu cầu người xin đóng dấu giải trình theo quy định.

c. Tiến hành đóng dấu theo số bản yêu cầu

d. Ghi hồ sơ theo dõi: Sau khi đã đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu (Theo mẫu).

3. Quản lý con dấu

  • Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và định kỳ mỗi tuần vào ngày thứ hai phải kiểm tra hộp mực. Nếu hộp mực hết hay bị khô thì phải làm thủ tục đi mua ngay
  • Nếu trong thời gian không sử dụng thì con dấu luôn luôn phải để trong tủ khóa lại, nhân viên văn thư không được giao con dấu cho người không có thẩm quyền.

IV. Sổ theo dõi đóng dấu

Tải sổ theo dõi đóng dấu:TẠI ĐÂY