Budget là gì? Mục đích của việc xây dựng budget trong doanh nghiệp

Bạn đã hiểu rõ budget là gì? Xây dựng kế hoạch budget quan trọng như thế nào? Cách để thiết lập chính sách về budget hiệu quả nhất? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau của 123job.vn để hiểu rõ hơn bạn nhé!

Đối với những bạn làm về kinh tế, chắc hẳn sẽ không còn xa lạ với thuật ngữ budget là gì? Là khái niệm quan trọng trong kinh doanh, budget hay ngân sách thường xuất hiện trong các bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, ngân sách doanh thu chi tiết, ngân sách chi tiêu… Budget giúp doanh nghiệp dễ dàng định hình các hoạt động tài chính của mình, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện hơn trong chiến lược kinh doanh của mình.

I. Budget là gì?

Đầu tiên chúng ta cần hiểu rõ khái niệm budget là gì? Budget hay ngân sách là khái niệm dùng để mô tả một bản kế hoạch tài chính tóm tắt cho các hoạt động được dự báo xảy ra trong tương lai, có thể là mục tiêu cá nhân hoặc định hướng phát triển tương lai của doanh nghiệp.

Hiểu được ngân sách là gì, bạn sẽ thấy ngân sách dựa theo hoạch định chi tiêu có thể giúp bạn tính toán chính xác mức chi phí đầu ra và đầu vào, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, trong kinh doanh, budget hay ngân sách được sử dụng trong nhiều bộ phận khi xuất hiện trong các bản cân đối kế toán, danh sách doanh thu chi tiết, báo cáo tài chính, ngân sách cho từng bộ phận trong công ty, ngân sách chi tiêu vốn, ngân sách tiền mặt và các khoản khác. Tất cả ngân sách (budget) được kết hợp tạo nên bản ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch lợi nhuận doanh nghiệp.

Vậy vai trò của budget là gì? Budget là căn cứ giúp cho những người quản lý đưa ra quyết định lựa chọn hoạt động nào nên được thực hiện và cân đối tình hình tài chính doanh nghiệp. Nếu bảng cân đối kế toán từ ngân sách tổng thể và bản báo cáo thu nhập ngân sách gặp nhiều điểm bất hợp lý, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định thay đổi trước khi kế hoạch kinh doanh thực sự bắt đầu.

Budget là khái niệm dùng để mô tả một bản kế hoạch tài chính tóm tắt cho các hoạt động được dự báo xảy ra trong tương lai

II. Mục đích của việc doanh nghiệp xây dựng Budget là gì?

Budget sẽ ước tính các khoản thu chi diễn ra trong tương lai cho một dự án doanh nghiệp. Vậy mục đích của việc xây dựng budget là gì? 

• Quản lý thu và chi trong khoảng thời gian nhất định của dự án (ví dụ như là 6 tháng).
• Xác định những điều chỉnh cần thiết trong dự án đó.
• Budget tạo cơ sở minh bạch trong việc giải trình trách nhiệm của những nhân sự có liên quan.

Đối với các nhà tài trợ thì Budget được sử dụng với mục đích khác một chút. Biết được doanh nghiệp có budget là gì, bạn sẽ rõ hơn về mục tiêu cũng như hoạt động của doanh nghiệp, từ đó có các căn cứ để cân nhắc góp vốn kinh doanh. Ngoài ra, bạn nên xem xét một số vấn đề trong doanh nghiệp đó là:

• Kế hoạch sử dụng vốn của doanh nghiệp thế nào.
• Những hoạt động của doanh nghiệp có được hỗ trợ từ nguồn thu khác hay không.
• Chi tiêu có tương ứng với hoạt động của doanh nghiệp không.
• Dự toán budget có tuân thủ các quy định sử dụng vốn không.
• Các loại chi phí vận hành chiếm tỷ lệ như thế nào trong dự toán.
• Những yếu tố tác động đến budget và hoạt động lập budget là gì.

