Hướng dẫn cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là hoạt động cần triển khai nhằm duy trì tinh thần đồng đội và tạo sự gắn kết giữa các thành viên. Vậy thực tế, xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ có khó không? Các phương pháp để hoạt động này phát huy hiệu quả cao nhất?

Để có thể tồn tại trong kỷ nguyên thông tin với sự cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, các doanh nghiệp cần phải tạo lợi thế riêng cho mình. Tại Việt Nam, mỗi năm có nhiều doanh nghiệp hay startup được thành lập mới và cũng có vô số doanh nghiệp thông báo dừng hoạt động, thậm chí phá sản. Vậy đâu là chìa khóa giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài? Đó chính là việc xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh, đoàn kết và tin tưởng lẫn nhau. Lúc này, hoạt động truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu được.

Tuy nhiên để có thể đề xuất ra được một bản kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Ở bài này, 123job.vn sẽ đem đến cho các bạn một số gợi ý hữu ích, cùng tìm hiểu nhé! 

I. Tìm hiểu lợi ích của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Đầu tiên chúng ta cần hiểu truyền thông nội bộ là gì? Hiểu một cách đơn giản, đó là những nỗ lực của doanh nghiệp hay trưởng bộ phận truyền thông nội bộ nhằm gia tăng tính gắn kết giữa các thành viên và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp. 

Truyền thông nội bộ là gì?

Như vậy, hoạt động truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng cho sự phát triển của bất kỳ tổ chức nào. Dưới đây được coi là những minh chứng rõ ràng cho lợi ích của hoạt động này:

• Một số khảo sát và nghiên cứu chỉ ra rằng thông thường khi một doanh nghiệp thực hiện hiệu quả bằng các kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết, cụ thể, rõ ràng thì doanh thu thường gấp đôi so với doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả. 
• Truyền thông nội bộ không chỉ gia tăng tình yêu và niềm tin của nhân viên với công ty mà còn giúp năng suất và hiệu quả công việc được cải thiện đáng kể.
• Một số doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động truyền thông nội bộ song lại làm chưa có chiến lược, còn ngẫu hứng nên hiệu quả không cao. Theo một khảo sát, khi lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh và truyền thông nội bộ thì hiệu quả được cải thiện tới 30%. 

II. Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ với 6 bước đơn giản

Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh và cách thức vận hành bộ máy doanh nghiệp mà kế hoạch truyền thông nội bộ có thể được triển khai không giống nhau. Dưới đây là 6 bước cơ bản để xây dựng kế hoạch hiệu quả mà 123job.vn cung cấp đến bạn.

1. Đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Ở bước này, bạn cần xác định đúng đắn tình hình hiện tại của doanh nghiệp ở nhiều khía cạnh khác nhau như:

• Tình hình tài chính, nguồn lực công ty (nhân lực, vật lực)
• Tình hình hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại (doanh nghiệp đã thực hiện những gì, các công cụ truyền thông nội bộ hiện nay…)
• Lý do cho việc để xuất bản kế hoạch truyền thông nội bộ (doanh nghiệp chưa thực hiện hoạt động này và nay bắt đầu triển khai hoặc hoạt động hiện tại kém hiệu quả…)

2. Xác định đúng đối tượng

Ở bước này, chúng ta cần xác định 2 vấn đề chính. Thứ nhất, thông tin truyền đạt trong hoạt động truyền thông nội bộ là gì và thứ hai, đối tượng nhận tin là ai. Khi xác định chính xác vấn đề về 2 đối tượng này, nhà quản trị doanh nghiệp hay chuyên viên truyền thông nội bộ sẽ dễ dàng thực hiện tiếp các bước tiếp theo trong tiến trình xây dựng bản kế hoạch. 

