Nhân viên tổng vụ là gì? Tất tần tật về công việc của một nhân viên tổng vụ

Nhân viên tổng vụ là gì? Tất tần tật về công việc đối với một nhân viên tổng vụ bao gồm những gì? Hãy cùng theo dõi bài viết mà chúng mình cung cấp dưới đây để có thêm nhiều thông tin về công việc này nhé!

Nhân viên tổng vụ là gì, mức lương tổng vụ có lẽ chính là thắc mắc chung đối với rất nhiều người. Chúng ta đã quen với các công việc HR “quyền lực”. Tuy nhiên một người làm tổng vụ sẽ còn có nhiều trách nhiệm và các quyền hạn hơn thế nữa. Hãy cùng đi tìm hiểu chi tiết hơn đối với vị trí này nhé. 

I. Nhân viên tổng vụ là gì?

Nhân viên tổng vụ là gì? Nhiều người đã thường hay nói vui rằng nhân viên tổng vụ giống như “tổng quản mama” ở trong phim Hàn Quốc. Xét về khía cạnh nào đó thì công việc  nà đúng là như vậy. Nhân viên tổng vụ là gì hoặc theo chức cao hơn là trưởng ban tổng vụ chính là người điều phối những công việc hành chính văn phòng của tổ chức. Họ không chỉ thực hiện quản lý về nhân sự, phụ trách công việc tuyển dụng nhân sự, giải quyết những vấn đề phát sinh có liên quan đến nhân sự mà họ còn phải phụ trách phân bổ việc lương thưởng và phúc lợi cho toàn thể các nhân viên trong công ty.

Nhân viên tổng vụ là gì?

Ngoài ra, đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì cũng phải chịu trách nhiệm kiểm soát và quản lý bởi các công việc thu chi chính là cấp trên của bộ phận 2 trong trường hợp cần thiết. 

Nhìn chung, bởi vì khối lượng công việc của công việc tổng vụ là gì lớn hơn rất nhiều so với bộ phận nhân sự. Đi cùng với trách nhiệm của họ đương nhiên sẽ có những đãi ngộ hấp dẫn khiến đây sẽ là một vị trí công việc mơ ước của nhiều người hiện nay. 

Xem thêm: Chi tiết bảng mô tả công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

II. Mô tả vị trí công việc nhân viên tổng vụ

Giống như chúng mình đã đề cập bên trên, các “tổng quản mama” sẽ phải thực hiện đồng thời chuyên trách rất nhiều công việc thuộc nhiều các phòng ban khác nhau. Tuy nhiên không chuyên môn hoá hẳn cho bộ phận nào, nhưng chính bởi vì đòi hỏi sự linh hoạt và bao quát được các công việc nên đây chính là vị trí hết sức thử thách đối với nhiều ứng viên. Vậy thì công việc của nhân viên tổng vụ bao gồm những gì? Thông thường, những công việc tổng vụ là gì thường phải làm bao gồm như sau: 

• Thực hiện tất cả những thủ tục có liên quan đến nhân sự. Công việc tổng vụ là gì chi tiết sẽ bao gồm: những quyết định tuyển dụng và luân chuyển công tác; lên nội dung cho thông báo nội bộ; mức lương tổng vụ xây dựng những quy định và các tiêu chuẩn làm việc; chuẩn bị hợp đồng lao động cho những người lao động trong công ty …

• Thực hiện lưu trữ và sắp xếp dữ liệu trong quá trình làm việc dựa theo yêu cầu. 

Mô tả vị trí công việc nhân viên tổng vụ

• Tiến hành cập nhật báo cáo liên quan đến nhân sự định kỳ, ví dụ như đối với sự thay đổi số lượng nhân sự…

• Hỗ trợ bộ phận kế toán làm bảng lương và tính toán phụ cấp, trợ cấp hàng tháng cho các nhân viên

• Hỗ trợ những công việc mà có liên quan đến hoạt động tuyển dụng nhân sự và đào tạo nhân sự của công ty và doanh nghiệp.

• Thực hiện những nhiệm vụ khác có liên quan đến nhân sự.

• Thực hiện mua các thiết bị văn phòng khi mà có yêu cầu mua hàng từ bộ phận

• Giải quyết và thực hiện những yêu cầu thanh toán cho điện thoại và chi phí điện thoại di động hay phí taxi, văn phòng phẩm…

• Liên hệ và tiến hành kiểm soát các nguồn mua - bán của bộ phận xuất nhập khẩu; qua đó hỗ trợ bộ phận xuất nhập khẩu khi có công việc cần thiết (về thủ tục hành chính và đối ngoại…)

• Hỗ trợ chuẩn bị và tổ chức thực hiện các sự kiện của công ty.

Xem thêm: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất

III. Yêu cầu cơ bản đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì?

Khối lượng công việc lớn nhưng lại không được chuyên môn hoá cụ thể theo một ngành nghề nào. Chính vì thế nhân viên tổng vụ sẽ là công việc tưởng dễ mà khó. Vị trí này sẽ phải đòi hỏi kiến thức tổng quát và những kỹ năng mềm linh hoạt, hiệu quả từ các bạn ứng viên. 

1. Về kiến thức

• Ưu tiên những ứng viên tốt nghiệp bậc cao đẳng/ đại học trở lên những chuyên ngành liên quan có thể kể đến như Quản lý kinh tế hay quản trị kinh doanh… 

• Có nền tảng kiến thức tốt về pháp luật tốt chính là lợi thế lớn. Công việc tổng vụ là gì theo luật lao động và những luật về bảo hiểm - xã hội sxe là những kiến thức liên quan sát sườn tới tất cả mọi công việc hàng ngày của tổng vụ viên. Chính vì vậy nếu bạn còn yếu kém sẽ cần phải trau dồi thêm ngay kĩ năng này. 

2. Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp chính là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Bởi vì các “tổng quản” chắc chắn sẽ phải giao tiếp với rất nhiều nhân viên đến từ những bộ phận khác nhau, thậm chí chính là những đối tác của tổ chức. 

• Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian sẽ là ĩ năng bắt buộc. Khối lượng công việc lớn và bao quát nhiều lĩnh vực cũng đòi hỏi người làm công việc tổng vụ là gì phải có được một sự sắp xếp công việc hợp lý. Tối ưu được thời gian làm việc, mức lương tổng vụ trong ngày. Chì có như vậy mới có thể giải quyết được những “núi” công việc vẫn đang chực chờ. 

• Thành thạo kỹ năng ngoại ngữ và tin học văn phòng. Đương nhiên việc giao tiếp ngoại ngữ tốt sẽ có thể giúp bạn mở ra cho nhiều cơ hội mới, không chỉ là thuận lợi ở trong công việc. Còn công nghệ thông tin chắc chắn chính là công cụ bắt buộc. Nếu mà nhân viên tổng vụ là gì không có kỹ năng này, bạn nhất định sẽ không thể quản lý dữ liệu và thông tin hoặc giao tiếp kém hiệu quả hơn hẳn trong công việc. 

• Kỹ năng làm việc nhóm là kĩ năng mà nhân viên tổng vụ là gì không thể coi nhẹ. Để có thể phối hợp nhịp nhàng với nhiều bộ phận với những đặc thù công việc khác nhau là điều không hề dễ dàng. Ngoài thực hiện công việc làm việc nhóm tốt, công việc tổng vụ là gì còn phải kết hợp được với kỹ năng ra quyết định cũng như giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, tối ưu nhất ở trong mọi tình huống. 

3. Kinh nghiệm

Kinh nghiệm đôi khi sẽ là một điểm bắt buộc ở trong phần mô tả công việc nhân viên tổng vụ. Nhân viên tổng vụ là gì tuy vậy có rất nhiều công ty cũng chỉ coi đó chính là điểm cộng. Nhân viên tổng vụ là gì dù là bạn là người có kinh nghiệm hay chưa, điều quan trọng chính là phải có một thái độ làm việc tốt thì mức lương tổng vụ sẽ cao.

Yêu cầu cơ bản đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì?

Ngoài niềm đam mê, bạn cũng cần có sự cầu tiến và nhanh nhạy để có thể nắm bắt được tình hình công việc. Luôn kiên trì và xác định được rõ trách nhiệm và quyền lợi của bản thân mình. Bởi lẽ tổng vụ là gì chính là công việc được ví như là “làm dâu trăm họ”. Đôi lúc bạn sẽ phải đảm đương các công việc mà không thuộc chuyên môn của mình hoặc bị áp lực công việc… Chính vì thế chỉ có kinh nghiệm và sự quyết mới có thể giúp bạn biết được bản thân mình cần phải làm gì. 

Xem thêm: Quản trị kinh doanh - Ngành học chưa bao giờ thất thế

VI. Mức lương của nhân viên tổng vụ

Tổng vụ là gì với một khối lượng công việc lớn, sẽ có mức lương tổng vụ dao động từ trong khoảng 8 – 16 triệu đồng/tháng và có mức lương phổ biến ở mức 10 – 11 triệu đồng/tháng. Đối với những ai đã có nhiều năm kinh nghiệm, thâm niên lâu năm ở trong các doanh nghiệp thì sẽ được hưởng một mức lương tổng vụ khá tốt cùng với nhiều chế độ hấp dẫn khác.

VII. Kết luận

Hy vọng những thông tin cung cấp về công việc nhân viên tổng vụ đã giúp bạn trả lời được phần nào cho câu hỏi tổng vụ là gì và mức lương tổng vụ là bao nhiêu rồi đúng không? Nếu bạn muốn viết cho mình một bản CV đẹp “chinh phục nhà tuyển dụng” đối với vị trí này hãy truy cập vào trang 123job.vn. Đây chính là nền tảng số cung cấp những tin tức tuyển dụng nhanh chóng, uy tín. Đồng thời có nhiều tính năng hữu ích có bao gồm bộ lọc chi tiết, tạo CV và tự động kết nối việc làm phù hợp đối với thông tin ứng viên,…