Biên bản cấn trừ công nợ là một trong những mẫu văn bản khá phổ biến trong các doanh nghiệp mà kế toán nên cần biết. Qua đó, 123job sẽ bật bí với bạn đọc về mẫu biên bản cấn trừ công nợ, cách hạch toán và đối chiếu công nợ.

Khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ mua, bán mà chưa thanh toán hoặc đã thanh toán trước (đặt cọc, tạm ứng) nhưng chưa bàn giao lại hàng hóa, hay nghiệm thu dịch vụ thì sẽ phát sinh công nợ. Khi đó sẽ cần dùng mẫu biên bản bù trừ công nợ là mẫu biên bản được lập ra nhằm ghi chép lại việc bù trừ công nợ của doanh nghiệp. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ cần ghi rõ thông tin của 2 bên, nội dung bù trừ công nợ của 2 bên nhằm mục đích đối chiếu công nợ.

I. Bù trừ công nợ được hiểu như thế nào?

1. Bù trừ công nợ là gì?

Bù trừ công nợ phát sinh khi giữa 2 bên đơn vị giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa lẫn nhau. Trong trường hợp này, các đối tượng vừa là người bán, cũng là người mua, cần lập biên bản cấn trừ công nợ. Để làm căn cứ và giải thích với cơ quan thuế, bao gồm:

  • Bảng công nợ chi tiết đã được thanh toán (Biên bản cấn trừ công nợ) và còn nợ lại của khách hàng.

  • Hợp đồng kinh tế, cần ghi rõ phương thức thanh toán nếu chưa có quy định thanh toán để bù trừ công nợ thì cần phải ký phụ lục hợp đồng bổ sung phương thức thanh toán bù trừ công nợ.

Bù trừ công nợ là gì?Bù trừ công nợ là gì?

  • Bản thanh lý hợp đồng.

  • Biên bản giao hàng hóa, nghiệm thu hay xuất kho.

  • Biên bản đối chiếu công nợ có ký và xác nhận của hai bên.

  • Các chứng từ chứng minh đã thanh toán của hai bên: Phiếu chi hay ủy nhiệm chi...

  • Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc thông thường.

  • Biên bản bù trừ công nợ có ký và xác nhận của 2 bên để đối chiếu công nợ.

  • Phần chênh lệch nếu như thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng mới được khấu trừ vào thuế giá trị gia tăng đầu vào.

2. Cách hạch toán bù trừ công nợ

Căn cứ theo các biên bản cấn trừ công nợ và hóa đơn đã lập cho hàng hóa, dịch vụ giao nhận theo hợp đồng mua bán thì bạn sẽ có các cách hạch toán như sau:

2.1. Hạch toán hàng hóa dịch vụ bán hàng

Khi mua hàng hóa, dịch vụ bán hàng sẽ được hạch toán như sau:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng tăng

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán tăng

Có TK 511/ 33311: Doanh thu bán hàng tăng/ Thuế giá trị gia tăng đầu ra tăng.

Có TK 152, 154, 155, 156: NVL, Chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm, hàng hóa giảm

2.2. Hạch toán hàng hóa dịch vụ mua vào

Nợ TK 152, 153, 156, 241, 242: NVL, Công cụ, dụng cụ, Hàng hóa… tăng

Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng đầu vào tăng

Có TK 331: Phải trả người bán tăng

Hạch toán hàng hóa dịch vụ mua vàoHạch toán hàng hóa dịch vụ mua vào

2.3. Hạch toán bù trừ công nợ

Nợ TK 331: Phải trả người bán giảm

Có TK 131: Phải thu của khách hàng giảm

II. Hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ

Hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ của biên bản cấn trừ công nợ bao gồm:

  • Bảng công nợ chi tiết đã được khách hàng (Biên bản cấn trừ công nợ) và còn nợ lại của khách hàng.

  • Hợp đồng kinh tế bắt buộc phải ghi rõ phương thức thanh toán.

  • Biên bản giao hàng hóa, nghiệm thu hay xuất kho.

  • Các chứng từ chứng minh đã thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có…

  • Hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng thông thường.

  • Biên bản cấn trừ công nợ (có dấu xác nhận của cả hai bên).

  • Chứng từ thanh toán thông qua ngân hàng (nếu có) đối với phần chênh lệch sau khi được bù trừ công nợ để đối chiếu công nợ.

III. Lưu ý khi đối chiếu, đối trừ công nợ

1. Lưu ý khi đối chiếu công nợ

Các lưu ý cần phải chú ý khi đối chiếu công nợ của biên bản cấn trừ công nợ là:

  • Đối chiếu công nợ sẽ được diễn ra khi một bên đã hoàn tất nghĩa vụ trong hợp đồng, nhưng bên còn lại vẫn chưa tiến hành thanh toán.

  • Cần phải hạch toán hết sổ sách, các hóa đơn, biên lai và chứng từ có liên quan đến hợp đồng một cách chính xác, tránh thất thu tiền công.

  • Sau đó, tiến hành đối chiếu công nợ một cách khái quát nhất về số tiền đã phải chi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ.