3. Xác định điểm cốt lõi: Mục tiêu và thông điệp

Một sai lầm phổ biến thường gặp phải hiện nay là việc đề xuất các mục tiêu, kế hoạch chung chung và không cụ thể. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART trong việc thiết kế mục tiêu hoặc OKR - phương pháp thiết lập mục tiêu để xác định rõ điểm cốt lõi. Cụ thể hơn, để xác định mục tiêu và thông điệp chúng ta cần trả lời các câu hỏi như:

• Lý do thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ là gì? Doanh nghiệp đang cần cải thiện điều gì về tình hình nhân sự? 
• Nhân viên cần hiểu thêm những thông tin gì về tầm nhìn, mục tiêu và giá trị doanh nghiệp? 
• Doanh nghiệp cần làm gì để thể hiện sự quan tâm tới nhân viên và duy trì văn hóa doanh nghiệp, tổ chức?
• Thông điệp phù hợp nhất là gì? (Đây chính là điều doanh nghiệp đem đến nhân viên dựa trên nhu cầu thông tin nhân viên mong muốn)

 Cách xác định thông điệp truyền thông nội bộ hiệu quả 

4. Xác định chiến lược của kế hoạch

Chiến lược của kế hoạch cần được triển khai dựa trên tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp, đó có thể là 3 năm 5 năm hay thậm chí 10 năm. Các vấn đề được nhà quản trị doanh nghiệp lấy làm trọng tâm để xây dựng chiến lược kế hoạch thường là:

• Lộ trình thăng tiến trong công việc của từng phòng ban từ marketing onine, tài chính - kế toán đến IT phần mềm… Và chi tiết đến từng cá nhân và từng vị trí.
• Cơ chế hưởng lương và thưởng có được cụ thể và rõ ràng.
• Phương tiện truyền thông nội bộ của doanh nghiệp 

5. Xác định kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động chính là việc doanh nghiệp lên chi tiết các nhiệm vụ, hành động cần được thực hiện để đem lại kết quả cho hoạt động truyền thông nội bộ. Đó là việc doanh nghiệp xác định các công việc cụ thể và nguồn lực để đem lại tính gắn kết cho các thành viên trong công ty. 

Ví dụ: Khi tổ chức muốn thực hiện một hoạt động du lịch trong mùa hè cho các nhân viên trong công ty, sẽ có nhiều hoạt động cần triển khai như địa điểm du lịch, các hoạt động triển khai trong thời gian trước, trong và sau du lịch. Trước khi đi du lịch, trưởng mỗi bộ phần cần truyền tải thông tin về chuyến đi đến từng thành viên và nhận phản hồi về việc tham gia. Ngay cả khi buổi du lịch đã kết thúc, việc nhận phản hồi của nhân viên cũng là điều quan trọng.

6. Đo lường mức độ hiệu quả

Để biết được mục tiêu doanh nghiệp đề ra cho hoạt động truyền thông nội bộ có hiệu quả không, chúng ta cần tiến hành đánh giá đo lường. Các thông tin đo lường quan trọng là mức độ hài lòng của nhân viên, tính gắn kết giữa các bộ phận... Nhà quản lý có thể tạo các biểu mẫu ngắn để khảo sát hoặc lắng nghe các ý kiến phản hồi của nhân viên. 

III. Những vấn đề thường gặp phải trong truyền thông nội bộ

Có nhiều vấn đề có thể gặp phải trong khi thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ. Phần lớn hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ chưa phù hợp hoặc chỉ sử dụng một phương tiện duy nhất.

1. Chỉ sử dụng email làm phương tiện duy nhất

Email marketing được coi là phương tiện có tính thuận tiện cao khi tính năng miễn phí sử dụng cùng khả năng gửi thư cho nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, đối với hoạt động truyền thông nội bộ, email lại không phù hợp khi tính tương tác thấp. Bạn sẽ khó có thể hiểu thực sự nhân viên của mình đang suy nghĩ điều gì, họ mong muốn ra sao qua các gmail phản hồi cứng nhắc. 

2. Lựa chọn công cụ truyền thông chưa phù hợp

Thông thường, chúng ta cần kết hợp các công cụ truyền thông nội bộ cho phù hợp với từng mục tiêu, các công cụ có thể là Facebook, Zalo, Skype hay gặp mặt trực tiếp. Đôi khi việc chỉ sử dụng một công cụ có thể không đem lại hiệu quả mong muốn, do đó, sự kết hợp linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện điều này. 

