KPI là gì? Cách xây dựng hệ thống KPI và ví dụ về KPI cụ thể nhất

KPI là gì? Liệu KPI có phải yếu tố quyết định sự hiệu quả trong kinh doanh? KPI sẽ giúp bạn xác định vị trí của doanh nghiệp trên thương trường? … Vậy hãy cùng tìm hiểu sự thật là gì.

I. KPI là gì? 

Chỉ số KPI là gì? KPI được viết đầy đủ là Key Performance Indicator - 1 loại chỉ số dùng để đánh giá tiến độ cũng như sự hiệu quả khi thực hiện công việc. Dựa theo từng mục tiêu chung và riêng, chỉ số KPI sẽ giúp những người quản lý, cấp trên, thậm chí cả nhân viên cấp dưới đánh giá về năng suất, chất lượng làm việc của 1 cá nhân và cả 1 tập thể chung.

Tùy theo từng mục đích của doanh nghiệp đặt ra, ví dụ như: Tập trung vào lợi nhuận, hay tập trung quảng bá thương hiệu… thì KPI sẽ dùng để đánh giá theo những mức độ riêng biệt. Và dựa vào kết quả đánh giá KPI, doanh nghiệp sẽ quyết định thưởng hay phạt đối với những cá nhân, và đưa ra những hướng giải quyết để cải thiện, cũng như phát triển năng suất để đạt được hay thậm chí vượt mức KPI đã đề ra.

Thêm vào đó, chỉ số kpi là gì ? Đây được coi là 1 loại chỉ số đánh giá hiệu quả kinh doanh, được thể hiện qua mức độ tiếp cận, quan tâm của khách hàng với doanh nghiệp thông qua những hoạt động nhằm quảng bá hình ảnh, sản phẩm của công ty.

II. Chỉ số KPI là gì? Có bao nhiêu loại chỉ số KPI?

Chỉ số kpi là gì Có bao nhiêu loại chỉ số kpi?

1. Output - KPI tập trung vào đầu ra

Đối với những nhân viên nhân sự hay quản lý nhân viên trong công ty, đây là chỉ số KPI khá quen thuộc và quan trọng. KPI này giúp đánh giá kết quả làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm của loại KPI này lại là không hiểu rõ quá trình làm việc của nhân viên, nên không thể biết được điểm mạnh, yếu của nhân viên để có thể có những biện pháp khắc phục cũng như phát triển.

2. Behavior - KPI hành vi

Không như KPI output, KPI hành vi sẽ thích hợp hơn để đánh giá đối với các vị trí mà đầu ra khó lượng hóa. Thay vì đánh giá bằng kết quả cuối cùng, KPI hành vi tập trung vào những biểu hiện, thái độ trong quá trình làm việc như: Tích cực, tỉ mỉ, cẩn thận… Đây sẽ là những tiêu chuẩn trong hệ thống KPI hành vi nhằm đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

3. Competencies - Kpi năng lực

Đây là một hệ thống KPI khá hiệu quả để đánh giá nhân viên. KPI này sẽ tập trung vào những gì họ tạo ra trong suốt quá trình làm việc, những gì họ chưa đạt được, những ưu, nhược điểm của từng nhân viên là gì… Từ đó, nhà quản lý, cấp trên có thể theo dõi và đưa ra giải pháp, cũng như biện pháp cải thiện để gia tăng năng suất lao động, làm việc của nhân viên.

III. Phân loại KPI

1. KPI gắn liền với mục tiêu chiến lược

Vì được gắn liền với các mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp nên loại KPI này khá quan trọng vì sự ảnh hưởng trực tiếp của nó đến toàn bộ công ty. Các KPI mang tính chiến lược như: Lợi nhuận, doanh thu, thị phần… nếu không đạt được thì công ty sẽ phải chịu sự tác động khá nặng nề.

