Mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp là gì?

Phòng hành chính tổng hợp cũng là bộ phận chăm lo tới bộ mặt của của công ty, môi trường làm việc cũng như đời sống tinh thần của nhân viên. Trưởng phòng hành chính tổng hợp đòi hỏi có trách nhiệm điều phối và quản lý.

Trong thời đại hiện nay, phòng hành chính tổng hợp có vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài thì ắt hẳn đều phải xây dựng bộ phận này. Ngoài ra, phòng hành chính tổng hợp cũng là bộ phận chăm lo tới bộ mặt của của công ty, môi trường làm việc cũng như đời sống tinh thần của nhân viên. Vậy công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp là gì?

Dưới đây là bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp được chúng tôi tìm hiểu và tổng hợp lại. Hy vọng sẽ giúp ích cho các ứng viên có mong muốn được ứng tuyển vào vị trí này. Mời các bạn cùng tìm hiểu.

I. Trưởng phòng hành chính tổng hợp là gì?

Trên thực tế, có rất nhiều cách để giải thích về chức vụ này. Tuy nhiên công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp trong các công ty, doanh nghiệp cũng khá giống nhau. Ta có thể hiểu đơn giản như sau:

Trưởng phòng hành chính tổng hợp là công việc đòi hỏi người giữ chức vụ này có trách nhiệm điều phối và quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến mảng hành chính của mỗi doanh nghiệp.

Trưởng phòng hành chính tổng hợp là gì?

II. Mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Để trở thành một Trưởng phòng hành chính tổng hợp cần phải có lượng kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực hành chính nhân sự, văn phòng, đối nội, đối ngoại, môi trường làm việc… và cách để tổ chức các hoạt động cho công ty. Sau đây là bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp.

Thứ nhất,Trưởng phòng hành chính tổng hợp phải giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ, thủ tục, chế tài, chính sách của doanh nghiệp (các công việc hành chính tổng hợp).

Thứ hai,Trưởng phòng hành chính tổng hợp cũng tham gia các hoạt động liên quan đến nhân sự. Phòng hành chính tổng hợp cũng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự.

Thứ ba,  Lên kế hoạch và tham mưu cho Ban Giám đốc hoặc cấp trên các quy định, chế tài có liên quan đến lĩnh vực hành chính của doanh nghiệp

III. Các công việc chính của Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Dưới đây là các công việc chính mà Trưởng phòng hành chính tổng hợp cần phải hoàn thành đó là:

• Giải quyết các chế độ cho nhân viên, phụ trách các vấn đề liên quan đến BHYT, BHXH, phúc lợi
• Tổ chức khen thưởng, kỷ luật, mở các lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên. Ngoài ra cũng đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động. 
• Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức các hoạt động, sự kiện trong và ngoài của công ty.
• Phối hợp với bộ phận, đơn vị khác có liên quan cùng quản lý và theo dõi việc thực hiện, tuân thủ các quy định, nội quy từ phía nhân viên.
• Thực hiện soạn thảo các văn bản, công văn và quản lý các biểu mẫu, văn thư được lưu hành nội bộ doanh nghiệp.
• Hỗ trợ phòng nhân sự tìm kiếm các ứng viên tiềm năng thông qua các kênh tuyển dụng, các trang mạng xã hội,... liên hệ ứng viên và gửi thư phỏng vấn.
• Phân công công việc, theo dõi, nhắc nhở nhân viên trong phòng hoàn thành công việc đã được giao.
• Đảm bảo về trang thiết bị, máy móc và tài sản chung của công ty, môi trường làm việc cũng như môi trường văn hóa cho toàn bộ công nhân viên của doanh nghiệp, công ty.
• Theo dõi và quản lý chi tiêu từng tháng của các bộ phận trong công ty.
• Lên kế hoạch và chiến lược cụ thể để tham mưu với Ban Giám đốc về các vấn đề có liên quan đến mảng hành chính văn phòng của doanh nghiệp.
• Thực hiện các yêu cầu của cấp trên đề ra đồng thời tích cực duy trì và mở rộng có hiệu quả với các mối quan hệ cũ của doanh nghiệp cũng như các giao dịch với các đối tác, tổ chức doanh nghiệp bên ngoài.

Yêu cầu công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp

IV. KPI công việc với vị trí Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Giống như các vị trí trưởng phòng khác trong doanh nghiệp, KPI công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp cũng bao gồm các tiêu chí để đánh giá hiệu quả làm việc và các kỹ năng về quản lý nhân sự, chuyên môn nghiệp vụ của mình. Các tiêu chí đó là:

• Tỷ lệ giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính tổng hợp trong thời gian ngắn.
• Mức độ được yêu cầu hoặc đề xuất để giải quyết vấn đề.
• Mức độ hài lòng từ cán bộ nhân viên trong phòng.
• Tỷ lệ cam kết làm việc của nhân viên.

V. Yêu cầu công việc của vị trí Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Các yêu cầu để trở thành Trưởng phòng hành chính tổng hợp là: 

• Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành có liên quan như: Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, Tài chính - Kế toán, Luật, Hành chính - Nhân sự,... 
• Có kinh nghiệm ít nhất 3 năm giữ chức vụ ở vị trí tương đương và có những hiểu biết nhất định về các nguyên tắc của công ty, doanh nghiệp.
• Hiểu biết về pháp luật đặc biệt là luật lao động, các chế độ, chính sách dành cho Người lao động.
•  Có khả năng bao quát, tổng hợp, lên kế hoạch và quản lý tốt nhân sự phòng mình.
• Đam mê công việc, ham học hỏi, có thể chịu được áp lực công việc cao.
• Có khả năng giao tiếp và kỹ năng thuyết trình tốt, giao tiếp Tiếng anh cơ bản
• Thành thạo các kỹ năng về tin học văn phòng 
• Là người có tính cách kiên trì, trung thực, quyết đoán, biết phân tích và xử lý tình huống nhanh và hiệu quả.
• Thực hiện soạn thảo các văn bản, công văn và quản lý các biểu mẫu được lưu hành nội bộ doanh nghiệp.

 VI. Những năng lực cần có để trở thành Trưởng phòng hành chính tổng hợp giỏi

Bên cạnh các yêu cầu công việc cần thiết được liệt kê ở phần trên. Để có thể trở thành một Trưởng phòng hành chính tổng hợp giỏi thì bạn cũng cần phải học hỏi, trau dồi thêm các kỹ năng, năng lực khác, ví dụ như: 

• Nắm vững những kiến thức cơ bản liên quan đến công việc hành chính tổng hợp.
• Có khả năng giao tiếp tốt.
• Kỹ năng về quản lý nhân sự
• Khả năng về phân bổ công việc, lên kế hoạch cụ thể để hoàn thành công việc có hiệu quả.
• Biết tạo dựng mối quan hệ trong công ty.
• Tư duy logic, phân tích và xử lý tình huống hợp lý.
• Nhanh nhẹn, trung thực, yêu thích công việc.
• Bảo mật các thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

Phòng hành chính tổng hợp

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Câu hỏi 1: Một ngày làm việc của Trưởng phòng hành chính nhân sự tổng hợp diễn ra như thế nào?

Câu hỏi 2: Bạn có thể mô tả công việc chính của Trưởng phòng hành chính nhân sự là gì? và các chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự là như thế nào?

Câu hỏi 3: Quy trình để bổ nhiệm nhân sự trong doanh nghiệp là như thế nào?

Câu hỏi 4: Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của bạn thì trong phòng hành chính tổng hợp hay phòng hành chính nhân sự cần có những chức vụ gì? Và bạn phân công công việc cụ thể đối với các chức vụ đó là như thế nào?

Câu hỏi 5: Bạn có thể trình bày cụ thể hơn về quy trình ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới cũng như quy trình kỷ luật hay sa thải nhân sự cũ trong công ty là như thế nào?

Câu hỏi 6: Với chức vụ là Trưởng phòng hành chính tổng hợp, trong quá trình làm việc bạn có sử dụng công cụ nào để hỗ trợ công việc của mình không? Nếu có công cụ đó là gì? Và chức năng của nó là như thế nào?

Câu hỏi 7: Liên quan tới hành chính tổng hợp, bạn có thể cho chúng tôi biết công việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của nhân viên, các văn bản, biểu mẫu của công ty là như thế nào? Khi cần tìm kiếm thông tin thì bạn sẽ phải làm như thế nào?

Câu hỏi 8: Trong quá trình làm việc thì Trưởng phòng hành chính tổng hợp thường gặp những lỗi gì? Và bạn sẽ xử lý ra sao?

Câu hỏi 9: Theo bạn, các kỹ năng cần thiết để trở thành một Trưởng phòng hành chính tổng hợp là gì?

Câu hỏi 10: Cuối cùng, không biết bạn đã xem qua bản quy định và chính sách mà chúng tới gửi tới vài ngày trước chưa? Theo bạn, bản quy định và chính sách đó có vấn đề gì không? Và bạn có ý kiến đóng góp hay đề xuất gì để cải thiện nó?

VIII.  Download bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp

IX. Kết luận

Trên đây là bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp cũng như chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự, quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự và các kỹ năng, yêu cầu để trở thành một Trưởng phòng hành chính tổng hợp giỏi trong tương lai. Qua bài viết sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vị trí này. Nếu bạn tự tin rằng mình có đủ các tiêu chí cần thiết đó thì đừng ngần ngại, hãy ứng tuyển ngay để làm công việc thú vị này. Chúc các bạn thành công!