Giấy mời họp có một vai trò vô cùng quan trọng, sử dụng để mời ai đó đến dự sự kiện của buổi họp, nội dung chủ yếu của thư mời họp là đề cập đến là thời gian, địa điểm, người mời cùng với vài lời đề nghị, yêu cầu. 

Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ giới thiệu đến bạn đọc khái niệm mẫu giấy mời họp là gì, những lưu ý khi viết mẫu giấy mời đẹp, tải về máy mẫu giấy mời họp phụ huynh và các mẫu giấy mời họp khác. Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

I. Giấy mời họp là gì?

Mẫu giấy mời họp là một trong những hình thức nhằm mục đích thông báo về thời gian, địa điểm của cuộc họp và nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, tôn trọng người được mời. Trên thực tế, đối tượng nào nhận được giấy mời họp thì bắt buộc phải tham gia sự kiện, cuộc họp bởi đối tượng này chính là một trong những nhân tố quan trọng của đơn vị, cơ quan và công việc mà đối tượng này đảm nhận cũng đóng vai trò lớn nên không thể thiếu vắng trong cuộc họp. Trong quá trình cuộc họp diễn ra cũng rất cần những ý kiến, phát biểu của đối tượng này về các quyết định thay đổi, chính sách mới liên quan đến đơn vị, cơ quan.

Mẫu giấy mời đẹp

Mẫu giấy mời đẹp

Giấy mời họp hay còn được nhiều doanh nghiệp gọi với cái tên khác là thư mời họp, hiện nay được sử dụng rộng rãi và rất phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan Nhà nước. Thường được soạn thảo bởi Bộ phận hành chính – nhân sự hoặc sử dụng các mẫu có sẵn được Giám đốc phê duyệt.

Dù nội dung cuộc họp được diễn ra như nào thì việc tạo ra giấy mời họp cũng cần nên nghiêm túc để đảm bảo được tính chất của cuộc họp được tổ chức. Đồng thời, khi bạn muốn mời ai đó đến dự cuộc họp thông qua giấy mời họp thì cũng cần phải đáp ứng được nội dung cơ bản liên quan đến nội dung chính của cuộc họp để đối tượng được mời có thể nắm bắt rõ được.

II. Mục đích của giấy mời họp, thư mời họp là gì?

– Thư mời họp là việc làm thường xuyên, rất cần thiết trong cuộc sống, trong công việc Được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Nhưng thư mời họp như nào để vẫn đảm bảo được nội dung cần truyền tải mà người được mời họp nhìn thấy được sự trân trọng của người mời dành cho mình.

– Trong các tổ chức đoàn thể, các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó hay cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Tại cuộc họp họ sẽ đưa ra các vấn đề, nội dung cần phải thảo luận và từ đó các thành viên sẽ nêu ra các ý kiến cá nhân của mình rồi đưa ra một phương án kết luận cuối cùng để giải quyết nội dung đó.

– Để tiến hành một phiên họp thì giai đoạn đầu tiên của người đứng ra tổ chức là phải lên kế hoạch, nội dung của cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp họ có thể thông báo, hay mời họp bằng miệng, bằng sổ ghi chép. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hoặc các công ty, tập đoàn lớn, đông người. Việc họp nhất định phải được mời bằng giấy mời hoặc thư mời. Họ có thể gửi trực tiếp đến người tham dự cuộc họp hoặc cũng thể gửi qua đường bưu điện, thậm chí là có thể gửi bằng thư trực tuyến.

III. Những nội dung cần có trong giấy mời họp

Với những đặc điểm quan trọng trong mẫu thư mời họp trên đây chắc hẳn phần nào bạn cũng đã hình dung ra được mẫu thư mời họp cần viết những gì và có những nội dung, mục đích như nào. Mẫu thư mời họp được sử dụng cho rất nhiều trường hợp trong cuộc sống hàng ngày, chính vì vậy bạn có thể thấy những mẫu giấy hay mẫu thư mời họp như: Mẫu giấy mời họp phụ huynh, mẫu giấy mời đại hội, mẫu giấy mời hội nghị, mẫu giấy mời liên hoan, mẫu giấy mời họp mặt, mẫu giấy mời dự tiệc và mẫu giấy mời làm việc. Làm sao để viết giấy mời hay đúng chuẩn và mẫu giấy mời đẹp là câu hỏi của rất nhiều người, vì thế bạn hãy cùng tham khao những mẫu giấy mời trên để lựa chọn và sử dụng sao cho hợp lý nhất.

