Ứng dụng phương pháp Kanban hiệu quả trong quản lý công việc

Kanban là một phương pháp được sử dụng nhiều hiện nay, vậy Kanban là gì? Điều gì đã khiến Kanban trở thành một phương pháp phổ biến? Và ứng dụng vào trong công việc như thế nào? Tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

Thuật ngữ Kanban dạo gần đây đã bắt đầu xuất hiện trong giới kinh doanh và đã xuất hiện trong nhiều kế hoạch hay những dự định khác nhau. Vậy Kanban là gì? Làm sao để thực hiện phương pháp Kanban là gì? Và ứng dụng cơ bản của Kanban là gì?

I. Kanban là gì?

Vậy ta sẽ xét xem khái niệm của Kanban là gì? Kanban là một từ tiếng Nhật được ghép từ ban (thị giác) và kan (thẻ). Nói đơn giản, Kanban vẫn là một phương pháp quản lý phát triển từ Nhật Bản, nhưng lần này nơi xuất phát của nó đã được làm rõ hơn khi Kanban là một phương pháp được suy ra và áp dụng bởi công ty Toyota. 

Phương pháp Kanban là một phương pháp phổ biến

Vậy chi tiết hơn Kanban là gì? Kanban là một hệ thống mà cấp trên chỉ có thể sản xuất khi có yêu cầu từ bên dưới, và bên dưới này sẽ lại chỉ có thể yêu cầu cấp trên khi một bên dưới nữa lại đang yêu cầu lên. Phương pháp Kanban ngoài  việc giúp đáp ứng đúng và đủ sản phẩm cho thị trường, tiết kiệm được kinh phí cũng như tài nguyên thì nó còn giúp cấp trên có thể dễ dàng kiểm soát được doanh số hay số lượng sản phẩm.  Đây là một điều rất hay và tiện lợi của Kanban khi có thể giúp những nhà quản trị kinh doanh có cái nhìn rõ rầng cũng như thể hiện chính xác những gì đang xảy ra trong quá trình làm việc. 

Về tóm tắt, Kanban là gì? Đây là một hệ thống quản lý nhắm đến việc hiệu quả nhưng với tốc độ và chất lượng tốt nhất có thể.

II. Đâu là lý do cho sự ra đời của Kanban

M.Ohno, giám đốc của Toyota đã nhận thấy vào lúc ấy mọi công nhân đều có xu hướng sản xuất càng nhiều càng tốt và đôi khi điều này lại gây ra lãng phí tài nguyên và khiến công ty bị lỗ bởi những mặt hàng sản xuất ra không có người tiêu thụ và bị dư sản phẩm. Để giải quyết vấn đề này, ông M. Ohno đã tìm ra  phương pháp Kanban để có thể đáp ứng đủ nhu cầu mà không bị dư dả sản phẩm.

Nhờ M.Ohno và phương pháp Kanban, Toyota đã có thể kiểm soát sản xuất đúng lúc, đạt yêu cầu và luôn thỏa mãn được nhu cầu của thị trường, giảm tồn kho và tăng năng xuất trên toàn bộ máy.

Theo đó, Kanban có thể quản lý mọi giai đoạn của một quy trình, từ nhà sản xuất cho tới nhánh cuối là người mua hàng. Thông qua Kanban, sản phẩm sẽ không bị rối loạn nguồn cung và quá tải hàng hóa. Để thực hiện tốt được Kanban, những nhà quản lý luôn phải theo dõi và giám sát liên tục để có thể bảo đảm rằng mọi thứ vẫn đang trôi chảy ở mỗi mắt xích và không bị chậm quá trình. Kết quả của một quy trình Kanban là quá trình sản xuất sẽ nhanh hơn, năng suất nhiều hơn và tiêu tốn ít thời gian hơn.

III. Các nguyên tắc cơ bản của Kanban.

Khi đã hiểu Kanban là gì, ta sẽ đến tìm hiểu những nguyên tắc cơ bản của Kanban để có thể có một cái nhìn rõ ràng hơn về phương pháp đã được sinh ra từ công ty Toyota này.

