Kiểm toán nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng

Trong những năm gần đây, hoạt động kiểm toán ở Việt Nam không ngừng phát triển và được quan tâm rộng rãi trong đời sống kinh tế. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về kiểm toán nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng nhé!

I. Nội dung, đặc điểm của kiểm toán nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng

1.  Nội dung khoản mục

Do nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu từ khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nên trong bài viết này 123job sẽ kết hợp nghiên cứu về kiểm toán cho cả hai nội dung trên.

• Doanh thu và nợ phải thu khách hàng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vì đều được phát sinh từ chu trình bán hàng
• Trên bảng cân đối kế toán, khoản mục nợ phải thu từ khách hàng được trình bày ở phần Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn, bao gồm cả khoản mục nợ phải thu khách hàng được ghi theo số phải thu gộp và các khoản mục dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm. Vì vậy, hiệu số nợ phải thu từ khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi phản ánh số nợ phải thu thuần. 

Nội dung của kiểm toán nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng

2. Đặc điểm của khoản mục

• Nợ phải thu từ khách hàng là một khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế toán, vì nó có liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi từ khách hàng thường dựa vào sự ước tính của Ban giám đốc nên rất khó để kiểm tra được một cách chính xác.  
• Một số người sử dụng báo cáo tài chính thường có khuynh hướng dựa vào mối liên hệ giữa công nợ với tài sản để đánh giá khả năng thanh toán của một công ty, doanh nghiệp. Do đó sẽ có khả năng là đơn vị cố tình trình bày sai lệch các số liệu trên bảng báo cáo tài chính, bằng cách ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm cho khả năng thanh toán của công ty, doanh nghiệp có biểu hiện khác đi. 
• Hầu hết các khoản tiền thu được từ các công ty, doanh nghiệp đều có liên quan đến các khoản nợ phải thu từ khách hàng, do đó hiện tượng gian lận rất dễ phát sinh từ các khoản này. 

3. Mục tiêu kiểm toán

Sự tồn tại: Các khoản phải thu từ khách hàng phải được ghi chép tại thời điểm lập báo cáo.

Sự đầy đủ: Tất cả các khoản nợ phải thu từ khách hàng đều được ghi nhận một cách đầy đủ.

Quyền sở hữu: Các khoản nợ phải thu từ khách hàng vào ngày cuối kỳ lập báo cáo thuộc quyền sở hữu của đơn vị.

Ghi chép chính xác: Các khoản nợ phải thu từ khách hàng phải được ghi chép theo đúng số tiền gộp trên báo cáo tài chính và phù hợp giữa chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng với sổ cái.

Sự đánh giá: Các khoản dự phòng được ghi nhận và tính toán hợp lý để giá trị thuần của các khoản nợ phải thu từ khách hàng gần đúng với giá trị có thể thực hiện được. 

Sự trình bày và khai báo: Các khoản nợ phải thu từ khách hàng phải được trình bày một cách đúng đắn và công bố đầy đủ, bao gồm việc phân loại đúng các khoản nợ phải thu, cũng như công bố đầy đủ các vấn đề khác có liên quan như thế chấp, cầm cố .... 

II. Kiểm soát nội bộ đối với các khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm vụ cho những cá nhân hay các bộ phận khác nhau phụ trách. Ví dụ như trong chu kỳ có thể được phân chia như sau : 

• Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho)
• Phê chuẩn việc bán chịu
• Xuất kho hàng hoá
• Gửi hàng đi
• Lập và kiểm tra hóa đơn 
• Theo dõi quá trình thanh toán
• Chuẩn y các khoản hàng bán bị trả lại, hay giảm giá
• Cho phép xóa sổ với các khoản nợ không thu hồi được. 

Thực tế cho thấy, khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì những sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành, hay có thể khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau. Và do đó sẽ giảm thiểu được khả năng xảy ra sai sót và gian lận.

Mức độ phân nhiệm càng hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận và chính vì vậy mà các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả. Như vậy, việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm giúp ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo nguyên tắc phân nhiệm, phân công.

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng

III. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng

1. Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ

Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát của khách hàng thể hiện sự tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên.

Trên cơ sở hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên sẽ phác thảo sơ bộ về độ phức tạp và khối lượng của công việc, thiết kế các thủ tục kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán phù hợp đối với từng khách hàng.

Để tìm hiểu về hệ thống nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên có thể dùng bảng câu hỏi nhằm xem xét những thủ tục kiểm toán có được thiết kế và có được thực hiện hay không. Bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng câu trả lời “có”hay “không”. Các câu trả lời “có” cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu còn đối với câu trả lời “không” sẽ cho thấy những yếu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ.

1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

Từ những hiểu biết cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, doanh nghiệp, đơn vị, kiểm toán viên đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát, xem xét những điểm mạnh, điểm yếu của kiểm soát nội bộ để từ đó thiết kế các thử nghiệm kiểm soát cần phải tiến hành. Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện những sai sót trọng yếu.

