Trường hợp cần xin giấy xác nhận làm việc tại công ty và mẫu đơn chuẩn

Giấy xác nhận làm việc hay giấy xác nhận công tác là văn bản hành chính được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau như xin visa, vay vốn… Tuy nhiên, nhiều người hiện vẫn chưa nắm rõ quy cách trình bày, nội dung cần có trong giấy xác nhận.

Với bài viết dưới đây, 123job.vn sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết hơn về những trường hợp cần xin giấy xác nhận làm việc, cách viết và mẫu đơn xác nhận công tác phổ biến hiện nay. 

1. Giấy xác nhận làm việc là gì? 

Giấy xác nhận làm việc tại công ty là văn bản xác nhận quá trình một cá nhân công tác tại tổ chức, đơn vị cụ thể. Nội dung xác nhận thường bao gồm thời gian làm việc tại đơn vị, đánh giá của lãnh đạo về quá trình công tác. 

2. Giấy xác nhận công tác được dùng để làm gì? 

Giấy xác nhận làm việc tại công ty hay giấc xác nhận công tác có thể được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Trong đó, những trường hợp cần sử dụng giấy xác nhận làm việc chính bao gồm: 

• Xin visa: Trong quá trình xin visa, một số quốc gia sẽ yêu cầu công dân đó nộp giấy xác nhận làm việc tại công ty để chứng minh khả năng tài chính hoặc mục đích chuyến đi của cá nhân đó. 
• Vay vốn: Trường hợp này, giấy xác nhận làm việc tại công ty là minh chứng cho nguồn thu nhập, khả năng chi trả nợ của một cá nhân khi vay vốn. 
• Làm hồ sơ du học: Trong trường hợp bạn có mong muốn học thêm văn bằng mới, hay du học nước ngoài, nhiều trường đại học yêu cầu ứng viên nộp giấy xác nhận làm việc và lấy đó làm căn cứ đánh giá hồ sơ, xét tuyển ứng viên. 
• Làm thẻ tín dụng, thẻ thành viên…: Trong quá trình làm thẻ tín dụng hay thẻ thành viên, minh chứng về nguồn thu nhập là yêu cầu bắt buộc. Khi đó, giấy xác nhận làm việc là văn bản có thể chứng thực cho khả năng tài chính của bạn. 

3. Những mẫu giấy xác nhận làm việc tại công ty phổ biến 

3.1. Giấy xác nhận đang làm việc của cơ quan doanh nghiệp

Bạn có thể tự soạn đơn/giấy xác nhận nhân viên công ty đang làm việc tại doanh nghiệp hoặc dùng mẫu có sẵn tại công ty. Về cơ bản, nội dung giấy xác nhận cần đảm bảo có đầy đủ những nội dung sau đây: 

3.2. Đơn xin xác nhận công tác tại công ty 

Đơn xin xác nhận công tác có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau: vay vốn ngân hàng, du học, làm visa…. Việc xin xác nhận từ công ty sẽ giúp bạn được hưởng những quyền lợi tương xứng. Mẫu đơn xin xác nhận công tác thường có kết cấu và quy cách trình bày như sau: 

3.3. Giấy xác nhận công tác tại trường học 

Với cá nhân công tác tại cơ sở giáo dục, bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin xác nhận công tác sau đây: Người nhận/xét duyệt đơn là Đội ngũ lãnh đạo từ Ban giám hiệu Nhà trường; trong đơn cần trình bày rõ vị trí, phòng ban bạn công tác và lý do cần xin giấy xác nhận công tác từ nhà trường. 