Lưu ý khi đối chiếu công nợLưu ý khi đối chiếu công nợ

  • Tiếp theo là, tiến hành giải trình chi tiết công nợ về số hợp đồng kinh tế, hóa đơn (thuế giá trị gia tăng), công nợ đã phát sinh, số tiền đã thanh toán và chưa thanh toán. Khi tiến hành công việc giải trình chi tiết cần phải kèm theo các tài liệu đính kèm chứng minh và đối chiếu công nợ.

  •  Cuối cùng khi kết luận cần xác nhận của cả 2 bên cùng ký vào biên bản.

2. Lưu ý khi đối trừ công nợ

Khi đối trừ công nợ của biên bản cấn trừ công nợ cần lưu ý các điều sau:

  • Đối trừ công nợ chỉ xảy ra khi cả 2 bên đều bỏ tiền ra để thực hiện hợp đồng, nhưng chưa được tiến hành quyết toán xác định phải bù trừ như thế nào cho bên còn lại và đảm bảo quyền lợi về nguồn thu cho cả hai bên.

  • Phải tiến hành diễn giải số công nợ trong số dư đầu kỳ, số dư phát sinh tăng và số dư phát sinh giảm, số dư cuối kỳ.

  • Công nợ khi phát sinh tăng phải kèm theo hóa đơn hay biên bản giao nhận để chứng minh rằng bên kia đã tiến hành chi. Đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế.

  • Khi công nợ phát sinh giảm nghĩa là số tiền đã được chiết khấu thanh toán trên tổng số tiền thanh toán.

  • Sau đó phải kết luận về số tiền cần phải thanh toán, 2 bên đã xác nhận và ký vào biên bản.

  • Lưu ý rằng khi đối trừ công nợ chỉ được bù trừ công nợ cho cùng một đối tượng khách hàng. 

IV. Mẫu biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ mới nhất năm 2019 

Dưới đây là các mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất năm 2019 mà 123 job sẽ chia sẻ với bạn đọc:

1. Mẫu biên bản đối chiếu – xác nhận công nợ

Một trong các mẫu biên bản cấn trừ công nợ là biên bản đối chiếu xác nhận công nợ.

Tải Mẫu biên bản đối chiếu - xác nhận công nợ: TẠI ĐÂY

2. Biên bản đối trừ (cấn trừ – bù trừ) công nợ

Tiếp theo trong các mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất sẽ có mẫu biên bản đối trừ (bao gồm cấn trừ - bù trừ) công nợ

Biên bản đối trừ (cấn trừ – bù trừ) công nợBiên bản đối trừ (cấn trừ – bù trừ) công nợ

Tải Biên bản đối trừ (cấn trừ - bù trừ) công nợ: TẠI ĐÂY

3. Mẫu biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ (2 bên)

Sau đó, trong các mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới thì sẽ có biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ của 2 bên.

Tải Mẫu biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ (2 bên): TẠI ĐÂY

4. Mẫu biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ (3 bên)

Tải Mẫu biên bản đối chiếu và mẫu biên bản cấn trừ công nợ (3 bên): TẠI ĐÂY

V. Bù trừ công nợ có được khấu trừ thuế GTGT hay không?

1. Căn cứ pháp lý

Theo Khoản 4, Điều 15 tại Thông tư 219/2013/TT - BTC có quy định về “Các trường hợp thanh toán không sử dụng tiền mặt khác để khấu trừ thuế giá trị gia tăng” bao gồm:

  • Trường hợp thứ nhất khi hàng hóa, dịch vụ được mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ được mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng hóa mà phương thức thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế, thì cần phải có biên bản đối chiếu số liệu như biên bản cấn trừ công nợ và xác nhận của 2 bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ đã mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, mượn hàng hóa. Còn với trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì cần phải có biên bản cấn trừ công nợ của 3 bên làm căn cứ khấu trừ thuế.

Căn cứ pháp lý của bù trừ công nợ được khấu trừ thuế GTGTCăn cứ pháp lý của bù trừ công nợ được khấu trừ thuế GTGT

  • Trường hợp thứ hai là hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; hoặc cấn trừ công nợ thông qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này cần được quy định cụ thể thì trong hợp đồng phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả các trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua hay chỉ nhờ người mua chi hộ

2. Thanh toán bù trừ công nợ được phép khấu trừ thuế khi có đủ các chứng từ nhất định

Dựa trên các thông tin đã cho về biên bản cấn trừ công nợ thì việc thanh toán bù trừ công nợ được phép khấu trừ thuế khi có đủ những chứng từ nhất định như:

  • Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, dịch vụ.

  • Biên bản cấn trừ công nợ của 2 bên, đã có dấu xác nhận của cả 2 bên. Còn nếu bù trừ công nợ qua bên thứ 3 thì phải có biên bản cấn trừ công nợ của cả 3 bên.

  • Biên bản đối chiếu công nợ đã có xác nhận của cả 2 bên.

  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, đặc biệt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng. 

VI. Kết luận

Thông qua bài viết trên, 123job đã chia sẻ đến bạn đọc những thông tin về các biên bản cấn trừ công nợ, các mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất và việc hạch toán bù trừ công nợ giúp cho kế toán có thể chủ động hơn trong công việc của mình. Rất hy vọng bài viết trên có thể giúp ích cho bạn đọc trong việc thanh toán bù trừ công nợ.