Việc đánh giá này chỉ mang tính chủ quan và đòi hỏi sự xét đoán cùng với kinh nghiệm của kiểm toán viên.

Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

1.3. Thiết kế và thực hiện những thử nghiệm kiểm soát

Các thử nghiệm kiểm soát được kiểm toán viên thực hiện và áp dụng nhằm mục đích thu thập những bằng chứng có liên quan đến ba khía cạnh: Sự tồn tại, sự hữu hiệu và sự liên tục của hệ thống kiểm soát. Một số thử nghiệm kiểm soát tiêu biểu là:

a. Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng

Đối với những doanh nghiệp sản xuất, kiểm toán viên thường bắt đầu chọn ra một số hóa đơn với mục đích: 

• Đối chiếu với đơn đặt hàng, vận đơn, lệnh bán hàng.  
• Đối chiếu về chủng loại, số lượng, quy cách, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký và sự xét duyệt đối với các nghiệp vụ bán chịu của cấp có thẩm quyền. 
• Xem xét tổng cộng từng loại hàng, tổng cộng từng hóa đơn và so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá tại mỗi thời điểm hoặc với các tài liệu, catalogue. 

b. Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hóa đơn liên quan

Thử nghiệm (a) không giúp phát hiện được các trường hợp hàng hóa đã được gửi đi và không lập hóa đơn. Để kiểm tra được vấn đề này, cần chọn mẫu những chứng từ chuyển hàng đã lập trong năm và đối chiếu với các loại hóa đơn khác nhau. Cần lưu ý đặc biệt đến số thứ tự liên tục của các chứng từ liên quan là đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng và chứng từ chuyển hàng.

c.  Xem xét sự cho phép và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng

Tất cả hàng hóa bị hư hỏng hay bị trả lại đều phải được chứng minh bởi các tài liệu khác đã được đánh số thứ tự, được xét duyệt, được ký bởi cấp trên  có thẩm quyền và họ phải độc lập với việc giữ sổ kế toán hay chi quỹ.

1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

Sau khi đã thực hiện đầy đủ các thử nghiệm trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại mức rủi ro kiểm soát cho mỗi cơ sở dẫn liệu có liên quan đến khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng. Khi đánh giá, kiểm toán viên nên tìm ra những điểm yếu của kiểm soát nội bộ để mở rộng các thử nghiệm cơ bản và những điểm mạnh để giúp giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản.

Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản

2. Thử nghiệm cơ bản

Những thử nghiệm cơ bản tiêu biểu giúp đáp ứng được mục tiêu các kiểm toán chung bao gồm: Thủ tục phân tích đối với tài khoản doanh thu và nợ phải thu khách hàng

Đối với chu kỳ nợ phải thu từ khách hàng và nghiệp vụ bán hàng, tài khoản quan trọng nhất là nợ phải thu khách hàng và các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Các thử nghiệm chi tiết số dư phụ thuộc vào các mục tiêu kiểm toán đã được xác định ở trên, đó là:

a. Thu thập hay tự lập bảng số dư chi tiết phân tích công nợ theo tuổi nợ để đối chiếu với sổ chi tiết và sổ cái

• Thử nghiệm chi tiết về tài khoản nợ phải thu từ khách hàng và dự phòng đối với các khoản nợ khó đòi chủ yếu dựa vào bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ.
• Kiểm toán viên sẽ bắt đầu kiểm tra lại việc cộng dồn hàng dọc và hàng ngang. Sau đó, xem xét đến tính hợp lý, phù hợp của sự phân loại công nợ thông qua việc chọn ra một số khách hàng và lần đến sổ chi tiết của khách hàng đó, đối chiếu với kỳ hạn thanh toán. Số kết quả tổng cộng trên bảng cũng được kiểm toán viên dùng để đối chiếu với tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Ngoài ra, kiểm toán viên cần kiểm tra lại tổng cộng số dư  trên các sổ chi tiết và đối chiếu với tổng số dư trên sổ cái. 

b. Gửi thư xin xác nhận đến khách hàng

Để xác nhận tính hiện hữu của tài khoản nợ phải thu khách hàng, thử nghiệm cơ bản được sử dụng phổ biến nhất là gửi thư xin xác nhận đến các khách hàng.

