Đào tạo kỹ năng lập kế hoạch trong nội bộ doanh nghiệp

Lập kế hoạch hay hoạch định là một quá trình xác định những mục tiêu và lựa chọn biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó, được coi là nền móng trong bốn chức năng quan trọng của nhà quản lý

Lập kế hoạch là công việc rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý. Nếu có kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho tổ chức hay doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các mục tiêu hay các chương trình hoạt động đã đề ra trong tương lai.

Đồng thời kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp doanh nghiệp có thể tìm ra con đường tốt nhất nhằm huy động và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý. Vậy lập kế hoạch là gì? Công việc thực hiện ra sao? Mới các bạn cùng tìm hiểu bài biết dưới đây.

1. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch hay hoạch định là một quá trình xác định những mục tiêu và lựa chọn biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. 

Bất kỳ người quản lý nào cũng phải lập kế hoạch cho tổ chức hay doanh nghiệp mình. Một người quản lý có kỹ năng lập kế hoạch thường biết xác định mục tiêu cần đạt là gì? Các phương tiện sử dụng để đạt được mục tiêu đó? Và hoạt động triển khai hệ thống các hoạch định đó là như thế nào để đạt được mục tiêu trước đó… 

2. Ý nghĩa của lập kế hoạch

Lập kế hoạch được coi là nền móng trong bốn chức năng quan trọng của nhà quản lý. Nó giúp cho nhà quản lý dễ dàng xác định các chức năng còn lại để đạt được hiệu quả quản lý. Vậy ý nghĩa của việc lập kế hoạch là gì?

Thứ nhất, lập kế hoạch giúp nhà quản lý có tư duy một cách hệ thống để có thể dự đoán các tình huống trong quản lý, đồng thời biết cách để phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức hay doanh nghiệp hữu hiệu hơn. 

Thứ hai, kỹ năng lập kế hoạch tốt còn thể hiện qua việc tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức hay doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các quản lý viên khác trong nội bộ tổ chức.

Thứ ba, sẵn sàng ứng phó và có hướng giải quyết với những thay đổi của môi trường bên ngoài tác động và phát triển hợp lý các tiêu chuẩn kiểm tra.

Kỹ năng lập kế hoạch là vô cùng cần thiết đối với bất kỳ ai

3. Phương pháp xác định công việc 

Thực tế, khi bắt đầu một công việc mới, ai cũng phải nghĩ làm thế nào để triển khai công việc đó một cách hoàn hảo và đúng với yêu cầu đặt ra?

Nếu như bạn không có một phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố cần thiết, bạn có thể sẽ bỏ sót nhiều nội dung của công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong việc lập kế hoạch cho công việc. Sau đây là một số phương pháp để xác định nội dung công việc.

3.1. Xác định mục tiêu, yêu cầu

Khi làm việc trong một tổ chức hay doanh nghiệp thì điều đầu tiên bạn phải quan tâm đó là:

• Lý do tại sao bạn phải làm công việc này hay tại sao phải có công việc này?
• Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn đang làm việc?
• Sẽ ra sao nếu như bạn không thực hiện và hoàn thành chúng?

Câu hỏi Why (tại sao?) là 1W trong 5W cần thiết. Khi bạn bắt tây bắt đầu thực hiện một công việc nào đó thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là “tại sao” với nội dung câu hỏi như trên.

Việc xác định được các yêu cầu, mục tiêu hợp lý sẽ giúp bạn luôn hướng trọng tâm công việc của mình vào những mục tiêu đó và đánh giá, so sánh hiệu quả cuối cùng.

3.2. Xác định nội dung công việc

Để xác định mục tiêu của công việc cần trả lời các câu hỏi như:

• 1W = what? Nội dung của công việc mình đang thực hiện là gì?
• Hãy chỉ ra các giai đoạn nhằm thực hiện tốt các công việc đã được giao và chắc rằng giai đoạn sau là tiền đề để thực hiện giai đoạn trước.