3.4. Mẫu giấy xác nhận công tác tại cơ quan nhà nước 

Với mẫu giấy xác nhận công tác dùng cho cá nhân đang làm việc tại cơ quan nhà nước, bạn cần đảm bảo kết cấu nội dung và trình bày như sau: 

3.5. Mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác

Mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác là tên gọi khác của giấy xác nhận thời gian làm việc tại công ty. Văn bản chứng nhận từ tổ chức, công ty này cho thấy thời gian mà người lao động gắn bó, kiêm nhiệm nhiệm vị trí công tác trong tổ chức. Tương tự mẫu giấy xác nhận làm việc tại công ty khác, mẫu giấy xác nhận thâm niên công tác gồm những nội dung sau đây: 

4. Yêu cầu về giấy xác nhận công tác chuẩn 

Có nhiều mẫu giấy xác nhận làm việc khác nhau tùy thuộc và tính chất, mục đích xin xác nhận và đặc thù mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một giấy xác nhận công tác chuẩn cần đảm bảo hai yêu cầu sau: 

• Về nội dung xác nhận: Những thông tin cần xác nhận chỉ bao gồm thông tin cá nhân cơ bản, đơn vị công tác, vị trí đảm nhiệm, thời gian công tác. Không trình bày, xác nhận các thông tin lý lịch cá nhân (gia đình, hoạt động trong quá khứ, nơi cư trú) hay vấn đề tiền lương, mức thu nhập. 
• Bảo mật thông tin: Xác nhận làm việc là một trong những quyền lợi cơ bản của người lao động và trách nhiệm của cơ quản, tổ chức, doanh nghiệp khi được yêu cầu. Khi xác nhận, doanh nghiệp cần đảm bảo trách nhiệm trong bảo mật thông tin của ứng viên. Ngoài ra mẫu giấy xác nhận cũng không giống mẫu giấy xác nhận thu nhập vì các yếu tố thông tin riêng.

5. Lưu ý khi hoàn thiện đơn xác nhận chuẩn 

Khi chuẩn bị đơn xác nhận làm việc, bạn cần lưu ý những vấn đề sau: Về nội dung có trong đơn không thể thiếu những đề mục quan trọng sau đây: 

• Quốc hiệu tiêu ngữ nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Tên loại văn bản, ví dụ: Giấy xác nhận công tác (tiếng Việt) hoặc Work Confirmation Letter (tiếng Anh).
• Thông tin cá nhân của người làm đơn: Họ - tên, số căn cước công dân, số điện thoại, vị trí, thời gian công tác và đơn vị công tác.
• Nêu lý do cần xác nhận công tác từ đơn vị.
• Bộ phận xét duyệt đơn hoặc người xét duyệt đơn
• Chữ ký người làm đơn, dấu của đơn vị.

Trình bày nội dung khoa học, mạch lạc theo thứ tự phù hợp. Kiểu chữ nên thống nhất, không tẩy xóa. Thời gian, vị trí, đơn vị công tác là những nội dung cần được trình bày chính xác theo thực tế. Với cá nhân cần xác nhận từ cơ quan Nhà nước, bạn cần cẩn thận trong kết cấu, hình thức đơn, phông chữ… theo quy định. 

6. Giấy xác nhận làm việc tại công ty có cần đóng dấu mộc hay không?

Giấy xác nhận công tác được dùng để chứng minh quá trình công tác, kinh nghiệm, khả năng tài chính của một cá nhân. Những nội dung trên có liên quan trực tiếp tới đơn vị, tổ chức nơi bạn công tác do vậy, chúng cần được thông qua và xác nhận bởi đội ngũ lãnh đạo của cơ quan đó. Để xác nhận, cần có chữ kí của trưởng bộ phận xét duyệt hoặc lãnh đạo và dấu mộc của công ty. Giấy xác nhận làm việc tại công ty chỉ có giá trị khi có chữ kỹ, dấu mộc của đơn vị công tác. 

Kết luận 

Trên đây là tổng hợp mẫu đơn/giấy xin xác nhận làm việc tại công ty, cơ quan, tổ chức nhà nước. Hy vọng thông tin trên giúp bạn đọc hiểu hơn về những tình huống, vai trò có mặt của giấy xin xác nhận làm việc và hiểu hơn quy cách kết cấu, trình bày mẫu văn bản hành chính trên.