Việc xây dựng budget là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp 

III. Những yếu tố tác động trực tiếp đến Budget trong doanh nghiệp

Sau khi hiểu được budget là gì và mục đích của doanh nghiệp trong việc xây dựng budget là gì, tiếp theo ta sẽ tìm hiểu những yếu tố tác động tới budget của doanh nghiệp. Những yếu tố đó bao gồm: 

• Thể chế chính sách của nhà nước.
• Thiên tai và bệnh dịch.
• Các điều kiện về luật pháp, chính trị.
• Các yếu tố về kinh tế ở địa phương.
• Khả năng có thêm các khoản tài chính từ nhà tài trợ khác.
• Thời điểm xây dựng kế hoạch budget.

IV. Budget Plan gồm những thành phần nào?

Những thành phần cơ bản trong một bản kế hoạch budget là gì?

1. Nguồn thu

Đầu tiên phải kể đến đó là nguồn thu hay chính là lợi nhuận. Đây là chỉ số quan trọng mà nhà tài trợ muốn thấy ở mỗi doanh nghiệp. Việc đa dạng nguồn thu và lợi nhuận ổn định sẽ chứng tỏ được sự bền vững và khả năng phát triển của doanh nghiệp bạn, từ đó cho thấy doanh nghiệp không phụ thuộc vào bất kỳ nhà tài trợ duy nhất nào. Thông thường nguồn thu sẽ đến từ việc bán sản phẩm, các hoạt động tài chính trên thị trường, nguồn thu từ các quỹ doanh nghiệp.

2. Nguồn chi

Thành phần quan trọng khác trong bản kế hoạch budget là gì, đó chính là những khoản chi. Nói cách khác, đây chính là những khoản chi phí mà doanh nghiệp dùng để đầu tư vào các dự án, trả lương nhân viên, chăm sóc khách hàng… các nguồn chi này xuất phát từ nguồn thu về của doanh nghiệp. Về cơ bản, những khoản chi phí này phải được phân loại theo đơn vị, theo ngày hoặc theo số lượng người tham gia sử dụng.

3. Đề mục ngân sách

Cách lập budget plan đều phải đảm bảo được các yếu tố trong đề mục ngân sách thống nhất đối với cả thu và chi. Đây cũng là thao tác giúp bạn đơn giản hóa việc ghi sổ, báo cáo để đánh giá hiệu quả tài chính dễ dàng hơn.

V.  Bật mí cách lên kế hoạch Budget hiệu quả

Khi xây dựng chiến lược Marketing, một người Marketer giỏi cần phải biết cách xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực chi tiêu cho những mục tiêu trong năm tới, tất cả đều liên quan đến việc hoạt động tài chính và ngân sách. Nhiều người làm Marketing nghĩ rằng phòng tài chính trong công ty họ sẽ là người chịu trách nhiệm cho việc phân bổ các chi tiêu và nguồn thu, đó quả là một suy nghĩ sai lầm khi họ chưa hiểu hết tầm quan trọng của budget là gì?

Vậy quy trình để xây dựng kế hoạch budget là gì? Dưới đây là quy trình xây dựng kế hoạch tài chính đã được nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên thế giới áp dụng khi muốn đạt được hiệu quả trong Budget Plan.

1. Thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách

Bước đầu tiên khi xây dựng kế hoạch budget là gì, đó chính là việc thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách (budget). Ngay sau khi nắm rõ các thông tin về mục tiêu chi tiêu ngân sách từ cấp quản lý, team Marketing cần thảo luận và xác định Budget Plan phù hợp trong thời gian tới, có thể là tháng tiếp theo hoặc cho chiến dịch tiếp theo.

2. Liệt kê các hoạt động doanh nghiệp cần thực hiện

Đội ngũ Marketing cần liệt kê ra tất cả những hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện trong khoảng thời gian tiếp theo của kế hoạch budget là gì, theo tháng hoặc theo năm cùng với ngân sách chi phí dự tính. Sau đó, họ phải xếp tất cả các hoạt động vào thành các nhóm. Đừng quên đề cập đến những hoạt động Marketing mà team vẫn chưa hoàn thành và tổng hợp chúng lại, dự trù thêm một phần ngân sách chi tiêu marketing của năm cho những hoạt động này. Hãy nhớ luôn để 10% ngân sách dự phòng.