2. KPI gắn liền với mục tiêu chiến thuật

KPI mang tính chiến thuật được tạo ra nhằm áp dụng, đánh giá các phương pháp thực hiện để có thể đạt được kết quả của chiến lược đã đề ra. Tuy nhiên, nếu đạt KPI về chiến thuật thì cũng không có nghĩa là chắc chắn doanh nghiệp sẽ đạt KPI về chiến lược. Dù vậy, KPI chiến lược thể hiện sự hiệu quả và khả năng có thể phát triển các phương pháp trong lâu dài, nhằm đạt được KPI về chiến lược sau cùng.

IV. Quy trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI là gì? 

Quy trình xây dựng kpi
​​​​​

1. Xác định đúng, chuẩn chủ thể xây dựng KPI

Trước hết, cần đề ra 1 bộ phận hay cá nhân để có thể quyết định về vấn đề xây dựng KPI cho công ty. Người / bộ phận này có thể là trưởng nhóm, quản lý, các phòng ban trong công ty…

Tuy nhiên, những người hay bộ phận tham gia xây dựng hệ thống KPI đều phải là những người có chuyên môn, hiểu biết về doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp, về nhân viên cấp dưới, về công việc của các phòng ban…

Để đảm bảo được tính hiệu quả cao, chủ thể xây dựng KPI cần hợp tác, đón nhận sự góp ý của các bộ phận, cá nhân khác để có thể điều chỉnh hay duy trì hệ thống KPI sao cho hợp lý nhất.

2. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Trong 1 doanh nghiệp, các phòng ban khác nhau lại có những chức năng, công việc khác nhau. Vậy nên, 1 trong những yêu cầu cũng như công việc của chủ thể nắm quyền xây dựng KPI là phải tìm hiểu, nắm rõ được chức năng chính của mỗi bộ phận để có thể đưa ra các mục tiêu KPI đánh giá 1 cách công bằng và hiệu quả nhất.

3. Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

Đối với các bộ phận: Khi đã hiểu rõ được về nhiệm vụ các phòng ban riêng, cần dựa vào đó để xây dựng, đánh giá các hệ thống KPI chung cho từng bộ phận. Đây cũng là bước tiền đề để xây dựng KPI cho từng cá nhân trong bộ phận.
Đối với các cá nhân: Trong mỗi phòng ban, các cá nhân lại giữ các chức năng khác nhau. Vì vậy, cần dựa vào KPI chung của cả bộ phận và chức năng, nhiệm vụ của từng cá thể trong bộ phận để xây dựng, đánh giá chỉ số KPI. Cần xây dựng các kỳ đánh giá chỉ số KPI theo khoảng thời gian cố định như tháng, năm… Bên cạnh đó, các chỉ số này cần được đảm bảo đúng tiêu chí SMART.

4. Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Thang điểm được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc, đạt được KPI. Tuy nhiên cần lưu ý, nếu chia ra quá nhiều mức độ điểm thì có thể gây phức tạp, khó khăn và không đạt độ chính xác cao nhất khi đánh giá kết quả cuối cùng.

5. Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Sau khi đã có bảng đánh giá về các khung điểm, về mức độ hoàn thành KPI, chủ thể xây dựng KPI cần nghiên cứu, đề ra các biện pháp chỉnh sửa nếu như có vấn đề, hoặc đưa ra những sự khắc phục hay phát triển để cải thiện năng suất làm việc.

6. Các công cụ xây dựng KPI hiệu quả

Như đã nêu ở trên, KPI cần được xây dựng và đánh giá dựa theo các tiêu chí SMART. Bên cạnh đó, các nhà quản lý không bắt buộc phải sử dụng công cụ này, nhưng nó lại mang tính quyết định về thành công của việc đánh giá tiến độ công việc theo KPI. SMART bao gồm:

• S: Specific – Cụ thể
• M: Measurable – Có thể thống kê được
• A: Achievable – Có thể đạt được
• R: Realistics – Khả thi
• T: Time-bound – Thời hạn cụ thể

