Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là gì? Tất cả thông tin bạn nên biết

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là gì? Tất tần tật thông tin bạn nên biết. Những thông tin hữu ích về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì mà những khối những bạn làm trong ngành kinh tế, đặc biệt là kế toán nên quan tâm.

Những thông tin hữu ích về hoá đơn chuyển đổi là gì mà những khối những bạn làm trong ngành kinh tế, đặc biệt là kế toán nên quan tâm. Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là một trong những loại hóa đơn giấy chứng từ rất quan trọng và đặc biệt là những người làm kinh doanh cần phải biết. Vậy thì hoá đơn chuyển đổi là gì. Dưới đây Chúng tôi sẽ giải trình toàn bộ những thông tin có liên quan tới việc hoá đơn chuyển đổi là gì và cách để chuyển đổi ra sao. Bài viết này hi vọng sẽ có thể giúp cho các bạn đọc có được tóm tắt toàn bộ các thông tin liên quan tới hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn chuyển đổi là gì và làm cách nào để có thể tạo được Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử hợp pháp. Bài viết này sẽ là bài viết đặc biệt hữu ích đối với những bạn đang làm trong khối ngành kinh tế, chủ yếu là kế toán có thể để tham khảo.

I. Khái niệm rõ ràng của Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là loại hóa đơn mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp quản lý tài liệu và kê khai trong quá trình thực hiện giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, một số công ty phải sử dụng từ hóa để chuyển đổi hóa đơn một bảng tính dựa trên mục đích sử dụng của nó. Muốn biết thêm các loại Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử, vui lòng tham khảo thông tin được cung cấp bên dưới.

Nguyên tắc của Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

• Người bán hàng có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy xác nhận xuất xứ vật chất của hàng hoá đang lưu thông chỉ có thể là chuyển đổi một lần Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa phải tuân theo quy định của pháp luật và phải được ký bởi đại diện hợp pháp của người bán, bao gồm cả nhãn hiệu của nhân viên bán hàng. Người mua, người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
• Được phép lưu giữ hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển. Việc Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ tài liệu kế toán phải đáp ứng yêu cầu Yêu cầu pháp lý

Điều kiện của Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện sau của việc chuyển đổi quy định tại thông báo số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011-BTC. Bao gồm những thứ sau:

• Nội dung của hoá đơn chuyển đổi là gì gốc cần được thể hiện đầy đủ.
• Có dấu hiệu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thành công
• Đảm bảo rằng có đủ tên và chữ ký của nhân viên chuyển đổi
• Hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ: khi xác minh các yêu cầu về tính toàn vẹn Thông tin trên hóa đơn, chẳng hạn như nguồn, chữ ký chuyển đổi, chữ ký và tên đầy đủ của người thực hiện chuyển khoản; việc trao đổi phù hợp với quy định của Luật chuyển đổi tài liệu điện tử.

Xem thêm: Top các trang bán hàng online uy tín nhất

II. Những câu hỏi thường gặp về Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

1. Các Quy định về việc làm hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Đây là nội dung quan trọng được chuyển đổi hoá đơn điện tử (HĐĐT) quy định khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quy tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy cần:

• Hóa đơn điện tử phải hợp pháp thì mới được chuyển đổi thành chứng từ giấy
• Việc chuyển đổi hoá đơn điện tử phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung hóa đơn điện tử và tài liệu giấy chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy, chỉ dùng để lưu trữ. Mục đích ghi chép theo luật kế toán và các quy định pháp luật. Đối với các giao dịch điện tử, thanh toán không có hiệu lực trừ khi lệnh được thực hiện thông qua kết nối truyền dữ liệu điện tử giữa máy tính tiền và cơ quan Thuế theo Nghị định số 119

2. Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử cần ký hay không?

Theo Thông báo 119/2014 / TT-BTC, Điều 5, Điểm b, Điều 2, nội dung của Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử cần phải ký như sau:

• Các tổ chức thương mại bán hàng hóa và dịch vụ có thể tạo ra, phân phối và sử dụng
• Không cần chữ ký hoặc con dấu của người mua để sử dụng hóa đơn người bán trong các trường hợp sau: điện, nước, hóa đơn ứng dụng viễn thông; hóa đơn ngân hàng đáp ứng điều kiện tự in trong thông báo này.
• Nếu là công ty dịch vụ có thể không ghi trên hóa đơn. Phải có tiêu chuẩn "đơn vị tính".

