Nguyên tắc và cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất

Hồ sơ nhân sự đang được xem là một trong những đối tượng trung tâm và là quan trọng nhất trong công tác để quản lý nhân sự. Vậy hồ sơ của nhân sự sẽ gồm có những gì? Hãy cùng 123job.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Nhân sự trong những công ty, doanh nghiệp hiện nay đang là rất lớn. Có những doanh nghiệp lên đến cả hàng nghìn nhân sự, nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ dừng lại ở mức hàng trăm. Như vậy để với những hồ sơ nhân sự sẽ không bị nhầm lẫn với nhau thì sẽ cần phải có được những quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào trong với mỗi doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của 123job hứa hẹn sẽ cùng giải đáp đến được những thắc mắc đó của bạn.

I. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào

Trước khi bạn cùng đi vào tìm hiểu về những quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự thì bạn sẽ cần phải biết đến hồ sơ nhân sự đó là gì? Hồ sơ nhân sự đang được hiểu chính là những nơi để lưu trữ đến những thông tin về cá nhân của người lao động như về: sơ yếu lý lịch, hợp đồng, tiền lương, bảng lương, bảo hiểm,...theo  như đó hồ sơ nhân sự sẽ chính là đối tượng quản lý của việc quy định lưu trữ đến những hồ sơ nhân sự. Như vậy, bước đầu  của bạn cũng đã hiểu sơ được qua về hồ sơ nhân sự rồi đúng không nào. Tiếp theo đây chúng tôi sẽ cùng giới thiệu đến bạn về những quy định về lưu giữ hồ sơ nhân sự trong một doanh nghiệp. Có rất nhiều loại đến hồ sơ cũng như  về giấy tờ liên quan đến nhân sự và doanh nghiệp. Cũng có rất nhiều đến những loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự có thể lưu trữ được trong thời gian ngắn, nhưng cũng có những loại sẽ cần lưu trữ vĩnh viễn. Tuy nhiên, khi quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự sẽ cần phải thực hiện theo như những nguyên tắc sau:

1. Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự

- Đối với những hồ sơ nhân sự của những doanh nghiệp lưu trữ nhằm với mục đích dùng trong những đợt thanh tra, kiểm tra đến công tác hoạt động của những doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự khi còn liên quan được trực tiếp đến việc tính lương cho những người lao động. Chính vì vậy mà khi nó gắn liền được với hồ sơ lương để được trình lên thuế của những cơ quan có thẩm quyền để kiểm tra.

- Hồ sơ nhân sự của mỗi một doanh nghiệp là không giống nhau, còn tùy vào quy mô cùng như với những tính chất của những loại hồ sơ mà với những doanh nghiệp khi có thể được chia thành nhiều với những loại hồ sơ khác nhau như: Loại hợp đồng lao động, loại trả lương, loại quy chế  được trả lương, thưởng,...chính vì thế mà với mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau trong việc lưu trữ về hồ sơ nhân sự.

 - Hồ sơ nhân sự của một người lao động sẽ cần được lưu trữ ở trong suốt một quá trình mà với những người lao động đó khi được làm việc tại doanh nghiệp. Và hồ sơ đó sẽ được gắn liền với những quy trình hoạt động của mỗi công ty. Các hồ sơ này khi ban đầu sẽ được những nhân viên nhân sự để có thể tiếp quản, kiểm tra để thu nhận từ những người lao động.

2. Những thông tin cần có trong quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự 

- Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của mỗi người lao động hay là đối với những nhân viên nhân sự trong công ty 

- Những thông tin có liên quan đến những quá trình làm việc tại công ty như: ngày chính thức vào làm, ngày được thăng chức, chức vụ và  với công việc hiện tại.

 - Hợp đồng lao động và với những chế độ mà với những người lao động được hưởng đối với từng vị trí như là nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,...

 - Những thông tin có liên quan đến quá trình làm việc như về ngày nghỉ việc, ngày nghỉ ốm,...

 - Những thông tin, quy định về những kỷ luật 

- Thông tin có liên quan đến việc về chấm dứt hợp đồng lao động giữa những chủ lao động và với những người lao động.

