Mẫu đề nghị tạm ứng được sử dụng rộng rãi ở các công ty và văn phòng làm việc. Các bạn có thể tải mẫu giấy tạm ứng này về và sử dụng miễn phí mỗi khi cần đề nghị công ty hoặc doanh nghiệp tạm ứng một khoản nào đó.

Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng là một loại giấy tờ cần thiết giúp các bên có thể đảm bảo được quyền lợi chính đáng của mình, và mức tạm ứng trước giá trị hợp đồng sẽ do hai bên chủ động thỏa thuận, thường được sử dụng sau khi hợp đồng hợp tác xây dựng được ký kết. Bạn đã biết viết một phiếu tạm ứng hoàn chỉnh và chính xác chưa? Mời các bạn hay tham khảo những mẫu đề nghị tạm ứng hợp đồng dưới đây. Và nhanh tay tải về để sử dụng những mẫu giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn này nhé!

I. Cách viết giấy đề nghị tạm ứng

Góc trên bên trái của mẫu đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận. Mẫu đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng viết và ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (Người xét duyệt tạm ứng).

– Người xin tạm ứng phải ghi rõ, đầy đủ họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).

– Lý do tạm ứng cần ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng vào phiếu tạm ứng như: Tiền công tác phí, tiếp khách, mua văn phòng phẩm…

– Thời hạn thanh toán: Ghi rõ thứ, ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng.

Mẫu đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Căn cứ theo quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm mẫu đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Cụ thể cách ghi như sau:

+ Thông tin của công ty: Bạn ghi công ty tại góc phía trên bên trái.

+ Bộ phận thực hiện lập mẫu đề nghị tạm ứng.

+ Ghi rõ Ngày, tháng, năm và số chứng từ của Giấy tạm ứng,

Cụ thể ai là người tạm ứng và mục đích của việc tạm ứng là dùng làm việc gì, thời gian thanh toán tiền tạm ứng là khi nào. Cuối cùng là người lập đề nghị phiếu tạm ứng đi xin đầy đủ chữ ký rồi tới thủ quỹ để lĩnh tiền.

Mẫu đề nghị tạm ứng chuẩn nhất

Mẫu đề nghị tạm ứng chuẩn nhất

II. Lưu ý khi viết giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng

Thời điểm được tạm ứng: người đề nghị chỉ được nhận tạm ứng ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực.

Lý do xin phiếu tạm ứng:

  • Mua sắm trang thiết bị, vật tư, chi phí xây dựng (phục vụ cho dự án đang triển khai của doanh nghiệp).
  • Giải quyết một công việc cụ thể nào đó trong quá trình thực hiện các dự án.

Quy định số tiền tạm ứng trong mẫu đề nghị tạm ứng:

  • Mức tạm ứng của hợp đồng không được vượt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết (bao gồm cả dự phòng nếu có).
  • Trường hợp đặc biệt cần phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép.

III. Trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng

Sau đây là một số trách nhiệm cơ bản của người xin phiếu tạm ứng trong mẫu đề nghị tạm ứng chuẩn:

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về số tiền đã được tạm ứng.

- Sử dụng số tiền tạm ứng đúng theo mục đích, trong phạm vi dự án.

- Hoàn lại số tiền đã tạm ứng nếu sử dụng không hết số tiền đã được tạm ứng.

- Sau khi dùng số tiền đã được tạm ứng hoàn thành công việc, phải lập biên bản thanh toán tạm ứng để thanh toán toàn bộ cũng như thống kê lại số tiền tạm ứng vào những công việc cụ thể.

IV. Thành phần hồ sơ tạm ứng

Dưới đây là những phần cần có trong mẫu đề nghị tạm ứng:

  • Mẫu giấy đề nghị tạm ứng.
  • Bảo đảm thực hiện hợp đồng.
  • Bảo đảm tiền tạm ứng (nếu có).
  • Hợp đồng hai bên ký kết.

V. Nguyên tắc quản lý giấy tạm ứng 

Khoản tạm ứng là một khoản chi bằng tiền mặt hoặc được tạm ứng dưới dạng vật tư được công ty cung cấp cho nhân viên xin đề nghị tạm ứng để làm những công việc công, dự án cho công ty đáp ứng tốt nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hay giải quyết một công việc nào đó chờ sếp phê duyệt. Người được nhận tạm ứng như đã nói ở trên là phải là công nhân viên chức làm trong công ty mới có quyền xin công ty đó tạm ứng. Đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên phải xin ý kiến đồng ý của Giám đốc bằng văn bản.