3.3. Xác định 3 câu hỏi Where, When, Who

Đối với Where: ở đâu? chúng ta có thể đưa ra các câu hỏi như:

• Địa điểm để thực hiện công việc đó?
• Địa điểm để giao hàng là ở đâu?
• Tiến hành kiểm tra tại bộ phận, vị trí nào?
•  Những công đoạn để testing là công đoạn nào?...

Đối với câu hỏi When: Khi nào? Khi nào thì công việc đó được thực hiện, tiến hành giao khi nào, khi nào thì kết thúc…

• Người quản lý có kỹ năng lập kế hoạch tốt còn thể hiện qua việc biết xác định được thời hạn mà mình phải hoàn thành công việc, từ đó họ sẽ xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc được giao.
• Hiện nay, có thể chia mức độ công việc thành 4 loại như: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Từ sự phân loại trên người quản lý có thể dễ dàng lựa chọn công việc nào nên hoàn thành trước.

Đối với Who: Ai? Câu hỏi này bao gồm các khía cạnh như:

• Ai là người thực hiện công việc đó?
• Ai là người sẽ kiểm tra công việc?
• Ai sẽ là người hỗ trợ trong quá trình làm việc?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm với công việc đó?

Kỹ năng lập kế hoạch trong công việc

3.4. Xác định phương pháp 1 How

How chính là như thế nào? Các câu hỏi liên quan đến how là:

• Tài liệu hướng dẫn công việc là gì? hay có thể hiểu là cách thức để thực hiện từng công việc)?
• Tiêu chuẩn của công việc là như thế nào?
• Nếu có máy móc, thiết bị thì cách thức để vận hành chúng là như thế nào?

3.5. Xác định về phương pháp kiểm soát

Hiện nay, cách thức kiểm soát (control) thường liên quan đến các nội dung như:

• Đặc tính của công việc bạn làm là gì?
• Làm cách nào để đo lường những đặc tính đó?
• Dụng cụ, máy móc bạn dùng để đo lường là như thế nào?
• Đạt được bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

3.6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)

Nội dung có liên quan đến phương pháp kiểm tra đó là:

• Các bước công việc cần phải kiểm tra là gì? Thực tế hiện nay có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương ứng với các bước phải kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra các công việc đó như thế nào? Công việc kiểm tra đó thường được thực hiện 1 lần hay thường xuyên? (bao lâu một lần?).
• Ai là người sẽ tiến hành kiểm tra?
• Những điểm kiểm tra nào được xác định là trọng yếu?
• Trong một tổ chức hay doanh nghiệp không thể có đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết mọi công đoạn, vì vậy họ sẽ chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu hay được cho là quan trọng nhất.
• Những điểm kiểm tra trọng yếu được chọn phải tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), hay dễ hiểu hơn những điểm này chỉ chiếm khoảng 20 % số lượng nhưng lại chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

3.7. Xác định nguồn lực 5M

Hiện nay, có rất nhiều bản kế hoạch chỉ chú trọng đến chất lượng công việc nhưng lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà người quản lý có kỹ năng lập kế hoạch thường coi nguồn lực mới là nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch của mình được khả thi.
Những nguồn lực đó bao gồm các yếu tố như: 

Thứ nhất, yếu tố Man (con người) , bao gồm:

• Ai sẽ là người thực hiện công việc đó, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp với công việc được giao hay không?
• Người hỗ trợ là ai?
• Ai sẽ là người kiểm tra, đánh giá?
• Trong trường hợp cần phải có nguồn phòng ngừa thì nguồn lực con người có đủ để hỗ trợ không?

Thứ hai, yếu tố Material (nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng) ,ở đây bao gồm các nội dung như:

• Tiêu chuẩn để xác định nguyên vật liệu là gì?.
• Tiêu chuẩn của nhà cung ứng là như thế nào?.
• Xác định được phương pháp giao hàng và thời gian giao hàng cụ thể
• Ngoài ra còn có các yếu tố như tiền bạc, máy móc, thiết bị và phương pháp làm việc

Kỹ năng lập kế hoạch trong công việc

4. Phân loại

Kỹ năng lập kế hoạch còn được thể hiện qua việc phân loại các bản kế hoạch như:

4.1. Hoạch định chiến lược

Với bản kế hoạch chiến lược thường có đặc điểm như: bản kế hoạch chỉ thời hạn trong vài năm nhưng lại có khuôn khổ rộng và có ít chi tiết về mục tiêu.