Xem thêm: Định mức lao động là gì? Sự cần thiết của việc xây dựng định mức lao động

II. Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự có thực sự cần thiết

Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự có thực sự cần thiết

Đối với những doanh nghiệp lâu năm thì việc để cách lưu trữ hồ sơ nhân sự sẽ có thể rất quen thuộc với họ. Thế nhưng với những doanh nghiệp mới vào để thành lập thì sẽ có thể không biết đến những tác dụng của việc lưu trữ hồ về sơ nhân sự. Quản lý và để lưu giữ hồ sơ nhân sự tốt rất có lợi cho chính những doanh nghiệp đó trên nhiều những phương diện khác nhau như sau: 

- Khi lưu giữ hồ sơ nhân sự đồng nghĩa với việc mỗi doanh nghiệp đang thực hiện đúng theo như pháp luật của Nhà nước. Như vậy ở trong những đợt kiểm tra của những cơ quan chức năng thì mỗi doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng đến những vấn đề pháp lý nữa. Những thông tin về hồ sơ của người lao động thì với bộ phận nhân sự sẽ cần phải có trách nhiệm ghi chép và để quản lý cẩn thận. 

- Việc quản lý hồ sơ nhân sự khi không những đảm bảo được về mặt pháp lý mà  sẽ còn giúp được cho công ty có thể quản lý được nhân sự tốt hơn. Khi kiểm soát đến những hồ sơ đúng thì việc nắm bắt được về tình hình nhân sự cũng như  về những năng lực của từng người đó là vô cùng đơn giản. Khi nắm bắt được khả năng của từng người trong công ty đó thì người lãnh đạo sẽ có được những sáng kiến về bổ nhiệm nhân sự cũng như để được sử dụng người đúng trong những trường hợp làm phát huy đến những khả năng lãnh đạo tốt. Vậy mới thấy rằng trên thị trường lao động hiện nay khi không hề khan hiếm đến nguồn lực nhưng để làm sao tối ưu và để tìm kiếm được  những nguồn lực chất lượng cao phù hợp đối với công ty thì đó là việc không hề dễ dàng.

 - Ngoài hai lợi ích trên thì về việc lưu giữ được những hồ sơ tốt cũng giúp cho công ty trong những lần giải quyết được những tranh chấp đối với người lao động trong công ty. Mặc dù đã có những chính sách nhân sự một cách đầy đủ và phổ biến cho toàn những công ty nhưng với một số trường hợp khi nhân viên nhân sự không nắm rõ. Khi có hồ sơ được đầy đủ thì đây cũng chính là bằng chứng sẽ giúp cho những doanh nghiệp trong những lần tranh chấp với  những người lao động trước pháp luật.

Xem thêm: Độ tuổi lao động được quy định như thế nào? Bao nhiêu tuổi thì được làm việc

III. Mách bạn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự có hiệu quả

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay thì việc để lưu trữ đến những hồ sơ đã được phát triển và được nâng cấp hơn rất nhiều. Ngoài việc lưu trữ đến những bản cứng tại văn phòng ra thì cũng có thể lưu trữ hồ sơ bản mềm trên máy tính. Vì so với những năm gần đây, việc lưu trữ hồ sơ thủ công bản cứng tại những văn phòng công ty có khả năng gặp vấn đề về mất hồ sơ, hỏng hồ sơ. Chính vì vậy, đây sẽ không phải quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự làm sao để sẽ không  thể nhầm lẫn được một cách tốt nhất để có thể được cách lưu trữ hồ sơ nhân sự tại công ty. Bên cạnh với những cách này thì cũng có những cách để lưu trên bản mềm để bảo quản tốt hơn. Tuy nhiên, sử dụng đến những cách nào đi chăng nữa thì bạn cũng sẽ cần  cần có được những phương pháp trong việc để có thể lưu trữ và quản lý đến hồ sơ nhân sự thật tốt. Trong phần này, chúng tôi sẽ mách tới bạn những bí quyết “gia truyền” trong việc để được lưu trữ và quản lý đến những hồ sơ nhân sự tốt.

1. Phân loại hồ sơ

Đây chính là bước đầu tiên để có thể giúp bạn lưu trữ được hồ sơ một cách tốt nhất. Việc phân loại về hồ sơ sẽ giúp cho nhà quản lý phân loại hồ sơ tốt nhất. Khi phân loại hồ sơ, người quản lý có thể phân chia thành nhiều những nhóm hồ sơ khác nhau như: Lý lịch của người lao động, bảo hiểm,... Trong các loại hồ sơ nhân sự này thì người quản lý cũng có thể tiếp tục phân chia thành nhiều loại nhỏ hơn chính là chia theo năm công tác, chia theo các giới tính, chia theo loại hình công việc và chia theo các loại hợp đồng,..

