Đào tạo kỹ năng quản lý theo mục tiêu cho nội bộ doanh nghiệp

Để thành công trong cuộc sống, mỗi chúng ta cần rèn luyện kỹ năng quản lý theo mục tiêu thật tốt để đảm bảo có thể xử lý mọi vấn đề trong cuộc sống. Để làm được điều đó, bạn cần hiểu quản lý theo mục tiêu là gì và những yếu tố tác động đến kỹ năng đó

Kỹ năng quản lý theo mục tiêu hay còn được viết tắt là MBO được phổ biến rộng rãi chủ yếu từ các bài viết của Peter Drucker. Một số nhà quản trị đã nhận ra rằng mục tiêu của các tổ chức là một phần cơ bản và quan trọng của việc quản trị mà họ nên áp dụng để tạo nên một kỹ năng quản lý theo mục tiêu hoàn toàn dựa trên chúng. Mặc dù chủ yếu được nghiên cứu cho các công ty theo định hướng lợi nhuận, nhưng kỹ năng quản lý theo mục tiêu cũng là một công cụ quản lý đáng giá cho các tổ chức phi lợi nhuận. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về kỹ năng quản lý theo mục tiêu cho nội bộ doanh nghiệp nhé! 

I. Khái niệm kỹ năng quản lý theo mục tiêu

Kỹ năng quản lý theo mục tiêu là gì

1. Kỹ năng quản lý theo mục tiêu là gì? 

Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà công ty, doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian được xác định trước. Kỹ năng quản lý theo mục tiêu hay tên tên tiếng anh còn được gọi  là Management By Object (viết tắt là MBO).

2. Vai trò của kỹ năng quản lý theo mục tiêu

• Là phương tiện cơ bản và quan trọng để đạt được mục đích.
• Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở để lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực. 
• Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện và hoạt động.
• Hấp dẫn các đối tượng hữu quan (khách hàng, cổ đông, nhân viên…).
• Quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp.

3. Lợi ích của kỹ năng quản lý theo mục tiêu

• Khuyến khích tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc thiết lập mục tiêu.
• Kiểm soát hoạt động kinh doanh dễ hơn.
• Tổ chức được phân định rõ ràng.
• Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu và hiệu quả công việc của họ.

4. Hạn chế của kỹ năng quản lý theo mục tiêu

• Sự thay đổi của yếu tố môi trường có thể tạo ra các lỗ hổng.
• Cần môi trường nội bộ lý tưởng.
• Tốn khá nhiều thời gian.
• Một số mục tiêu mang tính ngắn hạn.
• Sự nguy hiểm của tính cứng nhắc do ngần ngại trong việc thay đổi mục tiêu.

5. Điều kiện của mục tiêu

Điều kiện của kỹ năng quản lý mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc smart: 

• Specific: Cụ thể, dễ hiểu
• Measurable: Có thể đo lường được
• Achievable: Vừa sức
• Realistics: Tính thực tế
• Timebound: Có thời hạn.

a. Specific: Cụ thể, dễ hiểu

• Chỉ tiêu phải cụ thể và dễ hiểu vì nó định hướng cho những hoạt động trong tương lai. 
• Đừng nên nói mục tiêu của doanh nghiệp bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ cạnh tranh đang chiếm 40 % thị phần. 
• Hãy đặt mục tiêu là doanh nghiệp chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình cần phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

b. Measurable: Có thể đo lường được

• Nếu chỉ tiêu này không đo lường được thì bạn sẽ không biết được mục tiêu có đạt được hay không? 
• Đừng nên ghi: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên của bạn trả lời thư của khách hàng ngay trong ngày nhận được.

c. Achievable: Vừa sức

Chỉ tiêu phải có tính thách thức thì bạn mới có thể cố gắng, nhưng cũng đừng vì thế đặt chỉ tiêu quá xa vời, không thể đạt nổi. 

d. Realistics: Tính thực tế

Đây là tiêu chí để đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, tiền bạc, nhân sự..). Đừng đặt những mục tiêu quá xa vời với thực tế bởi nó chẳng mang lại cho bạn những lợi ích gì cả, chỉ làm tốn thời gian, công sức và tiền bạc của bạn. Hãy đưa ra những mục tiêu ngắn hạn và thực hiện chúng một cách tốt nhất.

e. Timebound: Có thời hạn

• Mọi công việc, nhiệm vụ phải có thời hạn hoàn thành, nếu không sẽ dẫn đến tình trạng trì hoãn.
• Kỹ năng quản lý thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu đề ra lại vừa dành được thời gian cho các mục tiêu khác.

II. Các bước triển khai kỹ năng quản lý theo mục tiêu

Kỹ năng quản lý theo mục tiêu rất quan trọng trong công việc

Để triển khai được kỹ năng quản lý theo mục tiêu cần phải thực hiện theo 6 bước chính:

• Các phương pháp triển khai
• Dự thảo mục tiêu cấp cao
• Xác định mục tiêu cấp dưới
• Thực hiện mục tiêu
• Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh
• Tổng kết và đánh giá.

