Vai trò của headcount là gì? Quy trình lập kế hoạch headcount chuẩn hiện nay

Headcount là chỉ số quan trọng cho quá trình tối ưu nguồn lực nhân sự. Việc lập kế hoạch headcount giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân sự chính xác và đưa ra các quyết định tuyển dụng, đào tạo hay phân bổ nguồn lực hợp lý và hiệu quả.

Bài viết sau đây sẽ phân tích chi tiết hơn về khái niệm headcount là gì, vai trò của headcount trong quản trị nguồn nhân lực cũng như cách để lập kế hoạch headcount hiệu quả. Cùng theo dõi để hiểu hơn cách xây dựng kế hoạch headcount phù hợp với năng lực doanh nghiệp và bối cảnh thị trường. 

1. Định nghĩa Headcount là gì?

Headcount là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong hoạt động quản trị nhân sự và tài chính của doanh nghiệp. Headcount là số lượng nhân sự trong một công ty hay một phòng ban tại bất kỳ thời điểm nào. Headcount bao gồm cả nhân viên toàn thời gian, bán thời gian, nhân viên thử việc và nhân viên hợp đồng.

Số liệu headcount cho phép chuyên gia quản lý nhân sự: Theo dõi và cải thiện workforce planning (hoạch định lực lượng lao động); (2) Hỗ trợ quản lý hiệu quả và đảm bảo năng suất giữa các phòng ban; (3) Dự báo sự phát triển của lực lượng lao động. 

2. Vai trò của Headcount trong quản trị nguồn nhân lực  

Với bất kỳ doanh nghiệp nào (đặc biệt là những doanh nghiệp có hàng trăm nghìn nhân sự), theo dõi số liệu headcount và lập kế hoạch headcount là nhiệm vụ quan trọng. 

• Điều này cho phép nhà quản trị luôn cập nhật đủ thông tin số lượng nhân sự, vai trò của họ và đưa tới phương án quản lý có hiệu quả và tối ưu chi phí.
• Thống kê headcount cho phép đánh giá sự tăng trưởng của lực lượng lao động định kỳ. 
• Kiểm soát nguồn lực hiệu quả hơn: Đảm bảo đủ lao động cần thiết cho hoạt động của đơn vị và tránh tình trạng thừa nhân sự (làm tăng chi phí không cần thiết). 
• Cung cấp số lượng thiết bị, công nghệ, máy móc phục vụ sản xuất/làm việc phù hợp với số lượng nhân viên. 
• Đưa ra quyết định phù hợp liên quan tới tuyển dụng, thuê ngoài và lập ngân sách chi tiêu hợp lí. 

3. Hướng dẫn lập kế hoạch Headcount  

3.1. Headcount planning là gì?

Headcount planning là quy trình tổ chức, xác định quy mô và cấu trúc nhân sự cần thiết cho doanh nghiệp. Kế hoạch headcount liên quan tới nhiều khía cạnh: lực lượng lao động hiện tại, mục tiêu kinh doanh trong tương lai, hạn chế về ngân sách. 

Thay vì ước chừng số lượng nhân lực cần có là bao nhiêu, quá trình lập kế hoạch headcount cân nhắc kỹ lưỡng về: Quy mô - cấu trúc - chất lượng nhân sự hiện tại; Dự báo nhu cầu trong tương lai (dựa trên mục tiêu kinh doanh); Các nguồn lực tài chính. 

• Kế hoạch headcount là một quy trình quan trọng trong tổ chức doanh nghiệp. Về bản chất, điều này cho phép các tổ chức tối ưu hóa nguồn lực quan trọng nhất của họ (nhân lực và nhân tài). 
• Dự báo chiến lực về nhu cầu tuyển dụng cho phép các công ty có được đội ngũ (đủ cả lượng và chất) để đáp ứng khối lượng công việc và tạo đà tăng trưởng. 
• Cho thấy sự chủ động của doanh nghiệp trước những mục tiêu/nhu cầu của đơn vị và cả những biến động của thị trường. 
• Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: Liên kết với các công tác quản trị nhân lực khác hiệu quả hơn: Tuyển dụng, đào tạo nhân lực, quỹ lương, quỹ thưởng,...