V. Tầm quan trọng của KPI

Tầm quan trọng của kpi

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Như phần định nghĩa “KPI là gì?” đã nêu ra rằng, KPI là 1 chỉ số để đánh giá tiến độ công việc chứ không phải là mục tiêu hay chỉ tiêu như mọi người vẫn hiểu. KPI là công cụ hỗ trợ để bạn đạt được mục tiêu của mình cũng như của doanh nghiệp đề ra. Bằng cách sử dụng KPI, bạn có thể biết được những vấn đề, hay cơ hội của bạn để có thể tìm ra phương án thực thi công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

2. Tạo ra môi trường học hỏi

Khi áp dụng KPI cho công việc của mình, bạn sẽ có cơ hội được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm. Nếu là 1 người quản lý, hoặc cấp trên, bạn có thể dựa vào kết quả đánh giá KPI của nhân viên, tham khảo cách quản lý của những người khác để có thể rút ra bài học, từ đó phát triển, cải thiện năng suất làm việc của nhân viên của mình. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền đạt những kiến thức của mình đến với những người quản lý khác để giúp họ tích lũy thêm kinh nghiệm. Còn nếu là 1 nhân viên cấp dưới, việc làm việc với KPI giúp cho bạn ngày 1 phát triển năng suất, tiến độ, làm việc chất lượng hơn. Bạn sẽ học hỏi từ những người khác, học hỏi từ bản thân mình, rút ra kinh nghiệm để có thể làm việc hiệu quả hơn.

3. Tiếp nhận thông tin quan trọng

KPI không chỉ cung cấp kết quả, năng suất làm việc của công ty cũng như từng cá nhân riêng. Mà bên cạnh đó,  trong một thị trường cạnh tranh cao, những thông tin này có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm "đánh bại" đối thủ cạnh tranh của bạn. Các dữ liệu về thời gian được KPI cung cấp sẽ giúp bạn thực hiện sự điều chỉnh về hệ thống để bạn dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Ngoài ra, sử dụng KPI cho những tiêu chuẩn nhất định dù không tác động trực tiếp đến việc kinh doanh hoặc lợi nhuận, nhưng liên quan đến mối quan tâm chung của xã hội, cũng sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn nổi bật hơn so với đối thủ khác.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Khi đã làm việc với KPI, nếu bạn là nhân viên, thì việc kiểm soát năng suất hoàn thành công việc, đạt được KPI đã đề ra sẽ giúp bạn làm việc 1 cách có trách nhiệm hơn. Còn nếu là quản lý hay cấp trên, cần nắm rõ KPI của từng nhân viên để hiểu được những vấn đề, cũng như thành quả của họ và đưa ra quyết định sáng suốt nhất khi đánh giá nhân viên.

5. Nâng cao nhuệ khí

KPI có thể là nhiệm vụ mà mỗi người phải hoàn thành, nhưng cũng là động lực để khuyến khích tinh thần làm việc. Theo nghiên cứu cho thấy, phần lớn nhân viên lao động cảm thấy có động lực hơn khi họ nhận được kết quả tích cực khi đáp ứng được các tiêu chí của KPI theo từng thời điểm, ví dụ như theo tháng, quý. Các kết quả này tạo cảm giác về sự kiên định, khiến họ tập trung vào việc đạt được KPI. Bên cạnh đó, khi vượt mức chỉ tiêu KPI, nhân viên sẽ được thưởng KPI. Vậy thì thưởng KPI là gì? Đó chính là 1 khoản được đặt ra theo quy định để khen thưởng cũng như khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Tùy theo từng công ty mà mức thưởng sẽ khác nhau.

