Tổ chức hội nghị là một hoạt động thường xuyên của mỗi công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên để thực hiện thành công được nó là điều không hề dễ dàng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để nắm được quy trình tổ chức hội nghị thành công nhé!
I. Mục đích của quy trình tổ chức hội nghị
Mục đích chính của quy trình tổ chức hội nghị là hướng dẫn các bước thực hiện việc tổ chức hội nghị cho công ty, doanh nghiệp
II. Phạm vi của quy trình tổ chức hội nghị
Quy trình tổ chức hội nghị được áp dụng cho cho bộ phận Hành chính - quản trị và các bộ phận khác có liên quan.
III. Nội dung quy trình tổ chức hội nghị
1. Lập phiếu đề nghị tổ chức hội nghị
- Việc tổ chức hội nghị có thể được phát sinh do nhu cầu của các bộ phận đề nghị hoặc do giám đốc chỉ đạo
- Người đề nghị tổ chức hội nghị phải lập phiếu đề nghị (Theo mẫu). Đối với trường hợp do Giám đốc chỉ đạo thì phòng Hành chính - Quản trị chịu trách nhiệm lập mẫu
- Người đề nghị chuyển phiếu đề nghị tổ chức hội nghị cho người có thẩm quyền phê duyệt theo bước 2.
Nội dung của quy trình tổ chức hội nghị dành cho doanh nghiệp
2. Phê duyệt
Thẩm quyền phê duyệt phiếu đề nghị tổ chức hội nghị là Giám đốc điều hành công ty
Đối với các hội nghị do Hội đồng quản trị tổ chức thì thẩm quyền là của Chủ tịch Hội đồng Quản trị.
3. Lập kế hoạch chuẩn bị
- Sau khi được phê duyệt, người có thẩm quyền tự hoặc chỉ định một bộ phận, cá nhân nào đó lập kế hoạch chuẩn bị tổ chức hội nghị
- Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thực hiện theo mẫu đã được quy định
- Trong những trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền có thể tổ chức cuộc họp để lắng nghe ý kiến tham mưu từ các bộ phận khác liên quan.
4. Phê duyệt
Người phê duyệt phiếu đề nghị tổ chức hội nghị chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch tổ chức.
Người phê duyệt phải thực hiện dựa trên một số nội dung như
- Lý do của tổ chức hội nghị là gì?
- Thành phần tham gia buổi hội nghị
- Địa điểm và thời gian cụ thể
- Các nội dung cần chuẩn bị
- Chương trình tổ chức bao gồm những gì?
- Chi phí là bao nhiêu?
5. Chuẩn bị tổ chức hội nghị
Phòng Hành chính - Quản trị hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức việc thực hiện kế hoạch cho các bộ phận khác bao gồm các nội dung như:
- Chuyển bản kế hoạch chuẩn bị cho các bộ phận liên quan
- Kiểm tra, theo dõi và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận
- Báo cáo kịp thời cho Giám đốc các trường hợp không giải quyết được để xin ý kiến chỉ đạo.
- Phối hợp cùng với các cá nhân liên quan để giải quyết sự cố phát sinh.
Đối với trường hợp sử dụng dịch vụ bên ngoài: Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm tìm kiếm, ký hợp đồng (nếu có) đối với các đơn vị sử dụng dịch vụ bên ngoài theo quy trình mua hàng của công ty.
6. Xác nhận lại thông tin với nhà cung cấp dịch vụ
- Trước 1 tuần khi hội nghị diễn ra, nhân viên tổ chức phải liên hệ với nhà cung cấp để xác nhận lại những sự thay đổi, bổ sung liên quan đến việc tổ chức hội nghị.