Dưới đây là quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược: 

• Có nhận thức về cơ hội mới
• Xác định các mục tiêu cụ thể
• Phát triển được các tiền đề của tổ chức hay doanh nghiệp mình
• Xác định được phương án mà mình lựa chọn 
• Đánh giá hiệu quả của các phương án đó.
• Lựa chọn phương án phù hợp
• Hoạch định các kế hoạch phụ trợ cho doanh nghiệp
• Lượng hóa bằng cách hoạch định ngân quỹ

Đặc biệt, một bản hoạch định chiến lược được coi giống như là một bản kế hoạch kinh doanh của tổ chức hay doanh nghiệp đó đồng thời cũng là bản kế hoạch phát triển doanh nghiệp.

4.2 Hoạch định tác nghiệp

Về đặc điểm của hoạch định tác nghiệp đó là: thời hạn thường được tính theo ngày, tuần, tháng với khuôn khổ khá hẹp và được xác định chi tiết các mục tiêu

Xác định đầu ra của bản hoạch định tác nghiệp thường bao gồm hệ thống các tài liệu hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp như: 

• Các loại sổ tay, cẩm nang của tổ chức.
• Quy trình hoạt động của tổ chức
• Các quy định đã đưa ra của tổ chức hay doanh nghiệp
• Bản hướng dẫn công việc cụ thể
• Các biểu mẫu chung
• Đưa ra các kế hoạch thực hiện các mục tiêu, dự án ngắn hạn.

4.3. Hoạch định dự án

Kỹ năng lập kế hoạch dự án còn được thể hiện qua việc: 

• Xác định các yêu cầu cơ bản của dự án đó.
• Xác định các quy trình cơ bản trong dự án.
• Xác định nguồn lực chủ yếu để cung cấp nguồn lực cho dự án.
• Xây dựng bản kế hoạch cụ thể nhằm thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

Kỹ năng lập kế hoạch trong công việc

4.4. Mục tiêu

Về mục tiêu, để tổ chức hay doanh nghiệp mình phát triển  người quản lý cũng phải biết cách để phân loại mục tiêu, điều kiện để thực hiện cũng như lên kế hoạch để thực hiện mục tiêu, cụ thể là:

4.4.1. Phân loại mục tiêu

• Phân loại mục tiêu theo cấp của công ty, bộ phận hay cá nhân
• Phân loại theo Peter Drucker đó là các mục tiêu của công ty được sắp xếp theo mức độ từ ngắn hạn cho đến dài hạn như sau:

- Tồn tại và tăng trưởng của mục tiêu.
- Lợi nhuận của mục tiêu đó
- Việc phân bổ về các nguồn lực và tỷ lệ rủi ro
- Năng suất của mục tiêu
- Vi thế cạnh tranh so với các mục tiêu khác
- Chú trọng phát triển nguồn lực
- Đẩy mạnh phát triển công nghệ
- Trách nhiệm xã hội cao.

4.4.2. Điều kiện của mục tiêu đó

Để mục tiêu đó có thể thực hiện và được thực hiện có hiệu quả thì mục tiêu đó  cũng phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART đó là: 

Specific - cụ thể, dễ hiểu

• Các chỉ tiêu đề ra phải cụ thể bởi vì nó định hướng tới các hoạt động trong tương lai của tổ chức hay doanh nghiệp
• Hãy khôn khéo trong việc xác định mục tiêu, đừng chủ quan và quá tự tin khi nói mục tiêu của mình là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ lại đang chiếm 40 % thị phần. 
• Hãy đặt mục tiêu cụ thể là phải chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết doanh nghiệp mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa mới có hiệu quả.