Nội dung của thư mời họp khá là đơn giản và ngắn gọn, gồm có tên cơ quan được viết ở góc bên trái, quốc hiệu tiêu ngữ phía bên phải và tiêu đề thư mời phải viết chữ in hoa có dấu. Nội dung thư mời họp ghi là kính gửi tới khách mời viết đầy đủ họ tên, dự cuộc họp gì, địa điểm và thời gian được viết cụ thể, cần viết rõ lý do cuộc họp hay những vấn đề sẽ được đưa ra trong cuộc họp và cuối cùng là chữ ký của thủ trưởng cơ quan. Vậy là đã hoàn thiện xong mẫu thư mời nhanh chóng nhất, ngoài ra còn rất nhiều mẫu thư mời khác tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mỗi cơ quan, tổ chức mà có những mẫu thư mời khác nhau. Vậy nên bạn hãy cùng tìm hiểu nhiều hơn nữa để lựa chọn được mẫu thư mời phù hợp để sử dụng.

Không chỉ có mẫu thư mời họp mà còn rất nhiều mẫu giấy tờ hay biểu mẫu khác, hay những tài liệu mà bạn có thể sẽ sử dụng đến. Hãy cùng tham khảo nhiều hơn nữa trên 123job.vn để biết thêm chi tiết, hay nếu như bạn là người có ít thời gian, bận rộn thì có thể tải trực tiếp miễn phí những giấy tờ đó về để sử dụng nhanh chóng và dễ dàng nhất.

Khi mời một đối tượng tham gia vào cuộc họp của cơ quan nhà nước hoặc công ty riêng, bạn cần xác định rõ đối tượng được mời là thành phần như thế nào, lời lẽ trong thư mời cần phải trang trọng, không rườm rà, người đọc phải hiểu được bạn đang mời họ tham dự cuộc họp về vấn đề gì, và điều quan trọng nhất là thời gian và địa điểm của cuộc họp.

IV. Cách viết giấy mời họp, thư mời họp chuẩn nhất

Khi viết giấy mời họp hay thư mời họp và gửi đến từng đối tượng. Người viết giấy mời, thư mời cần xác định các thành phần, đối tượng tham gia cuộc họp là ai. Để từ đó có những lời mời sang trọng, phù hợp cho từng đối tượng khác nhau.

Khi viết giấy mời họp, thư mời họp thì một trong những điểm cần lưu ý đó là nội dung của giấy mời họp, thư mời họp là phải đảm bảo ngắn gọn, khách quan nêu đúng vào trọng tâm tránh lan man, dài dòng.

Các nội dung quan trọng của giấy mời họp, thư mời họp gồm những nội dung như sau:

– Cơ quan, tổ chức hoặc người được mời. Ở nội dung này người viết cần phải nêu rõ thông tin đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay người được mời. Ví dụ như đối với trường hợp mời cá nhân thì phải nêu rõ họ và tên, chức vụ của người được mời: ông Nguyễn Văn A, chức vụ: giám đốc kỹ thuật.

– Tóm tắt nội dung cuộc họp: Trong giấy mời họp hay thư mời họp thì nội dung là thứ rất quan trọng. Khi người được mời đọc đến nội dung cuộc họp họ sẽ biết rằng họ phải chuẩn bị những nội dung, hồ sơ, tài liệu gì cho cuộc họp đó. Tuy nhiên, cần phải lưu ý khi viết phần nội dung cuộc họp chỉ cần nêu tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp đủ để người đọc nắm được nội dung cuộc họp, tránh lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người đọc.

– Thời gian và địa điểm: Như đã phân tích ở bên trên để chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cuộc họp sẽ phải lên kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp. Trong kế hoạch này phải có kế hoạch cho địa điểm cũng như thời gian của cuộc họp. Sau khi đã lên kế hoạch cho cuộc họp và thực hiện việc viết giấy mời, thư mời đến những thành phần tham dự thì thời gian và địa điểm họp là một phần không thể thiếu trong nội dung mỗi giấy mời.

V. Bỏ túi những lưu ý khi viết giấy mời họp

1. Thông tin của người mời họp phải ghi rõ ràng

Trong mẫu giấy mời họp thì người viết cần phải nêu ra rõ những thông tin họ và tên người đại diện mời họp; kèm theo đó là số điện thoại, chức vụ… để người nhận được giấy mời họp biết rõ được ai là người đã mời họ họp. Và số điện thoại là để người được mời có thể liên hệ trong một số trường hợp khẩn cấp liên quan đến việc tham gia cuộc họp.