VI. Ưu nhược điểm của chỉ số KPI

1. Ưu điểm

• KPI giúp doanh nghiệp đo lường sức tăng trưởng so với mục tiêu một cách dễ dàng hơn.
• Giúp cấp trên đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các bộ phận công ty.
• KPI cho kết quả có độ chính xác cao.
• Phát triển sự liên kết giữa các cá nhân và tổ chức trong doanh nghiệp với nhau.
• Giúp cho việc thiết lập và đạt được mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể.
• Vì tính đa dạng của KPI nên doanh nghiệp có thể tùy vào mục tiêu và chiến lược để có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động như: Hiệu quả tài chính, thị trường cạnh tranh, quản lý nhân sự… 

2. Nhược điểm

• Hệ thống KPI đòi hỏi người phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách hiệu quả nhất.
• KPI dễ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản. Tình trạng này dễ dẫn đến sự thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, cấp trên.
• KPI không rõ ràng dễ làm cho nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc.
• KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới rủi ro về thời gian. Mơ hồ về giới hạn thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản, giảm tinh thần làm việc của nhân viên.
• Nếu KPI không thay đổi qua những giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi sự kiểm soát của nguồn lực nhân sự.

3. Vì sao KPI chưa đạt hiệu quả cao tại Việt Nam

Nhận thức chưa chính xác: Người lao động vẫn chưa thực sự hiểu rõ được chỉ số KPI là gì, chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên mất rằng nó là 1 công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy, việc áp dụng, triển khai chưa hiệu quả, dẫn đến thất bại khi áp dụng chỉ số KPI.

Coi KPI như 1 thứ hệ thống giám sát bản thân: Hầu như mọi người vẫn lầm hiểu KPI là hệ thống được áp dụng để giám sát nhân viên thay vì coi nó là công cụ giúp bản thân theo dõi hiệu suất công việc, từ đó giúp cải thiện quá trình thực thi công việc tốt hơn.

VII. Một số ví dụ về KPI

Ví dụ về kpi

1. KPI về Tăng trưởng bán hàng

Đo lường từng bước doanh nghiệp đạt được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm. Đây là đơn vị đo lường quan trọng, cần phải giám sát một cách thấu đáo vì nó là một phần của các tiến trình phát triển và là 1 công cụ để đưa ra các chiến lược quyết định. Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp.
Chỉ số thành công của KPI là tỷ lệ phần trăm tăng trưởng bán hàng vượt quá mục tiêu tại thời điểm đã định trước.

2. KPI về Thời gian làm việc

• Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty: Cấp trên cần xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng, so sánh mức tăng giảm để có các biện pháp quản lý thích hợp.
• Công thức so sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận: Tổng thời gian / tổng nhân viên.
• Công thức tính tỷ lệ ngày nghỉ: Số ngày nghỉ + ốm / tổng số ngày làm việc trong tháng.

3. KPI về An toàn lao động

• Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động: được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất.
• Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động: Tổng thời gian mất mát liên quan đến 1 tai nạn lao động. Công thức tính tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát: Chi phí mất đi + Chi phí xử lý an toàn lao động.
• Công thức tính chi phí mất mát do an toàn lao động: Số sản phẩm bị mất * Đơn giá (của người liên quan) + Chi phí xử lý an toàn lao động.

4. KPI về Lương

• Lương KPI là gì? Đó chính là mức lương khi đạt đủ chỉ tiêu KPI, hay còn được gọi là lương cứng.
• Công thức tính mức thu nhập trung bình: Tổng thu nhập / tổng nhân viên.
• Công thức tính mức thu nhập giờ công trung bình: Thu nhập trung bình / số giờ làm việc (đối với thời gian đo lường).
• Công thức tính thu nhập trung bình theo chức danh: Tổng thu nhập chức danh / tổng nhân viên chức danh đó.
• Tỷ lệ chi phí lương: Tổng chi phí lương / doanh số.

5. KPI về tuyển dụng

Công thức tính KPI này, hay cũng có thể coi là công cụ đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn: Tổng số CV/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).

VIII. Kết luận

KPI là gì? KPI gồm những loại gì? Sau khi đã tìm hiểu rõ về KPI, về sự quan trọng cũng như bản chất của KPI, chúng ta cần áp dụng 1 cách phù hợp để không chỉ cải thiện năng suất lao động của cá nhân, mà rộng hơn là đem lại thành quả to lớn cho cả bản thân và doanh nghiệp.