Tổng hợp quy định quản lý và sử dụng xe ô tô dành cho doanh nghiệp

Xe ô tô công là tài sản chung của toàn bộ doanh nghiệp, được sử dụng nhằm phục vụ tất cả các hoạt động chung của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà quy định quản lý và sử dụng xe ô tô là cần thiết và đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

Việc sử dụng ô tô trong doanh nghiệp đã trở nên phổ biến hơn rất nhiều trong những năm gần đây. Pháp luật nước ta cũng có những quy định về việc quản lý và sử dụng xe ô tô trong doanh nghiệp. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của 123Job để hiểu hơn về các quy định nhé!

I. Mục đích quy định quản lý và sử dụng xe ô tô

• Xác định các bước thực hiện quản lý xe phục vụ cho các bộ phận, cá nhân trong công ty
• Đảm bảo việc sử dụng xe ô tô đúng nguyên tắc, đúng mục đích và có thể tiết kiệm được chi phí.

Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Hướng dẫn 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp

II. Phạm vi

Quy định quản lý và sử dụng xe ô tô được áp dụng cho toàn bộ xe của công ty, doanh nghiệp.

Quy định quản lý và sử dụng xe ô tô

Xem thêm: Tổng hợp quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi trong doanh nghiệp

III. Nội dung quy định quản lý và sử dụng xe ô tô

1. Các nguyên tắc chung quản lý và sử dụng xe

• Xe ô tô của cơ quan chỉ được phục vụ cho nhu cầu công tác của công ty, không được sử dụng vào những mục đích riêng. Trừ trường hợp xe được sử dụng cho ban giám đốc, hội đồng quản trị công ty và người sử dụng đó phải toàn bộ chịu chi phí xăng xe và phụ cấp cho nhân viên lái xe
• Phòng Hành chính - Quản trị là đơn vị trực tiếp quản lý, điều hành tổ xe của công ty, doanh nghiệp bên cạnh phòng Kế toán - Tài chính
• Phòng Kế toán - Tài chính trực tiếp quản lý kinh phí xăng xe, phí duy trì hoạt động của xe ô tô và theo dõi các khoản kinh phí có liên quan đến để báo cáo Giám đốc phê duyệt
• Ðối tượng được sử dụng xe ô tô của công ty là người được cấp xe riêng. Trường hợp các đối tượng không được sử dụng xe nhưng có nhu cầu thì phải làm giấy đề nghị sử dụng và phải được duyệt theo quy trình điều xe dưới đây.

2. Quy trình điều xe

• Người có nhu cầu sử dụng xe ô tô của công ty phải làm giấy đề nghị điều xe (theo mẫu), sau đó chuyển cho quản lý duyệt
• Thẩm quyền điều xe là trưởng các phòng ban
• Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu xe sử dụng đi về trong ngày thì phải đăng ký trước đó 1 ngày. Nếu đi về từ 2 ngày trở lên phải đăng ký trước đó 2 ngày
• Trong trường hợp hết xe thì nhân viên văn thư trực tiếp liên hệ với các phòng ban, tổ xe để điều chỉnh. Nếu không sử dụng được xe thì phải ghi đề xuất vào ngay trong phiếu đề nghị xe thuê xe ngoài trình Trưởng phòng Hành chính - Quản trị  phê duyệt và thực hiện theo sự phê duyệt đó
• Sau khi thuê xe ô tô ngoài xong, nhân viên văn thư yêu cầu bên dịch vụ làm giấy xác nhận việc xe thuê ngoài và bắt buộc phải có chữ ký của bên có nhu cầu thuê xe, bên vận chuyển, sau đó xác nhận vào phiếu và chuyển qua phòng Kế toán - Tài chính làm thủ tục thanh toán
• Trong trường hợp công ty còn xe, nhân viên văn thư ghi lệnh điều xe trình Trưởng phòng Hành chính - Quản trị duyệt và chuyển cho tổ xe thực hiện.

3. Trách nhiệm của lái xe

a. Trách nhiệm của Lãnh đạo đội xe:

• Trực tiếp điều động lái xe đi công tác hàng ngày và theo nhu cầu đột xuất của các đơn vị theo quyết định của Trưởng phòng Hành chính - Quản trị
• Quản lý việc tiêu thụ xăng dầu, bình điện, xăm lốp... theo định mức đối với từng đầu xe tương ứng với số km xe chạy. 
• Kiểm tra, cập nhật sổ theo dõi xe của lái xe và xác nhận hàng tháng để làm cơ sở cho phòng Tài chính - Kế toán thanh toán tiền xăng dầu cho mỗi xe. 
• Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng đối với từng xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý, dự trù kinh phí hàng quý, hàng năm cho Phòng Kế toán - Tài chính
• Giải quyết kịp thời các đề nghị, thắc mắc của lái xe, báo cáo phòng HCQT nếu vượt thẩm quyền giải quyết.

b. Trách nhiệm của lái xe:

 Giấy đề nghị sử dụng xe trong công ty

• Chấp hành nghiêm túc lệnh điều động, phân công trực tiếp của lãnh đạo đội xe và của Trưởng đoàn khi đi công tác
• Chuẩn bị, kiểm tra xe kỹ càng, cẩn thận trước mỗi chuyến đi công tác, thường xuyên giữ gìn xe sạch sẽ
• Chấp hành nghiêm chỉnh luật giao thông, các nội quy, quy định của Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn về cả người và xe
• Ðảm bảo đúng địa điểm, thời gian đón, trả nhân viên theo yêu cầu của phiếu đăng ký xe và Trưởng đoàn công tác
• Có thái độ vui vẻ, giao tiếp lịch sự, đúng mực đối với cán bộ, công chức đoàn công tác và cán bộ địa phương nơi đến công tác
• Phải có ý thức tiết kiệm xăng, dầu, xăm, lốp... Trong mỗi chuyến công tác, từ khi xuất phát đến khi kết thúc, phải xin chữ ký xác nhận của Trưởng đoàn công tác về số km thực tế 
• Khi sử dụng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho Bảo vệ cơ quan bằng văn bản để kịp theo dõi và kiểm tra. 

Xem thêm: Tổng hợp quy định quản lý tài sản dành cho doanh nghiệp

IV. Biểu mẫu quy định quản lý và sử dụng xe ô tô

1. Giấy đề nghị sử dụng xe

Giấy đề nghị sử dụng xe

2. Phiếu điều động xe

Phiếu điều động xe

3. Phiếu xác nhận sử dụng xe

Phiếu xác nhận sử dụng xe

4. Kế hoạch bảo trì

Kế hoạch bảo trì

5. Bảng kê thanh toán chi phí ô tô

Bảng kê thanh toán chi phí ô tô

Xem thêm: Tổng hợp quy trình tổ chức hội nghị dành cho doanh nghiệp

V. Kết luận

Mong rằng bài viết trên của 123Job sẽ cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích liên quan đến cách quản lý và sử dụng xe ô tô trong doanh nghiệp. Cùng đón xem các bài viết tiếp theo của chúng tôi về chủ đề này nhé!