Kiểm soát nội bộ đối với tiền tại doanh nghiệp

Hoạt động bán hàng thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và rất dễ xảy ra những gian lận, sai sót. Vì vậy việc xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng tốt.

I. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

Để hạn chế những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra thì các đơn vị thường thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản tiền và hệ thống này được chia làm hai loại : 

• Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, ví dụ như: Chu trình mua hàng hoặc chu trình bán hàng. 
• Kiểm tra độc lập thông qua đối chiếu với ngân hàng hoặc kiểm kê quỹ. 

Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội bộ hiệu quả đối với các khoản tiền thì cần phải đáp ứng những yêu cầu như sau : 

• Thu đủ tiền: Mọi khoản tiền đều bắt buộc phải được thu đầy đủ và gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong thời gian sớm nhất. 
• Chi tiêu đúng:Tất cả các khoản chi tiêu đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt và ghi chép đầy đủ, chính xác.  
• Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý: Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo được việc chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ khi đến hạn. Phải tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi mà  có thể gặp rủi ro. 

Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

II. Các nguyên tắc của kiểm soát nội bộ

Dưới đây là các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền mà 123job muốn gửi đến bạn đọc: 

• Nhân viên phải có đủ năng lực, tinh thần trách nhiệm và liêm chính;
• Áp dụng đúng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm;
• Tập trung vào đầu mối thu;
• Hàng ngày, đối chiếu những số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số thu trong ngày cho ngân hàng;
• Có những biện pháp để khuyến khích người nộp tiền cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền;
• Hạn chế chi bằng tiền mặt, thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng;
• Cuối mỗi tháng phải thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.

III. Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền được thiết kế khác nhau tùy theo loại hình đơn vị và các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau ví dụ như: Thu trực tiếp từ người bán hàng, thu từ nợ của khách hàng và nhiều các khoản thu khác. Sau đây là một vài thủ tục kiểm soát nội bộ đối với thu tiền điển hình:

1. Trường hợp thu từ bán hàng

Đối với các đơn vị dịch vụ như nhà hàng, khách sạn... sẽ thường tổ chức hệ thống thu tiền ở một trung tâm và phân công cho một nhân viên nào đó đảm nhận, nhưng biên lai phải do một nhân viên khác lập. Trong trường hợp này, việc đánh số trước các biên lai sẽ là một phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa sự gian lận. 

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ thì một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc khác nhau như bán hàng, ghi sổ, nhận tiền. Trong trường hợp đó, phương pháp kiểm soát tiền tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền. Nếu không trang bị được các hệ thống máy móc tiên tiến, hiện đại thì cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc lập ra các báo cáo bán hàng từng ngày.

Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

2. Trường hợp thu nợ của khách hàng

• Nếu khách hàng đến trực tiếp nộp tiền: Khuyến khích khách hàng yêu cầu cung cấp phiếu thu, hoặc biên lai.
• Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng: Trong trường hợp này cần quản lý chặt chẽ các loại giấy giới thiệu, thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu. 
• Nếu thu tiền qua bưu điện: Cần phân chia cho các nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau như thu tiền, lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ, liệt kê các séc nhận được, nộp các séc vào ngân hàng. 

IV. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền

Một số thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau : 

• Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán;
• Vận dụng đúng nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền;
• Xây dựng các thủ tục xét duyệt những khoản chi;
• Hàng tháng, đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng.

V. Kiểm toán khoản mục tiền

1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ

Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, kiểm toán viên phải soạn bảng tường thuật. Còn đối với doanh nghiệp lớn thì họ thường sử dụng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành. Để thiết lập được lưu đồ, kiểm toán viên thường dựa vào sự quan sát thực tế và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ.

1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

Kiểm toán viên chỉ có thể đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dữ liệu nào đó thấp hơn mức tối đa. Ngược lại, nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá là tối đa và nhận thấy không có khả năng giảm được trong thực tế thì kiểm toán viên không được thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản ở một mức độ phù hợp.

Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Giả sử doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung thì có thể áp dụng các thử nghiệm kiểm soát thông dụng như:

• Cộng số tiền từ nhật ký quỹ và lần theo số tổng cộng đến sổ cái;
• So sánh danh sách nhận tiền từ sổ quỹ với nhật ký thu tiền, với tài khoản nợ phải thu và với các bảng kê tiền gửi vào ngân hàng;
• Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi đã ghi ở trong nhật ký chi tiền với các chứng từ có liên quan và với tài khoản phải trả.

1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

Sau khi đã thực hiện đầy đủ các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ phải đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu. Mục đích của công việc này chủ yếu là để nhận diện các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm điều chỉnh những chương trình kiểm toán cho phù hợp, mang lại hiệu quả cao.

