Đằng sau sự kiện được diễn ra thành công rực rỡ không thể không kể tới công sức của những nhân viên tổ chức sự kiện - Những con người thầm lặng đứng sau ánh hào quang. Vậy có bao giờ bạn thắc mắc công việc của nhân viên tổ chức sự kiện là gì chưa?
Trong những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng phát triển mạnh mẽ đi cùng với nhu cầu ngày càng cao của xã hội và đang từng bước khẳng định được vị thế của mình trong ngành dịch vụ. Chính vì vậy mà vị trí nhân viên tổ chức sự kiện cũng đang là công việc mơ ước của rất nhiều bạn trẻ, đặc biệt đối với những ai thích sáng tạo, năng động. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì, công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Cùng theo dõi tiếp bài viết dưới đây để được 123job bật mí một số thông tin về vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện nhé!
I. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
Nếu xem sự kiện là một tác phẩm nghệ thuật thì nhân viên tổ chức sự kiện là một người nghệ sĩ. Theo đó thì họ sẽ vận dụng hết sự sáng tạo, khả năng lên ý tưởng, kịch bản của mình để tạo nên một sự kiện hoàn hảo, để lại được ấn tượng với người tham gia. Hay nói một cách dễ hiểu hơn thì chuyên viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm sắp xếp, tổ chức chương trình theo kế hoạch đề tạo nên một sự kiện hoàn hảo nhất. Một số trách nhiệm chính của nhân viên tổ chức sự kiện có thể kể đến như: Tìm kiếm địa điểm, chuẩn bị hậu trường, máy móc, thiết bị, setup bàn ghế, lên kịch bản cho sự kiện…
Tìm hiểu về công việc tổ chức sự kiện là gì?
II. Những kỹ năng quan trọng mà nhân viên tổ chức sự kiện cần có
1. Sáng tạo
Theo bạn thì một sự kiện tổ chức đơn giản, cách thiết kế, setup theo những lối mòn đã cũ, không có sự mới mẻ thì liệu có thực sự ấn tượng? Chắc chắn đáp án sẽ là không đúng không? Thực tế thì nhân viên tổ chức sự kiện là người đóng vai trò rất lớn giúp buổi event được diễn ra thành công và thực sự ấn tượng. Và để làm được điều đó thì đòi hỏi một chuyên viên tổ chức sự kiện phải có kỹ năng sáng tạo đầu tiên. Sự sáng tạo của họ được thể hiện qua kịch bản tổ chức, các tác phẩm nghệ thuật, cách setup hậu trường, bàn ghế…
2. Khả năng viết kịch bản
Một event không thể tổ chức một cách ngẫu hứng được mà phải có kịch bản, kế hoạch rõ ràng. Và chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người đảm nhận vai trò viết kịch bản. Muốn thực hiện công việc này tốt, bạn cần phải có óc sáng tạo, tư duy rõ ràng và một trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung được buổi Event diễn ra như thế nào.
3. Kỹ năng viết Proposal
Hiểu một cách đơn giản thì proposal là một hình thức trình bày phần ý tưởng đến đối tác hoặc khách hàng. Nội dung này có thể được trình bày bằng Word, Excel, Powerpoint hay infographic… Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí quan trọng quyết định sự thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Chính vì vậy điều quan trọng bạn cần làm là hãy dành thật nhiều thời gian cho bản Proposal của mình. Bên cạnh đó rèn luyện thêm kỹ năng trình bày ý tưởng của bản thân một cách hiệu quả thông qua Powerpoint, infographic…
4. Kỹ năng lên Checklist
Không có một Checklist khuôn mẫu hay dập khuôn nào cho nhân viên tổ chức sự kiện cả. Kỹ năng lên Checklist hoàn toàn dựa vào kỹ năng của mỗi người. Tuy nhiên để có một Checklist tốt, hoàn hảo thì đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.