Người nhận tạm ứng có thể là cá nhân hay cũng có thể là một tập thể người phải chịu trách nhiệm trước công ty về số tiền đã nhận tạm ứng của công ty và chỉ được dùng số tiền được tạm ứng để làm việc công đã được giám đốc phê duyệt trước đó. Nếu số tiền nhận tạm ứng quá nhỏ không đủ để làm xong công việc hoặc số tiền tạm ứng đó bị thừa thì đều phải báo cáo lại bằng văn bản và gửi số tiền thừa phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không bao giờ được phép chia số tiền tạm ứng đó cho người khác sử dụng. 

Khi công việc được cấp trên giao cho đã hoàn tất, người nhận tạm ứng phải lập bảng excel về việc kê khai thanh toán tạm ứng để thanh toán toàn bộ, dứt điểm số tiền nhận tạm ứng đã nhận, số tiền tạm ứng đã dùng vào công việc là bao nhiêu và khoản chênh lệch giữa khoản được tạm ứng và khoản tiền đã sử dụng cho công việc. Khoản tạm ứng sử dụng nếu bạn dùng không hết nếu không nộp lại quỹ thì sẽ bị công ty trừ vào tiền lương hằng tháng. Trường hợp chi quá số tiền được công ty tạm ứng cho thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung sau khi bạn báo cáo lại. 

Phải thanh toán và tiến hành hoàn ứng đầy đủ khoản tiền tạm ứng này rồi mới được xin tạm ứng lần tiếp sau. Kế toán phải theo dõi kiểm tra và giám sát từng người nhận tạm ứng một tiếp đó là tiến hành ghi chép đầy đủ thông tin cần có trong mỗi lần tạm ứng

VI. Thủ tục và giấy tờ tạm ứng 

a. Tạm ứng tiền cho nhân viên đi công tác

Sau đây là những loại giấy tờ đi kèm với mẫu đề nghị tạm ứng dành cho nhân viên khi muốn xin giấy tạm ứng đi công tác:

  • Hồ sơ chi tiết ghi chép về khoản tiền tạm ứng.
  • Giới thiệu nơi đi công tác ở đâu.
  • Dự định số tiền chi cho đoàn trong quá trình đi công tác.
  • Giám đốc chỉ định người đi công tác.
  • Soạn thảo ra hành trình hay lịch trình đi công tác.
  • Hóa đơn để chứng tỏ người đi công tác có đi máy bay kèm hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng. 
  • Giấy mời nhằm mục đích chi tiền tạm ứng.

Thông tin kê khai rõ ràng về: nơi đi, nơi đế để công tác, ở địa điểm đi công tác mấy ngày cần ghi chi tiết và đầy đủ. 

b. Tạm ứng tiền cho nhân viên mua hàng hoá vật tư 

Trong mẫu đề nghị tạm ứng công tác phí, bạn cần phải điền đầy đủ rõ ràng số tiền cần tạm ứng là bao nhiêu, tại sao hoặc lý do cần tạm ứng, ngày hoàn tiền lại cho doanh nghiệp để cấp trên có thẩm quyền xét duyệt. 

Sau khi mẫu đề nghị tạm ứng được duyệt, Phòng kế toán tài chính sẽ tiến hành việc lập phiếu chi tiền mang đi tới cho người đề nghị thanh toán, thủ quỹ ký phiếu chi, sau đó người nhận tiền phải ký, khai rõ ràng đầy đủ họ và tên. 

Trong mẫu giấy đề nghị mua hàng hoá vật tư phải kê khai đầy đủ tên các mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua để cấp trên trực tiếp có thẩm quyền liên quan phê duyệt. 

VII. Hồ sơ thanh toán tạm ứng 

Một bộ hồ sơ thanh toán tạm ứng đầy đủ cần có những giấy tờ sau: 

  • Mẫu đề nghị tạm ứng.
  • Nếu là tiền mặt thì cần có phiếu chi tiền, còn nếu là chuyển khoản cần giấy ủy nhiệm chi.
  • Bảng khai ghi rõ ràng và đầy đủ từng khoản chi phí.
  • Quyết định cử đi công tác: cần ghi rõ ràng nơi đi nơi đến, thời gian ở lại làm việc.
  • Bảng quyết toán phí cước hành lý (nếu có). 
  • Hoá đơn tài chính (Bản gốc kèm bản copy).

Lưu ý khi viết mẫu đề nghị tạm ứng: Khi làm giấy tạm ứng/phiếu tạm ứng những chi phí đi công tác phải tuân thủ luật định. Chứng từ thanh toán nếu là tiếng nước ngoài phải nhờ phiên dịch dịch sang tiếng Việt. Nếu có đầy đủ những chứng từ trên mới được thanh toán cho người được cử đi công tác.