2. Thử nghiệm cơ bản

Những thử nghiệm cơ bản thường được tiến hành như sau:

2.1 Thực hiện thủ tục phân tích

Trong kiểm toán tiền, các thủ tục phân tích thường ít được sử dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì những thủ tục phân tích có thể vẫn xem là hữu ích. Ví dụ thủ tục phân tích có thể sử dụng tỷ lệ giữa số dư tài khoản tiền với các tài sản lưu động.

2.2. Thử nghiệm chi tiết

a. Phân tích bảng kê chi tiết của tài khoản tiền và đối chiếu với số dư trên sổ cái

Trước khi thực hiện các thử nghiệm khác, kiểm toán viên phải cung cấp hay tự lập một bảng kê chi tiết các tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt, tiền đang chuyển theo từng loại: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, đá quý, vàng bạc của từng chi nhánh, bao gồm số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ theo sổ cái. Mục đích của thủ tục này là giúp kiểm toán viên kiểm tra được sự thống nhất giữa số liệu tổng hợp của các khoản mục trên báo cáo tài chính với số liệu chi tiết của những tài khoản cấu thành.

b. Gửi thư xin xác nhận mọi số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng vào thời điểm khóa sổ

• Thư xin xác nhận do kiểm toán viên soạn thảo nhưng bắt buộc phải có chữ ký của đơn vị. Thư trả lời của ngân hàng phải được gửi trực tiếp cho kiểm toán viên và một bản sao để gửi cho khách hàng. Để đảm bảo tính hợp lệ của bằng chứng, kiểm toán viên phải trực tiếp gửi thư xin xác nhận và yêu cầu thư phúc đáp gửi về văn phòng của công ty kiểm toán;
• Sau khi nhận được thư xác nhận của ngân hàng thì kiểm toán viên cần lần theo số dư của tài khoản này lên số dư trên bảng cân đối kế toán, nếu có các khoản chênh lệch phải làm rõ được nguyên nhân. 

c. Kiểm kê tiền mặt tồn quỹ

Ở một số đơn vị, tiền mặt tồn quỹ có thể là một khoản mục không quan trọng, thế nhưng không vì vậy mà bỏ qua chúng, kiểm toán viên vẫn cần phải xem xét việc kiểm kê tiền mặt tồn quỹ vì đây là khoản là có rất nhiều khả năng gian lận.

d. Kiểm tra việc khóa sổ các nghiệp vụ thu chi tiền

Kiểm tra việc khóa sổ của các tài khoản Tiền mặt: Kiểm toán viên cần xem xét thời điểm phát sinh của các chứng từ thu chi được ghi nhận trong sổ kế toán vào những ngày trước và sau khi kết thúc niên độ, để xác định xem những khoản thu chi có được ghi nhận theo đúng niên độ hay không?

Kiểm tra việc khóa sổ các nghiệp vụ thu chi tiền

Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản tiền gửi ngân hàng: Để kiểm tra, kiểm toán viên thường yêu cầu khách hàng trực tiếp cung cấp sổ phụ trong khoảng thời gian một tuần trước và sau khi kết thúc niên độ.

Nhờ sổ phụ, kiểm toán viên có thể đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với số dư trên sổ phụ của ngân hàng và phát hiện những chênh lệch. Sau đó, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu nguyên nhân của những khoản tiền chênh lệch để xác định đúng đắn số thực. 

Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản tiền đang chuyển: Để kiểm tra, kiểm toán viên cần lập bảng tổng hợp các séc đã chi hoặc đã nộp nhưng chưa nhận được giấy xác nhận của ngân hàng (hay kho bạc) và những séc chưa nộp tại thời điểm khóa sổ.

Xem xét các bảng tổng hợp, đối chiếu với những sổ phụ của ngân hàng hay kho bạc và các chứng từ khác có liên quan để xác nhận các khoản tiền đang chuyển được ghi chép đúng niên độ. 

e. Kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi bất thường

Kiểm toán viên chọn ra một số nghiệp vụ lớn, bất thường để kiểm tra chúng, xem các nghiệp vụ này có được cho phép và có ghi chép đúng hay không và xem chúng có cần được công bố trên báo cáo tài chính hay không (ví dụ đối với các nghiệp vụ liên quan đến các bên hữu quan).

f. Kiểm tra việc quy đổi ngoại tệ ra tiền Việt nam, hoặc đồng tiền được chọn để hạch toán

Kiểm toán viên cần kiểm tra việc chọn tỷ giá, việc điều chỉnh theo tỷ giá này và phản ánh sai biệt vào khoản chênh lệch tỷ giá. 

VI. Kết luận

Mỗi doanh nghiệp đều lựa chọn cho riêng mình cách kiểm soát nội bộ khác nhau, miễn sao nó phù hợp với văn hóa, quy định cùng với mục đích kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên với những thông tin chia sẻ ở trên về Kiểm soát nội bộ là gì? 123job hy vọng đã mang lại hữu ích với bạn!