1. Bắt đầu với quá trình hiện tại.

Kanban thực chất không thay đổi bất cứ điều gì trong những thứ đã có sẵn như thiết lập hay những quá trình hiện hành. Kanban là được áp dụng trực tiếp  vào những gì đang diễn ra và thực hiện những thay đổi cần thiết qua một thời gian dài và từ từ để mọi người có thể thích nghi được với thay đổi.

Phương pháp Kanban là một phương pháp có hiệu quả cao

2. Khuyến khích sự thay đổi.

Kanban khuyến khích mọi người, mọi mắt xích trong công ty từ những người nhỏ nhất góp phần để thay đổi liên tục. Điều này giải quyết kịp thời những vấn đề căn bản cũng như tránh được sự mâu thuẫn trong các quá trình hoạt động và tương tác giữa các nhóm và thành viên với nhau.

3. Tôn trọng vai trò hiện tại, trách nhiệm và chức danh công việc.

Khác với những phương pháp quản lý khác, Kanban không áp đặt hay bắt buộc phải thay đổi. Vì vậy, những người đã có sẵn chức vụ và trách nhiệm vẫn có thể được giữ nguyên và không bị thay đổi. Mọi người sẽ tìm cách để có thể nghiên cứu, hợp tác cùng nhau và góp phần cho những thay đổi khác cùng có lợi cho cả công ty hơn.4

4. Khuyến khích năng lực chủ động ở các cấp.

Trong phương pháp Kanban, mọi người đều có thể góp ý để thay đổi, từ cấp thấp nhất như những nhân viên hay những cấp cao như những CEO hay những lãnh đạo. Họ có thể tự nhiên đưa ra ý kiến và thể hiện những kỹ năng của riêng mình để có thể áp dụng những thay đổi, cải thiện cho những cung cấp và dịch vụ sản xuất của bản thân công ty.

IV. Phương pháp Scrum là gì?

1. Phương pháp Scrum là gì?

Scrum là một bộ khung hay một quy trình có thể giúp những doanh nghiệp, công ty chia nhỏ những phần việc ra một cách rõ ràng và phân bổ công việc công bằng để có thể quản lý chi tiết hơn và được thực hành và hoàn thành bởi những nhóm chức năng trong một khoảng thời gian đã cho trước và được yêu cầu trước.

Để có thể thực hiện và tổ chức, quản lý và sử dụng được chương trình Scrum, ta phải hiểu được cấu trúc của Scrum. Scrum có ba vai trò chính: Product Owner - đây là bộ phận sẽ đưa ra những kế hoạch ban đầu, đồng thời quyết định những phần được ưu tiên, bên cạnh đó, Product Owner cũng sẽ hợp tác với những bộ phận khác để có thể làm việc hiệu quả hơn; Scrum Master - Đây có thể hiểu là những người quản lý, họ sẽ là người giám sát và bảo đảm toàn bộ quy trình, để có thể chắc chắn rằng mọi thứ đều trôi chảy và theo được đúng như những kế hoạch ban đầu đã được đề ra và thông qua cho phép áp dụng; cuối cùng là những thành viên nhỏ nhất trong quy trình Scrum sẽ có trách nhiệm thực hiện những kế hoạch đã được đề ra trước và hoàn thành đúng thời hạn đã được đưa ra chi tiết hơn.

Scrum là một phương pháp khá giống Kanban

Những nhóm áp dụng Scrum sẽ có những bảng Scrum. Bảng này có tác dụng theo dõi được phần việc của từng thành viên trong nhóm. Mỗi nhiệm vụ hay những công việc nhỏ được chia ra được gọi là các stories, các stories này khi được chuyển giao sẽ lại trở thành Backlog (việc phải làm) và cuối cùng trở thành một Work-in-Progress (việc đang triển khai và thực hiện).

Mô hình này đang ngày càng được áp dụng nhiều bởi những doanh nghiệp Việt Nam cũng như Quốc tế và đã đem lại được những hiệu quả nhất định cho bản thân doanh nghiệp hay công ty.