Đây là cách phân chia loại hồ sơ, tuy nhiên với các hồ sơ nhân sự cấp cao hơn nhân viên nhân sự thường thì bạn cũng có thể phân chia theo các tên và chức vụ. Không những phải phân loại hồ sơ mà bạn còn phải sắp xếp vị trí của chúng logic và dễ tìm kiếm nhất. Đối với từng loại hồ sơ thì các bạn hãy để vào từng khu riêng biệt, tiện cho việc tìm kiếm các hồ sơ khi cần. Phân loại hồ sơ tốt chính là cách thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Đây là công việc không thể thiếu của các phòng nhân sự và cũng là một chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự.

2. Sau khi phân loại cần tìm nơi an toàn để cất giữ

Chỗ cất hồ sơ cũng vô cùng quan trọng, sau đã khi sắp xếp và phân loại được xong mà bạn không cất đúng về vị trí của nó thì đến khi tìm sẽ là điều vô cùng khó khăn và vất vả. Tuy nhiên, đối với những hồ sơ nhân sự thì bạn cũng sẽ cần phải đảm bảo  được chỗ cất hồ sơ cùng với những tiêu chí sau đây:

 - Thứ nhất, đảm bảo để nơi để hồ sơ sạch sẽ khô ráo và sẽ không thấm nước

 - Thứ hai, chỗ để hồ sơ của bạn khi cần phải đảm bảo sẽ không bị xâm nhập bởi những loại côn trùng gặm nhấm. Vì những con vật như mối, kiến,...rất thích giấy vì thế chúng có sẽ thể gặm nhấm đến hồ sơ của bạn ở bất cứ lúc nào.

 - Thứ ba là đảm bảo được về tính thời gian để lưu trữ của hồ sơ. Nơi để cất hồ sơ cũng đều rất quan trọng, bạn cần phải đảm bảo được tới những tiêu chí trên để có thể đảm bảo được tốt những cách lưu trữ hồ sơ nhân sự của mình. 

3. Tiến hành lưu trữ hồ sơ

Sau khi đã tìm kiếm nơi cất hồ sơ thì bạn cần phải tiến hành đến việc nghiên cứu và việc cất trữ hồ sơ của một cách cẩn thận. Cùng với những quá trình này, bạn cần phải lưu trữ đến những hồ sơ trên máy tính để đảm bảo được cho quá trình cách lưu trữ hồ sơ của mình được tốt nhất. 

4. Kiểm tra hồ sơ lưu trữ thường xuyên 

Vì tương lai sẽ không thể biết trước được điều gì, chúng ta sẽ không thể lường trước được với việc có thể đảm bảo được những hồ sơ  hay có bị mất hay còn nguyên vẹn. Chính vì vậy đừng bao giờ lơ là đến những việc kiểm tra tình trạng bảo quản hồ sơ cho thật tốt. Một lịch trình kiểm tra rất cụ thể sẽ giúp cho bạn kiểm tra được những thông tin dễ dàng hơn. Công việc kiểm tra thường xuyên này sẽ giúp được cho bạn phát hiện ra được những lỗi sai, những hồ sơ  bị thất lạc để kịp thời trong quá trình sửa chữa hồ sơ, đảm bảo được cho những việc thực hiện được công việc dễ dàng, sẵn sàng khi có những đợt thanh tra và kiểm tra đột suốt của cơ quan chức năng. Để những quá trình lưu trữ và để bảo quản hồ sơ của bạn được một cách tốt nhất thì bạn hãy cùng đảm bảo đến những bước này thật tốt. Việc để lưu trữ và bảo quản hồ sơ tốt đối với một nhân viên nhân sự thì cũng cần đòi hỏi được ở người nhân viên này nhiều kỹ năng khác nhau. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu được xem với những kỹ năng chuyên môn của nhân viên nhân sự đó là gì để bạn có thể đảm bảo được cho những quá trình quản lý hồ sơ của mình được sẽ là tốt nhất.