Dưới đây là chi tiết các bước triển khai kỹ năng quản lý theo mục tiêu mà 123job muốn gửi đến bạn đọc:

1. Các phương pháp triển khai

• Phương pháp 1: Triển khai từ cấp trên của công ty đến cấp bộ phận. Phương pháp này nhanh về mặt thời gian nhưng lại không khuyến khích các bộ phận tham gia vào hoạch định các mục tiêu công ty.
• Phương pháp 2: Triển khai từ cấp dưới lên cấp trên. Phương pháp này khuyến khích được các bộ phận tham gia hoạch định mục tiêu của công ty nhưng lại chậm và có khi kết quả tổng hợp lại không phù hợp với mong muốn của Ban giám đốc.

2. Dự thảo mục tiêu cấp cao

• Dự theo mục tiêu cấp cao giúp xác định những mục tiêu chung của toàn bộ công ty, doanh nghiệp
• Xác định vai trò của đơn vị cấp dưới tham gia vào việc hoạch định mục tiêu của công ty. 
• Đây chỉ là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được xem xét và điều chỉnh sao cho phù hợp với các mục tiêu của cấp dưới.

3. Xác định mục tiêu cấp dưới

• Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các chiến lược và mục tiêu của công ty.
• Cấp trên cùng với cấp dưới thảo luận, bàn bạc về những mục tiêu, công việc mà cấp dưới có thể thực hiện.
• Cấp dưới đề ra mục tiêu, phải cam kết với cấp trên và được cấp trên duyệt, thông qua.
• Cấp trên đóng vai trò là cố vấn, khuyến khích cấp dưới đề ra mục tiêu.
• Mục tiêu mà cấp dưới được đề ra phải được thực hiện một cách chủ động.
• Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác trong công ty.

4. Thực hiện mục tiêu

• Cấp trên phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các điều kiện và phương tiện cần thiết cho cấp dưới.
• Cấp dưới chủ động và sáng tạo trong việc xây dựng, thực hiện kế hoạch.
• Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong việc thực hiện công việc, nhiệm vụ.

​​​​​​​5. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh

• Định kỳ, cấp trên phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện công việc, nhiệm vụ của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc giúp đỡ kịp thời.
• Ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập một số điểm kiểm soát trọng yếu để dễ dàng theo dõi việc thực hiện công việc, mục tiêu.
• Việc kiểm tra chỉ giúp cấp dưới thực hiện công việc tốt hơn, không đưa ra sự đánh giá và kết luận.

6. Tổng kết và đánh giá

• Căn cứ mục tiêu đã cam kết và dựa vào kết quả thực tế, cấp trên sẽ đánh giá hiệu quả công việc của cấp dưới.
• Thành tích của cấp dưới sẽ căn cứ vào mức độ hoàn thành mục tiêu, công việc đã cam kết.

III. Hỗ trợ thực hiện mục tiêu

1. Xây dựng chính sách

• Chính sách được hiểu là các phương pháp, nguyên tắc chủ đạo để hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện kỹ năng quản lý theo mục tiêu.
• Chính sách được hiểu đơn giản là công cụ hỗ trợ kỹ năng quản lý theo mục tiêu.
• Chính sách thường là những cơ chế bắt buộc, phạm vi và những giới hạn cho các hành vi để thưởng phạt cho các hành vi cư xử của công nhân viên.

a. Chính sách kinh doanh

Các chính sách kinh doanh thường liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đại lý của công ty. Ví dụ như: Chính sách về hoa hồng, chính sách hỗ trợ đại lý…

b. Chính sách tài chính

• Các nguyên tắc về tài chính bắt buộc phải tuân theo.
• Chính sách tạm ứng hỗ trợ công việc cho công nhân viên…

c. Chính sách nhân sự

• Liên quan đến các chế độ cho người lao động.
• Quy định về hành vi của công nhân viên .
• Về việc tuân thủ pháp luật, phong tục tập quán, đạo đức, tôn giáo…

2. Phân bổ các nguồn lực

a. Nguồn lực tài chính

• Cần xem xét về nhu cầu sử dụng vốn.
• Cần xem xét lại định hướng của việc phân bổ nguồn vốn.
• Cần phân tích cơ cấu tài chính của công ty, doanh nghiệp.
• Cần đánh giá các nguồn vốn khác.
• Lựa chọn nguồn vốn phù hợp.
• Và cuối cùng là phải hoạt động tên ngân sách.

b. Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực sẽ được đánh giá theo các yếu tố:

• Trình độ, kỹ năng
• Sự cam kết của công nhân viên
• Tinh thần thực hiện.

IV. Kết luận

Như vậy qua bài viết trên, bạn đã hiểu được kỹ năng quản lý theo mục tiêu là gì và các vấn đề xoay quanh để áp dụng kỹ năng này vào công việc. Lời cuối, 123job chúc bạn đọc thành công trong cuộc sống.