2. Mô hình Scrum là gì?

Scrum là một trong những mô hình phát triển được các phần mềm linh hoạt và được áp dụng rộng rãi trong nhiều phần mềm. Scrum là một quy trình phát triển theo mô hình linh hoạt. Scrum bên cạnh việc cung cấp nhiều phương pháp luận, những quy trình hay những thực nghiệm để có thể làm việc tốt nhất. Với những điểm cơ bản là chia nhỏ từng phần công việc (Sprint) ra và phân bổ nó cho những bộ phận khác nhau, thu thập ý kiến từ những khách hàng và có thể cập nhật được kịp thời những hướng đi hay những xu hướng mới. Việc này sẽ bảo đảm được những sản phẩm khi cho ra mắt sẽ đáp ứng được những nhu cầu khác nhau của khách hàng mong muốn.

Mỗi một Sprint sẽ được gia hạn hoàn thành trong khoảng từ 2-4 tuần. Scrum là một phương pháp thích hợp nếu doanh nghiệp hay công ty đang yêu cầu sự thay đổi và tốc độ. Các tác vụ sẽ lại được chia ra thành và sắp xếp và những danh mục khác nhau để những bộ phận nhỏ hơn có thể phát triển và đánh giá để phù hợp và đúng theo những mục đích ban đầu được.

Mô hình Scrum hoạt động dựa trên những đặc tính của con người nên dễ áp dụng, dễ sử dụng cũng như tạo được tính tương tác cao cho những người làm việc trong nhóm và giảm thiểu được những sự áp đặt hay áp lực từ phía bên ngoài.

3. Ưu điểm của mô hình Scrum là gì?

• Thời gian hoàn thành dự án được linh hoạt và thay đổi cho phù hợp chứ không bị áp đặt như nhiều mô hình khác.

• Thời gian tạo nên sản phẩm và có thể đưa ra thị trường của mô hình Scrum khá nhanh và không bị mất thời gian, cùng với đó là sự phát triển nhanh.

• Sản phẩm được phân phối thông minh, những nội dung chuyển giao sẽ được xác định tùy theo những môi trường thực tế.

• Mỗi thành viên trong mô hình Scrum đều có một công việc được giao và điều này sẽ khai thác hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên và nâng cao tính chính xác.

• Khách hàng được quyền tham gia và mô hình Scrum nên bên công ty có thể được đóng góp ý kiến và thay đổi những mặt hàng sao cho phù hợp với đúng được xu hướng của thị trường cũng như đáp ứng được nhu cầu của họ.

• Kiểm soát quá trình thực hiện của Scrum khá đơn giản khi có thể điều chỉnh và sửa chữa bằng cách hướng dẫn từ những thử nghiệm và báo lỗi.

• Các lỗi (bugs) sẽ được phát hiện và khắc phục sớm hơn rất nhiều

• Chất lượng sản phẩm được giảm mạnh, giảm luôn cả rủi ro sản xuất và không mất quá nhiều phí để áp dụng. Khả năng trao đổi và tương tác giữa khách hàng và nhà sản xuất cũng được tăng lên.

V. So sánh phương pháp Kanban và Scrum.

1. Kanban và Scrum giống nhau ở điểm gì?

• Cả hai mô hình và phương pháp này đều chia nhỏ lượng công việc ra thành những đoạn nhỏ và được thực hiện theo những quy trình đã được đặt ra và sử dụng từ trước.

• Kanban lẫn Scrum đều là những phương pháp để thúc đẩy, cải tiến liên tục, tối ưu hóa được công việc và nâng cao được hiệu quả làm việc.

• Cả phương pháp Kanban hay Scrum đều chú trọng vào từng mắt xích trong quy trình nên mọi thành viên đều được khuyến khích tham gia.

2. Scrum và Kanban khác nhau ở điểm gì?

2.1. Lập kế hoạch, sự lặp lại.

Nhóm Scrum đề cao tầm quan trọng của lịch trình và các quy trình. Những thành viên tham gia Scrum sẽ được cung cấp một danh sách những công việc cần ưu tiên hoàn thành, chỉnh sửa hay phát triển để có thể chuyển giao được cho mục tiêu cuối cùng là khách hàng. Các nhóm có quyền nhận task nào mà họ thấy là khả thi và phải được hoàn thiện trong vòng một Sprint. Sau khi một Sprint được hoàn thành và trao đến cho người cuối cùng thì các thành viên trong Scrum sẽ lại họp lại và tìm ra những điểm lỗi để có thể cải tiến và tối ưu hóa quá trình, rồi lại lên kế hoạch và chuẩn bị cho một Sprint tiếp theo. Quá trình này sẽ được lặp đi lặp lại và cho phép xác định được dòng chảy công việc và làm việc hiệu quả.

Scrum và Kanban vẫn có những điểm rất khác nhau

Trong khi đó, Kanban không có khung thời gian hay timebox. Kanban cũng không có những quy trình lặp lại. Sự cải tiến được xảy ra liên tục và xuyên suốt trong quá trình thực hiện hay làm sản phẩm. Sự giới hạn của áp lực sẽ được điều chỉnh để giảm đến mức thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được tổ chức. Kanban cũng đạt được tối ưu và điểm giới hạn cho dòng chảy có thể đều đặn và hiệu quả.

2.2. Vai trò và trách nhiệm.

Trong mô hình Scrum, buộc phải có ba bên phối hợp và làm  việc với nhau, bao gồm PO, Scrum Master và những thành viên. Họ sẽ bị giới hạn bởi những công việc riêng và các vai trò riêng trong môi hình, từ đó họ phải phối hợp và thỏa thuận với nhau để có thể cân bằng được giữa yêu cầu và sản phẩm cuối. Mô hình Scrum là nhóm liên chức, những nhóm này phải có đầy đủ những nguồn lực cần thiết để có thể hoàn thành và áp dụng được công việc.

Trong mô hình Kanban thì lại khác. Trong phương pháp Kanban không có quy định cụ thể về chức vụ. Trong Kanban, dù là những dự án Kanban có quy mô lớn và phức tạp, có thể có một người đứng ra và quản lý các mắt xích để bảo đảm mọi thứ trôi chảy và đúng theo dự án ban đầu. Nhưng còn lại thì bất kỳ nhóm nào hay cá nhân nào cũng có quyền tự do tham gia dự án. Vì vậy mọi người đều có thể góp phần làm trên nhiều khía cạnh khác nhau của Kanban và cho phép họ phát triển được dự án dù làm cùng trên một phương pháp.

2.3. Bảng quản trị

Trong phương pháp Scrum, các cột sẽ được dán nhãn và theo dõi để phản ánh được các giai đoạn khác nhau của dự án. Các task sẽ được hoàn thành lần lượt và theo những kế hoạch đã quy định trước rồi chuyển những dán nhãn này thành Done rồi mới tiếp tục xử lý những Sprint chưa được hoàn thành và đang chờ để được hoàn thành.

Trong Kanban, những bản quản trị này có thể nói là tương tự. Nhưng những Sprint có thể được thêm vào hay loại bỏ bất cứ lúc nào, điều này sẽ tối ưu hóa và tìm được những lỗ hổng trong kế hoạch đưa ra từ ban đầu. Vì Kanban không bị giới hạn bởi những quy trình như Scrum nên họ cũng không bị vướng về vấn đề kế hoạch. Mọi thứ đều có thể được đánh giá và xem xét lại nếu thấy cần thiết.

VI. Phương pháp nào tốt hơn?

Có lẽ sau khi hiểu phương pháp Kanban là gì và Scrum là gì, nhiều người sẽ tự hỏi vậy phương pháp nào tốt hơn và tối ưu hơn. Đây là một câu hỏi khó trả lời bởi vì tùy vào phong cách làm việc, phong cách chiến lược hay điều kiện của mỗi công ty sẽ phù hợp với những phương pháp khác nhau và có thể khai thác được tốt thế mạnh của từng kế hoạch khác nhau. Nên đây là một câu hỏi không khả thi để có thể trả lời và đưa ra được một câu hỏi chung.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng một mô hình Scrum-Kanban - Một loại mô hình áp dụng được cả hai phương pháp trên. Scrum-Kanban được dùng để quản lý những phương án phức tạp và cần chi tiết cao. Tuy nhiên nó được áp dụng tốt nhất trong phát triển website,...

VII. Kết

Dù phương pháp Kanban hay Scrum đi chăng nữa thì mỗi phương pháp đều có những thế mạnh và thế yếu riêng. Hãy xác định rõ nhu cầu của bản thân trước khi bạn quyết định áp dụng phương pháp nào cho doanh nghiệp của riêng mình.