IV. Để đảm bảo cho quá định lưu trữ hồ sơ tốt thì nhân viên nhân sự cần có kỹ năng gì?

Để đảm bảo cho quá định lưu trữ hồ sơ tốt thì nhân viên nhân sự cần có kỹ năng gì  

Đây sẽ là một công việc đòi hỏi đến tính chủ động và tính tự giác cao của mỗi nhân viên nhân sự. Chính vì thế mà khi bạn cần phải đảm bảo được rằng mình đang có những kỹ năng sau đây

- Thứ nhất, cẩn thận, với những cách lưu trữ hồ sơ này thì cẩn thận đó chính là yếu tố quan trọng hàng đầu. Những hồ sơ, sổ sách đang rất nhiều, đặc biệt  đối với những doanh nghiệp lớn có với những số lượng nhân viên lên đến hàng nghìn thì người quản lý hồ sơ đó cần phải cẩn thận hơn nữa. Nếu như không sẽ rất dễ nhầm lẫn đến những loại hồ sơ với nhau.

 - Thứ hai, khả năng để sắp xếp được công việc tốt, đây sẽ chính là những công việc yêu cầu đến những người làm cần phải biết cách để sắp xếp hồ sơ được một cách hợp lý và thật logic để đến khi tìm sẽ không bị mất thời gian.

 - Thứ ba chính là với những khả năng chịu áp lực của công việc, hàng ngày mà bạn sẽ phải tiếp xúc đối với rất nhiều hồ sơ của mỗi nhân viên, nếu như không chịu được đến những áp lực của công việc đó sẽ rất có thể bạn sẽ bị stress và không thể đảm nhiệm được  những công việc này. Tuy nhiên, với những kỹ năng của này sẽ không tự nhiên mà có, nó chính là những kỹ năng đang được tích lũy hàng ngày từ chính những công việc của bạn. Chính vì vậy mà việc  bạn không nên thấy chán nản là khi mình chưa có được .

Xem thêm: Thất nghiệp là gì? Những hệ lụy nghiêm trọng của thất nghiệp đối với KT-XH

V. Giải đáp một số thắc mắc về lưu trữ hồ sơ nhân sự

1. Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học việc gồm có những gì?

- Bộ hồ sơ xin việc với đầy đủ đến những loại giấy tờ (bản photo công chứng) gồm:

+ Đơn xin việc;

+ Sơ yếu lý lịch;

+ Chứng minh thư photo công chứng;

+ Bằng cấp photo công chứng;

- Trong trường hợp khi người lao động là người nước ngoài, thì ngoài với những loại giấy tờ vừa nêu trên người lao động sẽ cần phải chuẩn bị thêm về visa lưu trú còn hạn và với giấy phép lao động ngay tại Việt Nam.

- Với lao động  ngay từ 15-18 tuổi, thì người sử dụng lao động sẽ cần có văn bản đồng ý để giao kết hợp đồng lao động.

- Đối với những trường hợp doanh nghiệp để sử dụng lao động dưới 15 tuổi, cần:

+ Chứng minh nhân dân hoặc với hộ chiếu của người đại diện theo như pháp luật của người dưới 15 tuổi.

+ Văn bản của những người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo như pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động.

2. Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức gồm có những gì? 

Đối với những lao động chính thức, hồ sơ của lao động của họ sẽ cần được lưu trữ và bổ sung thêm vào những hồ sơ thử việc, học việc sẽ bao gồm toàn bộ về những hồ sơ phát sinh, các tài liệu ở trong quá trình làm việc ngay tại doanh nghiệp, bao gồm có:

- Hợp đồng về lao động chính thức sẽ do công ty tự soạn

- Doanh nghiệp sẽ được thực hiện đóng bảo hiểm cho những người lao động dựa theo những mức lương ở trên hợp đồng lao động.

- Phụ lục về hợp đồng (nếu doanh nghiệp trả lương cao hơn được so với những mức đóng bảo hiểm)...

- Trong quá trình của người lao động làm việc ngay tại doanh nghiệp, nếu như có quyết định thăng cấp, tăng lương… doanh nghiệp sẽ  cần đưa ra đến những quyết định nội bộ.

- Giấy tờ phát sinh mà khi có chữ ký người những lao động thì mỗi doanh nghiệp đều sẽ phải làm thành 2 bản và lưu hồ sơ tại doanh nghiệp đó.

Xem thêm: Bảo hiểm xã hội là gì? Tổng hợp thông tin cần nắm về bảo hiểm xã hội (P2)

VI. Kết luận 

Trên đây đó là những thông tin tổng hợp về hồ sơ đầy đủ của những người lao động ở trong doanh nghiệp mà 123job gửi đến các bạn. Thông qua đến bài viết, chắc hẳn bạn cũng sẽ hiểu được phần nào về những vai trò của bộ hồ sơ nhân sự đối với công tác quản lý hồ sơ nhân sự. 123job chúc bạn thành công!