- Bất kỳ sự thay đổi, bổ sung nào cũng phải có ý kiến xác nhận bằng văn bản của nhà cung cấp và nhân viên tổ chức phải báo cáo ngay nội dung cho Trưởng ban tổ chức biết
- Đối với trường hợp các nhà cung cấp huỷ, không thực hiện hội nghị hoặc chỉ thực hiện một phần dịch vụ thì nhân viên tổ chức báo ngay cho Trưởng ban tổ chức để xin ý kiến giải quyết. Trong trường hợp nhà cung cấp vẫn kiên quyết huỷ hợp đồng, nhân viên tổ chức thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng.
7. Chuẩn bị trước khi tổ chức hội nghị
Nhân viên tổ chức và các cá nhân liên quan khác chịu trách nhiệm kiểm tra lại tất cả các hạng mục tổ chức hội nghị theo kế hoạch đã đề ra.
Đối với trường hợp các nội dung của hội nghị chưa thực hiện được thì nhân viên tổ chức phải kết hợp với các bộ phận khác trong công ty đưa ra giải pháp kịp thời. Trường hợp đã làm tất cả những phương án nhưng vẫn không thực hiện được thì nhân viên tổ chức phải báo cáo ngay Trưởng ban tổ chức để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
1 ngày trước khi tổ chức hội nghị, Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục, nội dung theo kế hoạch, liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để xác định lại thời gian, các công việc phải chuẩn bị và giải quyết các tình huống phát sinh nếu cần thiết.
Đối với những trường hợp cần phải tiếp đón khách trước và làm thủ tục lưu trú cho khách thì phải cử nhân viên đi đưa đón, hướng dẫn các thủ tục trước khi vào hội nghị và các thông tin khác về nơi ăn ở, tham quan, giải trí. Một số thông tin cần lưu ý như:
- Bản đồ khu vực
- Các nhà hàng, khu vui chơi, thắng cảnh trong khu vực
- Lịch trình cuộc họp và các công việc phải chuẩn bị
- Các nhu cầu đăng ký vé
- Các thông tin liên hệ trong những trường hợp cần thiết.
8. Tổ chức hội nghị
Các bước tổ chức hội nghị
a. Chuẩn bị hội nghị
- Trước khi diễn ra hội nghị khoảng 2h đồng hồ, Trưởng ban tổ chức phải kiểm tra lại toàn bộ các nội dung của hội nghị
- Kiểm tra và xem xét nhân viên ở khu vực đón tiếp
- Kiểm tra lại toàn bộ các loại tài liệu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, thông tin, nước uống, ăn nhẹ cho khách mời
- Liên hệ với chủ tọa hội nghị xem xét có gì thay đổi và chuẩn bị kịp thời những thay đổi ấy
- Nhân viên tiếp đón, lễ tân phải đến trước để sắp xếp, bố trí cho khách ngồi theo đúng quy định.
b. Tổ chức hội nghị
- Trưởng ban tổ chức xin ý kiến lại chủ toạ xem có cần gì phải bổ sung để bổ sung kịp thời
- Phụ trách hội nghị phải luôn có mặt tại hội nghị để giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh
- Nhân viên phục vụ cần lưu ý phục vụ đối với những vị đại biểu có những thói quen, sở thích riêng.
9. Kết thúc đón tiếp
- Đối với những hội nghị có tặng quà tri ân lại cho khách, Trưởng ban tổ chức phải chuẩn bị sẵn các loại quà tặng, sắp xếp nhân viên tặng quà và có những phương pháp theo dõi việc chuyển giao quà tặng cho khách
- Đối với những đại biểu tại hội nghị thì Trưởng ban tổ chức phải tiễn khách ra xe, chúc đại biểu lên đường thoải mái và hẹn gặp lại lần sau.
IV. Biểu mẫu quy trình tổ chức hội nghị
1. Giấy đề nghị tổ chức cuộc họp
Tải giấy đề nghị tổ chức cuộc họp: TẠI ĐÂY
2. Kế hoạch tổ chức hội nghị
Tải kế hoạch tổ chức hội nghị: TẠI ĐÂY
3. Bảng kê thanh toán chi phí hội nghị
Tải bảng kê thanh toán chi phí hội nghị: TẠI ĐÂY
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm