Lễ tân là gì? Những kỹ năng cần có của một lễ tân chuyên nghiệp.

Hiện nay lễ tân đang chiếm một vị trí quan trọng đối với các nhà hàng, khách sạn. Nhu cầu tuyển dụng lễ tân giỏi, ngày càng nhiều. Vậy bí quyết nào để bạn trở thành một lễ tân chuyên nghiệp. Cùng 123Job tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

I. Lễ tân là gì?

Lễ tân là bộ phận chính phụ trách ở tiền sảnh, đón tiếp khách đến và đi, giải đáp những thắc mắc của khách hàng. 
Nhân viên lễ tân là người đầu tiên được gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng, vì vậy họ thường được xem là gương mặt của công ty. Yêu cầu đối với một nhân viên lễ tân cần nhiệt tình, thân thiện với khách hàng, giải đáp tận tình, chi tiết cho khách để có thể mang lại dấu ấn trong lòng khách hàng, mang lại hình ảnh đẹp cho nhà hàng khách sạn. 

II. Mô tả công việc của nhân viên lễ tân.

Công việc của nhân viên hành chính lễ tân thường được chia làm 3 ca trong ngày: sáng, chiều và tối với 4 trình tự đúng quy định của một nhà hàng khách sạn: Chuẩn bị trước khi đón khách => Làm thủ tục check-in cho khách => giải đáp những vấn đề thắc mắc của khách hàng trong quá trình lưu trú tại khách sạn => Làm thủ tục check-out cho khách

Công việc của nhân viên lễ tân

1. Chuẩn bị trước khi đón khách.

• Kiểm tra lại số lượng khách hàng và tình hình khách hàng đến sớm hay có những tình huống đột xuất.
• Phối hợp cùng các bộ phận khác kiểm tra lại chất lượng phòng ở, ăn uống, khu vui chơi.
• Tìm hiểu và chuẩn bị những yêu cầu đặc biệt của khách hàng.

2. Làm thủ tục check-in cho khách

• Chào đón thân thiện, cởi mở với khách hàng
• Hoàn thành các thủ tục đăng ký của khách hàng
• Cập nhật số lượng khách hàng có mặt, những đăng ký bị hủy...

3. Giải đáp những vấn đề thắc mắc của khách hàng trong quá trình lưu trú tại nhà hàng, khách sạn .

Trong một thời gian nghỉ ngắn hay dài ngày tại các nhà hàng, khách sạn thì khách hàng chắc chắn sẽ có những phản hồi, những thắc mắc thêm về các dịch vụ, .. thì nhân viên lễ tân sẽ có nhiệm vụ:

• Tư vấn cho khách hàng hiểu rõ hơn về các sản phẩm, dịch vụ. 
• Đồng thời Phối hợp cùng các bộ phận khác kiểm tra lại số lượng phòng trống, các dịch vụ phát sinh…. để đảm bảo tiến độ công việc, làm hài lòng khách hàng.

4. Làm thủ tục check-out cho khách hàng.

• Hoàn tất việc thanh toán tiền cho khách hàng
• Hoàn trả các giấy tờ tùy thân cho khách hàng
• Tiếp nhận những đóng góp của khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ tại nhà hàng  khách sạn.
• Gửi tới khách hàng một lời cảm ơn, một lời chào tạm biệt, một nụ cười rạng rỡ sẽ giúp khách hàng ấn tượng và có một trải nghiệm trọn vẹn hơn tại nhà hàng khách sạn. 

III. Cơ hội nghề nghiệp của nhân viên lễ tân.

Băn khoăn về cơ hội sau này của một nhân viên lễ tân là điều không thể tránh khỏi đối với các bạn trẻ. Nhiều người xem đây là công việc không có hướng phát triển, hoặc chỉ làm một thời gian tạm thời. Nhưng bạn có biết hiện nay ngành du lịch Việt Nam đang tăng trưởng mạnh mẽ, lĩnh vực nhà hàng khách sạn đang thu hút một lượng đầu tư rất lớn. Vì vậy nhân viên lễ tân nói chung và nhân viên lễ tân khách sạn nói riêng đang có nhu cầu tuyển dụng lớn, mang lại cho bạn nhiều cơ hội về nghề nghiệp: 

• Mở rộng các mối quan hệ xã hội: Thông qua các kỹ năng giao tiếp trong công việc hằng ngày, khách hàng sẽ ấn tượng với thái độ làm việc chuyên nghiệp, sự hiếu khách của bạn, từ đó có thể phát triển thêm các mối quan hệ khác.
• Phát triển bản thân: nhân viên lễ tân khách sạn sẽ có cơ hội tìm hiểu được nhiều hơn các nền văn hóa khác nhau, kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng, kỹ năng giao tiếp, sử dụng ngôn ngữ...
• Cơ hội thăng tiến: nếu bạn là người đam mê công việc, luôn luôn tìm tòi, học hỏi, đáp ứng tốt công việc mà cấp trên giao, làm hài lòng khách hàng… thì bạn sẽ có cơ hội được thăng chức. Thực tế cho thấy, các vị trí như giám đốc khách sạn, những người quản lý, điều hành.. đã từng ở vị trí một nhân viên lễ tân. 

Tùy theo quy mô khách sạn, kinh nghiệm nghề nghiệp cũng như tính chất và khối lượng công việc mà mức lương của nhân viên lễ tân tại mỗi khách sạn sẽ khác nhau và có sự chênh lệch. Tuy nhiên, mức lương này là hợp lý và không quá cao như nhiều người vẫn lầm tưởng. Nhìn chung, mức lương của nhân viên lễ tân hiện nay dao động trong khoảng từ 3,5 – 4 triệu đồng/ tháng nếu làm việc tại các khách sạn quy mô từ 1-3 sao; 4 – 5 triệu đồng/ tháng nếu làm việc tại các khách sạn 4 sao và 5 – 6 triệu đồng/ tháng nếu làm việc tại các khách sạn 5 sao.

IV. Kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân.

1. Chăm chút cho vẻ ngoài, tạo ấn tượng ngay từ lần gặp đầu tiên

 Ấn tượng đầu tiên luôn là ấn tượng khó phai. Và đối với một nhân viên lễ tân thì ấn tượng đó lại càng quan trọng. Nụ cười là điều luôn luôn không thể thiếu trên môi mỗi nhân viên lễ tân tạo cho khách hàng sự thân thiện; trang phục gọn gàng;  tác phong nhẹ nhàng, năng động, nhưng vẫn để lại nét duyên dáng cũng để lại những ấn tượng khó phai cho khách hàng.

2. Nắm rõ về công việc của mình

Nhân viên lễ tân sẽ là người hiểu rất rõ về nghiệp vụ lễ tân, các dịch vụ, sản phẩm tại nhà hàng, khách sạn bởi họ là những người trực tiếp tư vấn cho khách hàng. Không hiểu rõ về công việc dẫn đến những thông tin gửi đến khách hàng bị sai lệch, làm mất lòng tin cho khách hàng, ảnh hưởng đến công ty. Vì vậy hơn bất kì ai, nhân viên lễ tân sẽ hiểu rõ hơn về công việc của mình, từ đó cố gắng trau dồi hơn các kiến thức cần thiết. 

3. Thái độ làm việc tích cực

Nếu chỉ nhìn qua nụ cười thân thiện, tác phong gọn gàng, thì rất khó có thể đánh giá được một lễ tân hoàn hảo. Nếu như đối với các vị trí như quản lý, nhóm trưởng…. kỹ năng là điều quan trọng thì đối với một nhân viên lễ tân thái độ làm việc lại quan trọng hơn cả. Sẽ khó để một khách hàng nào có thể hào hứng với cách nói chuyện thiếu tự tin, không niềm nở của bạn. Lễ tân cần linh hoạt trong cách xử lý tình huống của mình cho những vấn đề phát sinh, đặt khách hàng lên hàng đầu, thái độ bình tĩnh, không nổi nóng để có thể làm hài lòng khách hàng.

Kĩ năng cần có của một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp

V. Bí quyết trở thành nhân viên lễ tân giỏi.

1.Tìm kiếm công việc lễ tân tốt.

Lựa chọn địa điểm làm việc là một bước đi quan trọng trong việc phát triển bản thân sau này. Đó có thể là một nhà hàng, khách sạn cao cấp hay chỉ là một nơi bình thường, điều đó không quan trọng, quan trọng nơi đâu có thể cho bạn hướng phát triển lâu dài cho tương lai sau này. Bạn nên tìm kiếm công việc lễ tân ở các nhà hàng, khách sạn có chế độ đãi ngộ tốt; thời gian làm việc hợp lý; những bước tiến cho sau này; chế độ lương, bảo hiểm;........ Tất cả tạo cho bạn một nơi làm việc hoàn hảo để có thể cố gắng vươn tới mục tiêu.

2. Nắm rõ và hiểu được nhiệm vụ công việc lễ tân

Khi làm bất cứ công việc gì bạn cần phải biết ở công việc này nhiệm vụ của bạn là gì? Cần làm tốt những điều gì? Với nghề lễ tân thì nhiệm vụ của một nhân viên lễ tân là tiếp nhận điện thoại của khách hàng, hoàn thành các thủ tục check in, check out cho khách hàng; giới thiệu các dịch vụ của khách sạn, đồng thời giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Hoàn thành tốt các nhiệm vụ của công việc giúp bạn có thể hoàn thành tốt công việc, có cơ hội thăng tiến để trở thành nhân viên giỏi.

3.Trang bị một số kiến thức nghiệp vụ về nghề lễ tân

Nghề lễ tân là nghề không được đào tạo thông qua một trường lớp đào tạo nào. Vì vậy mỗi một nhà hàng, khách sạn sẽ đào tạo một khóa ngắn hạn cho bộ phận nhân viên lễ tân những kỹ năng cơ bản như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng tin học khách hàng; kỹ năng giải đáp thắc mắc; kỹ năng xử lí tình huống…. Bên cạnh đó thì đối với mộtnhân viên lễ tân cũng cần luôn luôn trau dồi thêm các kiến thức nghiệp vụ của mình thông qua quá trình làm việc.

4. Kỹ năng Giao tiếp ngoại ngữ trôi chảy

Nhân viên lễ tân hàng ngày sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều vị khách khác nhau, họ có thể là người bản xứ, hay những người khách từ nước ngoài. Và hiện nay khách tham quan du lịch từ nước ngoài đến Việt Nam đang chiếm một tỷ lệ lớn. Vì vậy  nhân viên lễ tân luôn phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp ngoại ngữ của mình để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của những khách hàng nước bạn. Hiện nay đối với các nhà hàng , khách sạn lớn, thì yêu cầu cần thiết đối với một nhân viên lễ tân là phải thành thạo tối thiểu 2 thứ tiếng nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc

5.Thành thạo kỹ năng vi tính văn phòng và phần mềm quản lý khách sạn

Kỹ năng tin học văn phòng được nhân viên lễ tân sử dụng trong quá trình thanh toán các chi phí cho khách hàng, thống kê các lượt khách trong ngày, số cuộc hẹn bị hủy..., đồng thời việc sử dụng những phần mềm quản lý khách sạn giúp nhân viên lễ tân có thể kiểm tra được những số lượng phòng trống, các phòng phát sinh, những cuộc hẹn bị hủy.... giúp cho quá trình trải nghiệm những sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng sẽ không bị gián đoạn, làm mất niềm tin khách hàng.

6. Chủ động trong mọi tình huống

Tình huống phát sinh là những điều khó tránh khỏi đối với mọi công việc và đối với các nhà hàng, khách sạn cũng vậy. Tình huống đấy có thể nghiêm trọng hoặc đơn giản nhưng điều quan trọng một nhân viên lễ tân phải chủ động xử lí trong mọi tình huống. Bình tĩnh, lấy lợi ích khách hàng đặt lên hàng đầu để có thể giải quyết một cách hợp tình, hợp lý. Để trở thành nhân viên lễ tân giỏi bạn cần linh hoạt, nhanh nhẹn, thông minh trong cách giải quyết.

Nhân viên lễ tân cần luôn chủ động trong mọi tình huống

7. Có tinh thần học hỏi và sự cầu tiến

Sẽ thật khó để có thể từ vị trí nhân viên lễ tân lên chức quản lí, hay giám đốc khách sạn nếu bạn không có tinh thần học hỏi và sự cầu tiến. Bạn có thể học thêm các kiến thức từ internet, trong sách vở, hay từ các đồng nghiệp của mình. Luôn luôn trau dồi kiến thức bản thân, đồng thời đặt ra các mục tiêu cao hơn để phấn đấu, nỗ lực có lẽ là con đường nhanh nhất để bạn có thể trở thành một nhân viên lễ tân giỏi, thậm chí là thăng chức. 

VI. Kết luận

Để trở thành một nhân viên lễ tân giỏi sẽ thật đơn giản nếu bạn có đam mê, nỗ lực hết mình trong mọi nhiệm vụ. Cơ hội về nghề lễ tân sẽ còn rất nhiều ở phía trước đang chờ bạn nắm bắt. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nghề lễ tân, nắm được những bí quyết để có thể trở thành một nhân viên lễ tân giỏi. Chúc bạn thành công  về công việc mình đã chọn lựa!