Có hai phương pháp để thu thập xác nhận từ khách hàng là xác nhận toàn bộ và xác nhận không toàn bộ và trong cả hai phương pháp, đơn vị đều yêu cầu khách hàng xác nhận công nợ và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên: 

• Đối với phương pháp xác nhận toàn bộ, kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị ký để bắt đầu gửi thư xin xác nhận công nợ và trong mọi trường hợp thì khách hàng sẽ được yêu cầu trả lời trực tiếp cho kiểm toán viên. Nếu không nhận được thư trả lời thì sau một khoảng thời gian nào đó, kiểm toán viên cần phải gửi thư nhắc nhở.
• Còn đối với phương pháp xác nhận không toàn bộ, trong trường hợp có sự khác biệt về số liệu thì khách hàng mới gửi thư trả lời cho kiểm toán viên. 

c. Kiểm tra việc lập dự phòng nợ khó đòi

• Bước đầu tiên trong quá trình kiểm toán các khoản dự phòng nợ khó đòi là xem xét kết quả của những thử nghiệm khác liên quan đến chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Nếu chính sách bán chịu nhận thấy không thay đổi và kết quả của các thử nghiệm có liên quan sẽ cho thấy chính sách bán chịu của năm hiện hành tương tự với thời khóa trước, lúc này sự thay đổi số dư của tài khoản nợ phải thu từ khách hàng chỉ có thể do sự thay đổi của hoạt động kinh doanh và doanh số bán hàng. Ngược lại, nếu chính sách bán chịu thay đổi một cách đáng kể, kiểm toán viên cần phải thận trọng, cẩn thận khi đánh giá kết quả của những thay đổi đó. 
• Để xác định đơn vị có lập đủ, chính xác các khoản lập dự phòng nợ khó đòi hay không, trước tiên cần lập bảng phân tích dự phòng nợ phải thu khó đòi. Sau đó, kiểm toán viên cần lần theo những khoản ghi Nợ vào tài khoản dự phòng phải thu khó đòi đến các chứng từ có liên quan, cũng như tài khoản tổng hợp trên sổ cái. 

Căn cứ để ghi nhận những khoản nợ khó đòi là : 

• Nợ quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hay các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.
• Trường hợp đặc biệt tuy thời gian quá hạn chưa được 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hay bị cơ quan pháp luật giam cầm thì cũng được ghi nhận là nợ khó đòi. 

Kiểm toán viên phải căn cứ vào những quy định này để kiểm tra về mức lập dự phòng

d. Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ bán hàng

Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ bán hàng

• Một trong những phương pháp làm tăng giả tạo ra doanh thu là ghi vào nhật ký và sổ cái về những nghiệp vụ bán hàng xảy ra sau khi kết thúc niên độ. Nhằm mục tiêu là kiểm tra việc ghi nhận đúng thời khóa, có xảy ra gian lận hay không, kiểm toán viên cần lập bảng liệt kê các nghiệp vụ bán hàng diễn ra trong một số ngày trước và sau đó khóa sổ lại để so sánh với hóa đơn bán hàng và với các chứng từ có liên quan. 
• Ngoài ra, doanh thu cũng có thể bị tăng giả tạo bằng cách ghi nhận trước một khoản doanh thu nào đó cho niên độ, qua niên độ sau thì số doanh thu này sẽ được khấu trừ. Để phát hiện sai phạm này, kiểm toán viên nên xem xét cẩn thận, tỉ mỉ tất cả các khoản hàng hóa trả lại sau ngày kết thúc niên độ có liên quan đến số hàng bán trong niên độ trước, cũng như các tài liệu xác nhận về công nợ có liên quan. Khi phát hiện được, kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị điều chỉnh để phản ánh đúng doanh thu của niên độ. 
• Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần so sánh giữa ngày ghi trên những chứng từ chuyển hàng được chọn mẫu với ngày trên hóa đơn bán hàng và trên sổ kế toán. Nếu có sự chênh lệch, thì nó cũng là sự chỉ dẫn về khả năng có sai sót trong số liệu của niên độ. 

e. Xem xét về các khoản nợ phải thu khách hàng bị cầm cố thế chấp

• Trong một số trường hợp, khách hàng không còn quyền sở hữu đầy đủ đối với các khoản nợ vì một số đã được đem cầm cố, thế chấp. 
• Bằng chứng về sự thế chấp, cầm cố của các khoản phải thu khách hàng có thể được kiểm toán viên thu thập qua thư xác nhận. Ngoài ra, việc phân tích tài khoản chi phí tài chính - khoản mục chi phí tiền lãi cũng là một phương pháp tốt về các khoản này. 
• Kiểm toán viên cần lưu ý nếu tài khoản phải thu khách hàng có số dư có thì khi trình bày trên bảng cân đối kế toán cần phải xếp vào các khoản nợ phải trả... Bên cạnh đó cần đánh giá xem việc trình bày và công bố tài khoản phải thu khách hàng trên báo cáo tài chính có tuân thủ đúng các chuẩn mực hay các quy định hiện hành hay không? Kiểm toán viên cũng cần chú ý là mọi khoản bất thường đều phải được công bố trong thuyết minh báo cáo tài chính.

IV. Kết luận

Bài viết trên đây đã giúp cho bạn có thể tìm hiểu kiểm toán nợ phải thu khách hàng là gì và công việc của một kiểm toán nợ phải thu. Hi vọng qua bài viết này bạn đã có được những kiến thức cụ thể và biết mình nên đi theo hướng nào. Chúc các bạn thành công trên con đường mình đã lựa chọn và có một ngày vui vẻ!