2. Tóm tắt đầy đủ nội dung cuộc họp

Trong vai trò là người đại diện của người mời họp thì người viết phải cần có trách nhiệm điền rõ những thông tin về mục đích cuộc họp; mặc dù chỉ cần ghi ngắn gọn khoảng 1- 2 dòng nhưng vẫn phải viết làm sao để người được mời hiểu rõ những nội dung cơ bản trước khi tham gia cuộc họp.

3. Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp

Có lẽ đây là một trong những nội dung không thể thiếu được trong bất kỳ mẫu giấy mời họp, người viết cần phải cung cấp chính xác và cụ thể nhất có thể về nội dung này. Vừa đảm bảo việc người được mời tham gia cuộc họp đúng giờ, đúng thời điểm vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp. Và thông thường các cơ quan đều sẽ gửi giấy mời họp trước thời gian diễn ra cuộc họp 1 tuần để người được mời có thể sắp xếp lịch làm việc của minh để tham gia cuộc họp một cách thuận lợi, đầy đủ.

4. Chú ý phần đề nghị

Với mỗi một mẫu giấy mời cuộc họp thì người viết thường chỉ phải viết phần đề nghị, nhưng vẫn có một vài trường hợp đặc biệt cần lưu ý đối với người được mời họp, cần phải chuẩn bị ( trang phục, tiết mục văn nghệ; bài phát biểu…).

VI. Những mẫu giấy mời họp, thư mời họp mới nhất năm 2020

1. Mẫu giấy mời họp lớp

Mẫu giấy mời họp lớp

2. Mẫu giấy mời họp trong công ty

Mẫu giấy mời họp trong công ty

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan hoặc tổ chức quản lý trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời

(3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(4) Địa danh

(5) Trích yêu cầu nội dung cuộc họp.

(6) Cơ quan tên, tổ chức hoặc họ và tên, chức năng, tác giả đơn vị của người được mờI.

(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội nghị, hội thảo...

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị chỉnh sửa và số lượng bản lưu.

(9) Máy chủ ký hiệu, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

3. Mẫu giấy mời họp phụ huynh

Sau đây là mẫu giấy mời họp phụ huynh chuẩn nhất

Mẫu giấy mời họp phụ huynh

Mẫu giấy mời đẹp

Mẫu giấy mời họp phụ huynh

4. Mẫu giấy mời họp thường niên hàng năm

Mẫu giấy mời họp thường niên hàng năm

5. Mẫu giấy mời họp bằng tiếng Anh

Mẫu tham khảo 1: Dành cho cuộc họp nội bộ

Dear Colleagues,

How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some problems of our company that need addressing.

The meeting will be at [date, time]  and in [place]. I hope to see you all there.

Thanks,

[Your name]

Gửi các bạn đồng nghiệp,

Ngày hôm nay của bạn thế nào? Tôi hy vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một số vấn đề của công ty đang cần giải quyết.

Cuộc họp sẽ diễn ra tại [địa điểm] và  vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hy vọng sẽ được gặp tất cả các bạn ở đó.

Cảm ơn các bạn,

[Tên của bạn]

Mẫu tham khảo 2: Dành cho cuộc họp với các đối tác

My name is [Your name?] and I am contacting you on behalf of [Office name], which is [describe company activities].

I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department…] to discuss [topics].

As my schedule is possible all days this week, I could attend to the meeting on your request. However, I really appreciate your kindness if you can organise a meeting between [date and time A] and [date and time B] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [your telephone number] if your staff has any questions.

Thank you so much for your time/hour. I look forward to hearing from your company.

Sincerely,

[Your name]

[Title/Company]

Tên tôi là [tên của bạn] và tôi đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty bạn].
Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý, bộ phận tiếp  thị…] để bàn bạc về [các chủ đề].

Tôi có thể sắp xếp thời gian cuộc họp để hẹn vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian A] và [thời gian B] để chuẩn bị tốt hơn / thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại của tôi] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.

Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Tôi mong chờ phản hồi từ công ty bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Tiêu đề / Công ty]

VII. Kết luận

Trên đây là mẫu giấy mời họp, thư mời được sử dụng phổ biến và phù hợp đối với nhiều đơn vị, ngoài ra các bạn có thể truy cập tại website 123job.vn để tìm kiếm và tải thêm nhiều mẫu giấy mời đẹp, mẫu giấy mời họp phụ huynh. Người dùng có thể thay đổi hoặc bổ sung một số nội dung sao cho phù hợp với chức danh được bổ nhiệm và nội quy, quy định của công ty mình. Hy vọng với những thông tin chúng tôi vừa chia sẻ ở trên đã giúp các bạn tải và viết được mẫu thư mời họp đạt tiêu chuẩn nhất!