3.2. Quy trình lập kế hoạch Headcount 

Bước 1: Xác định chiến lược, mục tiêu và thách thức mà tổ chức hiện đang phải đối mặt 

• Chiến lược và mục tiêu kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Điều này có tác động tăng giảm tới quy mô và cấu trúc nhân sự. 
• Phân tích tác động của chiến lược, mục tiêu (theo chu kỳ) tới chiến lược nhân sự. Ví dụ, với chiến lược mở rộng thị trường, quy mô nhân sự tăng, cơ cấu hay đặc điểm người lao động cũng thay đổi…
• Gắn chặt với đánh giá về tình thế thị trường lao động, những biến động trong ngành có thể dẫn tới xu hướng cắt giảm lao động hay chuyển dịch lao động…

Bước 2: Phân tích hiện trạng nhân sự, lập báo cáo headcount 

• Phân tích, đánh giá về quy mô, cấu trúc nhân lực hiện tại. Xem xét cả về số lượng, chất lượng nhân sự (chức danh, vị trí, trình độ học vấn, độ tuổi). 
• Thu thập cả dữ liệu về loại hình nhân sự, phân định bộ phận nhân viên toàn thời gian/bán thời gian/thời vụ/hợp đồng…
• Phân tích chỉ số hiệu suất làm việc của lực lượng lao động hiện tại so với chi phí bỏ ra cho nhân sự. 
• So sánh headcount hiện tại với mục tiêu trong tương lai. Số lượng hay chất lượng liệu có đủ đáp ứng nhu cầu trong tương lai không? Nếu thiếu thì thiếu những điều kiện nào: trình độ, kỹ năng, độ tuổi, số lượng…
• Thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau và tuyệt đối tuân thủ các quy tắc, quy định về bảo mật thông tin cá nhân…

Bước 3: Dự báo nguồn nhân lực cho tương lai

• Căn cứ trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và chất lượng nhân sự nội bộ hiện tại
• Dự báo nhu cầu về số lượng và chất lượng lao động (toàn bộ và cho từng bộ phận) cho kế hoạch kinh doanh mới.  
• Dự báo chi phí cho kế hoạch headcount mới: tiền lương, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo…

Bước 4: Lập kế hoạch headcount 

• Phương án tăng giảm nhân sự dựa trên dự báo và ngân sách được duyệt. Nếu tăng thì tăng bao nhiêu, tăng cho vị trí, phòng ban nào? Nếu giảm, giảm bao nhiêu và giảm như thế nào? 
• Với mỗi kế hoạch tái cấu trúc, doanh nghiệp cũng cần tính tới phương án nâng cấp lực lượng năng lực hiện tại. Nghĩa là phải có phương án đào tạo nhân sự phù hợp cũng như chính sách giữ chân người tài.
• Đưa ra con số dự kiến về ngân sách cần thiết để thực hiện thành công chính sách nhân sự mới. 
• Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm tham gia và phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện kế hoạch mới. 
• Kế hoạch dự phòng với những tình huống bất ngờ. Những kế hoạch này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trước mọi biến cố làm thay đổi hoàn toàn chiến lược nhân sự ban đầu. 

Bước 5: Liên tục rà soát kế hoạch nhân sự 

• Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch headcount phù hợp với mục tiêu mới và tình thế môi trường mới là công tác bắt buộc. 
• Xem xét những vấn đề mới phát sinh, đánh giá sự ảnh hưởng của nó tới kế hoạch headcount và nghiên cứu phương án giải quyết phù hợp. 

4. Những thách thức trong việc lập kế hoạch headcount

Sự khó lường từ nền kinh tế

Sự biến động từ các yếu tố bên ngoài: kinh tế vĩ mô, sự chuyển dịch trong ngành,... là những thách thức đối với công tác dự báo. Một khi sai lệch xảy ra, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi kế hoạch và đây là một điều không hề dễ dàng. 

Thay đổi trong hình thức làm việc

Có những biến số bất ngờ xảy tới có thể xoay chuyển 180 kế hoạch ban đầu của bạn. Ví dụ như đại dịch Covid 19 buộc doanh nghiệp phải đổi phương thức làm việc trực tiếp sang trực tuyến hay hybrid working… Hay như sự đột phá trong công nghệ/trí tuệ nhân tạo có thể đảo lộn nhu cầu nhân sự hiện tại trên thế giới, ví dụ như một công cụ sản xuất tự động được thử nghiệm thành công và trở thành phương án sản xuất hiệu quả hơn cả con người. 