IV. Các phương pháp giúp hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao

1. Truyền tải thông điệp truyền thông hiệu quả qua video

Các thông tin ở dạng hình ảnh hoặc văn bản thường gây khó khăn cho đối tượng nhận tin. Do đó, video trực tiếp được coi là phương tiện truyền tải thông tin tuyệt vời. Thay vì việc hướng dẫn, đào tạo nhân viên bằng các văn bản dài cứng nhắc toàn chữ, chúng ta có thể sử dụng các video có độ dài ngắn từ 3 - 5 phút với hình ảnh sống động, các thông tin chắt lọc… Hiện nay có 3 dạng video thông dụng nhất được triển khai trong hoạt động truyền thông nội bộ doanh nghiệp:

• Video về đào tạo nhân viên: Các đoạn clip, video ngắn mô tả các bước thực hiện một nghiệp vụ công việc nào đó hoặc hướng dẫn nhân viên mới cách sử dụng phần mềm công ty…
• Video về cải thiện kỹ năng cho nhân viên: Chúng có thể là việc đưa ra các tình huống về chăm sóc khách hàng, thấu hiểu tâm lý khách hàng… và dành khoảng thời gian trống từ 30 - 60s để nhân viên suy nghĩ. Nhờ đó các kỹ năng mềm như khả năng giao tiếp hiệu quả, kỹ năng quản lý, kỹ năng tổ chức… sẽ được cải thiện. 
• Video cung cấp thông tin doanh nghiệp: Các thông tin về lịch sử hình thành, đối tác, giá trị cam kết, sứ mệnh được truyền tải thông qua các minh họa trực quan sẽ giúp nhân viên dễ hiểu và ghi nhớ tốt hơn. 

2. Dễ dàng giao tiếp với hệ thống chat nội bộ

Một số hệ thống chat nội bộ như Slack, Hipchat, GG hangouts, Messenger, Zalo… sẽ giúp các thành viên của một bộ phận trao đổi thông tin, công việc nhanh chóng, nhờ vậy, hiệu suất công việc được cải thiện. 

3. Tổ chức nhanh chóng các cuộc họp

Đôi khi một vấn đề gặp phải trong công việc vô cùng phổ biến và gây khó khăn cho nhiều người. Trưởng bộ phận có thể nhanh chóng thực hiện các cuộc họp đến toàn bộ thành viên, cùng họ thảo luận về vấn đề cũng như nghiên cứu để đưa ra cách giải quyết tốt nhất. Ngoài ra, các thông tin thu hút sự quan tâm của mọi người như thông tin tăng lương, sự thay đổi trong chính xác đãi ngộ cũng có thể được thực hiện hiệu quả qua các cuộc họp. 

Thực hiện truyền thông nội bộ thông qua các cuộc họp nhanh chóng 

4. Truyền đạt thông tin dễ dàng, thuận tiện

Truyền thông nội bộ đôi khi không thực sự hiệu quả với các thông tin dài bằng văn bản. Điều này gây ra tâm trạng căng thẳng cho nhân viên và khiến họ đôi khi tiếp nhận thông tin sai lệch. Do đó, các nhà quản trị nên chú trọng đến việc sử dụng ngôn từ dễ hiểu, ngắn gọn. 

5. Xây dựng giá trị cốt lõi qua mạng truyền thông nội bộ

Mạng truyền thông nội bộ như văn phòng điện tử của công ty là một ví dụ điển hình cho các công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả hiện nay. Với kênh truyền thông này, doanh nghiệp dễ dàng cung cấp các thông tin quan trọng về giá trị doanh nghiệp, tầm nhìn, cam kết, sứ mệnh… Ngoài ra, các thông tin như thông điệp truyền tải đến từng thành viên cũng sẽ được cụ thể, rõ ràng. Hiện nay, mạng truyền thông nội bộ có tính hệ thống cao và khả năng lưu trữ lớn nên doanh nghiệp không phải lo lắng quá nhiều đến việc mất hoặc trôi thông tin… 

V. Kết luận

Tính bền vững của doanh nghiệp được thể hiện rõ qua sự hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ. Cũng chính vì lẽ này mà ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm và chú trọng đến hoạt động này. 123job.vn tin rằng thông qua bài viết trên, bạn đã lĩnh hội thêm được những lưu ý cho riêng mình.