Measurable – đo lường được

• Luôn đặt ra câu hỏi rằng chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay là không? 
• Biết cách tương tác với khách hàng ví dụ như đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể” mà hãy yêu cầu nhân viên của mình phải trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

Achievable – vừa sức

• Xác định các chỉ tiêu phải có tính thách thức để cùng cố gắng, tuy nhiên cũng đừng đặt chỉ tiêu quá cao đến mức không thể hoàn thành nổi. 
• Nếu các bạn không có được giọng ca trời phú thì cũng đừng đặt chỉ tiêu phải trở thành siêu sao. Hãy biết giữ trọng lượng phù hợp với thực tế.

Realistics – thực tế

• Đây được cho là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện được so với nguồn lực của tổ chức hay doanh nghiệp bạn( ví dụ như: thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
• Biết thực tế phải như thế nào, không bao giờ đặt chỉ tiêu là phải giảm 20 kg trong một vòng 1 tháng vì điều đó là không khả thi.

Timebound – có thời hạn

• Mọi công việc hay kế hoạch đền phải có thời hạn hoàn thành, nếu không thể hoàn thành nó sẽ bị trì hoãn rất đáng tiếc.
• Biết sắp xếp thời gian hợp lý giúp cho bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức để thực hiện các mục tiêu khác.

4.4.3. Kế hoạch thực hiện mục tiêu

Kỹ năng lập kế hoạch tốt còn đòi hỏi người quản lý phải biết lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu đề ra thông qua bảng gantt.

Trong bảng này, yêu cầu phải có đầy đủ các tiêu chí như: số thứ tự công việc, nội dung của công việc, người thực hiện, tổng thời gian và tiến độ thực hiện công việc đó.

kỹ năng lập kế hoạch giúp công việc hoàn hảo hơn

4.5. Hoạch định kế hoạch năm

Để lập được bản hoạch định kế hoạch năm, các bạn có thể khai thác từ các nguồn thông tin như:

• Từ các chiến lược trước đó của công ty.
• Lấy từ các dự án mà mình đã từng tham gia ở công ty
• Có thể lấy từ mục tiêu của công ty mình và các mục tiêu của bộ phận do công ty giao.
• Có thể từ các nhiệm vụ được phân theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.

Về nội dung của một bản kế hoạch công tác năm bao gồm các yếu tố như:

• Nội dung các mục tiêu công việc đã đề ra.
• Thời gian để thực hiện các mục tiêu đó.
• Sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng công việc. Hoạt động này giúp các bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào là chính và đánh giá công việc cuối năm.

4.6. Hoạch định kế hoạch theo tháng

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tháng bao gồm các yếu tố như:

• Các công việc cụ thể trong bản kế hoạch năm.
• Những công việc còn tồn đọng từ tháng trước
• Các công việc mới phát sinh do tổ chức hay doanh nghiệp giao phó.

Về nội dung của  kế hoạch tháng bao gồm:

• Các công việc quan trọng trong tháng cần phải thực hiện
• Những công việc cụ thể ở đây là: nội dung của công việc, thời gian thực hiện chúng và người sẽ thực hiện.
• Các công việc còn chưa xác định được lịch cụ thể nhưng vẫn phải hoàn thành trong tháng hoặc làm trong tháng sau.

4.7. Hoạch định kế hoạch tuần

Muốn lập được bản kế hoạch tuần bạn có thể lấy nguồn thông tin như:

• Lấy mục tiêu các công việc trong bản kế hoạch tháng.
• Công việc trong tuần trước chưa hoàn thành.
• Các công việc mới phát sinh từ phía doanh nghiệp giao thêm.

Về nội dung bản kế hoạch tuần chính là các công việc quan trọng trong tuần: 

• Bao gồm các công việc cụ thể như: nội dung của công việc, thời gian để thực hiện, người thực hiện là ai? và ghi chú (yêu cầu kết quả cuối cùng).
• Là những công việc chưa xác định được lịch cụ thể nhưng vẫn phải thực hiện trong tuần hoặc trong tuần sau.