Để tìm hiểu thêm về điều kiện khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, vui lòng tham khảo thông báo 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011

Theo bản tin 2402 / BTC-TCT của Bộ Tài chính ngày 23/02/2016. Cục thuế được đặt tại các tỉnh và bên cạnh đó là các thành phố trực thuộc trung ương, cụ thể như sau:

Điều 2 Nghị định số 04/2014 / NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ. Chính phủ sửa đổi Điều 5, Điều 5 Nghị định số 51/2010 / NĐ-CP ngày 14 tháng 5 Các quy định hiện hành trong năm 2010 là:

Tổ chức thương mại được sử dụng nhiều loại hóa đơn cùng một lúc. Hiện nay nhà nước đã và đang khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.

Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14/5 Điều 6 Điều 1 và Điều 2 Điều e. Nội dung của Hiệp định đầu tư hướng dẫn của Bộ Tài chính tháng 3 năm 2011. Hóa đơn điện tử phải cung cấp đầy đủ các nội dung sau:
Chữ ký điện tử là bắt buộc theo luật của người bán; ngày và nhiều tháng chuẩn bị và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật người mua, nếu họ là một đơn vị kế toán.

Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc
Phải thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính. Căn cứ vào các quy định trên:

Nếu bên mua không thuộc sở hữu của một tổ chức kế toán hoặc tổ chức kế thừa văn bản hoặc hồ sơ về các dịch vụ được cung cấp giữa hai bên tại một trong các trường hợp thích hợp như:

• Các loại hợp đồng kinh tế
• Giấy chứng nhận mua hàng và xuất khẩu
• Phiếu mua hàng ...

Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử được chỉ định cần được phát hành về mặt pháp lý, đây cũng là trường hợp không cần chữ ký của người mua.

Bộ Tài chính hướng dẫn cục thuế rà soát các trường hợp cụ thể và các quy định của pháp luật này Đã yêu cầu công ty phản hồi và đưa ra quyết định cuối cùng về việc từ bỏ chữ ký. Hóa đơn điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

Tóm tắt lại:

• Hóa đơn điện tử có thể không cần có chữ ký của người mua.
• Tuy nhiên thì Hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký rõ ràng của người bán

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử cần ký hay không?

Một số quy định về đóng dấu và điền chữ ký trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 4, Điều 3 Thông báo số 39/2014 / TT-BTC ngày 31/3,2014 Về dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử, một số thông tin trên hóa đơn là Không bắt buộc. Chữ ký hoặc con dấu của người mua là bắt buộc khi đơn vị kế toán yêu cầu người bán xuất hóa đơn có đầy đủ các yếu tố cần thiết.

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử được in bởi một tổ chức được thành lập hợp pháp. Sau đó, không cần phải có tên, địa chỉ hoặc tem phê duyệt của người mua Từ người bán.

Vé bổ sung hoặc vé có giá in sẵn không cần chữ ký Từ người mua.

Doanh nghiệp, tổ chức thương mại sử dụng hóa đơn điện tử Cần tuân thủ pháp luật. Dựa trên đặc Điểm, phương pháp làm việc, phương thức thanh toán và cơ sở đề xuất Công ty.Tổng cục Thuế sẽ kiểm tra và sau đó gửi một tài liệu về các việc có thể không bắt buộc cần phải về dấu bên trong của bên bán trong hợp đồng chuyển đổi.