Dữ liệu 

Dữ liệu về nguồn nhân sự là loại thông tin cực kỳ nhạy cảm. Không phải ai trong tổ chức cũng được truy cập thông tin trên. Ngoài ra, làm sao để khai thác chúng cũng là một câu hỏi lớn. Chưa kể tới, bạn cũng cần nghiên cứu về cách xử lý dữ liệu và diễn giải thông tin hợp lý. 

Hợp tác 

Quy trình lập kế hoạch headcount liên quan tới nhiều bộ phận: tài chính, kế toán, bộ phận có thẩm quyền truy cập dữ liệu nhân sự… để quá trình này không bị phân mảnh sâu sắc. Ngoài ra, sự khác nhau về góc nhìn cũng thường dẫn tới những cuộc xung đột. Nó làm kéo dài quá trình thảo luận và đưa ra quan điểm chính thức.

Tầm nhìn ngắn hạn 

Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới tính bền vững của kế hoạch headcount. Khi kế hoạch headcount thường xuyên thay đổi, quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự ít hiệu quả hơn, gây tổn thất cho hiệu suất của công ty và thậm chí là ảnh hưởng tới nhân sự của doanh nghiệp. 

5. Phối hợp với bộ phận tài chính trong việc lập kế hoạch headcount phù hợp

Trong quá trình lập kế hoạch headcount, bộ phận nhân sự tài chính luôn phải phối hợp thực hiện nhằm đảm bảo chính sách mới phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Sau đây là những điểm mà cả hai phòng ban cần lưu ý để có thể đồng bộ quan điểm trong những giai đoạn cốt lõi của quá trình lập và triển khai kế hoạch headcount. 

Ngân sách và dự báo về lực lượng lao động: Trách nhiệm điều phối tài chính, phân bổ ngân sách thuộc về bộ phận kế toán - tài chính. Tuy nhiên, để tinh chỉnh ngân sách và phân bổ chúng cho phù hợp với chính sách nhân sự thì cần có chuyên môn của HR. Vì vậy, quá trình này cần có sự chia sẻ dữ liệu và thảo luận liên tục giữa hai phòng ban để đưa tới phương án giải quyết tốt nhất. 

Theo dõi ngân sách và dự báo so với điều kiện thực tế: Sau khi đã thiết lập ngân sách và kế hoạch headcount. Cả hai bộ phận cần tích cực theo dõi hiệu suất thực tế và mức chi tiết so với ngân sách hoặc dự báo gần nhất. Bằng cách này, bạn có thể phát hiện điểm nào chi tiêu không đúng kế hoạch và cần điều chỉnh. Qua đó có thể đưa ra quyết định cần thiết để đưa mọi thứ về đúng định hướng ban đầu. 

Đánh giá tình huống giả định cũng là một phương án giúp cho HR lập kế hoạch headcount hiệu quả hơn. Nhưng để thực hiện điều này, phòng tài chính cần cung cấp các cập nhật về thông tin ngân sách và dự báo tài chính thường xuyên. Khi đã đủ dữ liệu đầu vào, doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều kịch bản giả định khác nhau và nhanh chóng đưa tới những phương án dự phòng phù hợp. 

Cùng hướng tới mục tiêu chung là nguyên tắc mà cả hai bộ phận cần tuân thủ để phối hợp hiệu quả. Với những nhiệm vụ, trách nhiệm khác nhau, cả hai bên sẽ không tránh khỏi những xung đột trong quan điểm và cách thức làm việc. Nhưng một kế hoạch headcount vẹn toàn thì không thể thiếu sự có mặt của một trong hai. Vậy nên, mỗi bộ phận luôn phải giữ tâm thế lắng nghe và đóng góp cho công việc, mục tiêu chung. 

Kết luận

Nhân sự là một trong những trụ cột của tổ chức. Đứng trước những biến động không ngừng của nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng kế hoạch headcount phù hợp. Điều này sẽ giúp tổ chức sở hữu lực lượng nhân sự chất lượng và phát triển bền vững trước bất kỳ thay đổi nào từ môi trường bên ngoài.