3. Tích hợp bổ sung chi tiết ngân sách với hệ thống

Khi đã lựa chọn kỹ lưỡng các hoạt động trong danh sách phù hợp với mục tiêu chi tiêu, bạn hãy bắt đầu tích hợp bổ sung thêm các chi tiết ngân sách với hệ thống của mình hoặc nền tảng phù hợp như là các công cụ quản lý hiệu suất Marketing hay Excel. Chú ý, ghi lại tất cả những thông tin về những công việc bạn cần báo cáo như đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM...

4. Đánh giá Budget

Thực hiện hoạt động đánh giá budget là gì? Đó là hoạt động mà bạn cần xem xét xem ngân sách này có sự liên kết với mục tiêu của bạn không? Đâu là thời điểm bạn quyết định sử dụng ngân sách cho hoạt động đó và có nên bỏ đi chi phí phần nào trong hoạt động? Quyết định này sẽ tạo ra những ảnh hưởng cho kế hoạch Budget là gì?

Ngân sách hay Budget là công cụ hữu ích giúp bạn đạt được kế hoạch chi tiêu

5. Duyệt nội bộ ngân sách

Sau khi hoàn thành bản ngân sách, bạn sẽ gửi bản đó lên bộ phận cấp cao để duyệt nội bộ. Sau khi được phê duyệt, bản ngân sách vẫn liên tục được trao đổi và cân nhắc thêm giữa bộ phận Marketing và lãnh đạo doanh nghiệp, mục tiêu để hoàn thiện ngân sách.

Chu kỳ thời gian thực hiện hai tuần phổ biến bao gồm: hai tuần để xây dựng kế hoạch ban đầu, hai tuần sau là thời gian duyệt lần đầu, hai tuần tiếp nữa để điều chỉnh… Thông thường, một quy trình được thực hiện đầy đủ sẽ kéo dài trong vòng hai tháng dù thời gian có thể bị thay đổi, đặc biệt là cần sự đồng ý của cả ban điều hành.

Lập kế hoạch budget Marketing hiệu quả cần thời gian. Bạn nên bắt đầu quy trình này từ 3-6 tháng trước năm hoạch định tài chính để các nhân sự trong phòng Marketing có nhiều thời gian lên kế hoạch và xác định chiến thuật.

6. Lãnh đạo hỏi về kế hoạch ngân sách

Có hai yêu cầu mà nhà lãnh đạo thường yêu cầu tính trong bản kế hoạch ngân sách đó chính là:

• Sự tuân thủ: Các đội marketing đã lên kế hoạch theo những tiêu chuẩn nhất định hay chưa và công việc của họ có hoàn thành đúng hạn hay không? Budget đề ra của họ có liên kết với mục tiêu đầu tư hay chưa?
• Kết quả hiệu suất: Người lãnh đạo thường sẽ dành thời gian để phân tích mục đích sử dụng ngân sách của mỗi team. Họ sẽ cẩn thận xem xét những hoạt động đầu tư marketing này có hỗ trợ nhiều trong hoạt động kinh doanh hay không?

7. Đưa vào thực hiện

Khi nhận được sự phê duyệt từ ban lãnh đạo, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện những công việc theo kế hoạch tài chính đã được hoạch định.

VI. Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về khái niệm Budget là gì? Mục đích của việc doanh nghiệp xây dựng Budget là gì và những vấn đề liên quan đến nó. Doanh nghiệp bạn cần phải chú ý đến hoạt động này và thường xuyên phân tích, xem xét những yếu tố ảnh hưởng đến cách lập budget plan. Bởi vì đây là một phần quan trọng trong công việc Marketing mà bạn cần thực hiện nếu muốn tạo ra một chiến lược Marketing chất lượng.