3. Người mua có thể làm như thế nào với Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử ?

a. Lưu trữ hoá đơn trên máy tính của bạn

Để người mua có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, làm Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:

Theo quy định của pháp luật (Bộ tài chính số 32), người mua có thể dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Hợp đồng chuyển đổi có hiệu lực pháp luật và được pháp luật bảo vệ

Bài viết này cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về giai đoạn chuyển đổi nhưng khuyến khích bạn sử dụng của Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử phù hợp với xu hướng quyết định 118

• Tệp được lưu dưới dạng tệp điện tử gốc .zip, trong đó có hóa đơn tiền điện tự ký số hợp lệ của công ty. Đây là tệp bạn cần giữ lại để tham khảo sau này.
• Loại tệp sẽ có thể được lưu trữ ở dưới dạng .pdf-điều này sẽ cho phép người mua chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy làm Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử. Bạn cần tải xuống và lưu

b. In tệp đã Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử ra giấy

Người mua mở tệp đã chuyển đổi ở bước 1 thông qua trình duyệt / phần mềm, mở tệp PDF tương ứng và cần in ra sau khi hoàn thành.

c. Tiến hành ký tên trên Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử hóa đơn giấy

Theo Thông tư 32, hóa đơn đặt in chỉ có giá trị trong các trường hợp sau:

• Ký và ghi rõ họ tên của người vừa thực hiện chuyển đổi
• Chỉ định ngày chuyển đổi

d. Hoàn tất quy trình Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Chỉ cần bạn hoàn thành và kiểm tra cẩn thận các bước trên thì các bạn đã làm xong quy trình chuyển đổi hoá đơn điện tử, Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Xem thêm: Nghệ thuật bán hàng qua Facebook đỉnh cao thu doanh số khủng

III. Cách chuyển đổi Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử thành hóa đơn giấy như thế nào mới là đúng pháp lý?

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy nhằm phát huy tối đa hiệu quả của người mua và người bán. Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có đúng quy định của pháp luật hay không?

Cách chuyển đổi hoá đơn điện tử chuyển đổi từ hoá đơn điện tử thành hóa đơn giấy như thế nào mới là đúng pháp lý?

Nếu hóa đơn điện tử yêu cầu người mua chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa thì sẽ chuyển thành hóa đơn giấy, để thuận tiện cho hải quan vận chuyển hàng hóa trên đường, người mua là đơn vị chưa đủ điều kiện nhận hóa đơn điện tử qua email. Hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi sang giấy qua Internet hoặc Hóa đơn chất lượng, vì chúng muốn lưu trữ các tệp có mã kế toán.

1. Hiệu lực liên quan tới pháp lý của hóa đơn điện tử ra sao?

Căn cứ Điều 1 Khoản 1 Thông báo số 32/2011 / TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo các quy tắc xác định:

• Hóa đơn điện tử là tập hợp thông tin, dữ liệu điện tử về mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử. Hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nội dung quy định tại Điều 6 Thông báo này.
• Hóa đơn điện tử được khởi tạo thông qua hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 11, Khoản 1, việc hủy và tạm giữ hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng như sau:

Người mua, người bán sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ, báo cáo tài chính phải lưu giữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được tạo thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp thanh toán điện tử thì tổ chức trung gian đó phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian nêu trên. Đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông báo số 32/2011 / TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử có nội dung quy định tại Điều 6. Hình tròn. Định dạng PDF là một trong những hình thức hiển thị của hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 4 Khoản 1 Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14/03/2011 quy định cụ thể về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Nguyên tắc được sử dụng ở trong hóa đơn điện tử: Trong rường hợp nếu như người bán chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua định dạng của hóa đơn điện tử. Các cơ quan có thẩm quyền cấp quốc gia cần đảm bảo các yếu tố pháp lý như quy định tại thông báo số 32 / 2011T-BTC ngày 14/03/2011.

2. Hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Việc Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử Sang hóa đơn giấy đang được quy định một cách cụ thể tại điều 12 Thông tư số 32 năm 2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó thì việc hóa đơn điện tử có thể được Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử thành hóa đơn giấy dành cho những người có nhu cầu sử dụng trong việc lưu thông hàng hóa và quản lý hàng hóa của người mua hay còn được gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi dựa trên các yêu cầu như dưới đây:

a. Nguyên tắc chuyển đổi

Những người bán hàng có thể được phép Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử Sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hóa và và đảm bảo trong quá trình lưu thông được thuận lợi. Việc này chỉ được in duy nhất. Một lần Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử thành hóa đơn giấy để giúp chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa phải đảm bảo được các quy định đã được nêu tại điều khoản 2, 3 và 4 in và phải có chữ ký của người đại diện theo cơ quan pháp luật của người bán và dấu của người bán

Người mua người bán đều có thể làm Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử Sang hóa đơn giấy nhằm mục đích phục vụ cho công việc lưu trữ chứng từ kế toán theo như quy định của luật Kế toán hiện hành. 