5. Xin giấy phép tổ chức
Theo quy định của pháp luật, ngoài những sự kiện cá nhân nhỏ như đám giỗ, sinh nhật, đầy tháng, liên hoan, thôi nôi…. thì hầu hết các sự kiện, chương trình đều phải xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền ví dụ như: Buổi họp báo, các cuộc thi sắc đẹp, chương trình biểu diễn thời trang, chương trình ca nhạc, sự kiện quảng bá sản phẩm… Tùy thuộc vào loại hình sự kiện hay chương trình mà yêu cầu về giấy phép tổ chức sẽ có sự khác nhau. Vì vậy một kỹ năng khác đòi hỏi chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có nữa là hiểu được thủ tục, trình tự xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.
6. Tìm nhà cung cấp
Một nhà cung cấp tốt, đáp ứng tiêu chuẩn không những giúp buổi sự kiện diễn ra thành công hơn mà còn giúp tiết kiệm được ngân sách. Có rất nhiều tiêu chí khác nhau mà chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ áp dụng khi lựa chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên một số tiêu chí quan trọng nhất phải kể tới là: Chất lượng, giá cả, sự đa dạng trong dịch vụ, thời gian…
Những kỹ năng quan trọng mà nhân viên tổ chức sự kiện cần có
7. Triển khai và giám sát quá trình thực hiện
Khi sự kiện được tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện phải là người luôn giám sát quá trình thực hiện để kịp thời giải quyết, xử lý tình huống phát sinh. Để hoàn thành công việc này một cách tốt nhất, đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt, kiên trì và chú ý tới những chi tiết nhỏ nhặt nhất.
8. Hoạch định và quản lý rủi ro
Bất kể sự kiện nào được tổ chức, dù lớn hay là nhỏ cũng không thể tránh khỏi những sai sót. Tuy nhiên, đối với một sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa chúng là một điều vô cùng quan trọng. Và đây sẽ chính là nhiệm vụ tiếp theo mà một chuyên viên tổ chức cần phải thực hiện.
III. Mô tả công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện
Chắc chắn khi tìm hiểu về nhân viên tổ chức sự kiện là gì thì bạn đều sẽ muốn biết liệu ở vị trí này có những trách nhiệm và công việc gì đúng không? Dưới đây là một số công việc chính mà một nhân viên tổ chức sẽ thực hiện mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc:
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, đối tác hoặc phòng ban trong công ty sau đó lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
- Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình, kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch tổ chức, ước tính chi phí, ngân sách.
- Thuê địa điểm tổ chức, tìm kiếm nhà cung cấp...
- Xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên… sao chi hợp lý.
- Làm việc theo sự hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.
- Bảo mật những thông tin liên quan đến sự kiện.
- Đảm nhận vai trò người chào đón khách trong một số trường hợp.
- Chuẩn bị, thiết lập các thiết bị chiếu sáng, âm thanh…
- Lên kế hoạch phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách khi tham dự sự kiện.
- Phân phối, cung cấp những thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
- Theo dõi, giám sát các hoạt động tổ chức cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Sau khi sự kiện kết thúc, báo cáo kết quả công việc với người quản lý.
Mô tả công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện
IV. Những ai phù hợp với vị trí nhân viên tổ chức sự kiện?
Mặc dù công việc nhân viên tổ chức sự kiện không yêu cầu cao về trình độ, bằng cấp nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc ai cũng có thể hoàn thành tốt được công việc này. Và bên cạnh đó không phải ai cũng phù hợp với vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện? Vậy theo bạn những ai phù hợp với vị trí công việc này? Dưới đây là một số tích cách, tố chất phù hợp với vị trí nhân viên tổ chức sự kiện mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc:
V. Kết luận
Trên đây là một số thông tin về nhân viên tổ chức sự kiện là gì, mô tả công việc của một chuyên viên tổ chức sự kiện, những kỹ năng mà một nhân viên tổ chức Event cần phải có mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những chia sẻ về vị trí công việc nhân viên tổ chức sự kiện ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích!
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm