10 điều về hóa đơn điện tử là gì mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần biết

Hóa đơn điện tử là một vấn đề giải quyết ổn thỏa đối với các doanh nghiệp thương mại lớn với con số chính xác được tính toán bằng công nghệ. Vậy để tìm hiểu thêm về hình thức hóa đơn điện tử là gì, đừng do dự mà đọc những thông tin bổ ích này nhé

Trong thời công nghệ số hiện nay, việc thay đổi từ các hóa đơn bán hàng bằng giấy thành các hóa đơn bán hàng điện tử, ghi chép chỉ số qua máy móc với mức độ chính xác tuyệt đối, cũng là sự lựa chọn của cho các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Các quy định về hóa đơn điện tử nhằm nâng cao độ bảo mật, công bằng cho cả người mua và người bán. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Cách tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Quy định về hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng chúng tôi bàn về chủ đề ngay sau bài viết này nhé!

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích từ hóa đơn điện tử là gì

Để trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì? Vào ngày 14 tháng 3 năm 2011, nhà nước đã ban hành theo điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hóa đơn điện tử được công bố là thông tin dữ liệu được ghi chú bao gồm tên hàng hóa, số lượng, tên nhà cung cấp và dịch vụ, ngày tháng năm xử lý hành vi bằng công nghệ điện tử. Hóa đơn bán hàng được lập trình sẵn trên hệ thống máy tính của các doanh nghiệp và được kiểm tra chặt chẽ theo yêu cầu và pháp luật của nhà nước.

Hóa đơn điện tử được ghi chép nhiều hoạt động khác nhau trong thương mại, không chỉ là hóa đơn bán hàng mà còn là hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn tiền các loại bảo hiểm, hóa đơn thu phí các dịch vụ thương mại quốc tế như vận tải, dịch vụ mua bán quốc tế, những hoạt động và nội dung thương mại thường được giám sát theo thông lệ quốc tế và những quy định được đưa ra từ trước.

Vậy những nguyên tắc phải tuân theo của hóa đơn điện tử là gì? Nội dung và số hiệu mà doanh nghiệp sử dụng chỉ được sử dụng giao dịch một lần và thay đổi số hiệu hóa đơn liên tục. Những hóa đơn thành phẩm đã lập được hoàn thành dưới dạng giấy tờ và trong thiết bị điện tử đã được lưu lại sẵn nhằm tìm lại nếu có sai sót xảy ra

Những quy định về hóa đơn điện tử sau đây chính là giá trị pháp lý mà một hóa đơn bán hàng có được từ các mối giao dịch:

+ Phải đủ điều kiện của một hóa đơn điện tử, tức là mang đầy đủ thông tin toàn vẹn sau khi in ra ở dạng cuối cùng là một hóa đơn bán hàng

+ Những thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ được lưu giữ và sử dụng nếu có những vấn đề phát sinh cần kiểm tra lại, không được thay đổi thông tin đã hoàn thành dịch vụ

Đến đây thì sẽ có nhiều người sẽ đặt ra những câu hỏi như một tiêu chuẩn cần thiết của hóa đơn điện tử là gì? Những điều sau đây đáp ứng cho một cấu trúc của hóa đơn bán hàng:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu sản phẩm, mã số của hóa đơn được thực hiện theo Phụ lục số 1, Thông tư số 153/2010 – BTC của Bộ Tài Chính

+ Thông tin cá nhân, nơi cư trú, ký hiệu chữ số thuế của người bán và người mua

+ Mã số và tên hàng hóa hoặc dịch vụ: số lượng, giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ phải chi ra, ngoài ra còn có thuế giá trị giá trị tăng, bao gồm nguồn giá trị và số tiền phải chi ra cho tiêu chuẩn thuế, tất cả những thông tin này sẽ được in trên hóa đơn bán hàng dưới dạng thông tin bằng chữ

+ Sự đồng ý hợp lệ của người bán bằng chữ ký hoặc những mã hiệu trên sản phẩm được tạo ra theo pháp luật của người bán, phải ghi đủ ngày tháng năm lập hóa đơn và kết thúc thương mại bằng việc kết thúc hóa đơn. Chữ ký trên hóa đơn của hai bên giao dịch thường được bộ phận hóa đơn xử lý.

+ Vậy ngôn ngữ và phông chữ của một hóa đơn điện tử là gì? Ngôn ngữ chính của hóa đơn bán hàng là tiếng bản địa, nếu có ghi chữ nước ngoài thì phải đặt trong ngoặc đơn ( ). Những con số giá tiền hoặc số lượng trong hóa đơn điện tử thì đối với hàng nghìn, hàng trăm, hàng triệu thì đặt dấu chấm (.), còn hàng đơn vị thì đặt dấu phẩy (,).

II. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Để trả lời cho câu hỏi mã xác thực trên hóa đơn điện tử là gì, hãy xem cách tra cứu hóa đơn điện tử là gì, khi tra cứu hóa đơn, ta sẽ thấy mã xác thực đó chính là mã xác thực mà Tổng cục Thuế đã giao cho những doanh nghiệp để cấp phép buôn bán

+ Số hóa đơn xác thực: một trong những phương pháp để chứng thực hóa đơn bán hàng là cách tra cứu hóa đơn điện tử, ở ngay trên góc trái, chúng ta sẽ thấy dãy số theo mà tổng cục thuế đưa ra

+ Mã xác thực: là một dãy số đã được mã hóa và được hệ thống của Tổng Cục Thuế

+ Mã vạch hai chiều: xuất hiện trên hóa đơn với dạng những ký hiệu vạch, giúp cho doanh nghiệp kiểm tra hàng và xem thông tin hàng hóa nhanh và tiện lợi hơn

III. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì ?

Để đáp ứng điều kiện hợp lệ cho quy định hóa đơn điện tử là gì. Hóa đơn phải hoàn thành đủ các tiêu chuẩn sau:

Dựa vào khoảng 5, Điều 4,6,7,8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

- Khoảng 5, điều 4: Những hóa đơn điện tử đã được in ra trên phương thức giấy tờ phải giao dữ liệu cho các cơ quan thuế với các điều kiện sau:

+ Xác định rõ được doanh nghiệp nào chuyển dữ liệu hóa đơn bán hàng cho cơ quan thuế

+ Không yêu cầu chữ ký tay

+ Những thông tin trên hóa đơn phải được xác định rõ và bao gồm dịch vụ thuế của cơ quan nhà nước

Điều 6: Đầy đủ những nội dung trong một hóa đơn điện tử:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu số trên một hóa đơn điện tử 

+ Thông tin và nơi cư trú của hai bên giao dịch 

+ Thông tin mặt hàng, số lượng, tổng tiền thanh toán ( đã bao gồm thuế giá trị gia tăng ), thông tin về thuế giá trị gia tăng (nếu có )

+ Chữ ký trên mặt giao dịch của hai bên khi thanh toán

+ Thời điểm thực hiện giao dịch

+ Những mã xác thực về quy định của hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế.

+ Lệ phí bắt buộc

Điều 7: Xác định thời gian giao dịch

+ Thời gian chuyển giao quyền sở hữu tài sản chính là thời gian tạo ra hóa đơn điện tử, không xác định rõ việc chuyển giao tiền hay chưa

+ Khi một hóa đơn bán hàng được xuất ra, cũng chính là thời điểm hoàn thành giao dịch ( sản phẩm hoặc dịch vụ ).

+ Đối với việc giao dịch nhiều lần liên tiếp, hoặc bàn giao với nhiều hạng mục, đối với từng quá trình đều phải lập hóa đơn, ghi đầy đủ số lượng, giá trị hàng hóa

Điều 8: Định dạng hóa đơn điện tử

+ Những thông tin và mã xác thực đều được in đầy đủ trên hóa đơn, đảm bảo tính vẹn toàn của thông tin.

Những thông tin hữu ích trên đã giải đáp phần nào thắc mắc về tiêu chuẩn của một hóa đơn điện tử là gì. Vậy còn những hoạt động của hóa đơn điện tử là gì? Những giao thương trung gian mà họ cần ở một hóa đơn điện tử là gì. Để hiểu thêm về điều này, hãy đọc phần tiếp theo những thông tin mà chúng mình đã thu thập được nhé 

IV. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Dựa vào điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, bộ phận chuyển giao để hợp lệ hóa phải đủ điều kiện của hóa đơn điện tử là gì:

+ Tổ chức phải hoạt động ở đất nước có giao dịch mà mình làm trung gian, có đầy đủ giấy phép kinh doanh đầu tư được cấp phép từ các cơ quan ở nơi đó trong lĩnh vực công nghệ hoặc ngân hàng

+ Sở hữu kinh nghiệm và phần mềm thuộc về trung gian chuyển giao và hệ thống giao dịch bằng công nghệ thông tin phục vụ trao đổi và đáp ứng đủ yêu cầu từ bên cung cấp

+ Có đủ kiến thức về dịch vụ trao đổi dữ liệu, đáp ứng yêu cầu của cả hai bên. Ngoài ra khi có sai lệch thông tin lập tức thông báo cho bên còn lại để có biện pháp giải quyết.

+ Bảo mật cao để lưu giữ các thông tin hóa đơn điện tử mà không bị rò rỉ hoặc đe dọa từ bên ngoài, ghi chép lại đầy đủ thông tin để cung cấp cho nhà điều hành hoặc khắc phục tác động bên ngoài

+ Kiểm tra toàn bộ hệ thống 6 tháng một lần

V. Thủ tục để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Dựa vào quy định về hóa đơn điện tử, chúng ta sẽ biết được quá trình mà một công ty sản xuất sử dụng hóa đơn điện tử là gì. Trước khi khởi tạo, phải ra báo cáo quyết định khởi tạo để gửi cho các cơ quan thuế dưới dạng văn bản gửi qua cơ quan thuế bằng thư điện tử hoặc trực tiếp

Bản báo cáo thông báo hóa đơn điện tử phải có những thông tin sau:

+ Dựa vào mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử ( mẫu số 2 phụ lục của nhà nước theo Thông tư 32/2011/TT-BTC )

Mẫu báo cáo do nhà nước cung cấp cho các doanh nghiệp

+ Áp dụng theo biên mẫu số 1 Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Từ năm 2011, tất cả những báo cáo sau đây được áp dụng với tiêu chuẩn mẫu như sau

+ Viết hóa đơn giá trị gia tăng, ở phần này, những doanh nghiệp sẽ tự làm một bản báo cáo sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình

Sau hai ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi được phép kinh doanh hay không.

VI. Hóa đơn điện tử có liên không?

Trước khi trả lời cho câu trên, chúng ta sẽ giải thích liên là gì. Liên là ghi chép lại những thông tin cần thiết cho một hóa đơn bán hàng bao gồm thông tin khách hàng, ngày tháng, số lượng sản phẩm, thông tin sản phẩm và các mã xác thực, thông thường người ta dùng thuật ngữ 2 liên để nói về lưu trữ bằng hóa đơn giấy nhằm mục đích khách hàng giữ một bản, còn bên doanh nghiệp giữ một bản.

Áp dụng những quy định về hóa đơn điện tử là gì, hóa đơn điện tử chỉ cần duy nhất một bản được lưu trữ trên hệ thống. Dựa vào bản duy nhất đó mà có thể cung cấp thông cho hai bên giao thương và trung gian, ngoài ra còn có cơ quan thuế. Theo thông tin liên quan trong Thông tư 32/2011/TT-BTC cũng có đề cập tới: Khi ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp phỉa sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn

Có thể nói, đối với hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.

VII. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

+ Dựa vào cách tra cứu hóa đơn điện tử trên các phương tiện truyền thông để tìm thông tin và mã số riêng, sau đó gửi nó cho các doanh nghiệp qua Gmail hoặc SMS, sẽ nhận được hóa đơn từ nhà điều hành

+ Nhận hóa đơn bằng những Apps, Tools và Service Port của bên phát hành hóa đơn điện tử

VIII. Chữ ký điện tử và chứng thư số

Đến đây, chắc các bạn sẽ mong muốn tìm hiểu về những chữ ký trong hóa đơn điện tử là gì. Đừng chần chờ gì mà không đọc phần tiếp theo nhé

1. Chữ ký điện tử

Vậy những chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử là gì, chữ ký điện tử nhằm xác định những danh tính của hai bên giao dịch

+ Chữ ký điện tử bao gồm thông tin dưới nhiều dạng, văn bản, hình ảnh, video, để xác định danh tính của chủ dữ liệu, là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử, ngoài ra có thể xác định được địa chỉ mà đơn vị phát hành hóa đơn đó

+ Chứng thư điện tử là dữ liệu mà doanh nghiệp cung cấp nhằm chứng thực chữ kiến điện tử mà cơ quan nào gửi tới, bên khách hàng và tổ chức trung gian.

Ngoài ra, đây cũng là những thông tin chứng minh xác thực để:

+ Chống sai lệch sự thật từ một bên không chịu tiếp nhận

+ Đảm bảo những thông tin được toàn vẹn

Chứng thư điện tử và chữ ký cũng có thời hạn nhất định có thể bị hủy bỏ và thu hồi nếu không có phát sinh ngoại cảnh xảy ra dẫn đến những sai lệch

2. Chứng thư số

 Vậy chứng thư số trong hóa đơn điện tử là gì, chứng thư số là loại chứng thư điện tử mà chứng thực được từ những chữ ký điện tử từ hai bên giao dịch

+ Giống với chứng thư điện tử, chứng thư số được sử dụng trong công nghệ và do công ty cung cấp nhằm chứng thực chữ ký số cấp.

+ Dựa vào chứng thư số, có thể nhận diện được cá nhân, máy chủ hoặc đối tượng khác, gắn danh tính của người qua public key, để khi cá nhân thông báo thông tin sai lệch sẽ có bằng chứng định tội

IX. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Trong quy định về hóa đơn điện tử, đối với những cá nhân, số ít, việc lưu trữ hóa đơn khá phức tạp và không cần thiết, các doanh nghiệp có thể giảm số lượng ký vào hóa đơn bán hàng theo cá nhân. Ngược lại, đối với một tập đoàn lớn, việc ký kết hóa đơn điện tử lại vô cùng cần thiết, không chỉ lưu trữ một số lượng lớn số lượng sản phẩm và giá tiền được tính chính xác từ thiết bị công nghệ. Việc ký hóa đơn vô cùng cần thiết vì nó xác định danh tính và được xem đây là một hợp đồng hợp pháp để khi có vấn đề xảy ra, có thể dựa vào hóa đơn điện tử để thương lượng.

Đối với hóa đơn điện, nước, khách hàng cũng không cần phải ký vào hóa đơn, việc chi trả tiền mặt đã được coi như sự chấp nhận của các cơ quan pháp lý. Đối với trường hợp đặc biệt, tùy vào độ quan trọng của hàng hóa và số tiền mà xác định xem hai bên có cần ký vào.

X. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?

Để trả lời cho câu hỏi trên, hãy quan tâm tới các quy định về hóa đơn điện tử là gì. Đối với người mua, sau khi sử dụng các cách tra cứu hóa đơn điện tử, có thể khai thuế bằng nhiều phương pháp khác nhau, kê đơn điện tử hoặc kê đơn giấy. Người mua có thể đưa ra nguyện vọng cho bên doanh nghiệp nhằm nhiều mục đích khác nhau.

XI. Kết luận

Những thông mà các bạn đã đọc được sau đây đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì? Cách để viết báo cáo hóa đơn điện tử là gì. Những quy định về hóa đơn điện tử là gì? Chúng tôi mong rằng những thông tin trên có thể giúp cho doanh nghiệp nào mong muốn thực hiện quy trình hóa điện tử, và những luật lệ để người đọc có thể không mắc sai lầm trong các quá trình giao dịch sản phẩm và dịch vụ. Hãy tìm hiểu về những bên trung gian thật kỹ để các bạn có thể sử dụng thương mại mà không lo sai lệch doanh thu và thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài nhé!