Hóa đơnHoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử Sang hóa đơn giấy phục vụ cho việc lưu trữ các chứng từ kế toán thì cần phải đáp ứng được các quy định đã nêu trong khoản 2, 3, 4 tại điều này

b. Điều kiện chuyển đổi

Dưới đây là điều kiện chuyển đổi hoá đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử Sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu

• Cần phải phản ánh một cách trọn vẹn toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc 
• Có các ký hiệu riêng đã được xác nhận và đảm bảo Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử Sang hóa đơn giấy 
• Cần phải có chữ ký cả họ và tên của người thực hiện việc chuyển đổi hoá đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử Sang hóa đơn giấy.

c. Giá trị pháp lý của hoá đơn chuyển đổi là gì

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy có giá trị pháp lý khi nó đảm bảo được các yêu cầu về tính an toàn và tính toàn vẹn của các thông tin được ghi trên hóa đơn nguồn gốc. Các ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi và các chữ ký họ tên cũng như là những thông tin liên quan của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về việc chuyển đổi chứng từ.

d. Các ký hiệu riêng biệt xuất hiện trên Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có ký hiệu riêng bao gồm đầy đủ các thông tin như sau 

• Các dòng chữ nhằm giúp phân biệt giữa hóa đơn điện tử và và hóa đơn chuyển đổi 
• Đầy đủ các thông tin như họ và tên, chữ ký của người khi giao dịch thực hiện công việc chuyển đổi và khoảng thời gian thực hiện chuyển đổi.

Xem thêm: Cách đăng ký bán hàng trên Lazada đầy đủ và chi tiết nhất

IV. Cách phân biệt Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy

Cách phân biệt Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy

Để có thể phân biệt được hóa đơn chuyển đổi đổi từ hóa đơn điện tử Sang hóa đơn giấy và hóa đơn giấy thì cần phải phải dựa trên các thông tin như sau:

• Mẫu: Đây là số liên của hóa đơn điện tử và đã được quy định là không có liên. Do đó ở thông số số liên sẽ là số 0. VD: 06GTKT0/006.Còn hóa đơn giấy thì mẫu sẽ là số từ 2 đến 9.

• Ký hiệu hay còn được gọi là Số serial: đây là ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E. Ví dụ : Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển đổi ra giấy ký hiệu hiệu HM/17E. Đối với  hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng của nó sẽ là P hoặc với hóa đơn giấy tự in, ký hiệu cuối cùng T.

• Về chữ ký: Đối với hóa đơn giấy thông thường thì Doanh nghiệp cần phải thực hiện việc ký bằng tay. Nhưng với Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có ký hiệu riêng nhằm xác nhận đã được Hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Bên cạnh đó nó cũng cần có chữ ký và họ tên của người thực hiện Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy.

• Hình thức khác nhau của hóa đơn giấy và Hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy : Các ký hiệu riêng biệt xuất hiện trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ giúp phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và Hóa đơn điện tử nguồn (gốc). Cần được ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Cùng với đó họ và tên và chữ ký của người được thực hiện hoá đơn chuyển đổi là gì cũng cần được trình bày rõ ràng. Thời gian thực hiện Hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần được ghi chi tiết ngày tháng năm. Hóa đơn giấy thông thường thì sẽ khác vì nó sẽ được viết tay ở trên giấy đặt in.

Xem thêm: Thương mại điện tử là gì? Xu hướng TMĐT tại Việt Nam?

V. Kết luận

Bài viết trên đây của chúng tôi hy vọng có thể giúp cho cho các bạn nắm được rõ nhất về hoá đơn chuyển đổi là gì và phân biệt được hai loại hóa đơn hiện nay là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang giấy và hóa đơn giấy. Chúc các bạn có thể hoàn thành được công việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách thuận tiện và dễ dàng nhất.