Nếu trong khi công tác nghỉ chân tại khách sạn phải có hoá đơn GTGT, nếu là đi máy bay phải có chứng từ làm bằng chứng để được tạm ứng thanh toán tiền vé máy bay cho người đi công tác.

VIII. Quy trình tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng cá nhân 

a. Chi tạm ứng

Mẫu đề nghị tạm ứng/phiếu tạm ứng. 

Lưu ý trong mẫu giấy đề nghị tạm ứng: Phải ghi rõ ràng thời hạn thanh toán trên mẫu đề nghị tạm ứng. 

b. Thanh toán tiền tạm ứng

  • Đề xuất. mẫu đề nghị tạm ứng
  • Hoá đơn tài chính nộp cả bản gốc kèm bản sao.
  • Bảng kê chi tiết.

Lưu ý 1 khi viết mẫu đề nghị tạm ứng: 

Cán bộ chịu trách nhiệm làm giấy tờ tạm ứng phải hoàn ứng dứt điểm cho xong một khoản tạm ứng này mới được quyền cho tạm ứng lần thứ hai. Toàn bộ công ty đề nghị cán bộ làm tạm ứng phải thanh toán đầy đủ theo thời gian ghi trên mẫu đề nghị tạm ứng. Nếu đến thời hạn thanh toán tạm ứng mà cán bộ chưa kịp tạm ứng hay chưa rục rịch tạm ứng lại thì cần người lao động có ý kiến lên trên trưởng phòng kế toán để được xử lý.

Lưu ý 2 khi viết mẫu đề nghị tạm ứng: 

Về giấy tờ hoá đơn GTGT khi làm thanh toán: 

– Tên, địa chỉ, Mã số thuế của doanh nghiệp là những thông tin tiếp theo không thể thiếu.

– Ký và ghi rõ họ tên của người mua hàng, người bán hàng. 

– Người làm thanh toán phải có trách nhiệm với phiếu hoá đơn GTGT mà mình thanh toán.

– Hóa đơn GTGT có giá trị cao bắt đầu lấy mốc từ 20.000.000 trở lên phải dùng tài khoản của công ty để thanh toán mới được khấu trừ thuế. 

c. Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng 

Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng phải gồm những tài liệu sau: 

- Giấy tạm ứng. mẫu giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy đề nghị thanh toán.

- Số tiền thừa nộp lại quỹ, hoặc số tiền cần chi thêm ghi thành văn bản.

- Những chứng từ kèm theo của tất tần tật mọi khoản chi.

- Giấy công tác trong trường hợp đi công tác cần phải thanh toán công tác phí.

Sau khi bạn thu thập đủ chữ ký của Lãnh đạo phòng kế toán, kiểm toán nội bộ và cán bộ thanh toán tạm ứng, kế toán sẽ tiến hành việc chi tạm ứng cho bạn. mẫu giấy đề nghị tạm ứng

IX. Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng 

1. Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng số 1

CÔNG TY…………………                                         CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số:………………                                                                   Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

….….., ngày……tháng……năm

ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG THEO HỢP ĐỒNG

Kính gửi: …..........

Căn cứ theo Hợp đồng số ………. ký ngày … tháng … năm …. giữa Công ty ……… (Bên A) và Công ty ………….. (Bên B) về việc ……

Đề nghị Quý Công ty tạm ứng cho chúng tôi số tiền ………………….đồng (Bằng chữ: ………………… đồng).

Mục đích tạm ứng: …………

Trân trọng.                                                                                        Giám đốc

Đại diện theo pháp luật                                                                   (Ký, ghi rõ họ tên)

2. Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng số 2

CÔNG TY…………………                                         CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số:………………                                                                    Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

….….., ngày……tháng……năm

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Kính gửi: Công ty……………………

Theo hợp đồng kinh tế số…………………ký ngày……tháng……năm…..giữa công ty………..với quý công ty về vấn đề………….

Ngày…..tháng……năm…..Công ty chúng tôi bắt đầu triển khai thực hiện. Vì vậy để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra một cách đúng hạn, Công ty chúng tôi đề nghị Quý công ty tạm ứng trước…% giá trị hợp đồng, tức là số tiền:…………(Số tiền bằng chữa)

Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty!

Trân trọng.                                                                                        Giám đốc

Đại diện theo pháp luật                                                                   (Ký, ghi rõ họ tên)

X. Kết

Trên đây là những thông tin hữu ích về mẫu giấy đề nghị tạm ứng do chúng tôi thu thập tổng hợp được từ nhiều nguồn uy tín. Bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về mẫu đề nghị tạm ứng và hoạt động mẫu đề nghị tạm ứng của công ty với người lao động. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể tự viết cho mình giấy đề nghị tạm ứng. Xin cảm ơn độc giả đã dành thời gian đọc bài viết này của chúng tôi. Chúc bạn luôn thành công!